爱数文档——文档管理之道,易用先行

文档管理之道，易用先行

随着大数据时代（Age of Big Data）的到来，数据的爆炸式增长尤其是非结构化数据（文档类数据）的增长，重新激活了文档管理行业的前景，各种文档管理软件——企业级或面向个人用户级——迅速将市场变得饱满，并无法避免存在着的品牌竞争。

之前一直不温不火的文档管理行业在大环境的转变下能否爆发出无限的市场潜力？在各大厂商纷纷推出或者重新包装自己的文档管理类产品的同时，笔者欣喜地发现有些创新的文档管理产品开始崭露头角，而它们的创新性解决的恰恰是之前文档管理产品所苦恼的问题。

很多企业也曾斥巨资购买并部署了文档管理类产品，以期可以更好地管理企业知识资产，但是在过程中发现即使产品功能强大，且能够满足大部分的安全、共享需求，仍很难在企业内大范围推广。分析后发现，根本原因是文档管理类软件大凡操作繁琐复杂，普通用户即使培训后也很难上手，久而久之便弃之不用。

要解决之前文档管理产品所遇到的问题，就是要在产品设计之初将易用性作为原则融入产品中。易用性是一种以使用者为中心的设计概念，设计的重点在于让产品的设计能够符合使用者的习惯并满足用户的需求，简单来说：

●用户认知成本低，易于学习与使用

●减轻用户记忆负担，主动即时推送

●用户满意度高，科学的文档管理方式

那么在创新的文档管理产品中，我们可以看到它们不但用创新的技术去解决传统的难题，令人惊喜的是它们在易用性上更是有非常出色的表现。

1.不改变用户使用习惯，减少用户的排斥感

文档管理类产品面向的最终用户具有两个鲜明的特点：

第一，用户成分非常复杂。文档管理类产品的用户存在于各个不同的行业，处于不同的年龄阶段，拥有不同程度的计算机使用水平。大部分最终用户使用计算机都还停留在一个较低的水平，日常操作比较简单，使用计算机办公多依赖于固有的操作习惯。

第二，目前在中国，微软Windows操作系统占据国内绝大部分办公桌面。绝大部分最终用户的办公和家庭桌面系统都已被Windows系列（XP/Vista/7）操作系统占据，用户更加适应Windows的Explorer的操作模式。

因此，迎合用户的使用习惯，提供类似Windows的Explorer操作模式，更符合用户

日常使用习惯，也更容易减少用户的排斥感。

在这方面许多个人消费级产品，如网盘，已经做到了提供本地方式访问远端存储的功能，而在企业级文档管理产品中，爱数AnyShare3.0也是一个典型的例子，采用Explorer扩展的All-in-Explorer的操作方式，在PC端以虚拟本地磁盘的方式，可以完成文档的分类、访问、共享、检索、归档等一系列的文档操作，即使不经过系统的培训，用户也能够遵循原有使用电脑的习惯快速学会使用。

2.主动地推送模式，加速价值传递

企业之所以要进行文档管理，是因为文档中包含着信息与知识，这些信息与知识通过管理与共享能够提升员工职业技能、辅助团队达成团队目标、促进企业知识积淀等，进而为企业带来业务价值。

传统的文档管理方式，管理者静态管理各种文档，用户只能主动地到海量文档中索取自己需要的部分，并且由于用户本身和这种管理方式的局限性，并不能保障用户完全获得相关主题的全部文档。

其实用户在使用互联网产品中经常使用的IM即时通讯工具就会主动推送消息，如QQ 新闻，而邮箱等应用还支持用户订阅感兴趣的相关信息，这样就主动做到了将信息与知识智能地推向对应的用户。

在这方面，爱数AnyShare 3.0的主动推送机制，将过去单向的文档管理模式变为信息与知识和用户之间的双向流通。一方面，支持用户主动地向系统索取文档数据，并有多种功能来保障用户安全、准确、完整地获得所需的信息与知识，如全文检索功能。另一方面，文档数据的最新变动，或是新增文档等消息，系统都将主动告知相关用户，信息与知识主动传播，推送给用户他们关心的、需要的和必须知道的文档信息，如消息通知功能。

3.化繁为简，文档管理得心应手

文档管理（非结构化数据管理）本身因为文档的属性、面向的对象等的不同，也承载了不同的知识价值，同时，文档也处于不断的变化之中，文档的生命周期客观存在，同一个文档对于不同的用户、在不同的时间所具有的价值也可能不同，对文档的管理是一个动态的过程。由此可见，文档管理本身就是一项复杂的工作。

而如何化繁为简呢？爱数AnyShare3.0采用FLM全文件生命周期管理方式，在部署、迁移、分类、共享、查找、权限管理等各个方面均采用策略管理方式与快捷工具导入的方式，让用户可以根据习惯应对可能出现的文档管理场景，轻松获取文档价值。

如今，文档管理类的产品琳琅满目，对于企业而言，在进行选购的时候不仅要考虑这些产品是否安全可靠，而且更加关注这些产品是否能够在企业中推广，切实帮助员工解决问题，

提升工作效率，以获得更好的收益。谁更尊重用户的使用习惯，谁就更容易赢得用户的芳心。

易度文档管理产品介绍

易度文档管理产品介绍版本: 2.0 版权: 上海润普网络信息技术有限公司日期: 2009.3.18 章节索引 1. 企业为什么需要文档管理 2. 易度文档管理 3. 产品设计理念 3.1. 全面的文档管理 3.2. 以知识管理思想为指导 3.3. 简单易用，高用户体验 4. 功能和特点 4.1. 强大的全文检索和高级搜索 4.2. 文档和图纸在线预览 4.3. 图片自动缩略预览 4.4. 全方位的安全防护 4.5. 柔性、易用的权限控制 4.6. web文件夹:批量上传和下载 4.7. 实用的批量元数据处理 4.8. 清晰的树状文件夹结构，支持剪切移动与复制 4.9. 创新的分组标签筛选功能 4.10. 在线编写文本文件 4.11. 评注和订阅：多人文档协作 4.12. 个人文件和共享 4.13. 实用的文档审核流程 4.14. 简单易用的文档多版本支持 4.1 5. 文件回收站：数据误删和恢复 4.16. 开放、可靠、可扩展的存储 4.17. 现有数据导入工具 4.18. 工作管理平台模块之一，功能可扩展 4.19. 开放API，可集成 5. 产品创新和独特性 6. 系统配置 6.1. 推荐硬件配置 6.2. 网络

6.3. 系统软件 7. 实施过程 8. 产品版本比较 9. 附：润普公司介绍 1. 企业为什么需要文档管理文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都一电子的形式存在，比如微软的.doc格式，或者.- pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能已经存档不- 得再修改。企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题： 1. 文档存储分和混乱，导致文档查找非常困难，员工效率受到影响。 2. 文档版本繁多，审核流程多样化，出现使用错误的文档版本、审核不全面的现象，导致了严重的后- 果。 3. 文档泄密，导致公司重大损失。 4. 员工走了，交接不全，相关文档也丢失了，工作难以接续。 5. 文档共享协作不方便，让各员工之间工作配合非常低效。事实上，企业要求能够可靠的存储集中文档，方便的获取需要文档，有效的协作编写文档，安全的控制- 文档的读写权限。 2. 易度文档管理易度文档管理系统，ZDMS，是润普公司针对上述问题和需求，基于知识管理的理念，开发的一套用于- 企业电子文档、电子资料管理的软件系统，帮助企业管理各种形态、各个阶段的文档资料。 ZDMS为企业中的个人、团队、以及部门，提供海量文档资料的安全集中的存储空间，采用了领先的文- 档权限控制和SSL加密技术，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。易度文档管理解决方案，是易度专业人员在ZDMS产品的基础上，为企业提供系统的初始化、培训、客- 户化定制、系统集成、上线支持的全套软件和咨询服务，为企业提供交钥匙的专业服务。 3. 产品设计理念 3.1. 全面的文档管理通过易度文档管理系统（ZDMS）企业可以更高效地管理文档的整个生命周期：创建、修改、版本控制- 、审批程序、存储、查询、重用以及归档。 3.2. 以知识管理思想为指导文档是企业智力资产最重要的承载形式。文档管理，本质上是知识管理的重要组成部分。企业进行文档- 管理，是为了让文档服务于人，服务于企业的核心业务，最终能提升是企业的核心竞争力。易度文档管理，在设计上特别从知识管理的角度给予支持。比如文档的订阅评注、文档的标签分类、全- 文搜索等，都是从知识的提升、获取等角度专门设计的。

文档管理系统可行性研究

文档管理系统可行性研究报告 The Report of Feasibility Studies 专业：计算机科学与技术班级：姓名：报告日期：

文档管理系统——可行性研究报告 1.引言 1.1 编写目的随着计算机的普及、网络越来越便捷，现在无论公司、学校还是政府机构都将他们的各种文档资料保存在计算机上。如果不好好管理这些文档资料，时间长了，各种各样的资料越来越多，将造成保存困难，查找、使用不方便。本课程设计主要是为实现文档管理，主要包括文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档等功能的程序设计。通过本系统能够实现文档管理自动化管理的目标，为企业提供了安全、可靠、开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列错误的发生，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合水平。 1.2 背景 1. 软件系统的名称：文件管理系统 2. 任务提出者：文档管理系统开发小组 3. 开发者：文档管理系统开发小组 4. 实现完成的系统实施地点：小组成员个人机、学校机房和客户方计算机 1.3 定义管理系统：是指利用计算机、网络、数据库等现代信息技术，处理组织中的数据、业务、管理和决策等问题，并为组织目标服务的综合系统。 1.4 参考资料 [1]张海藩.软件工程导论（第四版）[M].北京：清华大学出版社，2003 [2]W atts S.Humphrey《软件工程规范》第1版.清华大学出版社.2004年 2.可行性研究的前提 2.1 要求它将满足用户对资源的管理：增加，删除，修改，搜索及查看资源。具体说来，该系统将具备下面的功能：（1）增加资源——用户能够添加一个资源，该资源可以是电子资源（比如PC上某个目录下的一张图片）或者是非电子资源（例如书桌上的本书）。添加该资源后，用户将可以通过该系统直接管理和使用该资源。

项目文档管理办法

项目文档管理办法（V1.1版本） 2015-04-14

1 引言 1 .1编写目的制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。 2 任务概要 2 .1工作内容项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。 2 .2工作要求项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。 2 .3工作程序对于项目常规文档： 1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。 2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行

汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。 3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。对于项目存档文档： 1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。 2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。 3 文档管理 3 .1总则 3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。 3.1.2 所有存档文件根据需要归档。 3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。 3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。 3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。 3 .2范围 3.2.1 项目准备阶段 a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；

档案管理系统软件方案及主要功能

档案管理系统软件方案及主要功能电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络，从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控。使用乾坤档案管理系统，可全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。乾坤档案管理系统广泛应用于以下行业：国家政府机关、能源部门（电力、石油石化、煤炭）、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业。可管理各类形式档案：文书档案、

人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》(最新标准)。档案管理一体化系统主要功能主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码，支持读取员工卡，为档案文件的借阅登记提供了更多方便。提供完美的解决方案经验出发，从管理领先角度思考如何优化图文管理效益，从而针对各大企业的管理需求，设计出乾坤DMS图文管理系统。「乾坤图文管理系统」透过计算机化接口，提供用户可以关键词或编号索引快速轻松搜寻档案，并结合管理人员的文件调阅权限，审阅签核流程；再者，透过电子化的档案集中存放，不仅保障文件安全性，可防止非经授权的图文数据流出，同时也能视需求调阅不同版本，管理经验得以传承，企业知识也可妥善保存应用。

《秘书文档管理》思考题及案例分析附答案解析1

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。【答案】文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？

易度文档管理系统用户使用手册

如对您有帮助，请购买打赏，谢谢您！目录 1 概述........................................................................................................... 错误！未定义书签。 2 登录........................................................................................................... 错误！未定义书签。 2.1 登录............................................................................................... 错误！未定义书签。 2.2 自定义企业LOGO.......................................................................... 错误！未定义书签。 3 总体结构................................................................................................... 错误！未定义书签。 3.1 部门管理....................................................................................... 错误！未定义书签。 3.1.1 组织结构设定................................................................... 错误！未定义书签。 3.1.2 添加部门信息................................................................... 错误！未定义书签。 3.1.3 修改/删除部门信息......................................................... 错误！未定义书签。 3.1.4 添加岗位管理................................................................... 错误！未定义书签。 3.1.5 修改/删除岗位信息......................................................... 错误！未定义书签。 3.2 员工管理....................................................................................... 错误！未定义书签。 3.2.1 添加新员工....................................................................... 错误！未定义书签。 3.2.2 修改/删除员工信息......................................................... 错误！未定义书签。 3.2.3 为员工批量授权............................................................... 错误！未定义书签。 4 权限管理................................................................................................... 错误！未定义书签。 4.1 对比............................................................................................... 错误！未定义书签。 4.2 授权委托管理............................................................................... 错误！未定义书签。 4.3 权限继承....................................................................................... 错误！未定义书签。 4.4 成组授权....................................................................................... 错误！未定义书签。 4.5 四层6个级别权限介绍............................................................... 错误！未定义书签。 5 文件夹....................................................................................................... 错误！未定义书签。 5.1 显示视图（查看方式）............................................................... 错误！未定义书签。 5.2 新建文件夹................................................................................... 错误！未定义书签。 5.3 修改文件夹................................................................................... 错误！未定义书签。 5.4 批量管理....................................................................................... 错误！未定义书签。 5.5 移动/复制文件夹......................................................................... 错误！未定义书签。 5.6 删除文件夹................................................................................... 错误！未定义书签。 6 文件........................................................................................................... 错误！未定义书签。 6.1 文件路径....................................................................................... 错误！未定义书签。 6.2 上传文件....................................................................................... 错误！未定义书签。 6.3 上传的文件名支持同名检查....................................................... 错误！未定义书签。 6.4 上传文件后快捷操作................................................................... 错误！未定义书签。 6.5 下载文件....................................................................................... 错误！未定义书签。 6.6 文件重命名和文件编号修改....................................................... 错误！未定义书签。

企业文档管理系统-文档资料

企业文档管理系统-文档资料 ZOpen EDM: 企业文档管理系统 ZOpen EDM是润普公司针对企业文档管理开发的一个即装即用的产品。使用ZOpen EDM文档管理系统，能够可靠地集中存储企业的海量文档，委托权限管理，支持文档的元数据，提供多种的文档挖掘线索，提供多种文档展现方法，最终提高工作效率、减少重复工作、加强部门之间的沟通，有效的管理企业最重要的智力资产。 ZOpen EDM文档管理系统的典型适用领域包括:学校、咨询公司、律师事务所、监理公司、开发部门、市场部门、企业文档管理和控制部门、服务和支持部门、呼叫中心、金融企业等。更多参看: , 产品主页: , Flash演示: Flash 演示(一) Flash 演示(二) 上海润普网络信息技术有限公司 info@https://www.360docs.net/doc/6f1885574.html, 1 ZOpen EDM产品特性 1.1 易用易用的Web界面

所有文档，可直接通过浏览器访问，网站界面类似Windows资源管理器。Web 界面非常易用，最终用户免安装，免使用培训。即便出差在外，只要开通网络端口，也可通过https安全连接访问网站。集成的FTP批量文件拖放在IE浏览器中点击网页上的链接，无需二次登录，可直接激活windows的web文件夹，使用 Windows资源管理器来进行批量上传、下载。和桌面编辑器集成在网页上点击“编辑”链接，可直接激活 word等编辑器进行编辑，可自动保存文件到服务

器。上海润普网络信息技术有限公司 info@https://www.360docs.net/doc/6f1885574.html, 此功能大大简化通常的文件下载、编辑、上传的复杂过程，实现了和桌面编辑器的无缝集成。文档预览直接在浏览器中预览word、PPT、PDF等格式的文件，用户甚至不必安装相应的桌面编辑软件。此功能简化了文档的下载、打开的繁琐(耗时)过程，方便文档的查看。邮件发送点击网页发送图标，可直接在网站上，通过填写表单发送文件邮件到指定地址。可查找网站集成的用户邮件地址薄，选择接收用户的邮件地址。用户不必借助任何其他工具，可方便发送文件。

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)备课讲稿

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工

作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。

文件服务器管理规范v1.0

文件服务器管理规范第一章总则第一条本文件服务器承担共享和存储服务，有严格的权限配置来保证数据安全第二条设立文件服务器，主要是为各部门提供一个资源共享的平台，有利于加强公司内部的交流与学习，便于经理、主管主任直观地了解、检查督促每位工作人员的工作。第二章文档管理内容第三条各部门文档管理员都应及时将与业务工作有关的各类材料上存文件服务器，与工作无关的各类资料一律不得上传。第四条各部门负责人可以在各自主目录下设立子文件夹，并设置相应文档管理人员权限,以便于文件的管理、查阅和存档。根据工作需要，可以在子文件下，再设立子文件夹。第五条全体职员要树立保密意识，切实加强对文字材料的管理，坚决杜绝诸如将办公室文件贴在互联网上等泄露秘密事件的发生。一旦出现问题，视情节轻重，追究责任人的相关责任。第六条 IT部负责文件服务器的维护。各部门在使用文件服务器的过程中，出现问题，要及时通知IT部，由IT部负责解决。若因未及时通知而出现问题，责任自负。第七条只允许存放工作文件，严禁与工作无关文件存储在

服务器上，部门文档管理员有权利协助删除不符合要求的文件。第八条重要文件必须存放在服务器上，本地保留副本，否则出现文件丢失或损坏由其本人负责。第九条为减轻服务器压力，不允许在服务器上直接运行文件，需要提取文件时，应先复制到本地再运行。第十条上传文件前，需要先检查病毒，确保上传的文件是安全的。第十一条部门负责人应按照项目名称建立总目录，每个目录下根据用途再建立子目录，各部门负责人可以根据自身情况设计自己的存储方式，尽量整理整齐，易于查找。第十二条目录创建和权限分配因需求变化，默认创建的目录和权限是最基本的。第十三条各部门分别整理自己的文档，存放到各自相应的目录，对于不同阶段的文档要有区分的存放到不同目录。第十五条所有电子文档，除非工作需要，原则上不允许跨部门传播，更不允许外借或者向第三方散播，否则发生纠纷，则

易度档案管理系统产品介绍

易度档案管理系统产品介绍标准化工作室编码[XX968T-XX89628-XJ668-XT689N]

易度档案管理您身边的电子档案管理专家！易度档案管理高效、高质、简单、实用！易度档案管理为各行各业的档案资料保驾护航！ 1 档案管理产品概述是广州润普网络科技有限公司专门为档案管理设计开发的软件系统，遵循国家档案局《归档文件整理规则》内容和集中统一管理档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。它具备高效、高质、简单、实用的特点。使用易度档案管理系统，可全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。易度档案管理系统广泛应用于以下行业：国家政府机关、能源部门（电力、石油石化、煤炭）、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业。 2 功能特点与截图 2.1 档案资料高效收集，档案批量入库 web页面上传：一次可批量选择多个文件上传 web文件夹批量导入：支持多个文件和文件夹的拖放上传易度同步器批量导入：实现同步器直接把本地文档同步至系统中 T级别海量档案导入：使用脚本编写的导入工具对于TB级别以上的文件量，可以通过该自动导入工具实现快速、稳定、断点续传导入。 2.2 档案集中存储、分库分类管理易度档案管理系统可集中存储组织的档案资料，采用原文件存储的简单存储方式，把档案存储在硬盘中。同时，用户可对档案进行自定的分库分类管理。 2.3 档案资料在线精确预览易度档案管理系统可预览超过100种格式的档案资料，实现高保真的预览查看效果。OFFICE文件 WPS文件 OPENOFFICE 文件 PDF文件 Txt\html文件代码文件图片图纸压缩包 2.4 档案资料快速检索易度档案管理系统支持全文检索、组合搜索、跨库搜索、文件夹内搜索等多种文档检索的功能。让您快速、简单地找到所需的档案资料。 2.5 档案标准化与规范化管理易度档案管理系统提供扩展属性、借阅、统计、发布控制等功能，为组织实现档案的标准化和规范化管理。让组织的档案资料作为知识财富沉淀下来。库扩展属性

T人力资源管理软件产品介绍

T6-人力资源管理软件产品介绍

一、总体介绍 2010年3月3日，用友集团投资成立畅捷通软件有限公司(以下简称“畅捷通”)。畅捷通以“信息化推动社会及商业进步”为使命，致力于为中小企业、政府、公共事业及非营利组织提供专业、标准、灵活、易用的信息化产品及专业的服务，是中国最大的中小型企业信息化服务商。畅捷HR是畅捷通T6-人力资源管理系统的简称，是企业利用信息技术手段，推动、完善人力资源管理体系，实现人力资源管理自动化和人力资本管理的管理工具。畅捷HR面向组织或社会团体，运用系统学理论方法，对组织或社会团体的人力资源管理方方面面进行分析、规划、实施、调整，为组织或社会团体的人力资源管理活动的开展提供决策、协调、控制，达到提高企业人力资源管理水平，使人力资源更有效的服务于组织或社会团体的目的。畅捷HR采用先进的信息技术来协助企业优化人力资源管理的核心业务流程,具有实用性、灵活性、时效性、安全性、适应性等特点。畅捷HR的管理理念是以人为本、全面一体。核心价值是将人力资源工作者从繁重、琐碎的日常事务中解放出来，将更多的精力用于企业人力资源的职能管理和决策管理，为企业领导提供决策支持依据。进一步提高工作效率，提升企业核心竞争力，支撑和保障企业可持续发展和永续经营，并实现最大化盈利。

企业应用人力资源管理系统的核心价值是，借助由人力资源管理系统，将人力资源运用到最佳经济效益。二、应用特征 1、功能完备，适用性强项目管理全面：提供系统维护、组织管理、人事管理、合同管理、薪资管理、报表管理、政策法规、保险福利、绩效管理、考勤管理、自助管理功能模块，提供报表与图形分析功能，方便用户使用与查询。实效：能够快速投入应用，发挥实际效用，降低企业的管理成本。 2、符合中小型企业人力资源特性符合广大中小型企业人力资源管理特点，符合重点环节重点管理的业务特征。改善中小企业原来的员工管理、工资管理、合同管理、考勤管理、绩效管理的大工作量、操作繁琐、效率低下、难于及时、完整提供员工详细资料的管理现状。 3、智能化程度高，易操作体现：采用组件开发技术，信息一次一处输入，可在多处多次使用，毋须重复输入，提供流程导航与操作向导。实效：系统界面统一美观，操作方法一致，便于用户学习掌握。 4、稳定高效，易维护

文件管理系统设计方案和对策

文件管理系统设计方案传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理，达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。一、文件管理系统的建设目标和意义目标：满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要通过文件的集中管理，使企业实现资料共享，资料同步更新企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理，保证了资料的保密性和安全性简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为企业争取更多利润把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合把先进的数据库技术运用于文档管理，促进企业信息化管理的进步文件管理系统建设意义： 1、分类、管理企业文件文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行存放管理。文件管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程

度保证企业的文件安全。 2、共享、学习企业文件文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文件资本，拓宽部门和员工的知识范围。 3、应用、增值文件资本文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形知识结构化，隐形知识显形化。通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了关键业务领域的损失，让业务运行不辍。 4、提升企业竞争力创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率。建立企业新文化，鼓励思想自由，培育创新精神。通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来增加收入。二、文件管理系统的建设要求首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括： ?对信息的发布，比如直接发布各种内容 ?对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文件 ?对数据信息的管理，如各类报表等等有利于充分利用文件： ?对链接的处理：在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节 ?强有力的索引能力，特别是全文检索 ?对于动态数据的强有力查询能力，比如可以根据各种条件进行查询

易用仓库管理软件(易用仓库管理系统)WMS实施方案

易用仓库管理软件/易用进销存管理软件WMS实施方案第一条、总则为保障公司正常生产的连续性和秩序，使仓库作业合理化，减少库存资金占用，特制定本办法。第二条、管理 (一)仓库管理 1、储运部是仓库主管部门，储运部经理是仓库安全保卫及管理工作的直接领导人，应做好日常工作的布置管理和监督。 2、仓库管理应保证满足公司生产经营所需的物资需要，不缺货断档，并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化，避免资金呆滞和供货不足。 3、仓库对各类物资进行分区统计和管理，分为A区、B 区、C区，分别以重点、次要和一般性级别管理。 4、仓库严禁吸烟，非仓库人员，未经同意，不准入内。 5、仓库管理员坚持原则，态度和蔼，热情主动服务，严格按批准数量、质量领取、发放物品，不徇私情。 6、记帐员每日作出物料出入库统计报表，及每月和年度的出入库和库存统计。 7、仓管员或记帐员岗位调动的，由交接双方及储运部经理（监交）办理清册移交及必要的产物清点工作。 (二)货物管理 1．坚持先进先出原则。应按照产品保质期和进库先后堆放、调货和提取。易用软件股份有限公司

2．坚持货物摆放合理性。按照本条第一款第三项规定严格将产品分类别分类摆放，保证仓库货物整齐，做到来货或者退货及时分门别类统一按标准高度摆放，避免物品挤压、损坏。 3．坚持货物存放安全性。仓库人员应具备很强的消防知识和意识，仓库应保持通风透气，严格做好“六防”工作，即：防火、防盗、防晒、防水、防潮湿、防虫蛀，注意清洁卫生，定期实施安全检查。 4．坚持帐物管理清晰性。仓库必须建立实物进、出、存数量明细帐，同时建立进、出、存卡片，做到日清日结，保证帐、实、卡相符。并及时做好日常帐簿登记、整理、保管工作。 5．奖卡换货由调度员负责收回奖卡，然后开单到仓库换货，业务员开在送货单的，由统计记在统计单上，奖卡由调度员负责收回。 6．客户如需寄仓应征求储运部经理同意，经办人员应办理有关手续，并开双联寄仓单，储运部经理签名后仓库、记帐员各留一份，货物还清客户后，配送员负责收回客户的寄仓单。 7．未经总经理批准，仓库任何货物不得借出，否则仓管员应负相应责任。 8．仓库对重点商品、品种制订标准的警报点，实际库存量降到警报点时，应立即向总经理报告，并提出补充采购计划意见。 9．财务部有责任定期对仓库货物的摆放、先进先出等方面（盘点、清仓）进行监督和检查，做到产品不积压、不过期，及时向业务部提供产品库存情况，保证仓库的良性循环。第三条、入库 (一)商品入库流程图（以Ueasy 易用仓库管理软件/易用进销存管理软件为例）：易用软件股份有限公司

企业文档管理系统的基本功能

企业文档管理系统的基本功能建立一套规范的文档管理系统在企业信息化建设的过程中是必不可少的，是企业规范化管理的重要一步。随着科技的不断进步，文档管理系统可以提供的功能已不再局限于单纯的文档集中管理，文档管理系统可以帮你做什么，都搞清楚了吗？企业文档管理系统的含义：企业文档管理系统提供给企业一个易用，安全，高效的文档管理软件。通过该系统软件，企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产（如Office文档，视频，音频，图片，等等），系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。当前，市面上的各类文档管理系统多种多样，但其实概括起来，常用功能基本包含以下五项：

1、集中存储：文档管理系统通过集中存储的形式，将企业原先散乱存放在员工个人办公设备上的文档统一存储在一个地方，实现文档的集中管理以及合理共享。 2、快速检索：方便快捷的让用户在海量的文档中搜索到急需的文档。 3、文档编辑：用户可以直接在文档管理系统中编辑文档，依据软件产品的不同，还可细分为支持在线编辑或需要下载到本地后再编辑。但总体上，一款优秀的文档管理系统，其编辑模式都不需要用户改变原有的操作习惯。 4、权限管理：系统必须支持权限控制，系统管理员可根据员工所属岗位、部门设置不同的文档使用权限，普通用户仅可在其权限范围内执行相关的操作。 5、文档保护：系统须对文档进行必须要加密保护，无轮是存储或是传输过程中，确保企业文档的安全。除了上述常用的基本功能之外，像云盒子这类的基于企业私有云环境下的文档管理系统，还集成了即时通讯、客户端多平台漫游、移动办公等多项功能。如此，企业不仅仅可对内部的文档进行规范化管理，更可利用其它功能来提高日常办公效率。

文书档案管理系统说明文档

XX文书档案管理系统说明文档 XXXXXXX有限公司 2016年4月

1.系统介绍系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。使用C#.NET2008 SP1开发环境。使用MS SQLSERVER2005数据库。采用B/S结构。 1.1系统特点 ?符合国家、行业对档案管理的相关标准要求； ?存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点； ?档案可视化应用，条码化管理，容灾性强； ?对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性； ?档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享； ?多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求； ?实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。 1.2系统定位通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域： 1．党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪

要、军事情报、素材资料等）； 2．行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）； 3．金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）； 4．研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。 1.3系统优势 2.体系结构设计 2.1系统架构文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图2-1。