考勤系统说明

HDS考勤管理系统

使

用

说

明

目录

1 系统安装与需求 5

1.1 安装需求 (5)

1.2 软件安装 (5)

1.3 软件运行 (6)

1.4 系统登录 (6)

2 软件界面介绍7

2.1 标题栏 (8)

2.2 菜单栏 (8)

2.3 任务栏 (8)

2.4 主信息窗口 (8)

2.5 快捷工具栏 (9)

2.6 编辑工具栏 (9)

3 操作步骤9

3.1 人事管理（基本资料信息的录入） (9)

3.1.1 部门、职位的录入9

3.1.2 职员信息的录入10

3.1.3 节假日设置12

3.2 设置数据库路径 (12)

3.3 考勤设置 (13)

3.3.1 外出类型设置13

3.3.2 考勤点设置14

3.3.3 考勤格式设置15

3.3.4 班次设置16

3.3.5 人员排班20

3.3.6 考勤数据采集、手工签卡、及登记20

3.4 报表统计、分析 (23)

3.4.1 日报表统计24

3.4.2 月报表统计25

4 查询26

4.1 查询工具栏 (26)

4.2 查询条件 (26)

4.3 职员排班表查询 (27)

4.4 原始记录查询 (27)

4.5 报表查询 (28)

4.5.1 日报表查看28

4.5.2 月报表查看30

5 数据库管理31

5.1 整理数据库 (31)

5.2 清空数据库 (31)

5.3 备份数据库 (32)

5.4 数据库恢复 (32)

6 操作员管理33

6.1 操作员管理 (33)

6.2 修改密码 (34)

6.3 权限管理 (34)

7 常见问题35

7.1 结果全部是旷工 (35)

7.2 中午某一刷卡记录既作为上午下班时间，又作为下午上班时间 (36)

概述

随着科技的不断进步，人力资源支配也越来越精细，作为一家优秀的企业，就必须拥有一流的人才、完善的管理制度及先进的办公设备。

人事考勤管理软件，是专门为企业管理而设计，充分使用本软件能有效地节约人力资源及大幅度地提高工作效率。其功能是对企业员工进行档案管理以及出勤统计，以代替传统低效的人工考勤方法；举例来说：一家拥有2000个员工企业，采用发纸卡的方式进行考勤，即每人每月发一张纸卡，员工每天上下班都通过打卡钟打卡。这样在月底管理必须收集回2000张纸卡，再发另外2000张新卡给员工，然后经过几天的人工统计后产生出员工出勤报表，其工作量、准确度都大打折扣，采用人事考勤管理软件与相应设备配合，则可明显改观这一结果。首先本系统采用电子卡片（感应卡）寿命长，无须每月回收、更换；其次员工打卡登记时只须在电子钟前快速晃过即可达到目的，效率高；最后月底统计时亦无须人工处理，系统软件会为你计算所有的结果并打印出报表。

本系统采用最新编程技术，以友好的界面，方便易用的操作，加上快速的统计功能向用户提供最可靠的服务。

多文档界面。可同时打开多个数据表，在其间任意切换。互相参照。

多用户登录。可通过“系统管理员”用户设置多个具有不同权限的用户。各用户可通过自已的密码登录系统，根据权限访问不同的数据。如：可设置一个用户，设置其只拥有查看和打印权限，但没有修改数据和删除数据的限权。增加了系统的安全。

多线程技术。当公司人数很多，统计考勤结果将是一个缓慢的过程。本系统采用后台数据处理技术，一方面系统在后台统计结果，一方面用户可以正常进行的操作，用户可以随时查看结果。

WINDOWS95 认正规格编程。应用程序在WINDOWS环境中具有一致的界面和行为。只要用户使用过其他应用程序，他就会发现这个应用程序也是容易学会的。

1 系统安装与需求

1.1 安装需求

HDS人事、考勤管理系统软件是一套在Windows98、Windows NT4.0、Windows2000以及WindowsXP环境下运行的软件，为了能达到最初设计之目的，发挥其最大之功能，主机电脑则必需满足以下一些基本条件：

1.电脑CPU最少为P3，速度500M以上

2.电脑硬碟剩余容量50M以上

3.RAM容量64M以上

4.屏幕分辨率800*600以上，推荐使用1024*768

5.装有CD-ROM

6.装有COM PORT

7.发行方式；光盘（CD-ROM）一张（15 MB），加密锁一个（插并行口）

8.运行环境：操作系统WIN9X 、WIN2000、WIN NT 4.0、5.0、WIN XP

1.2 软件安装

1.进入操作系统；

2.将光碟置于CD-ROM；

3.双击”我的电脑"，双击”HDSManage"文件夹；

4.双击"Setup.exe"文件，出现如图1-1所示窗口：

图1选择安装组件

在上图所示的窗口中可以选择需要安装组件，有门禁管理系统和考勤管理系统可选项，也可同时选中。

5.然后按照安装程序的提示一步一步的完成安装。

1.3 软件运行

1. 确认电脑与控制器之间的转换器已连接好；

2. 点选[开始]-->[程序]-->[HDS门禁管理系统]-->[HDS考勤管理系统] ,进入系统软件；

1.4 系统登录

在登录窗口中输入正确的"用户名"和"密码"后，单击"确定"，则进入系统操作界面。

图2系统登录窗口

在进入系统之前，在用户栏中选择合法的系统用户。系统第一次使用时为“Admin”用户，并且密码为空。无需密码直接点“确定”进入系统后，“Admin”用户可以设置自已的密码，具体设置方法请参见【系统】菜单下的【密码设置】。“Adimin”用户具有对系统完全操作权限。如，能进行权限分配，数据库清空，备份数据等所有权限。

2 软件界面介绍

软件操作界面主要分为“菜单”、“工具栏”、“功能列表”、“信息窗口”和“工具栏”五个部分。

状态栏

图3 系统主界面图

2.1 标题栏

显示软件的名称“HDS 人事考勤系统”，和当前操作窗口的菜单名称。

2.2 菜单栏

“菜单栏”有系统、查看、人事管理、考勤设置、考勤数据、考勤统计、数据库维护、窗口、帮助等，每项下面又有子菜单。

2.3 任务栏

位于屏幕的左边列表，可以在【查看】－>【工具栏】中选择对其打开或关闭。

2.4 主信息窗口

选择相应操作菜单则打开界面于主窗口，如图1、显示的为“职员”信息窗口。

可以同时打开多个数据表，在其间任意切换，互相参照。多级子菜单，会以“标题卡”的形式显示于信息窗口上方。

2.5 快捷工具栏

“快捷工具栏”中列出了系统常用的功能。用户可直接单击相应的按钮进行操作。2.6 编辑工具栏

在进入任何一个配置界面时，界面中所显示的数据都是处于只读状态。如果需要修改必须先单击窗口底部工作栏中的“编辑”按钮。在完成修改后，再单击工具栏中的“保存”按钮将修改后的数据保存到数据库中。

进入每个配置界面后，在窗口的底部都有操作工具栏。下表列出工具栏上每个图标的含义。

表1编辑工具栏按钮列表

3 操作步骤

3.1 人事管理（基本资料信息的录入）

3.1.1部门、职位的录入

在【人事管理】菜单下，选择【部门、职位信息】，进入设置界面。

图4部门设置界面

【说明】

1．部门设置：填入公司所有部门信息。包括部门编号、部门名称、部门描述等信息。

2．职位设置：填入公司所有职位信息。包括职位编号、职位名称、职位描述等信息。

3.1.2职员信息的录入

单击工具栏上的“职员信息”按钮，进入设置界面。

通过编辑工具栏，可以对其人员进行增加、修改、删除、查询、提供帮信息等。

图5增加职员操作界面

【说明】

1．增加职员

单击工具栏上的“增加”按钮，增加职员。

在“增加职员”窗口中，首先选择要使用的卡或输入卡号，然后选择部门，职位，姓名、相片等信息，最后单击“确定”按钮，系统将增加新的职员。

2．修改职员信息

点编辑按钮，再选中要修改的的职员，在窗口上部修改该职员的信息。

3．找查职员

点击编辑工具栏上的“查询按钮”－>出现对话框，在下拉列表中选择条件，再按条件输入查询内容，点“开始查找”即可找到。

4．删除职员

选中要删除的职员，单击工具栏上的“删除”按钮，即可删除。

3.1.3节假日设置

在【考勤设置】菜单下，选择【假日设置】，进入设置界面。

图6假日设置界面

【注意】：考勤系统软件与门禁管理软件装在同一目录下、则同为一个数据库，若在门禁软件中录入了基本信息则在考勤管理软件中可省去上面操作步骤。

3.2 设置数据库路径

在【考勤设置】菜单下，选择【设置数据库路径】，进入设置界面。

图7设置数据库路径界面

【说明】

1．共用门禁系统数据库

当门禁系统软件与考勤软件没有安装在同一目录下时，而刷卡的记录想从门禁

数据库中获得，则需选择此项，并还需指出门禁数库所在位置。

2．使用独立数据库

指考勤软件当独安装，连接专门的考勤机，刷卡记录直接通过“采集刷卡数据”

采集至考勤数据库。

3.3 考勤设置

3.3.1外出类型设置

在【考勤设置】菜单下，选择【外出类型设置】，进入设置界面。

图8外出类型设置界面

【说明】

3．编号：随增加的项目自动增加，一条项目对应于一个编号。

4．外出类型名称：可以根据公司外出情况自行定义。

5．跳过休息日：指在此项外出过程中遇到已排好班的固定休日，是否跳过。若选择表示跳过，反之不跳过。

6．算出勤：指在此项外出过程中，是否算作正常出勤率。选择表示算出勤，反之则不算出勤。

7．统计单位：有，天、次、小时、分钟等选项。表示在外出时间段中累计时间的单位时间表现方式。

3.3.2考勤点设置

在【考勤设置】菜单下，选择【考勤点设置】，进入设置界面。

图9考勤点设置界面

当多个同类设备并联时，每个并联设备有一个唯一地址号，下载考勤刷卡数据时，将只下载此设置范围内设备号的刷卡数据。自动检测只检测1-128范围内的设备号。如果地址号设置大于128，将不会包括到其中。

【说明】

1．序号：随增加的考勤点数数目自动增加。

2．考勤点描述：根据考勤点的安装位置进行人为定义。

3．设备编号：表示有多台考勤机时，根据考勤机设定的ID号而设置。

4．区号：每台考勤机最多有4个考勤点，可根据相应考勤位置选定区号。3.3.3考勤格式设置

“考勤格式设置”指的是，在进行考勤报表统计过程、和统计后数据输出表现的单位依据。设置中包含“统计单位”和“换算单位”。

在【考勤设置】菜单下，选择【考勤格式设置】，进入设置界面。

图10报表统计设置

【说明】

1．统计单位：有，天、次、小时、分钟。

2．换算标准：有，按实际班次算、按8小时算。

【举例】

若有某班次设定为，08：00上班—18：00下班、应出勤的统计单位“天”那么按此班次排一个月（30天）后：

若“按实际班次算，则此月应出勤为30天

若“按8小时算”则此月应出勤率为37。5天。

3.3.4班次设置

设置多种班次，如白班、正常班、休息日；上、下班时间；上、下班有效刷卡时间；

上、下班是否必须刷卡。

在【考勤设置】菜单下，选择【班次设置】，进入设置界面。

图11班次设置界面

【说明】

1、班次编号和时段编号最多可设99个，每增加一个班次或时段则自动在原编号上按序生成一个班次或时段编号。同一个班次编号可以设置多个时段，如“白班”分为上午、下午两个时段。则上午时段编号为“1”，下午时段编号为“2”。如果设置班次只有一个时段，时段编号自动定为“1”。

2、在同一班次名称下需设多个时段时，每一时段的班次名称须一致。如上图中，“白班”下有三个时段设置，分别为“白班1”、白班2“、白班3”。

3、加班时段：表示将这个时段为非正常上班时段，若按照此时段进行刷卡则在统计时自动统计为加班结果。

4、休息日时段：若选项择此项，表示此班次中的时段为不计考勤时段。一般单独设定为一个班次，在排班时可用于固定休假日的班次安排，如星期六、日等。

5、上班时间：指各班次中每一时段应设定的上班标准时间。

6、下班时间：指各班次中每一时段应设定的下班标准时间。

7、上班刷卡可提前：指依据上班标准时间可提前刷卡的有效时间，即，在此时间到上班标准时间段内刷卡为“出勤”，若早于此设置时间刷卡，则刷卡记录不作登记、为“未刷卡”。

8、上班刷卡可延后：指依据上班标准时间可延后刷卡的的效时间，即，在上班标准时间到此时间段内刷卡为“出勤”，若迟于此设置时间刷卡，则被登记为“迟到”或“未刷卡”

9、上班最多迟到：指依据上班标准时间可延后刷卡的最迟有效时间，即“上班刷卡可延后”至此设定时间段内刷卡为“出勤”，但上班情况为“迟到”。若迟于此设置时间刷卡，则为“未刷卡”。

10、下班刷卡可提前：指依据下班标准时间可提前刷卡的有效时间，即在此时间到下班标准时间段内刷卡为“出勤”。若早于此设置时间刷卡，则会被登记为“早退”或“未刷卡”

11、下班刷卡可延后：指依据下班标准时间可延后刷卡的有效时间，即在下班标准时间到此时间段内刷卡为“出勤”。若迟于此设置时间刷卡，则刷卡记录不作登记、为“未刷卡”。

10、下班最多早退：指在下班标准时间可提前刷卡的最早有效时间，即在“下班刷卡可提前”至此设定时间段内刷卡为“出勤”，但下班情况为“早退”。若早于此设置时间刷卡，则为“未刷卡”。

11、上班必须刷卡：如果没有打钩表示在上班有效刷卡时间内可以不刷卡，实际上班记录将以“上班标准时间”登记。如：有的公司早上只需刷一次卡，则全天都算出勤。反之，若打了钩则在上班有效时间内必须刷卡。

12、下班必须刷卡：如果没有打钩表示在下班有效刷卡时间内可以不刷卡，实际下班记录，将以“下班标准时间”登记。如：有的公司早上只需刷一次卡，则全天都算出勤。反之，若打了钩则在下班有效时间内必须刷卡。

13、注意：

A) 系统中所有的时间均以24小时制。如下午1点钟为13:00分

B）上班有效刷卡时间内如果有多次刷卡记录，则其间以第一次刷卡记录作为上班时间。

C）下班有效刷卡时间内如果有多次刷卡记录，则其间最后一次刷卡记录作为下班时间。

D）如果上午下班和下午上班之间间隔太短，请不要将值设得太大以至交错。如:上午下

班有效刷卡时间为11：45（12:00-15分钟）至13：00(12:00+60分钟)和下午上班有效刷卡时间为12:30(13:30-60分钟)到13：45(13:30+15分钟),这中间就交错了30分钟,这段时间内的刷卡记录,会既作为上午下班时间,又作为下午上班时间。

【举例】

如下图，在班次为“1-白班”中增加时间段。

图12增加时间段设置界面

【说明】

在上班设置中：08：00～～09：15时间范围内刷卡，登记考勤。考勤情况为出勤。

09：05～～09：15时间范围内刷卡，登记考勤、上班情况为迟到。

在08：00前刷卡，则不作登记，上班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。

在09：15后刷卡，则不作登记，上班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。

在下班设置中：11：45～～13：00时间范围内刷卡，登记考勤。考勤情况为出勤。

11：45～～11：52时间范围内刷卡，登记考勤、下班情况为早退。

在11：45前刷卡则，不作登记，下班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。。

在13：00后刷卡则，不作登记，下班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。

3.3.5人员排班

在【考勤设置】菜单下，选择【排班】，进入设置界面。或单击“工具栏”－> “排班”按钮，进入设置界面。

图13人员排班

【说明】

1、排班

对所有职员或部门、个人、等各种班种的人员进行一定时期内的上、下班情况的安排。

人员排班默认按照一周时间作为自动循环排班，长短可以自由设置。如周六上半天、周日不用上班，则在相应位置，设置班次。用鼠标单击列表弹出下拉框进行选择。

2、清除排班

清除一段时期内的已排班的人员信息。

3.3.6考勤数据采集、手工签卡、及登记

当对一些基本资料录入，班次设置，排班后便要对刷卡记录的收集。