中国石油人事档案管理手册(doc 26页)
内部资料，注意保管
中国石油人力资源管理系统
用户操作手册
人事档案管理（人事岗专用）
人力资源管理系统项目经理部
二〇〇九年三月
目录
一、档案转递信息 ......................................................... - 2 -
1．档案转入管理........................................................ - 2 - 2．档案转出管理...................................................... - 10 -
二、待移交档案材料管理........................................... - 12 -
1. 功能概述............................................................... - 12 -
2. 操作流程图........................................................... - 12 -
3. 具体操作............................................................... - 12 -
4. 批处理工具的使用............................................... - 14 -
三、档案查（借）阅情况信息................................... - 17 -
1．档案查阅情况信息.............................................. - 17 - 2．档案借阅情况信息.............................................. - 23 -
人事管理岗在人事档案管理中的职责
一、档案转递信息
1．档案转入管理
（1）功能概述
“档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。
（2）操作流程
档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图：
（3）具体操作
①操作路径：SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息
③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图：
状态维护
为“处理
中”
说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。
④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。
状态维护
成“提交”
（4）批处理工具的使用
《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息
当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序
其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序
具体操作：
第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员
★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：
点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。
★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”
维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：
保存后，返回数据导入界面。
第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。
导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。
（2）如果没有错误，则如下为空。
这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。
《二》直接维护“档案转递信息”
当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入
其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入
第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：
如图所示：如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。
选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”
点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填写。同时将文本另存为“Unicode”的形式。
保存后，返回数据导入界面。
第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。
导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。