档案信息管理系统建设方案设计1

芜湖市信息化项目建设方案

（一类）

项目名称：芜湖市档案信息管理系统申报单位（盖章）：芜湖市档案局

项目起止日期：2012年1月至2012年12月

芜湖市档案局（馆）编制

年月日

第一章项目概述

1、项目名称

芜湖市档案局档案信息管理系统

2、项目建设单位和负责人、项目责任人

芜湖市档案局（馆）

3、项目建设方案编制依据

主要依据：

1)《中华人民共和国档案法》要求各级各类档案馆应采

用先进技术，实现档案管理的现代化。安徽省档案局、

芜湖市档案局“十二五规划”明确提出要加强档案档

案工作信息化建设。《全国档案信息化实施纲要》对档

案信息化工作有明确要求。

2)贯彻落实科学发展观，践行“以人为本，执政为民”

理念，充分发挥档案局现有信息系统作用，提高工作

效率和工作水平，更好地为群众服务，需要建设档案

信息管理系统。

3)充分挖掘档案资源的潜在价值。通过采用先进技术手

段对档案资料进行收集、整理和管理，实现档案资料

价值的增值，为经济社会发展提供全方位的服务。

综上所述，根据芜湖市财政局财行《关于申报2012年度信息化建设项目的通知》（〔2011〕258号）要求，特编制本方案。

4、项目概况

档案信息管理系统作为数字档案馆系统的核心部分，在对现有的目录系统进行升级改的基础上，使之与全文数字化系统、多媒体档案管理系统、电子文件中心系统对接，实现对各类档案资源的全面统一的管理与利用。

第二章项目建设单位概况

1、项目建设单位和机构职能

芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属事业单位，行使档案行政管理和保管利用两个职能，既主管全市的档案事业，对辖区内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，又负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市范围内的档案。内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，其中信息化专职人员1人，兼职1人。

2、项目实施机构与职责

项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：制定项目建设计划，组织相关采购，负责项目建设期间的沟通协调、项目完成后验收和完善、最终系统的使用和日常维护等。

第三章项目建设的必要性

1、项目提出的背景和依据

运用现代信息技术改造传统工作模式，是提高工作效率、提升工作水平的必由之路，也是满足人民群众日益增长

的对档案利用服务需求的紧迫任务。数字档案馆建设势在必行。我局（馆）在2010年就向市政府提交了《芜湖市数字档案馆和爱国主义教育基地建设项目的报告》（芜市档发[2010]36号），并得到市领导的批示（详见后附）。安徽省档案局在《安徽省“十二五”档案事业发展规划》（后附）中进一步对加强数字档案馆建设提出要求。

档案信息管理系统是数字档案馆的核心子系统，实现数字档案馆的管理利用功能。国家档案局2010年发布的《数字档案馆建设指南》中指出数字档案馆系统包括收集、管理、保存、利用4个功能子系统。我局（馆）已建成的档案全文数字化加工、电子文件中心、多媒体档案数据库、档案目录数据库等信息化系统基本涵盖了数字档案馆的收集和保存功能，目前急需一个档案信息管理系统，对各个系统档案信息资源的进行统一的整合管理，并对外提供利用。

2、现有信息系统装备和信息化应用状况

芜湖市档案局1998年使用津科档案管理软件单机版，用于档案资料管理。2002年软件升级为津科JI-110档案管理网络版，实现局机关档案管理网络化。同时通过该软件对局机关内部档案资料目录信息进行入库，目前建立了过百万条的目录数据库。2011年档案局建成档案全文数字化加工系统和多媒体档案管理系统，今年全文数字化加工将完成档案数字化处理5万页。目前电子文件中心系统正在建设中。

3、信息系统装备和应用目前存在的主要问题

目前我局已建成多个档案信息系统，各自独立，档案信

息资源不能共享，形成信息孤岛，难以实现档案信息资源的利用。尤其是档案目录数据库为2002年建设使用，建设年代较早，功能单一、操作复杂、效率低下。

第四章需求分析

1、档案工作实际情况分析

随着芜湖社会经济发展，社会对档案资源的利用需求逐渐增加，芜湖市档案局馆藏档案的数量也日益庞大，这就要求我们采用信息化的手段对档案进行管理、对群众进行服务。一方面如下放知青档案、招工进厂档案等关乎群众利益的民生档案利用率很高，而该类档案由于年代久远，限于当时物质条件，档案纸质较差，经常对原件查询利用，既不方便，也对档案原件保护带来很大困难。另一方面目前档案局馆藏档案数量已经达到15万余卷，如此数量庞大的档案，日常管理工作量很大。

鉴于以上情况，为更好地履行档案局（馆）职能，更好地满足社会需求，我局计划通过实施本项目实现以下目标：1、实现对现有馆藏档案的简便灵活管理；2、对电子文件中心、全文数字化加工系统、多媒体档案数据库进行资源整合，统一管理。3、方便快捷地提供档案信息资源利用。

2、业务功能需求分析

主要业务功能：1、档案馆管理信息化；2、档案信息资源整合管理；3、档案信息资源统一开放利用。

4、系统功能和性能需求分析

档案管理软件需要具备以下几部分功能：

A.档案目录库管理，报表管理，自动立卷，卷内文件调整，鉴定销毁；档案盒管理，自动归档，归档文件管理，盒内件号调整；

B.档案借阅利用管理，借阅利用情况统计，自动生成报表管理；档案编研：参考资料、史料汇编；档案年报最新模版以及年报自动生成；

C.档案室人员、设备、温湿度、用房信息、全宗信息、馆藏信息管理；

D.库房图形化管理；

E.与数字化加工平台、电子文件中心、多媒体档案管理系统对接，统一管理档案信息资源；

F.网上录入档案，整理档案；在线档案开放管理；

G.网上档案查询、借阅，申请利用、审批管理;

H.原件全文检索; 专业级全文检索；

I.档案元数据接收与发布；

J.数字水印；光盘发布；批量挂接工具；

K.系统维护，数据维护，个性化页面设置，分级管理，组权限管理，日志管理；

性能要求满足当前档案局工作需求，并具有一定前瞻性，保证3-5年不落后。

第五章总体建设方案

1、建设原则和策略

建设原则：满足当前需求，预留扩展空间。建设过程中注重功能模块的实用性，操作界面的友好性，确保系统的高可用性；注重数据结构的标准性、系统结构的规范性，确保系统可扩展性。既满足当前需求，保证未来三年不落后；同时预留扩展空间，为以后软件的升级发展打好基础。

2、总体目标

总体目标：建成功能完善、性能稳定、较为领先的档案信息管理系统。

分期目标：本项目拟一次性建设，不分期。

3、总体建设任务

总体建设任务：建设具有档案信息综合管理，档案资源利用两大主要功能，并整合档案资料管理、借阅利用管理、档案馆室管理等档案馆管理功能的档案信息管理软件。

4、总体设计方案

总体建设方案为：依托内部网络，建立“一个规范”，搭设“五个服务平台”，提供“多类应用”。一个规范是指档案信息管理系统基本信息结构体系规范，实现信息资源共享；五个服务平台包括业务逻辑平台、用户信息类型自定义平台、操作权限控制平台、信息权限控制平台、数据交换平台；多类应用包括档案信息管理、数字化档案批量挂接管理、开放目录管理、文件资料管理、归档文件管理、借阅利

用管理、馆室概况管理、年报信息管理、系统信息维护、档案编研、办公系统接口、系统升级工具等。

第六章具体建设目标

1、目标、内容、规模

建成功能完善、性能稳定、较为领先的档案信息管理系统。实现方便快捷档案目录管理功能，充分利用现有档案目录数据；实现与档案全文数字化、多媒体档案数据库对接，能够对各类档案信息进行全面管理利用；实现灵活的公开档案目录发布功能，提供界面友好、使用简单的查询利用功能；兼具档案馆管理功能，并为将来与电子文件中心等系统对接和系统自身的升级扩展预留数据接口。

系统预算46.8万元。

2、标准规范

按现有国家及省档案管理相关规范执行，无新建标准计划。

3、信息资源规划和数据库

档案目录数据通过现有系统迁移，全文数字化档案从数据加工系统挂接至本系统，并逐步实现自动同步。

4、终端系统

利用现有信息终端。

5、网络系统

利用市档案馆新馆大楼现有网络。

6、主要软硬件选型原则和详细软硬件配置清单

附后。

第七章项目招标方案

1、招标范围

全部公开招标。

2、招标方式

竞争性谈判或单一来源采购。

3、招标组织形式

委托政府采购代理处组织。

第八章项目组织机构和人员培训

1、领导和管理机构

芜湖市档案局（馆）。

2、项目实施机构

芜湖市档案局（馆）。

3、运行维护机构

芜湖市档案局（馆）。

4、技术力量和人员配置

现有专职信息化技术人员1名，兼职1名。

5、人员培训计划

在采购合同生效之日起，一个月内完成软件交付、安装、调试工作，对原档案管理系统中数据进行整合。随即组织机关各部门对档案软件进行操作培训，同时与数字化加工平台

提供商协商合作开发数据接口，全部工作预计2个月内完成。

培训采用集中培训与点对点培训两种方式进行，集中培训以使用人员培训为主，对档案软件应用等各日常功能进行培训，预计安排时间为一天；点对点培训，由档案软件提供商安排技术人员对系统技术管理人员进行手把手培训。

第九章项目实施进度

1、项目建设期

2012年年内。

2、实施进度计划

采购合同签订后三个月内建设完成，试运行一个月。

第十章投资估算和资金来源

1、投资估算的有关说明

本项目投资主要包括软件采购和硬件采购两部分。

2、项目总投资估算

详见附表。

3、资金来源

拟申请财政拨款。

4、资金使用计划

根据政府采购相关规定执行。

5、项目运行维护经费估算

详见附表。

第十一章效益与风险分析

1、项目的经济效益和社会效益分析

本项目为公共服务类项目，主要效益为提高工作效能和发挥社会效益，能为档案局（馆）档案的“管藏用”带来巨大便利，对现有档案资源进行整合，为人民群众提供档案利用信息化服务。

2、项目风险

如果采用公开招标方式，有可能中标公司与我局现有信息系统软件公司沟通不畅，软件对接存在困难。

3、风险对策

1)采用单一来源采购方式，由政府招标采购代理处直接从现有系统供应商采购。

2)加强与现有系统供应商的沟通协调，争取支持和配合。

3)放弃原目录管理系统，直接迁移目录数据库至新的管理系统。将全文数字化加工系统产生的电子档案手工挂接到新系统。

项目软硬件配置清单

序

号

名称参数备注

1 网络

版档

案管

理系

统

A．采用SQL、Orecle大型关系型数据库；

B．多全宗管理；

C．档案目录库管理，报表管理，自动立卷，卷内文件调整，鉴定销毁；

D．档案盒管理，自动归档，归档文件管理，盒内件号调整；

E．档案借阅利用管理，借阅利用情况统计，自动生成报表管理；

F．档案年报最新模版以及年报自动生成；

G．档案室人员、设备、温湿度、用房信息、全宗信息、馆藏信息管理；

H．系统维护，数据维护，个性化页面设置，分级管理，组权限管理，日志管理；

I．网上录入档案，整理档案；

J．网上档案查询、借阅申请利用审批管理;

K．原件全文检索;专业级全文检索；

L．档案元数据接收与发布；

M．数字水印；

N．光盘发布；

O．库房图形化；

P．数据接口；同现在数字化加工平台进行接口；

Q．批量挂接工具；

2 档案

管理

中心

服务

器

浪潮英信服务器NF5225，原装整机，机架式服务器, 2个英

特尔至强四核处理器，8GB内存，2个千兆网络接口，5块

300GB硬盘，支持RAID6,DVD，，预装WINDOWS Server

2008中文标准版。

3 存储

系统

浪潮AS400，冗余双工存储控制器，支持RAID6，RAID6

后可用容量不小于10T，千兆电口，冗余电源，以太网交

换机主机,24个100/1000Base-T，4个combo SFP,2个

模块插槽。

项目总投资概算表

序

号

名称参数价格备注

1 网络版档案

管理系统

R．采用SQL、Orecle大型关系型数据库；

S．多全宗管理；

T．档案目录库管理，报表管理，自动立卷，卷内文件

调整，鉴定销毁；

U．档案盒管理，自动归档，归档文件管理，盒内件号

调整；

V．档案借阅利用管理，借阅利用情况统计，自动生成

报表管理；

W．档案年报最新模版以及年报自动生成；

X．档案室人员、设备、温湿度、用房信息、全宗信息、

馆藏信息管理；

Y．系统维护，数据维护，个性化页面设置，分级管理，

组权限管理，日志管理；

Z．网上录入档案，整理档案；

AA．网上档案查询、借阅申请利用审批管理;

BB．原件全文检索;专业级全文检索；

CC．档案元数据接收与发布；

DD．数字水印；

EE．光盘发布；

FF．库房图形化；

GG．数据接口；同现在数字化加工平台进行接口；

HH．批量挂接工具；

350000元

2 档案管理中

心服务器浪潮英信服务器NF5225，原装整机，机架式服务器, 2

个英特尔至强四核处理器，8GB内存，2个千兆网络接口，

5块300GB硬盘，支持RAID6,DVD，，预装WINDOWS Server 2008中文标准版。

33000元

3 存储系统浪潮AS400，冗余双工存储控制器，支持RAID6，RAID6

后可用容量不小于10T，千兆电口，冗余电源，以太网

交换机主机,24个100/1000Base-T，4个combo SFP,2

个模块插槽。

85000元合计：468000元

项目运行维护费概算表

序

号

名称免费维护期后期维护费用备注

1 网络版档案

管理系统

免费服务期为三年，免费服务期间内，

免费7*24上门维护服务，软件升级服

务，服务期满后提供免费网络、电话服

务。

年费制：合同总

价5%。

包含上门服务，软件

升级服务，因政策变

化等软件修改费用

2 档案管理中

心服务器

三年免费硬件保修，设备厂商工程师免费上

门服务，提供设备厂商针对本项目的授权。

3 存储系统三年免费硬件保修，设备厂商工程师免费上门服务，提供设备厂商针对本项目的授权。