绿润集团公司办公室管理制度

第一章总则 (2)

第二章办公室具体管理制度 (4)

第一节关于印章启用、合同管理的规定.........................

第二节办公室环境的管理...........................

第三节员工考勤的管理...........................

第四节纸张使用的管理............................

第五节办公室采购管理规定..........................

第二章优化办公室管理职能促进内外协调发展 (27)

水电集团有限责任公司办公室管理制度

第一章集团公司办公室管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司制度管理，实现依法治企，使公司制度的起草、审核、发布、修订、废止和备案等工作程序化、规范化，提高各部门工作效率，保证工作质量，制定本办法。

第二条本办法适用于四川水电建设工程（集团）有限责任公司（以下简称集团公司）。

第三条本办法所称的制度即规章制度，是指由公司各职能部门依据国家法律法规及有关规定，结合公司实际制定的，具有一定约束力的规范性文件。包括规定（暂行规定）、办法以及指导意见等正式下发的文件。

第四条制度按业务性质，分为综合管理类和业务管理类；综合管理类又可以分为行政管理类和事务管理类；业务管理类以公司各职能部门的职责范围为划分依据。

制度按适用范围，可以分为公司本部制度类和公司系统制度类。

第二节办公室具体管理制度

□办公室卫生检查制度

□办公室考勤管理制度

为明确出勤纪律，确保正常工作秩序，如实记录员工出勤情况，为员工绩效评估提供依据。

第五十九条作息时间：实行八小时工作制度，周六和周日提前半小时下班。

第六十条考勤登记管理：原则上所有后勤人员都要使用指纹考勤，做到每天上下班四次考勤，对使用考勤表的人员要做到当面监督，严禁由他人代签，一

经发现，从严处罚。

第六十一条考勤汇总：办公室负责对每个月的考勤数据的核对和汇总，对迟到、早退、旷工等现象严格核对，认真记录，任何员工有请假或出差的必须

向保卫科及时上交有关手续，外出人员必须出示由部门经理签批的请假条、

派事单或出差单，否则视为旷工。

第六十二条请假分为病假和事假，每月出勤26天（包括）以上视为全勤。

□档案管理工作制度

为提高对公司档案管理工作的重视程度，规范公司的档案管理程序，增

强公司档案的实用性及有效性，特制定本制度。

第六十三条归档范围

1集团公司需存档档案：

（1）重要档案：经济类合同，如公司与银行签订的协议、上市合同及协议、房屋和土地购买协议书、各公司重要证件、取得的相关荣誉、上级批文等。

（2）一般档案：集团公司一些重要决策、发展规划、公司红头文件等。

2、各分公司需存档案：公司相关证件、公司的重要决策文件、一般合同、

协议。

第六十四条档案资料的收集

1公司的归档资料实行“每周归档”制度，即每周一为公司档案资料的归档日。

2、在档案资料的归档时间，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档

的原始资料。各主管部门必须于每周一将需要归档的资料提报给档案管理员，并办理好档案交接手续，填写《文件交接登记表》。

3、重要档案收集后要及时放入保险柜保管，需有两人分别负责保管两把钥匙进行开关。

4、对收集后的档案及时归档编上目录，做好电子、书面两套存放。第六十五条公司档案原则上由专人负责管理，具体为：重要档案和一

般档案由董事会办公室和集团办公室指定专人（一般为两人）进行管理。第六十六条档案的借阅

1总经理、副总经理、总监借阅档案可由本人签字后直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅档案时，由借阅人填写《借阅档案登记表》，由部门分管副总或总经理签字。

3、借阅重要档案时，由借阅人填写《借阅档案登记》，并由分管副总签字后由两位档案员同时开启后方可领取。

4、档案借阅者必须做到：

（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第六十七条档案的销毁

1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司的档案资料。

2、对已没有保存价值的需要销毁的档案报于总经理批准后方可销

毁；

3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

4、在销毁公司档案资料时，必须由总经理指定专人监督销毁。

第六十八条为更好地履行公司档案管理制度，公司制定档案室管理制度和档案管理员职责，以便完善档案管理制度。

□档案室管理制度

第六十九条按规定将档案分类排放、排列整齐。

第七十条保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。

第七^一条档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档

案室消防器材。

第七十二条非经允许，外人不得随便进入档案室。

第七十三条管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室

安全。

第七十四条熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，

做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，应及时复制

第七十五条有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理

计划。

第七十六条未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外

传，要严格遵守保密制度。

第七十七条切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案

安全。

□档案管理员职责

第七十八条认真做好每周的档案归档、整理以及每年的立卷和装订工作；认真

编制档案目录；根据《档案管理》有关规定，做好保管期满后的档案销毁工

作。

第一百条做好档案室的日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防

火、防虫、防盗工作。

第一百零一条严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续，档案登记记录。

第一百零二条严格公司的有关档案安全和保密制度，严防档案毁损、散失和泄

密事件。

第一百零三条热情服务，为查阅档案的有关人员做好服务工作。

第一百零四条要不定期对各公司形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督检查。

第四节集团办公室管理制度

注：合理化建议的范畴

□办公用品申报程序

部门填写物品申报单T部门负责人审核一交办公室审核签字一供应部和仓库完成采购和发货

第一百三十四条各部门必须根据实际需要，认真填写所需物品申报单, 并由部门负责人仔细审核方可通过。

第一百三十五条交办公室须对各部门上交的物品申报单认真审核，统筹安排，由办公室主任签字方可生效。

第一百三十六条供应部必须严格按照申报单需求进行采购，对采购来的相关物品须严格办理入库手续后，各部门方可领货。

第三章优化办公室管理职能促进内外协调发展办公室作为一个公司的枢纽部门，对加强公司各部门之间的协调合作，提高公司后勤的工作效率，提升企业管理高度和促进企业全面发展等诸多方面都起着举足轻重的作用。怎样搞好办公室工作，充分发挥其枢纽作用，促进各部门的良性协调和公司的全面发展就显得尤为重要了。

一、办公室要牢固树立全局意识，以作风树立形象。

努力使办公室成为公司指挥系统有序运转的协调者。办公室人员要从更高角度审视全局、从更深层次挖掘潜力，切实把任务要求传达好，把各项工作安排好，把各个环节衔接好，确保公司各项管理要求准确、完整、客观、及时地传达到基层、落实到一线，促使企业整体工作步伐统一有序，协调一致。我们既要在工作中充分发挥办公室承上启下、协调左右的内部综合管理职能，切实树立积极有为、扎实肯干的良好形象；也要在企业对外交流、业务接洽等商务活动逐步增多的新情况下，有效把握适宜、规范、科学、真诚的交往原则，通过维护和展现企业高效务实、诚信严谨的对外形象，取得社会各界的充分理解和认同，赢得工作主动。

二、办公室要着力提高服务能力，以能力取得主动。

办公室作为企业的大管家”，服务就是其工作的最大特色。要突出服务的超前性、全局性和针对性，需要服务方式不断创新，管理方法不断改进，服务能力全面提高。始终强化业务学习，推动人员业务素质迈上新层次。高效的工作业绩来自于高素质的工作团队，办公室人员要通过业务素质的不断提升，进一步增强应对覆盖面广、涉及事务多、时间要求紧的突发性重大工作的能力，以深厚的政策水平和良好的技能储备促进办公室成为快速响应、执行有力的精锐团队。始终深化过程管理，努力实现

从决策要素的单项服务向决策全过程服务的转变。要始终找准工作焦点，紧紧围绕企业总体部署和中心工作，正确看待并稳妥处理带有全局性和根本性的问题，把领导关注的、

职工关心的难点、热点问题及时反映出来，提供切实可行的解决方案，促成问题的顺利解决。

三、办公室要切实做好各项工作，以业绩赢得地位。

要针对办公室被动性、从属性、变化性较强的工作特点，既需要先期确定计划，还要充分考虑计划调控，形成张弛有序的节奏，才能保证工作主动、局面和谐。有效追求工作广度，通过运用开放性的思维，以兼收并蓄的观念指导自身工作，促进办公室形成讲全局、懂全局、谋全局”的良好工作氛围。努力追求工作深度，转变职能重心，从办理事务型向参与政务型转变；转变工作方法，从粗放经验型向精细管理型转变；转变工作作风，从松散被动型向超前主动型转变，为更加精准、快速地办理事务，高质量、高层次地参与政务奠定良好基础。

办公室工作细小繁杂，却是小中见大，细处见真”，要重视细节的锤炼，各项工作才能做实、做精。作为公司服务管理前沿的重要部门，办公室要随时认清形势，结合当前工作实际，摒弃以前废旧的制度，吸取优秀的工作经验和管理制度，有选择地对长久以来的工作制度做出及时的更新和创新。办公室工作一定要找准定位、明确方向，转变观念、提升能力，围绕中心、服务全局，努力开创办公室工作新局面。才能跟上新形势，适应新要求。

面对当今全球化的趋势，市场竞争日趋激烈，我们企业也面临着更大的挑战和机遇，办公室要不断开拓创新，锐意进取，对内行使“检察官”，对外发挥“外交官”的强大职能，为公司发展提供更加全面的服务。