文书档案管理规章制度

第二十三章文书档案治理制度

在专门多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的治理制度可有可无阻碍不大事实上不然即使一个再小的公司假如对这些看似琐碎的方方面面失于治理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的治理势必陷入混乱因此要想幸免这种后果必须掌握以下几个方面

一.文印室治理规定

第一条为了加强公司的文件治理特制定本规定

第二条公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印

第三条公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理

第四条私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免阻碍公司的正常工作

第五条文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误

第六条文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司治理中须保密的事项透

露给他人不得载留任何文件

第七条文印室对送来打印复印传确实文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政治理部门的统一列行政开支

第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批判或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会阻碍或较大经济损失处元以上罚款直至辞退

第九条本规定自年月日起执行

表23-1行文表

发文号

二.文件收发规定

第一条公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发

第二条文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章

第三条文件和原稿由办公室分类归档保存备查

第四条属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送

第五条文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清晰并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围报送

第六条外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送第七条传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实

表23-2往来信函记录表

客户或单位:

三.公司报刊邮件函电收发制度

第一条全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发

第二条外发函电要求

1、各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点往常

将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发

登记表

2、每天下午点往常公司收发室应将当日外发函电清点累

计送交邮局寄发

表23－3信函寄发记录表

□业务类□公共关系

□采购类□总务类

第三条外来邮件治理

1、外来邮件一律公司收发室签收分发

2、凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室

当面签收

3、一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分

放到各单位信报箱内

4、私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取

5、不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁

置延误对国外来函应检查封口邮戳如发觉被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由

6、凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室通知发

出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件超期罚款收发室概不负责

第四条报刊订购与收发

1、报刊订购

（1）订购时刻：上半年

下半年

（2）订购手续：不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清晰交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续归口治理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外还须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人

2、报刊收发

（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对比邮局分送清单分类清点发觉有差错应及时登记并要求补缺退任（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时刻为小时任何人不得进入收

发室

四.公司文件治理规定

（一）总则

第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度

第二条文件治理内容要紧包括上级函电来文同级函电来文本厂上报下发的各种文件资料

第三条按照党政分工的原则全厂各类文件分不由党委办公室和厂部办以下简称两办归口治理

表23－4送发公文登记簿

表23-6表格档案处理工作一览表

（二）收文的治理

第四条公文的签收

1、凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记

签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文

件除外后分不交两办机要秘书拆封在签收和拆封时收

发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮

票撕毁函件应查明缘故对密件开口和国外信函邮票被

撕应拒绝签收

2、对上级机要部门发来的文件要进行信封文件文号机要

编号的四对口核定假如其中一项不对口应立即报告上

级机要部门并登记差错文件的文号

第五条公文的编号保管

1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理

传阅单并分类登记编号保管须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件厂领导启封后也应分不交两办办理正常手续

2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分不送交

两办机要秘书进行登记编号保管不得个人保存

第六条公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需分不由两办主任或副主任依照文件内

容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办为幸免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要月即办

2、一般函电单据等分不由两办机要秘书直接分转处理如

涉及几个单位会办的文件应同主办单位联系后再分转处理

3、为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送

到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过天专门情况例外

第七条文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密

级的文件带回家宿舍或公共场所也不得将文件转借其

他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容

2、阅读文件应抓紧时刻当天阅完后应在下班前将文件交

机要室阅批文件一般不得超过天阅后应签名以示负责

如有领导批示拟办意见两办应责成有关部门和人员按

文件所提要求和领导批示办理有关事宜

3、阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件

及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄

密

4、文件阅完后应送交两办机要秘书切忌横传

5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部

门接到文件函电应立即指定专人办理不得将文件压放

分散如需备查应按照有关保密规定并征得两办同意后

予以复印或摘抄原件应及时归档周转

6、按照阅文范围离退休干部一般由有关部门定期组织学

习有关文件或由两办机要室通知到机要室阅文（三）发文的治理

第八条发文的规定

1、全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部各群众团体

和部门一律不得自行向上向下发送正式文件

2、各群众团体部门需要向上反映汇报重要情况或向下安

排布置重要工作要求发文应向厂部提动身文申请并将

文件底稿交厂办审核厂部同意发文则由厂办按机构设

置与业务分工统一归口以厂字发文

3、对全厂阻碍较大涉及两个以上厂领导分管范围的文件

须由厂长批准签发其余文件均由分管厂领导批准签发第九条发文的范围

1、凡是以厂部名义发出的文件通告决定决议请示报告编

写的会议纪要和会议简报均属发文范围

2、厂部下发文件要紧用于

（1）公布全厂规章制度

（2）转发上级文件或依照上级文件精神制订的工厂文件（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项

（4）公布全厂性的重大生产技术经营治理政治工作生活福利等工作的决定

（5）公布有关奖惩决定和通报

（6）其他有关全厂的重大事项

3、上行文外发文要紧用于

（1）对上级机关呈报工作打算请示报告处理决定

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产技术人事劳资物资供应科研基建经营治理等事宜

4、在工厂日常生产技术经营治理中有关图纸技术文件工

艺修改审批工作安排部署传达上级指示等事项应按有

关制度办理经分管厂领导批准后由主管业务科室书面

或口头通知执行一般不用厂部文件公布

5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定一般都不应发

文不备查考能够科室名义用工作简讯发会议纪要

6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系可用各科室

的名义对外发函应各自编号备查不用厂部名义发文（四）发文程序与要求

第十条发文程序规定

1、各单位需要发文应事先向厂部提出申请

2、厂部同意发文时主办单位应以国家法令上级指示或工作实

际需要草拟文件初稿

表23-6表格治理登记表

3、草拟文稿必须从全厂角度动身做到情况确实观点鲜亮条理

清晰层次分明文字简练标点符号正确书写工整严禁使用铅笔圆珠笔红墨水和彩笔书写

4、文稿拟就后拟稿人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题

发送范围印刷份数拟稿单位与拟稿人并签名盖章标定日期和密级

5、厂办应依照厂部的要求和上级有关指示精神有关文件规定

对文稿进行审查和修改对涂改不清文字错漏严峻内容不妥格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿

6、经厂办审查修改后的文稿送部门主管领导核稿对文稿内容

质量负责

7、对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟稿部门重

新抄写清晰

8、需经会签的文稿应在交付打印前送会签部门会签文稿审核

会签后按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发

9、经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字

室打印

10、文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上

签名

11、文件打字后由厂办派专人按数印刷再由两办机要秘书

分发并检查落实情况对印刷质量不行的文件机要秘书应拒绝盖印分发

（五）文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件需经本部门负责人签写便条对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续就地阅看按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录不同意拆卷和在文件上勾画等

第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办应定期对情况差不多办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件进行收

缴清退工作一般为月底一小清季末一中清年终一总清如发觉文件丢失必须及时查明缘故和责任者并如实向领导报告第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交保管保

密催办检查工作

（六）文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围

1、凡下列文件统一分不由两办负责归档

（1）上级机关来文包括上级对工厂报告申请的批复

（2）厂部发出的报告指示决定决议通报纪要重要通知工作总结领导发言和生产经营工作的各类打算统计季

度年度报表等

（3）厂长办公室厂务会工厂治理委员会中层干部会以及各种专业例会记录

（4）厂一级组织召开的代表大会所形成的报告总结决议发言简报会议记录等

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件资料及本厂在会上汇报发言材料等

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告指示记录以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料

（8）反映本厂生产经营活动先进人物事迹及厂领导工作

等的音像摄制品

（9）工厂日志和大事记

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料

2、业务科室各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室群众团体负责立卷归档

第十六条立卷要求

1、文件立卷应按照内容名称作者时刻顺序分门不类地进行整

理归档

2、立卷时要求把文件的批复正本底稿主件附件收集齐全保持

文件材料的完整性

3、要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作重

要会议形成的文件材料要及时立卷归档

4、上年度形成的文件材料要求在下年度月份往常整理完月份

正式向档案馆室移交清单一式两份接交单位各留存一份备查

（七）文件的销毁

第十七条关于多余重复过时和无保存价值的文件厂办机要室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件应派专车分不由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁

五.公司文书治理制度

(一)总则

第一条为确保文书事务正常顺利进行促进与提高组织治理工作的效率特制定本制度

第二条所谓文书是指业务工作上往来公文报告会议决议规定合同书专利许可证书电报各种账簿图表参考书等一切业务用书与公文

第三条全部文书归公司所有并收藏任何个人不得私自占有第四条必须严格保守文书的机密

第五条文书按下列要点处置或办理

凡重要事宜的指示请示汇报报告传达答复等等一律以文书的形式进行所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则必须明确责任

即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项事后也必须以文书

形式记录下来

第六条文书的治理原则规定如下:

1.文书的收发领取与寄送原则上由总公司总务部负责

2.分公司或分支机构的文书治理另有文书治理细则做出规定

(二)文书的收发

第七条到达文书全部由文书主管部门接收并按下列要点处置

1、一般文书予以启封分送各部门

2、私人文书不必开启直接送收信人

3、分送各部门的文书若有差错必须立即退回总务部

(三)文书的处理

第八条文书按机密程度可分为以下几类:

1.绝密指极为重要同时不得向无关人员泄漏内容的文书

2.秘密指次重要同时所涉及内容不能向公司内外无关人员透

露的文书

表表格登记单

3、机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书

4、一般：指非机密文书假如附有其他调查问卷之类的重要东

西则另当不论

5、传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书

第九条一般文书的处理原则如下

1、由部门经理以上级不的主管负责对文书进行批阅回答

批办以及其他必要的处理或者由其指定下属对文书进

行具体处理

2、假如遇到重要或异常事项必须及时与上一级主管取得

联系按上级指示办理

3、各种有关联的事项必须与各部门商量后方能予以处置

第十条机密文书的处理原则如下

1、机密文书原则上由责任者或当事者自行处理

2、指名或亲启文书原则上应在封面上注明文书所涉及事项的

要点和发文者姓名并由发文者封缄

3、到达的指名或亲启文书原则上由信封上所指名的人开启其

他人不得擅自启封假如某主管在职务上有权替代来件所指名者不受本条规定的约束

第十一条文书的阅览原则如下

1、某文书被阅览后阅览者必须签字表示差不多阅览完毕

如有必要可在文书的空白处填写阅览后的意见并转给

或交还文书的主管

2、有必要在各部门传阅的文书必须附上传阅登记簿按传

阅登记簿规定栏目填写并最终交还文书主管第十二条与各部门有关的文书在处理意见上假如存在分歧则由文书的主管部门出面进行协商假如不能协商一致上报或请示上级领导由上级裁决

(四)请示审批

第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序凡公司经营重要事项都必须经请示获得董事会总裁和常务董事审查裁决和公文批复之后方能实行

第十四条须请示审批事项如下

1、职务及重要人事安排

2、各种制度性规定的变更

3、重要契约的缔结解除与变更

4、诉讼行为

5、与政府机构有关的各种重要的请示回执申请等等

6、土地建筑物以及事务所权利的购买与转让

7、大额馈赠谢礼以及宣传广告费用的开支

8、分支机构的增减与升降

9、预算与决算事宜

10、借款与贷款以及借贷银行的开设与变更

11、重要或高额物品的采购不急用或不需要物品的转让或

廉价出售

12、定期或不定期刊物发刊修改与废除以及费用开支的修

订

13、有关公司经营的重要打算与企划

14、其他上述未涉及的重要事项

第十五条请示审批者为分公司经理以及以此为标准确定的主管

第十六条对请示审批的提案文书必须进行认真斟酌以便能顺利实施

第十七条请示审批的事项必须以提案文书的方式经主管呈交总部假如情况紧急同意直接以非文书形式请示但事后必须尽快撰写请示提案文书上报

第十八条请示提案文书的内容包括标题正文理由讲明和附录提案文书应一式多份分送有关部门如业务部门出版部门总务部门和财务部门等等

第十九条请示提案文书必须编号注明起草者或请示者所属分支机构及部门并签名盖章

第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定则以请示提案书副本替代批复返回并请示部门予以执行

第二十一条请示提案原本由总务部保管

(五)文书的制作

第二十二条文书制度要领如下

1、文书必须简明扼要一事一议语言措辞力求准确规范

2、起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程加以证明必须

做出交代必要时附上相关资料与文件

3、必须明确起草文书的责任者并署上请示审批提案者姓名对

请示提案文书进行修改时修改者必须认真批阅原件修改后必须署名

第二十三条文书的起草必须征得主管同意同时在主管有了明确的决定之后进行文书起草只是一个文书化的过程与结果文书的草案必须予以保存

第二十四条重要文书必须通过公证同时在正式文书形成前掌握并附上具有价值的证据或证明文件

第二十五条文书的署名按下列规定进行

1、公司内文书假如是一般往来文书只需主管署名假如是

单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文

书只需部门署名假如是重要文书按责任范围由总裁副

总裁常务董事署名或者署有关部门的主管姓名与职务

2、对外文书如合同书责任状政府许可申请书回执公告等

重要文书一律署总裁职务与姓名假如是总裁托付事项

可由指名责任者署名上列规定以外的文书也可署分公

司或分支机构主管的职务与姓名

第二十六条文书的盖章按下列要点进行

1、在正本上必须加盖文书署名者的印章副本能够加盖署名者

或所在部门印章

2、假如文书署名者不在可加盖职务或代理者印章并加盖具体

执行者印章替代但在这种情况下文书存档前必须加盖署名者印章

3、以部门或公司名义起草的文书在旁侧加盖有关责任者印章

第二十七条总裁与公司印章按下列原则使用

1、在有必要加盖总裁公司印章时必须填写托付申请书经

所属部门主管认可同时加盖印章之后向总务部门提出

2、总务部主管经审核签名盖章批准申请如有必要则需请

示总裁

3、在需要总裁签字的情况下手续同前

4、经总务部批准后去印章保管员处加盖公司印章

5、一些带有公司字样或总裁职务字样的印章须经主管同

意直接向印章保管员申请加盖

(六)文书的发送

文书档案管理岗位规范

文书档案管理岗位规范集团公司文件内部编码：（TTT-UUTT-MMYB-URTTY-ITTLTY-

300M W火力发电厂岗位规范/办公室/文书档案管理岗位规范1范围本规范规定了文书档案管理岗位的岗位职责、上岗标准和任职资格。本规范适用于文书档案管理工作岗位。 2岗位职责 2．1职能范围与工作内容 2．1．1负责收、发文件的处理，负责文件的收签、传阅、催办及发文的登记编号，做到及时、准确、保案、无误、事事有回音，件件有落实。 2．1．2负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。 2．1．3收集、整理全公司的行政公文，做到分类清楚，排列正确，保证文件的完整、齐全。 2．1．4负责行政公文的借阅、使用工作和对外办理资料调阅，索购手续等有关管理工作，做到查阅方便。

2．1．5做好电话记录，重大事情立即通知有关人员。 2．1．6负责召开会议的通知和安排工作。 2．1．7负责全公司报刊、杂志、信函、邮件的征订、领取、分发、发送工作，指导通讯员工作，要求服务周到，征订分发无差错。 2．1．8负责公司公用电报、信函的审定工作，及时与邮局联系，按期结算报销邮费，做到及时、迅速账目无差错。 2．2工作关系 2．2．1在主任（主管）领导下开展工作，并对其负责。 2．2．2业务上接受上级主管部门的指导。 2．2．3搞好与相关岗位的协作与配合工作。 2．3文明办公要求 2．3．1坚守岗位，遵守纪律。

2．3．2谦虚诚恳，团结同志。 2．3．3礼貌待人，说话和气，热情耐心。 2．3．4保持室内清洁，各种物品，定置定位，摆放有序。 2．3．5按规定着装和佩带工作标志。 3上岗标准 3．1思想政治和职业道德 3．1．1坚持四项基本原则，拥护党的方针政策，政治上与党中央保持一致，实事求是，密切联系群众，廉洁奉公，遵纪守法。 3．1．2爱岗敬业，事业心和责任感强，忠于职守，开拓进取。 3．2必备知识 3．2．1熟悉文书学基本理论。

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。

文秘工作与档案管理

浅谈文秘工作与档案管理［摘要］文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。［关键词］文秘工作；档案管理；文档一体化文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。１文秘工作与档案管理工作的联系文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 ①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是

现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。②两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。③两者互为因果。公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。２文秘人员的素质，是提高档案质量的关键（１）文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。（２）科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导

文书档案管理作业以及答案

一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、（C ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A ）。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。 A、永久 B、30年 C、10年 5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是（C ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、归档就是（A ）的文件经（C ）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是（ACD ）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由（ABC ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度三、判断题（共8 小题，每题5 分） 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错

文书档案管理实施细则

文书档案管理实施细则 1 目的为加强公司文书档案管理，保证文书档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，根据公司《档案管理制度》及国家相关法规等规定，结合公司实际情况，特制定本细则。 2 范围适用于全公司范围内经营管理、生产技术等工作中形成的文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。 3 职责总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。负责对收集起来的档案进行重新编制件号、盒号、档号。各部门负责人：对本单位或项目的文书档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的文书档案工作进行监督、检查、指导和考核。各部门档案管理人员：负责文书档案收集、整理档案资料；对本单位文书档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有文书档案的初步整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号（用铅笔编写）、编写目录、装盒等。 4 术语定义编目：指按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。归档文件目录：指登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。编件号：是归档文件在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份文件编一个件号。目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。来源单位/部门：文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，来源单位/部门一栏填写公司全称加上部门全称。来源单位/部门名称太长可使用通用简称。过多时可以适当省略。批准通过的审批表，来源单位/部门为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。文号：发文的字号。由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。档案名称：即文件的标题。文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名、但不能真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“[ ]”。重新拟的题名必须包括责任者、问题、文种三要素。日期：文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。例如：。页数：为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。

文书档案管理细则

文书档案管理细则第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。第三条职责（一）办公室负责公司文书档案的管理。（二）各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。（三）各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。第四条文件材料的归档范围（一）外单位来的文件材料.： 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。 3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。（二）公司在工作中形成的文件、资料： 1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。 2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。 3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。 4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。 5、公司编制的各种计划、统计报表等。 6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。 7、关于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、

计划、总结、重要简报等。（三）下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。第六条归档文件的系统性要求（一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。（二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。第七条归档文件在技术加工方面的要求（一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。（二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。（三）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。（四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。（五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。（六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫

文书档案管理课程作业

文书档案管理课程作业共 3 大题，总分 100 分，60 分及格一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、承办是公文处理过程中的（c ）。 A 、首要环节 B 、重要环节 C 、中心环节 D 、次要环节 2、（b ）可不用去除文件上的金属钉。 A 、永久保存的文件 B 、10年以下保存的文件 C 、30年保存的文件 3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（a ）。 A 、永久 B 、30年 C 、10年 4、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（b ）种。 A 、12 B 、13 C 、14 5、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保存价值（）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。B A 、等于

B 、大于 C 、小于 6、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（a ）。 A 、处置办毕公文 B 、分发 C 、签注 D 、用印二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1 、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（b c ）。 A 、穗档函（2006）1号 B 、穗档〔 2006〕1号 C 、穗档办〔2006〕1号 D 、穗档字〔 2006〕1号 2、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( ad)两种 . A 、永久 B 、长期 C 、短期 D 、定期 3、公文结构的必备要素有(abc ). A 、标题 B 、正文

文书档案管理规章制度汇编

文书档案治理制度在专门多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的治理制度可有可无阻碍不大事实上不然即使一个再小的公司假如对这些看似琐碎的方方面面失于治理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的治理势必陷入混乱因此要想幸免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室治理规定第一条为了加强公司的文件治理特制定本规定第二条公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印第三条公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理第四条私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免阻碍公司的正常工作

第五条文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误第六条文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司治理中须保密的事项透露给他人不得载留任何文件第七条文印室对送来打印复印传确实文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政治理部门的统一列行政开支第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批判或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会阻碍或较大经济损失处元以上罚款直至辞退第九条本规定自年月日起执行行文表发文号

二.文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章第三条文件和原稿由办公室分类归档保存备查第四条属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送第五条文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清晰并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围报送

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

文书档案管理作业

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括（）。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期三、判断题（共 8 小题，每题 5 分） 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对错

文书档案归档范围及保管期限管理规定

文书档案归档范围及保管期限管理规定文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）

附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿） 1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。归档文件材料的来源内部形成的文件材料。执行、办理的外来文件材料。

文书工作与档案管理考试题

《文书工作与档案管理》试题A卷一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分为、、三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方面：、、、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包括、、、、、六个环节。 4．信访文书的特点是：、、。二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。（1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。（1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用（2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量（3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度（2）文书部门立卷的制度（3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。（1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。（1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。（1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。（1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发

3．收文登记 4．组合案卷四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则：五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函《文书工作与档案管理》试题B卷一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。５、文书管理，就是对文书工作的、和。二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分）１、以下文种中不属于下行文的是。Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律４、制定是建立岗位责任制的中心环节。Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度５、拆封的任务不包括。Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置

(全套标准)文书档案管理制度

文书档案管理制度 1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件档案管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2.适用范围：本制度适用于公司所有文件档案管理。 3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总经办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总经办备份存档，并接受总经办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。 6.文件格式： 6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。 6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成； 6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可

学校文书档案管理办法

学校文书档案管理办法文章来源初中教师网w 9 1 一、总则为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》，结合本校实际，制定本办法。本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。二、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在归档文件整理过程中，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。三、整理要求归档文件应齐全完整，并按照本单位制定的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合陕西地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换格式》要求。四、整理方法 ⑴文件的确定归档文件一般以每份文件为一件；正件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要的文件的正文与历次修改稿各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。

文书与档案管理基础知识

为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4mm 页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。 ★公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。 ★公文的份数序号一般是位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。 ★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。 ☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代字、年份、序号组成。发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“”。发文顺序号分年度从号起，按公文的签发时间的先后（即“1”不编为“001”），不加字。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。标注于公文

文书档案管理制度(新版)

( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改文书档案管理制度(新版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

文书档案管理制度(新版) 1、目的与适用范围本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法, 本制度适用于公司文书档案的管理。 2、工作内容 2.1文书档案的归档 2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。 2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。 2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。 2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签

字。 2.1.5归档的案卷必须符合下列要求: 2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。 2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过50个字,统一用黑笔写案卷。 2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。 2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。 2.2文书档案的整理和保管 2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管, 2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。 2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。 2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。 2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。

文书档案管理制度

第十章文书档案管理制度一、档案管理制度（一）公司档案管理办法依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制订本办法：一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书断案由办公室集中统一管理，科技档案（已交办公室的除外）分别由有关处室管理，以便于及时利! ，维护档案的完整与安全。公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办L 位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文；、科技（部门）档案。其任务是：（一）收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；（二）积极开展档案的提供利用工作；（三）进行档案鉴定；（四）进行档案统计；（五）保管部分科技档案；（六）认真学习（中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷基本方法，保证档案质量。三、立卷范围：（一）上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。

（二）公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。（三）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。（四）公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全司的规章制度）。（五）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。（六）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。（七）国际交流和合资企业来往文件、协议，报告和会谈纪要等文件材料。（八）重要的人民来信、来访及其处理结果。（九）有关人大政协提案处理结果。（十）公司各处室以上级管理部门名义的发文。（十一）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。（十二）外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。（十三）根据公司现有人员和工作的实际情况，已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管，其余的不再统一归档，仍然由各处收集、整理、鉴定、保管，以便利用、查找，更好地为本部门服务。四、立卷要求：（一）立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。（二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。（三）拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原