学校超市财务管理规定

学校超市财务管理规定标准化管理部编码-[99968T-6889628-J68568-1689N]

超市财务管理制度

一、资金管理制度

1、现金管理

1.1、超市谢绝收取现金，刷校园卡结算。

1.2、库存现金定额核定为5000元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。

1.3、每月应定期、不定期对库存现金实行监盘，编制"库存现金盘点表"；审核出纳编制的"银行余额调整表"，对未达事项实行落实。

2、银行存款管理

2.1凡是超过1000元及以上的付款业务，必须通过银行转帐（支票或电汇）实行结算。

3、借款制度。

借款应该根据业务需要及核定的额度，填写借支单，由部门领导、财务处长和主管院长审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。

4、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取“钱、物”的规定为防范风险，防止经济瓜葛，禁止学校职工向经销商借款、借货，具体规定如下：

学院严厉禁止任何人员向超市的任何经销商借款、借货。

二、往来账管理制度

1、应收账款的管理

为了进一步规范销售，减少经营风险，保证学院的财产安全，最大限度减少坏账，对超市应收账款的管理作出如下的规定：

1.1超市的产品销售规定是："现款现货、款到售货"的原则，所以原则上超市月末不允许有应收货款余额。

1.2超市原则上不允许赊销，超市为学院各种大型活动提供商品，领取商品前需填制“超市物资申请表”，由部门负责人、主管院长、财务负责人、院长签字，方可售货。

三、发票管理制度

为增强超市购、销货发票的管理，制订本制度。

1、对外开具发票的规定

1.1、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别字，不得写单位简称。

1.2、开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性填写，发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。

1.4、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。

2、接受发票的管理规定

2.1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款实行审核。

2.2、接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰。手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。

2.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发作变更，对方必然要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。

五、存货管理制度

1、超市要货要求

1.1超市的库存管理应遵循“库存合理、加速周转”的原则，尽可能降低库存风险。

1.2超市在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。

2、存货入库流程。首先由库管填写入库单，入库单至少有下列形式：

产品名称、数量、单价、金额（元）备注。

入库单一式三份，第一联、存根，第二联超市留存，第三联财务核算。入库时要求严把质量关，做好各项记录，以备查用。财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账。

3、存货出库规定。所有存货必须严格执行先进先出的规定，对于保质期较短的商品每天开店前必须查看，临近保质期的商品提前下架。未严格执行先进先出导致商品过期或为及时下架导致学生投诉由超市负责员工承担损失。

4、存货盘货。超市每月底至少对库存商品盘点一次，对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因，上报财务部实行相应处理。

六、岗位职责

公司财务岗位责任制是一种管理制度，公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定，根据公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的提升、奖惩依据。

1、公司财务经理的岗位职责

1.1在公司的领导下严格遵守财经纪律与公司的各项规章制度:要随时搜检各项制度在各超市的执行情况:发现违反财经纪律的行为予以制止:并及时书面报告公司。

1.2审核各超市的原始凭证是否符合会计工作规范的要求:是否符合国家的税务、会计法规及公司的有关规定，对不合理、不合法、不合规的原始凭证杜绝受理，并且退回经办人，严格执行"收支两条线"的原则。

1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告，按公司的要求审核各超市的会计报表。

1.5严格审核各超市物料收发凭证，坚持"现款现货、款到发货"的原则，对各超市的实物（包括库存商品、物料、固定资产等）与货币资金实行定期或不定期的盘点，并核对账实是否相符。

1.7做好各超市的物流、资金流的安全保障措施，确保散布在各超市内、外的财产安全与完整。

1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，协调好与当地税务部门的联系。

1.9按公司的规定管好、用好公司的印章，并做好公司签订的所有合同的审核、备案工作。

1.10协调好公司的财务岗位工作，并组织好公司财务每月的工作小结会:总结分公司财务工作中存在的问题和不足，并书面上报公司。根据财务内控制度，公司规章制度，安排好公司节假、双休日财务人员的值班。

1.11按时完成公司托付的其他临时性工作，同时以身作则组织与带好公司财务队伍，将公司财务工作做好。

2、公司会计的岗位职责

2.1按照国家会计法规制度和公司的有关规章制度，编制记账凭证、登记会计明细账（不包括现金日记账与银行日记账）和结账、对账，做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚，对不合法的原始凭证应圮绝编制记账凭证并及时报告公司财务经理。

2.2登记好有关备查账簿；定期和不定期对账，使账账、账实相符。

2.4根据有关资料编制会计报表的附表。

2.5月初装订公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档（财务资料归档管理）。

2.6负责税务申报及税控系统的维护。

2.7按时完成公司财务经理托付的其他临时性工作。

3、公司出纳的岗位职责

3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。

3.2严格执行库存现金的限额，超过局部必需及时送存银行，不坐支货款，不能白条抵押现金。必需坚持"收支两条线"的原则。

3.3严格执行支票管理制度，使用支票必需经公司总经理、财务经理两人签同意前方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务的依据，必需根据会计（财务经理）编制的，并经审核无误的凭证。

3.4建立、建全现金、银行放款的各种账目，出纳员每办理一笔收付款业务前，必需严格复核每一笔收付款凭证所反映的经济形式和金额，对不完整、不合法的凭证应圮绝付款，并及时向公司财务经理或总经理反映。

3.5月末公司银行存款余额与银行对账单核对，要及时编制"银行存款余额调节表"，使账面余额与银行对账单上的余额相符。对未达账款要及时查询，并督促有关人员及时处理。

3.6为了确保安全，公司向银行提取或存入现金时，应由公司财务经理配备人员同行，采取相应的安全措施，同时安全柜密码严格保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得交给他人。

3.7不得将出纳工作随意交代他人代管，如确有原因离岗时，必需由公司财务经理指派他人代管，而且交接手续双方必需清楚。

3.8出纳员使用的各种印章，如支票印鉴、"现金收讫"、"现金付讫"、"银行收讫"、"银行付讫"等都要妥善保管。为了分清责任，支票印鉴必需严格分管的原则。任何时侯都不能一人保管和使用支票的所有印鉴。

3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。

3.11按时完成分公司财务经理托付的其他临时性工作。

注：公司未设会计岗位的，由财务经理兼任会计工作岗位。

七、会计档案管理制度

1、为增强会计档案管理，特制定本管理措施。

2、本公司的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计报告、验资报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。

3、会计档案的保存。

财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，整理装订后按依次立卷登记。

会计档案的保管期限为永久存在和定期存在两类，具体和保管年限详见本制度第6条。

会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁见解，经部门经理审查，公司财务部批准，并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由公司财务审计部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

4、会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必需按规定依次及时归复原处，若要查阅入库档案，必需办理有关借用手续。

公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必需经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必需经财务部经理批准，并限期归还。

5、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

6、会计档案保管期限

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

(一)会计凭证类:

(1)、原始凭证、记帐凭证汇总凭证 15年

(2)、银行放款余额调节表和银行对账单 5年

(二)会计帐簿类：

(1)、日记帐 15年

其中：现金和银行放款日记帐 25年

(2)、明细帐、总帐、辅助帐 15年

(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

(三)会计报表类：

(1)、主要财务指标报表（包括文字分析） 3年

(2)、月、季度会计报表（包括文字分析） 5年

(3)、年度会计报表（包括文字分析）永久

(四)其他类：

(1)、会计档案保管清册及销毁清册永久

(2)、财务成本计划 3年

(3)、主要财务会计文件、合同、协议永久

八、附则

1、本制度从二零一二年一月一日开始执行。

2、本制度解释权属公司财务部。

一、财务报销票据原始凭证的要求

原始单据（发票）的一般要求：

1、报销凭证必须是正式发票或财政局及税务部门印发的统一收据，填写时一律用炭素笔，圆珠笔或铅笔填写无效。

2、发票内容要齐全：单位名称（一律填学校名）、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符。票据一经涂改即无效。

3、印章要齐全：报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；事业收据必须有省或市级财政部门统一印制的财政票据监制章并加盖财务专用章。发票或收据须在税务机关规定的使用有效期内（必须是本年度或前一年度印制的）。

4、在超市购买商品的，须提供超市机制发票（发票上须注明品名、单价、数量）且商品符合财务报销范围。

5、报销凭证严重破损导致内容不全、不清的，财务人员不得给予报销。

二、财务报销手续及要求

（一）财务报销审批权限

学校实行“一支笔”审批制度，学校所有的财务支出都必须经校长审批后，方可到财务处办理结算。

（二）预算申报制度

学校各类需要采购的物品必须事先提出申请，做好预算由校长签批，方可借支进入采购程序，采购秉承一人为私二人为公的原则，为报销提供证明。严格执行前帐不清后账不借。

（三）财务报销基本手续及要求

1．购买的设备、办公用品、贵重物品需经手人签字、审核人签字（财务）、校长签字，方可报销、进账。

2．凡到财务处报销的票据，需校长、审核人、经手人签字方可报销。

3、教职工到财务处报帐，必须携带报帐所需的全部凭证，包括：需要报销的有关发票、收据；物资采购一律由学校统一执行。

注意：先签字后报销

周至县新联初级中学

2014年9月