财务报销管理办法

报销管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和标准化，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，结合本公司实际情况，制订本管理办法。

第二条本管理办法适用于公司全体员工。

第二章报销单据的使用管理

第三条报销单据的使用

报销时应根据业务的不同使用统一印制的报销单据：《用款审批单》、《借款单》和《报销单》等，并按规范进行填制。

（一）用款审批单：适用于支付集团外部单位的款项以及集团内部资金调拨。

（二）借款单：适用于内部员工因公借款。借款归还时，由财务部开具收据，不归还《借款单》。

（三）报销单：适用于物品采购、费用发生时填制。具体填制要求如下：

1、“单位名称”——采购物料的单位或费用发生经办人的部门名称。

2、“事由”——由经办人根据报销的事项详细填写，需

要说明的，在《报销单》背面“详细说明”处予以注明。

3、“费用明细”——由财务人员在审核时，根据会计制度要求填写，非财务人员禁止填写。

4、发票粘贴时将外来发票贴在前，内部佐证或审批单据贴在后，但同一事项应当按顺序对应粘贴，发票应当正面粘贴，呈鱼鳞状分布。报销粘贴单中的票据必须用胶水粘贴，附件应折叠成粘贴单样大小，严禁超出粘贴单，应保持报销单据干净、整齐、美观。

5、所有报销业务都必须提供合法的发票，严厉禁止用收据替代发票的行为，除事业性收费单据及本单位内部收款收据外，其他外单位开具的收据一律视为白条，财务不得受理，应直接退回请款人。

第三章报销的具体要求

第四条发票的基本要求

（一）发票必须合法、真实、有效，且发票的背面必须有业务经办人签名并注明业务发生日期。

（二）发票正面禁止写说明性文字，需要说明的事项应写在发票背面左上角，发票正面任何位置不能涂改，发票抬头必须准确无误的填写公司的全称。

（三）对外取得发票时，应当注意发票项目齐全、内容真实、字迹清楚、金额正确，不得使用套开发票及代票，全部联次一次打印且内容完全一致。一式多联的原始凭证、报销联是否为发票正本或指定报销联次、是否为税务机关监制

发票或财政部门监制的票据。

（四）外制原始凭证不得涂改、挖补，凡经过刮、擦、挖、涂改以及小数改大数的凭证，一律视为无效凭证。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章或发票专用章。

（五）外制原始凭证必须盖有填制单位公章（或财务专用章或发票专用章）以及有关人员的签章，自制原始凭证必须有符合公司内部流程的相关人员签字或盖章。

（六）对不正当渠道取得的或缺乏合理性、合法性的以及残缺不全的原始凭证，财务应予以拒绝受理。

第五条报销凭证的填写要求

（一）办理不同的报销事项时，应分开填制《报销单》，必须“一事一报”，禁止把不同的业务事项混合报销。

（二）报销人、财务审核人员、审批人都必须用黑色、黑蓝色钢笔或黑色水笔在报销单据填写，不得使用铅笔、圆珠笔等填写，否则一律退回重填。

（三）报销人填写报销单据时，应当内容完整、填写清晰、文字规范、数字大小写准确一致，不得存在涂改、刮擦、挖补等情况，否则一律重填单据。

（四）报销人的票据必须合法有效，严禁弄虚作假。对于白条、非正规收据、已宣布作废的发票和假发票等不合法或不正规票据，财务人员有权拒绝审核，并不予报销。

（五）涉及员工垫支费用报销的情况，要求收款人和费

用经办人保持一致，若出现报销人和收款人不一致的情况，报销人需在空白处签字确认。

（六）针对有签订合同和协议的款项，严格按照账期或合同或协议付款进度付款，不得提前支付。

（七）报销人应当如实填写报销单据所除附的原始凭证张数，审核人员发现未写或错写附件张数应及时退回更正。

（八）出纳付款或财务入账时，应核对报销单据上注明的附件张数是否与实际张数一致；在原始凭证上是否有加盖“审核”章，原始凭证金额是否与报销单据上金额一致，不一致时，应提交财务经办人员重新审核。

（九）出纳付款时，对外部实际收款人与报销单据上单位或人员不一致的，应提请实际收款人提供收款委托书或其身份证明，否则不予付款。

（十）所有费用报销必须在完成任务后5个工作日内办理报销手续。同一事项重复发生时，其汇总报销的最长时间以一个月为限，在当月底或次月十号前办理好报销手续。

（十一）报销人在办理非本部门的事项报销时，必须由受益部门负责人在《报销单》“有关部门”或发票处签字确认。

第四章报销审批流程

第六条报销审批流程

（一）支付款项：报销人整理报销单据并填写费用报销单→部门经理审核签字→分管副总审批→财务会计复核→财务负责人审核→公司总经理审批→交财务部出纳处办理付款手

续。

（二）不支付款项：报销人整理报销单据并填写费用报销单→部门经理审核签字→分管副总审批→财务会计复核→财务负责人审核→公司总经理审批→交财务部会计做账务处理。

（三）报销人员按审批权限规定的顺序进行签核，不得未经上一步报销程序直接进入下一步程序，否则财务拒绝受理。

（四）公司所有付款业务一律使用银行转账和银行承兑的方式支付。

第五章日常费用报销的具体规定

第七条零星采购

采购经办必须在《报销单》后面随附仓库的入库单，内部制度规定需要过磅、检验的，需随附过磅单、检验单等。第八条员工薪酬

（一）应由人事行政部提供分部门的工资情况汇总表：人数、工资总额及各种代扣代缴款项，相关栏目符合集团数据统计要求。无论是临时工还是计件工工资，人事行政部应一律在请款单上提交收款人银行卡号，不得以现金发放。

（二）代扣代缴款项台帐应由人事行政部按员工统计，发放工资时足额扣回，并按月与财务账面进行核对。

第九条员工借款

（一）外部的单位或个人借款，经批准后，以其开具的借条原件和复印件同时作为借款入账的依据。

（二）收回外部的单位或个人借款后，借条原件需要归还对方时，须用本公司开出的《收款收据》的“收款联”进行替换，并由借款人在借条复印件上写上“原件已收回”的字样，签字盖章确认。

（三）公司内部员工因公借款需填写《借款单》，应当注明借款事由、借款金额、支票或现金，经总经理审批财务审核后方能办理。

1、公司内部员工临时借款，原则上不允许跨月借支。出差借款凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款。申请借款事由的任务完成5个工作日内需办理相关销账手续。

2、借款实行“前款不清，后款不借”的原则, 上笔借款未还者原则上不得再次借款。若报销人员有借款尚未冲销，应先冲销借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

3、因经常重复办理零星开支的人员，如行政、采购、驾驶员等为提高效率，可以申请备用金，备用金额度经总经理核准并报财务备案。所有备用金年末必须收回，次年再重新申请；因工作岗位变动无需备用金的，必须在变动当月交回。

4、借出款项因员工辞退、旷工离职、逃亡、死亡等各种原因造成不能收回的，由员工借款时第一审批人承担连带偿还责任。

第十条招待费及其他应酬费

1、招待费用。招待发生前，务必事先填写招待费审批

单，500元以下的由分管副总审批，500元（含）以上的必须签核至总经理，否则一律不予报销。如确实因特殊原因无法提前填写申请单的，需电话事先向领导申请，回来后补填，否则财务应拒绝报销。500元（含）以上招待费须二人以上知情，特殊情况须请示总经理同意。

应在招待费审批单上详细注明招待的具体时间、对方单位及主要客人、内部陪同人员等情况。非包干费用支出的应当在发票背面注明内部陪同人员及所招待的客人单位。财务审单时，如发现超预算，则延迟至下月报销。

2、其他应酬费用报销，须在当月预算计划内按管理权限审批，特殊情况须由分管副总、总经理审批后方能执行。第十一条市内交通费及误餐补贴

员工因公外出办事，公司未派车而产生的自行乘车费用及加班乘车费用；以及因公影响正常就餐的补助费用报销（一）因公外出办事报销市内交通费用时应随附审批后的《员工外出单》，并由人事行政部签批未派车证明。

（二）加班报销市内交通费时应随附审批后的《加班审批单》。

（三）市内公出误餐补贴，是指因公外出影响正常就餐发放的补助费（参加宴请的不予发放，且市场部员工不得报销误餐补贴），标准为每餐15元，报销应填写经人事行政部审批的《误餐补贴审批单》，需符合以下条件：

1、连续在公司外工作四小时以上，超过就餐时间不能返

回公司或就近回家就餐的。

2、因交通不便或者需要连续工作没有必要返回公司食堂或回家就餐的。

3、因工作需要，临近下班又派出办理公务而误餐的。

第十二条差旅费用

差旅费是指员工因公到公司所在地之外的城市出差所发生的交通费用、住宿费及出差补贴以及市内交通开支。

（一）审批规定

1、报销差旅费应该随附审批后的《出差审批单》。

2、应当在《报销单》的“详细说明”处说明费用发生的日期、各项目内容和项目费用金额。

3、若宾馆使用定额住宿发票或发票上注明日期的，应同时在发票上注明实际住宿的时间、人员，除此外，还需宾馆出具盖章的住宿清单。

4、级别低的随同级别高的一起出差，住宿及出差餐费补贴标准按级别高的执行。

5、因公出差或工作调动，应按最近、最快捷的路线选择交通工具，不得绕道，否则应按最近的交通路线报销交通费用和其他费用。

6、出差人员应对出差有关票据妥善保管，所有差旅费用的报销均须提供正规发票，若票据丢失原则上将不予报销。确实需要用替代发票的必须提供其他有力的证明凭据，如火车票电子订单，机票电子航程单、所住宿宾馆酒店的地址、名称及电话、替代餐饮发票的应当获得内部陪同人员的联名

会签等。

7、经批准参加会议且由组织单位统一安排食宿，不得报销住宿及餐费补贴。

8、参加宴请、宴请接待期间不得报销餐费补贴。

（二）非集团企业内出差标准

1、出差交通费：员工出差时，可视工作安排乘坐汽车、火车、轮船及飞机，原则上只能乘坐火车硬座/硬卧、高铁或动车二等座、飞机经济舱，乘坐超过规定标准的交通工具，超额部分由个人承担，公司不予报销。

2、出差交通费凭以下有效票据实报实销：

（1）出差往返交通工具的票费。

（2）住地与机场、车站、码头之间的往返交通费。

（3）出差所在地的市内交通工具费。

（4）集团内工作调动，总额200元以内的行李托运费。

3、出差餐费补贴规定：

（1）餐费补贴是指在出差期间给予的三餐补贴

（2）出发时，以火车、飞机等票面出发时间为准，9：00（含）后出发的，不再享受当日早餐补助；14：00（含）后出发的，不再享受当日早、中餐补助；19：00后出发的，不再享受当日补助。

（3）返回时，以火车、飞机等票面到达时间为准，7：00（含）以前到达的，不再享受当日补助；12：00（含）以前到达的，不再享受当日的中、晚餐补助；17：00（含）以前到达的，不再享受当日晚餐补助。

（三）集团企业内出差标准

1、出差交通费：比照上述非集团企业内出差交通费标准执行。

2、住宿费：员工在集团所属企业之间出差，企业有住宿条件的，原则上必须在企业处住宿，不得再报销住宿费。特殊情况，需要在企业外住宿的，经到达企业行政部证明后，按“非集团企业内出差标准”据实报销。

3、出差餐费补贴：出差路途中餐费标准按“非集团企业内出差标准”执行。集团所属企业有创办食堂的，必须在食堂

就餐，按每日30元标准，由所在食堂安排用餐。

第十三条小车费用

小车费用是指纳入公司管理的所有小车发生的油费、通行费、修理费及其他费用等。

（一）使用非专车的，应随附人事行政部审核过的《小车费用明细表》，《小车费用明细表》由驾驶员根据出车次数分别填写，并经用车人签字证明确认。

（二）使用专车的，报销时应由专车使用人签字确认。

（三）市场部员工自2014年11月起取消交通和误餐补助，如驾驶公务车外出公用的，凭过桥过路费发票实报实销；如自行乘坐公共交通工具的，凭相应发票报销。签核完毕的报销单递交到财务的时限最迟不得超过业务发生后次日起7个工作日，逾期不予报销。

第十四条邮政快递费用

邮政快递费用应当由人事行政部按月统一结算，结算时应根据邮寄底单进行审核，分部门登记明细及金额，经各部门负责人签字后由人事行政部审核后统一报销。

第十五条广告费、业务宣传费用

（一）广告费，应随附装订成册的报纸、杂志、户外广告验收报告和留底照片。报纸、杂志、户外广告验收报告和留底照片在审核后可另外存放。

（二）业务展览、宣传费，应随附经办部门审核过的展览、宣传结算表、有效发票。

（三）展览、宣传制作费，应随附经办部门审核过的制作明细表。

第十六条会务费

（一）应把与会议有关的费用（含餐费）一起报销，并随附会议通知。

（二）会议纪要应有会议时间、地点、出席人员、内容、费用标准等事项。

第十七条水、电、天然气、租赁等费用

（一）应注明费用的发生地及其所属的月份。

（二）租赁押金以对方开具的收据原件和复印件作为报销依据。

（三）收回租赁押金后，押金收据原件需要归还对方时，须用本公司开出的《收款收据》的“收款联”进行替换，并由租赁人在押金收据复印件上写上“原件已收回”的字样，签名确认。

第十八条清洁费用

应随附有注明清洁的时间、地点、价格和受益人签字确认的单据。

第十九条公司伙食费用

（一）若是由外部提供的，应随附就餐人员的签名并提供正规发票；若是内部食堂提供的，应随附食堂提供的相关依据。

（二）报销就餐人数应定期与人事部门提供的考勤记录

核对。

（三）伙食费标准按公司规定执行。

第二十条保险费用

应以保险合同与保单复印件为依据。

第二十一条电话费用

（一）企业托收的要有银行托收明细凭证。

（二）个人报销的手机话费需按公司统一核定的定额内据实报销，发票抬头只能是公司内部员工，每月15号前由员工所属部门汇总本部门所有有权限报销手机话费人员名单，凭发票统一报销，逾期未报的则延至下月报销，但逾期最迟不得超过2个月，否则视作放弃当月报销资格。

（三）有手机话费报销权限者，离职当月话费不予报销，同时若离职当月10号前未将之前月份话费送交财务报销，不予补报。

（四）对原已享有手机话费报销权限者，在本办法生效后当月起依本办法规定的标准相应调整报销额度。

第二十二条培训费用

（一）单位组织或同意参加外部培训的，应附培训机关培训项目文件及单位员工培训申请审批表或培训协议。

（二）单位组织内部培训的，应附企业内部的批文。

第二十三条修理费用

应随附按规定权限审批的修理申请单、维修项目清单及正规合格发票。

第六章附则

第二十六条本管理办法由公司财务部负责解释和修订。第二十七条本管理办法自发文之日起开始实施，本办法与上级公司相关制度抵触时，以上级公司管理办法为准。