办公室日常管理职责

办公室日常管理职责

加大办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保证工作，把握各项工作进展情形，制定本治理工作制度并随时总结推广好的体会做法，提出改进的意见或建议，按照形势和任务的需要，持续充实和完善。

1.办公室要紧职责

1.1 负责公司内部的后勤治理及相应服务工作。

1.2 负责文件的收、发治理及存档工作。

1.3 负责公司会前预备及会议记录的整理、传达。

1.4 负责办公用品的购买登记和发放治理。

1.5 负责办公设施的修理治理。

1.6 负责外来人员接待、登记、治理。

1.7 负责大型检查、活动的预备工作。

1.8 负责策划并组织公司的大型活动。

1.9 负责企业文化的宣传。

1.10 负责车辆治理工作。

1.11 负责档案、合同治理工作。

1.12 负责公司人力资源治理工作。

1.13负责公司各种证照的年检、变更或升级工作。

2.文件治理职责

2.1 办公室负责文件收、发治理工作，并规定相应的职责。

2.2 收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情形、时限要求等有关事宜向接收人交代清晰。

2.3 收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理处，介绍清晰紧急情形、时限要求等有关事宜，然后由总经理做出审验签收。

2.4 收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。

2.5 办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。

2.6 收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他有关人员，并做好备份、存档、保密工作。

2.7 收到各部门签发的文件时，第一要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。

2.8 收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。

2.9 失去存档意义或储存价值的文件和资料等，通过鉴定无误后交总经理签字批准后，由两人以上销毁。

3.会议职责

3.1 参与公司召开的各种会议，承办会务工作，做好会务服务。

3.2 传达会议通知时，要明确会议时刻、地点及参加人员。如有事应先请假，并附有关手续以备存档。

3.3 负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。

3.4 严肃会议纪律，保守会议隐秘，在会议决议未正式公布往常，不得私自泄露、外传会议内容，以免阻碍决议实施。

3.5 在会议期间，参加会议人员不得窃窃私语。做到有言即发，但在会上一旦形成决议，不管个人同意与否都必须认真贯彻执行。

3.6 在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。

3.7 会后将形成的会议纪要呈报总经理批示，然后再附学习、检查催办通知一并抄送各部门及有关单位。

4.办公用品治理职责

4.1 各部门所需办公用品需提早报给办公室。办公室按照办公用品库存情形以及消耗水平，制定出公司办公用品采购打算报总经理审批，确定采购数量，经财务部核准后支领资金实施采购。

4.2 部分办公用品按照实际情形酌情定量库存。

4.3 需要临时采购的物品，各部门必须提早申报打算，经总经理审批后方可采购，临时或急用物品以不耽搁使用为原则进行购买。

4.4 办公室采购办公用品应到批发市场购买，要货比三家，保证价格合理、质量过关，要建立价格数据库和供应商名目。采购过程中严禁以次充好，营私舞弊，中间提成。

4.5 严格按照采购打算执行，专门用品办公室无法采购的可先提出申

请，经领导批准后由使用部门或使用人自行采购。

4.6 办公室采购的办公用品须登记入册。

4.7 所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。

4.8 消耗品按照部门实际情形定量发放；自然损坏的要以旧换新，人

为损坏的由个人赔偿。

4.9 入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申

请，向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室。

5.办公设施的治理职责

5.1 公司的办公设施包括：桌椅、运算机、运算器、打印机、复印机、传真机、电话、扫描仪、照相机、摄像机等。

5.2 办公室统一采买、配备、治理公司办公设施，同时要对各部门的办公设施做定期检查和修理，对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。

5.3 办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量、质量等登记工作。

5.4 办公室要做好有关贵重办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公室主任提出申请，由办公室主任按照实际情形做出批示借用并做好登记。

6.外来人员的接待职责

6.1 接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。

6.2 外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访咨询部门、访咨询何人、访咨询事由、出入时刻。

7.大型检查、活动的预备职责

7.1 在公司同意大型检查以及举办活动时，办公室主任要组织人员在

检查、活动的前期，预备好检查、活动时必须用的标语、条幅等宣传物品或备用物品，并督促各部门做好迎检或活动的预备工作。

7.2 组织人员做好录像、摄影等必要的资料留取工作。

8.策划组织公司大型活动的职责

8.1 大型节日和公司重要纪念日，按照公司领导的指示，策划、组织公司活动。

8.2 在活动前先定好活动场地、活动时刻、采买活动所需物品，统计参加活动的人员并做好通知等有关事宜。

8.3 做好请帖邀请公司的重要客人，并做好详实登记交领导批示。

8.4 确定活动主题，设计活动流程等事宜并报请领导批示。

8.5 做好活动终止后的事务办理工作。

9.企业文化宣传的职责

9.1 由办公室主任组织人员宣传公司体系、治理方针。

9.2 对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公

司品牌，扩大公司知名度。

9.3 配合施工队伍搞好品牌工程设计，为扩大施工工程整体形象做好

宣传工作。

9.4 配合组织学习公司各种会议精神和重要决策指示，增强全体职员对公司的认同度，调动工作主动性和潜在的制造能力，从而扩大公司业

绩和阻碍力。

10.车辆治理

10.1 负责车辆治理以及对驾驶员的培训、治理工作。驾驶员要努力学习驾驶技术、车辆保养修理常识和交通规则，持续提升业务水平。

10.2 公司车辆的证照及其验证等事务统一由办公室负责治理，并负责组织驾驶员学习交通安全治理条例，强化安全意识。

10.3 驾驶员因公用车时，须事先向办公室主任申请调派，主任可依情况重要性合理安排派车，不按规定申请者，不得派车。

10.4 每车设车辆使用记录表格，并在使用前核对车辆里程表与记录表

上前一次用车的记载是否相符，努力降低单车运行成本。

10.5 每车设置车辆养护记录表，每次加油及修理或保养时均由该车驾驶员详细记录，每月初连同行驶记录一并转办公室审查并存档。

10.6 车辆保养

10.6.1车辆修理、清洗、打蜡等应先填写车辆请修报告，注明行驶的里

程，核准后方得送修。

10.6.2车辆应有指定厂商保养，特约爱护厂修理，否则爱护费一律不报销。自行修复者，可报销买材料零件费用。

10.6.3车辆行驶途中发生故障或其他损耗急需修理更换配件时，可视实

际情形需要与领导沟通后进行修理。

10.6.4由于驾驶员使用不当或疏于保养致使车辆损坏或机身故障，所需

修护费用应依情节轻重由公司与车辆驾驶人或车辆负责人分担。

10.6.5使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗

洁净。

10.7 违规与事故处理

10.7.1酒后驾驶、无照驾驶及违反交通规则被罚者责任及罚金自负。

10.7.2未经许可将车擅自借予他人使用者重罚。如非公派出车各种事

故修理费用由驾驶员自负，并追究责任。如非公派出车遇到交通肇事一切自负，如被拘留按旷工处理。

10.7.3各种车辆如在公务途中遇到交通肇事，应赶忙通知交通警察和

保险公司理赔科，勘察现场，分清事故责任并赶忙通知办公室，并与有关人员联合，和谐处理，如属轻微事故，可进行初步处理后再向办公室报告。

10.7.4意外事故造成车辆损坏，如需向受害当事人赔偿缺失，经扣除保

险额后再视实际情形由驾驶人与公司分担。

10.8费用报销。

10.8.1公务车用油，视车辆行驶里程、用油量等情形，以现金或油卡等方式在指定加油站为车辆加油。

10.8.2公务车修理费用以有关凭证实报实销。

10.9 驾驶员治理制度

10.9.1公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通治理条例》及有关

交通安全治理的规章、规则，遵守公司职员治理手册，安全驾车。同时遵守本公司其它有关的规章制度。

10.9.2司机应爱惜公司车辆，平常要注意车辆的保养，经常检查车辆的

要紧机件，确保车辆正常行驶。

10.9.3司机应每天抽适当时刻擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁。

(包括车内、车外和引擎的清洁)。

10.9.4出车前要检查车辆的水、电、油及其它性能是否正常，发觉不正

常时要赶忙加补。如出车回来，要检查存油量，发觉存油不足时，应赶忙加油，不得出车时才临时加油。

10.9.5司机发觉所驾车辆有故障时要赶忙检修。不能自行检修的，应立

即报告车队长并提出具体的修理意见(包括修理项目和大致需要

的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂修，违者费用不予报销。

10.9.6出车在外时停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在

不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险

锁，防止车辆被盗。钥匙及行驶证件交给治理人员。不准私自用车。

10.9.7司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车一定

保证证件齐全。

10.9.8晚间司机要注意休息，不准疲劳驾驶，不准酒后驾车。

10.9.9司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由

司机本人承担。

10.9.10司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括

高速、追尾、争道、赛车等)。行车途中如发生交通事故，适用快速处理方式解决；如必须现场处理，应赶忙报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规则、违章驾驶而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。

10.9.11车内不准吸烟，要保证车内洁净整洁。

10.9.12提倡敬业精神，自觉加大职业道德修养，端正驾驶作风。凭用

车申请出车，与用车部门搞好协作，要准时出车。未经领导批准不得公车私用。

11.卫生治理

11.1 为保证工作场所良好的卫生环境，每天进行清洁工作，包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角等。

11.2 经常清洗饮水机，保持饮水清洁。

11.3洗手间必须随时保持清洁，清洁镜面、化妆台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。

11.4 工作场所应保持空气流通。

11.5 清洁工作完成后，各种物品要摆放整齐，将需要检修项目记录并上报。

11.6 严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。

11.7各工作场所、必须保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。

11.8在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随意丢失或涂改文件。

11.9领导办公室的清洁卫生应做得完全，清理工作完成后及时关灯并将门锁上。

14.考勤治理制度

14.1 总经理负责公司项目经理、总工、技术负责人及各部部长假期的审批。

14.2 项目经理及部长负责本部下属职员假期的审批。

14.3 考勤记录、上报与考核。

14.4 本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时刻签到：

总经理和财务经理以及经总经理核准免予签到者。

因公出差填妥“出差申请单”经主管领导核准者。

因故请假经核准者。

临时事故，事后讲明事由，经主管领导核准者。

14.5 职员请假应及时将审批过的有关凭证交办公室。

14.6 公司按月进行考勤，办公室月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。

14.7 考勤内容。

14.7.1作息时刻以公司实际情形按不同时段来规定。

14.7.2各项目部人员上班时刻由各项目部另行规定。

14.7.3上班时刻已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到

者应提早向主管领导请示，得到主管领导的批准后方可不到公司

签到，待返回公司后补签，并注明原由。

14.7.4未到下班时刻而提早离岗者，即为早退。有事外出不能及时返回

公司签到者必须与办公室讲明，于次日补上，并注明原由。

14.7.5职员迟到、早退一次罚款元。一个月内累计达3次者，扣除满勤奖。

14.7.6本公司职员上、下班均应亲自签到，不得托付他人代签。

14.7.7职员无故旷工半日者，扣发当日工资；旷工一天罚款元。无故旷工超过5天者，视为自动离职。

14.7.8如因事必须亲自处理，应在前一日下午5：00时前申请，经主管领导认可。四天以上事假须报总经理审批。并将请假凭证交由办公室备案。

14.7.9事后请假申请视为旷工。但遇偶然事故，应及时请示主管领导，取得主管领导同意。事后将请假凭证交由办公室备案。

14.7.10因病请假需经主管领导审批，六天以上需经总经理审批。并交由办公室备案。

14.8 值班内容

14.8.1办公室职员值班，其时刻规定如下：

节假日：白班8：00～17：00 (可随办公时刻的变更而变更)。

14.8.2值班人员由各部门统一安排上报，值班表由办公室编排，于上月

底公布并通知值班人员按时值班。并应当设置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显的地点。

14.8.3临时发生事件及各项必要措施。

14.8.4预防火灾、盗窃及其他危机事项。

14.8.5随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。

14.8.6公司交办的各项事宜。

14.9 项目部治理人员值班内容。

14.9.1参加值班人员：项目经理、工长、技术员、质检员、安全员。

14.9.2工地值班时刻规定，按照项目部需要制定时刻。

14.9.3各项目部值班人员由项目经理合理安排。节假日必须由项目经理值班。

14.9.4负责值班期间的施工全过程操纵，重点部位必须亲自检查。

14.9.5处理临时发生事件及采取各项必要措施，做好预防火灾、盗窃及

其他危机事项。

14.9.6随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密及公司交办事项。

15.岗位证件治理

15.1 项目经理、工长、技术员、质检员、安全员、预算员、材料员必须持证上岗。证职相符，证件由公司办公室统一储存，并登记入册。

15.2 岗位证件的借用要经负责人批准，由借用人填写《岗位证件借用

登记表》，在规定的期限内将证件归还办公室。

15.3 职工离职取证时要经总经理审批后，并到办公室办理完有关手续方可取证。

15.4 及时组织有关岗位证件年检工作，保证证件的连续有效性。

15.5 禁止借证人将借出的证件用于他途。

15.6 工程开工后项目部收集现场所有专门工种的证件，证件原件存放

项目部，证件复印件及专门工种名册上报公司办公室。

15.7 项目部将劳务人员名册及证件复印件上报公司办公室。

16.企业业绩治理

16.1 及时按有关文件要求办理企业奖项及个人奖项。

16.2 所获奖项要办理登记、存档(含电子版)。

16.3 企业奖项借用时要经负责人审批，并填写借用登记表。

16.4 年终对本企业所获奖项要汇总，并上报总经理。

16.5 制作企业业绩宣传材料，及时更新改版。

17.印章治理

16.1 印章治理目的：为爱护公司印章使用的权威性、严肃性和安全性，保证公司的正常利益和工作的顺利开展，特对公司各类印章的使用治理作此规定。

16.2 治理原则

16.2.1 经公司总经理授权，由办公室负责公司行政公章及合同专用章的治理工作，监督行政公章的保管和使用；由公司财务部负责财务专用章的治理工作，监督财务专用章的保管和使用。

16.2.2 公司设置印章治理登记制度，使用以及领取、归还印章时应予以登记和审批。材料，及时更新改版。

16.2.3 公司各部门一律不得自行刻制公章。

16.3 印章保管及使用

16.3.1 公司行政公章及合同专用章由办公室保管，财务专用章由财务部保管。

16.3.2 保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的安全。除总经理外，不得擅自转交他人代管。

16.3.3保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情形予以核对，经核对无误的方可盖章。

16.3.4未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。

16.3.5印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写《印章使用审批单》时载明事项，经总经理审核同意后，由两人以上共同前往，方可携带使用。

16.4 公司行政公章、合同专用章使用审批手续。

16.4.1公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章的，由经办人填写《印章使用审批单》；公司职员因私事需出具证明而使用公司行政公章的，由需使用的职员在公司行办公室填写《印章使用审批单》。

16.4.2经部门经理或负责人签字，总经理审批。

16.4.3办公室按照规定盖章后，要将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档。

16.4.4已盖章的文件若不能使用，必须交回办公室销毁。

16.5 财务专用章使用审批手续。

16.5.1财务部使用的常规性、一样性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由总经理或财务部负责人审批后盖章。

16.5.2公司其他各部门若需加盖财务财务专用章，由经办人填写《印章使用审批单》。

16.5.3经部门经理或负责人签字，总经理审批。

16.5.4财务部盖章，并将盖章文件的原件交办公室存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档，。财务部使用的常规性、一样性的表格、函件，如规范性的各类报表等除外。

16.5.5已盖章的文件若不能使用，必须交回财务部销毁。

档案治理制度

1.档案治理目的

为了完善公司现代化、规范化，系统化的治理制度，全面加大公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合治理，促进档案治理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司按照《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，制定本公司的档案治理制度。

2.档案治理范畴

2.1 此治理制度适用于本公司所有档案的治理工作，包括合同治理工作。

2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工、经营运行和治理活动中形成的对国家、社会和公司有储存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的要紧分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。

3.档案治理机构及职责

3.1 公司档案工作实行二级治理。其中：一级治理是指公司办公室的统筹治理；二级治理是指各部门对本部门档案资料的整合治理。

3.2 办公室对公司各部门上交的档案进行治理。

3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。

3.2.2 办公室负责监督，指导公司各部门档案的形成、积存、整理和归档工作。

3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。

3.3 各部门负责各内部的档案治理工作——收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案名目，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。

3.3.1 坚持平常整理。按照本部门不同种类文件材料的形成特点，制定案卷名目，合理分类存放，便于利用和归档。

3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积存、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷名目清晰，案卷标题简明扼要。

3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。

3.4 档案治理人员负责档案的日常治理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，同时忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

3.5 档案治理人员变动时，办公室要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交名目》上签字确认。

3.6 会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。

4.档案治理原则

4.1 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。

4.2 归档资料要进行登记，编制归档名目。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4.3 借出档案材料的时刻不得超过一周，必要时能够续借。需要长期借出的需经档案治理员上报经理批准。

4.4 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料缺失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直截了当责任者，按照公司有关规定进行处理。

4.5 借阅归档时如发觉档案资料丢失、损坏、缺页等情形，档案治理员赶忙向办公室报告，经查清责任后并视严峻程度做出相应处理决定。

4.6 借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范畴。

4.7 公司档案资料不许外部人员借阅。专门情形下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

4.8 企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无储存价值的档案登记造册，按档案治理规定经总经理批准后，由办公室监销。

5.档案治理方法

5.1.1 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯独性、合理性和稳固性要求，并能习惯运算机治理。

5.1.2 档号编制方法

■档号差不多结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。

5.2 档案储存期限：

5.2.1 档案的储存期限原则划分为永久储存、长期储存、短期储存三种。

5.2.2 工程档案（工程技术、质量、安全、经营、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久储存；人事档案列为长期储存；会计类档案资料储存期应按会计制度有关规定执行。

5.3 档案的归档

5.3.1 归档范畴：可按照实际情形进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。

5.3.2 归档要求：

■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同名目一式两

份交由公司档案室归档；工程项目能够分时期或者全部竣工验收后连同名目一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久储存的介质中，连同相应的文字性讲明一起于年终时向档案室移交；声像档案一样在年终由形成部门向档案室归档，关于会议形成的声像归档，会议终止后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交名目》上签字。

■差不多归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案治理部门《文件更换申请单》，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。

■归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或有关企业需保留的，办公室储存复印件。

5.4 工程竣工档案治理：

5.4.1 工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各有关主管部门审核合格后，装订成册，上交办公室，办理档案移交手续。

5.4.2 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不承诺在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。

5.4.3 年终档案归档终止后，将存档情形上报公司领导。

5.4.4 定期检查档案存放情形，发觉咨询题及时处理并上报公司领导。

5.4.5档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时刻分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时刻一工程名称一专业一顺序号。

6.档案分类治理讲明

6.1 文件档案的治理：

6.1.1 文件档案要紧是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。

6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集、保管、整理和立卷，并定期交档案室集中治理。

6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐储存，文件材料整理符合规范。

6.1.4 档案资料如因专门情形，需修改，复印，摘抄，涂改等，均需公司领导审批。

6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。

6.1.6 文件档案纸张的规格以A4纸为标准，专门类型的纸张经整理后达到210mmx297mm尺寸标准。

6.2 电子文档的治理：

6.2.1 收集、积存要求：

■记录了重要文件的要紧修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，可按照实际条件或需要，确定电子文件是否保留。

■储存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。

■在“无纸化”运算机办公中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，储备于光盘或移动硬盘类能够脱机储存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。

■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件储备格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采纳非标准压缩方法，则应将有关软件一并收集。

6.2.2 收集、积存方法：

■及时按照要求制作电子文件备份。

■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

■电子文件登记表应与电子文件的备份一同储存。

■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同储存，并附有纸张打印件。

6.2.3 归档要求：

■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。

■举荐采纳的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期储存的载体。

■储备电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。

■将相应的电子文件机读名目、有关软件、其它讲明等一同归档并附归档电子文件登记表。

6.3 声像档案的治理：

6.3.1 声像资料的收集整理，原则上要储存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字讲明。

6.3.2 文字讲明的编写要求：

■差不多内容应包括事由、时刻、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

■应能准确讲明档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。

■照片的自然张应由档案治理员按拍照时刻顺序编写文字讲明。

6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。

6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并躲开磁场源。对存放的照片要定期检查。

6.3.5 原版声像档案一样不得借出档案室，如有专门需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。