公司管理信息系统开发实例

一．企业为何要建立管理信息系统

（一）企业现状

江铃国际集团作为红星集团分公司，是国内某省支柱产业。江铃国际集团在国内外有下属单位多家家，涉及商贸、工业、旅游业等行业。

江铃国际集团主要经营汽车进出口业务、国内外旅游业务、旅行车制造业务、化工产品生产业务，汽车专用技术开发业务，计算机应用程序开发。

江铃国际集团组织结构图如下所示：

(二) 企业信息化建设原因分析

科技发展日新月异，在已经发生了根本变化的环境面前，企业需要面对新的问题和新的挑战。如何在满足客户要求的基础上，提高企业管理效率，如何让企业经营从粗放经营转向集约经营，如何有效的实现高效的成本管理，都是企业必须面对的问题。

1、技术落后无法满足现行经营管理的需求

随着业务水平，管理水平和应用水平的提高，原有系统只能在局域

网上运行，不能进行远程处理，经常出现数据混乱的现象，不能准确的对帐，而且重复录入性工作多，特别是银行对帐单不能直接引入，需要手工录入。这种财务系统已远远满足不了业务管理的需要。

2、财务核算不能实现数据共享和传递

原有系统最大不足之处在于存在信息孤岛，不能满足集团公司对财务整体状况进行监控、统计和内部对帐等管理的需要。

3、事前、事中控制困难

由于原有系统功能简单，财务不能完全甩帐，只能作事后分析，不能进行事前计划和事中控制，难以较好发挥财务监控的作用。

因此，江铃国际集团通过一系列的分析，决定需要更新原有的财务系统，建设一套具有本企业特色、先进、实用、可靠的管理信息系统，以适应集团的总体发展战略。于是集团内部组织人员通过多家厂商软件进行现场演示选型，最后选中了用友软件8.12WEB版。于2001年3月开始实施，经过制定计划、用户培训、正式运行、评审验收4个阶段近2个月的实施过程，江铃国际集团管理信息系统已开始顺利运行。

二．企业如何建立管理信息系统

一、管理信息系统解决方案

1、系统建设目标

（1）集团内部采用统一的财务系统，统一会计制度和会计原则，方便财务信息的采集，同时适应集团内部不同行业的财务核算要求；

（2）组建集团财务信息网络，集团内部数据共享，上级机构对下级机构的财务从计算机上做到即时查询、审计，严格集团的内部监管制度，强化财务管理；

（3）集团内部财务数据能及时自动上报，上级机构能对上报数据进行汇总、合并和分析，使集团领导及时掌握全集团的经营状况，为其提供决策支持数据，提高集团的市场应变能力；

（4）财务电算化系统具有WEB功能，支持远程录入、查询、会计凭证、帐簿、报表等有关会计数据，实现远程操作；

（5）能实现预算编制、预算执行和预算评价三个过程。

2、网络硬件环境解决方案

江铃国际集团下属14家单位分部在国内外各地，集团总部设在江西南昌，内地主要分两个区域，分别为凯莱区和技术开发区，集团所有的

帐务处理分别以上两人区域集中处理，凯莱区在同一座办公楼办公，整个区域已有一个局域网，为了给管理信息系统提供硬件环境，公司在财务部增加一台服务器，组成一个财务小局域网，再与原有的局域网连接，形成一个大局域网，最后与互联网连接。

3、应用解决方案

（1）软件方案

江铃国际集团采用用友软件V8．12（ＳＱＬ），其功能结构如图所示：

管理信息系统功能结构图

江铃国际集团根据其组织机构设置和管理需要，决定采用如下站点分布方案：

（2）业务流程具体解决方案

管理信息系统通过集中建账、统一基础科目设置、集中数据管理、远程实时查账等等手段，全面支持了红星国际的集中式集团管理模式。 1）统一规范的基础设置，实现集团信息统一管理和横向对比分析 在管理信息系统中，集团建立统一的会计科目，制订统一的基础设置规范，统一采用新的企业会计制度，这样就能够保证整个集团在基础设置上的统一规范，为实现多组织的集中管理奠定良好基础。

2）另建一套费用帐进行集中报帐

各单位单独设立帐套，另外设一套费用帐（以单位别设凭证类别），单独核算、控制费用，在财务分析中编制费用预算，日常各单位发生费用统一在费用帐中反映，能控制个人在各单位报销的费用，便于及时平衡各单位盈亏。月末将费用帐中的凭证分类别的输出，然后利用总帐工具分别引入到各单位帐中进行核算。

3）预算管理（包括现金预算、收入与费用预算、损益与指标预算） 预算管理包括预算编制、预算执行和预算评价三个过程。预算编制全面预算按季滚动编制，现金收支计划按月滚动编制。财务部定制表格，同时提供与预算期相等时间（期）的各预算单位的历史实际数据，以供编制者参考，各预算单位编制好预算，预算管理系统据引自动生成预算汇总表（部门预算——>公司预算——>总部预算）；预算执行过程包括预算检查、分析、调整和控制，软件系统对突破预算的支出做到实时反映，提供提示、警告以及不得录入等多种选择；预算评价过程包括预算结果分析、问题揭示和预算业绩评价等，提供按月度、季度和年度的预算指标与实际数的对照分析，反映预算执行差额和差率。

4）用辅助核算简化科目体系，加强管理

在科目设置时将往来科目设为客户、供应商往来核算，将固定资产、在建工程、存货类、成本类、收入类等设为项目核算，其他应收款—个人往来、费用内某些科目设为个人往来，其余费用类科目设为部门核算。对科目进行辅助核算后，科目体系中科目不需要随单位经营期的变化而进行调整，系统编制相关凭证时，提示用户录入对应的辅助信息，这样，在节省科目的同时保证信息的详尽。另外，将成本类、收入类设为项目核算，形成一个利润中心，加强盈亏管理。

（二）效果评析

1、统一设置基础科目实现集团信息可比性

在原来的分散账务信息系统下，由于信息传递速度低、不准确，经常出现集团公司上下科目设置不一致的情况，给集团财务管理和各营业部之间业务的对比分析和管理带来很大困难。适应集团应用特点和财务

信息可比性需要，江铃国际集团利用系统中统一科目的功能，这样就解决了总部对下属单位的财务核算、预算、资金的实时监控和对比分析等问题，以便整合集团内外部资源，发挥总部的计划与控制作用。

2、数据的集中管理，保证了集中式管理模式的实现

江铃国际集团管理信息系统集团以总部为中心，各下属单位集中建帐，两个区域之间采用互联网进行传递数据，总部对整个集团的财务信息可以一目了然，方便地实现了账、证、表数据的高度集成，保证了集团公司集中式管理的实现。

3、实现异地实时查询与统计分析，充分发挥领导的监控职能

基于WEB功能的管理信息系统提供了远程查账功能，集团可以根据报表反映出来的结果追溯到业务发生的最原始单据，系统使财务报表上报制度大为简化，财务报表传递周期明显缩短；还具备了财务预算、异地实时查询、统计、分析和监督管理等在传统桌面型财务软件中无法有效完成的功能。领导能对各单位的财务状况进行实时监控；在不影响单位工作的前提下，领导能够及时获取有效信息，及时发现各单位在财务管理中存在的问题并及时解决，充分发挥领导财务监控的职能。

4、强化资金的集中管理

利用系统中的资金管理子系统，江铃国际集团能够很好地处理各类筹资、投资、担保、内部资金拨付、资金计息等资金业务，并能够对企业内外部各种资金进行预测、控制、分析，管理各种资金合同，动态准确地反映各项资金的来源与去向，保证资金的运作效率。并且，集团实现了资金的统一调配，控制资金的流出，降低风险，提高资金运作效益。

5、辅助核算评析

在实际业务中，有许多辅助核算，如：个人、部门、对外投资、利润中心、在建工程等，这些项目核算量大且统计要求频繁。如果使用传统的科目核算方法，按项目开设账页，并在账页中按辅助项设专栏进行明细核算，即所谓多栏账，会导致科目数量成倍增加，造成科目体系庞大、错账率高、难以进行纵向横向分析比较、统计核算汇总不便等许多弊端。采取这种科目结构，即使在计算机上也不会得到理想的管理效率和效果。另外，将成本、费用进行项目核算，可以及时准确的了解各业务利润。如：内贸业务每一商品的利润、旅游业务每次出团的利润、工业每一产品的利润、外贸业务每一单的利润等。

6、丰富的报表查询为管理提供支持

在完成日常业务的基础上，该系统提供灵活多样的查询方式、组合式查询条件，这些报表的提供满足了财务部门帐表的数据要求，以及业务部门和分管总经理的查询和汇总要求，同时为统计部门提供必要的统计数据。

7、实现预算管理

（1）预算编制

财务部门发布预算表格时，同时提供与预算期相等时间（期）的各预算单位的历史实际数据，给编制者参考；各预算单位编好送至财务部门，预算管理系统据此自动生成预算汇总表；经过董事会决议发布的预算方案，在系统中不能随意修改，如需变更，需在系统中履行签批程序；预算实现滚动编制。

（2）预算执行

财务人员能够实时掌握各预算的执行情况（发生进度）；向各预算单位提供预算执行进度等预算提示报告；预算期内，各预算单位可就预算的部分内容通过规定的程序要求作预算变更，财务系统应当揭示部分预算变更对全面预算的影响（变更前后之分析）；对费用和现金实行严格控制，突破预算的支出提供提示、警告以及不得录入等多种选，并提供单项报告。

（3）预算评价

提供按月度、季度和年度的预算指标与实际数的对照分析，反映预算执行差额和差率，提供预算执行差异和趋势报告。

8、解决开发中心拆试存货管理

在汽车专用技术开发中心的用来研究试用的存货进行项目管理，试用时按项目分别进入长期待摊费用具体项目，摊销时直接从一个虚拟的项目（摊销）出去。这样就可以保存每一试用存货的原始价值，又可以达到平衡摊销目的。