物业公司财务制度

XX物业财务制度简介

前言

1、xx物业实行“先预算、后开支”的财务原则：

xx物业实行财务预算管理制度，各级人员在资金的收支使用前均应按照财务制度申报预算，并严格按预算努力开源节流。财务部有权拒绝办理所有一切事先无预算的财务资金流出手续。

2、xx物业有关管理、运营体系（与财务有关的）：

（1）核算考评体系

成本控制，对从事经营的部门进行独立核算，其核心实施部门为财务部。

主要职责：

对经营性部门进行严格的财务核算，主要包括总公司各部门、各管理处。

控制公司运营成本。

（2）后勤保障、考核、考评体系

公司对每一位员工进行月度、年度考评，对非经营部门进行考核。其核心实施部门为行政部。

１）后勤保障

为公司的各项经营管理活动提供后勤保障，确保公司现在资源的充分、有效利用，控制公司管理成本。

２）绩效考核

对非经营性的部门和个人，公司有用绩效考核的办法，具体考核内容：

①对员工的考勤。

②对员工／部门的工作记录：

Ａ、一般员工每日的工作日志

Ｂ、管理人员每周的工作总结

Ｃ、高管人员每月的工作报告

Ｄ、集团领导每季度的情况汇总

Ｅ、各部门每周／月／年度的工作总结

３）考评体系

根据员工／部门的核算和考核结果，集团对每位员工、部门／核心企业／专业公司进行半年／年度的考评并作出评价。考评包括以下方面：

①独立核算／经营性部门的经营业绩。

②考核部门视工作性质不同，分三种情况：

Ａ、管理和监控、监督部门：上级领导／部门的评价

Ｂ、服务性部门：服务对象的评价

Ｃ、协调性部门：同事及合作伙伴的评价

③员工／部门履行基本工作职责，完成基本任务、工作计划情况。

④对工作的评价：

Ａ、服务／工作对象的评价

Ｂ、上级主管的评价

Ｃ、下属员工的评价

Ｄ、同事的评价

Ｅ、综合评价

４）考核原则

考核应遵循客观、公正和有效，避免教条和形式，应将考核内容数字化、标准化。

对管理部门/个人重点在上级主管的意见；对服务性部门/个人重在服务对象的意见；对于协调性部门/个人重在同事和下属的意见。

部门员工考核重点在于完成任务的数量及质量，同时兼顾失误、过失及责任事故。

（3）监控临督体系

对公司各类资源及经营管理活动进行监控监督，其核心实行部门董事长、总经理、品质监督部、财务部中心。

１）监控监督机构

各管理处、总公司各部门第一负责人对本部门内的经营管理活动进行全面／授权范围内监控监督，并承担相应责任。

董事长、总经理对公司的经营范围、经营管理活动进行全面监控监督。

２）原则

各管理处、总公司各部门应及时向总经理、董事长汇报／汇总。

充分利用信息手段进行监控／监督。

充分发挥各个部门、每个员工的作用。

严格执行公司的各项规章制度。

品质监督部可对各类经营管理行为进行事中事后的检查，对违规行为进行查处。

３）监控监督包含内容：

①经营监控及监督：

Ａ、无形资产、市场资源、客户资源的监控

Ｂ、经营人员违规行为的监控和监督

Ｃ、经营决策的监控和监督

②资产监控及监督：

Ａ、总公司应设专人负责对会计、财务及资本的监控和监督（财务经理）Ｂ、财务体系规范化和信息化

Ｃ、严肃财务纪律，强化内部财务制度的规范性

Ｄ、控制各类成本支出和费用开支。

第一节预算制度

1.目的：增强各部门的沟通能力，是企业具备前瞻性；规范开支，简化财务手

续。

2.预算制定程序：

①、每月25日-28日（2月份为24日-26日），各部门、管理处负责人，

向总公司上报次月预算。

②、每月29-30日，总公司集中统一审批预算，通过后，准备资金，在

次月7日开账后统一支付。

③、预算表格需有申报人（部门）签字，审核人签字，总经理签字，董事

长签字后方可生效。

3.预算执行程序：预算通过后，开账之日，由总公司出纳核发。

第二节报销制度

1.目的：根据财务制度的有关规定，进一步规范公司内部报销、付款程序，严格

有关手续。

2.程序：

（１）审批权限

各级管理人员按照公司规定的权限签批；

财务经理对所有的支付业务均应审查签字；

各部门负责人应对该项部门所发生的业务进行审查签字。

对不符合规定的货币资金支付业务，审批人应当拒绝批准。

（２）报销程序

１）取得原始凭证（注：因特殊情况不能取得合法凭据的，须由经办人填写情况说明，经经办人、证明人、总经理、董事长签字后方可作为报销冲账凭据）２）原始凭证的种类：餐饮、娱乐业定额发票；其他服务业发票；商业零售发票；经营性结算统一收据

3）报销原则及过失责任

①坚持谁发生谁报销的原则，严禁代报。

②坚持报销人、审批人分权原则，财务人员必须拒绝报销审批人和报销人同为一人的费用。

③原始凭证要求整洁、清楚，不得涂改、伪造，对涂改过金额的发票，应有开票单位加盖的更改章，否则无效。不得索取空白发票、收据自己填制。

④各种原始凭证必须是原件，复印件无效。

⑤在报销发票、收据时，经办人必须在其背面签字。金额为一千元以上的大额发票报销时，必须有两个以上的经办人签字。

④经办人应在取得发票、收据等有效凭证的三天内，及时到财会核算部报销。

⑤报销单的填写和签字，不能使用铅笔和圆珠笔，否则可视为无效单据，出纳员不予办理付款。

⑥凡在费用报销中有弄作假、虚报费用、虚构业务报销费用等行为者，一经查实，除收缴报销人所报费用外，按虚报金额的两倍给予罚款，并给予行政处分，情节严重都，公司作除名处理，并追究法律责任；对于审批签字同意报销的各部门（含管理部）经理给予同等处罚。

⑦对于在费用报销中由于财务人员未坚持制度，审核不严，给公司造成损失的，应承担连带责任，处以不低于错报总额２０％的罚款。

７）报账流程

①、财务人员在接到费用报销单后，核对本月预算，符合预算条件的，由经办人→证明人（主管、经理）→总经理→董事长签字→出纳员支付款项。

②、财务人员在接到费用报销单后，核对本月预算，不符合（或超出的）预算的，由当事人（或部门负责人）书面阐明情况后，由财务经理审核后，交由董事长审批，通过后，由经办人签字→证明人签字→财务经理签字→总经理→董事长签字→出纳员支付款项

（３）各项退款

1）施工完成需退各装修保证金、外单位的进场保证金时，由各项目服务中心填写“装饰装修退款申请单”，再按：业主签字（装修队）→客服员（内勤）→经理、主管→工程主管→出纳退款。

2）业主退物管费、车位费，应由各项目服务中心开据红字发票（收据）并填写退款单，经：客户→客服员（内勤）→主管、经理→服务中心收银员退款（公司出纳退款）。

（４）工资结算

１）签批程序：主管（根据员工出勤状况及工资制度制表＼1日）→→人事行政部（汇册各管理处《工资表》表进行初审＼６日）→财务经理（最终审核并确认无误后＼9日）→董事长（批准＼11日）→出纳（发放＼13-15日）。

２）离职员工的工资在办妥离职手续后，在下月１５日划入其薪资账户．

第三节个人借款制度

１．目的

规范公司借款管理制度，督促借款人及时归还，使公司财务报表上反映的费用和利润精确，避免公司的资金损失。

2．条件

借款人为公司转正的员工。

办理物资零星采购、出差、参加会议、学习或培训以及各项目部备用金等业务时，可暂向公司借款。

3．原则

１）严格执行“前清后借，前不清后不借”原则，特殊情况须说明原因，经总经理、董事长批准后方可借支

２）一律不能以个人名义在公司借款，若确因经济困难，需要帮助，本人应递交申请，阐述原因，经总经理、董事长特批后，方可借支。

4.程序

１）借款单需填列日期、借款部门、借款事由、借款金额、还款日期、借款人等内容；若缺项，财务有权拒绝付款；

２）借款单由借款人→部门负责人→财务负责人→总经理→董事长签字后，出纳员方可办理款项支付；若漏签字，财务有权付款。

３）报销金额大于或小于原借款金额的，一律采取“一次结清，多退少补”

的办法结算，财务部门不留底，不挂账，借款人不得拖欠。

5.结算期限

１）经办人的结算时间为五天（从借款日算起，如遇休息日可顺延）。

２）借款人处理完业务回公司后五天内，必须到财会核算部报销，冲抵借款。

３）差旅费报销应于出差返回后五日内办理

４）备用金借款结算时间为一月。

6.财务监督

１）冲销原借款费用报销及款项支付，应在填制凭证时注明“冲销借款”。财务人员应认真核对开支内容与原借款单上注明的用途是否想符，如不符，有权拒绝报销。

２）财务核算中心每月底应根据员工欠款情况，列出明细，报总经理、董事长、管理处、各部门（管理部）负责人，并发出催款通知书，通知借款人限期到财务中心结算。如确因某种原因一时不能退还借款，需由借款人重新办理借款手续，并由总经理、董事长批准，方可适当延期结算。

３）不能按期归还借款的，财务管理中心按逾期天数计算每天借款总额１％的罚息（不算复利），在借款人的当月工资中扣缴。

第四节票据管理办法

1.目的

规范公司收费行为，保证各项收入足额、完整交付公司。

2.职责

1）出纳员（财务主管）负责保管空白票据和票据存根。

2）出纳员或授权收款部门负责票据的领取和开具。

3.程序

１）票据的种类：

服务业发票、收据；

机动车停车发票、收据；

自印具名专用收据；

通用收据；

合作单位代收代付发票、收据。

２）票据的取得：

发票由财务部依法向税务机关申请购买；

具名收据由财务部设计格式后印刷；

通用收据由财务部根据需要购买；

合作单位委托公司代收款项而提供的票据，由财务部接收管理。

３）票据的使用管理：

①所有款项的收取必须向交款方出具票据，并按票据要素填写齐全，书写清晰，出现大小金额不符或书写差错的，应作废后重新填写，不得在原票据上涂改。

②财务管理中心设制各种票据登记簿，对各种票据的购、领、存进行登记管理，各部门领票人对所领票据的使用、库存负责，用票部门凭已用票据换领新票。