办公文件管理规定

办公文件管理规定

目的：建立办公文件管理规程

范围：全公司

责任人：办公室

内容：

1 定义

1.1 公文是公司在职能广利过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

2 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密和集团秘密的安全。公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则。

3 办公室是公司公文处理的管理机构，负责督促、指导公司所属机构执行集团有关公文处理的规章制度，并结合公司特点，建立和完善公司有关公文处理的规章制度。

4 公文种类主要有：

4.1 决定（决议）：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

4.2 通告：适用于在一定范围内公布应遵守或周知的事项。

4.3 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要单位周知或执行的事项，任免人员。

4.4 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

4.5 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

4.6 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

4.7 批复：适用于答复下级单位的请示事项。

4.8 意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。

4.9 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

4.10 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。

5 职责

5.1 由办公室负责接收和分发其他单位行文

5.2 部门主管负责对本部门文件的审核

5.3 总经理、董事长负责全公司范围内文件的审批

6 公文格式要求

公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄送单位和印发单位等部分组成。

6.1 发文单位应当写全称，或者规范简称。联合行文，应将主办单位排列在前。

6.2 涉及国家秘密或集团秘密或公司秘密的公文应当标明密级，保密公文应当在公文上标注“绝密”、“机密”或“秘密”字样。

6.3 紧急程度应根据换机程度分别标明“急件”、“特急”；公文中特急件或急件仅用于确属事关重大、时间急迫的公文；非紧急公文不必标明。

6.4 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。联合发文，只表明主办单位发文字号。

6.5 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，标明发文单位公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

6.6 主送单位是行文对象，也是主要办理公文的单位，应当使用全称或者规范简称、统称。

6.7 抄送单位是同公文内容有关，需知道或协作的单位。

6.8 公文除“会议纪要”外一律加盖公章。公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

6.9 联合上报的公文，由主办单位加盖印章。联合下发的文件，联合发文单位都应加盖印章。

6.10 成文日期以级别最高的负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

6.11 公文应当标注主题词，上行文按照上级单位的要求标注主题词。

7 公文用纸一般采用国际标准型A4型（210mmx297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

8 行文规则：行文应当确有必要，注重效用。

8.1 行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，并以此为依据行文或处理公文。

8.2 公司向集团、药监局等上级单位报送文件要求：

8.2.1 报送集团的公文统称包括请示、报告、会议纪要等，报送药监局的公文通常包括：请示、报告等。

8.2.2 报送公文，如需两个以上单位了解情况和共同协调处理的问题，应分清主送单位和抄报单位，不得并列主送两个以上单位。

8.3 集团本部各部门之间对有关问题未协商一致，不得向集团领导报批公文，更不得擅自对外行文。

8.4 一般情况下，不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的单位。

8.5 请示应当一文一事。一般只写一个主送单位，如需同事送其他单位，应

当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，也不得同时抄送下级单位。

8.6 报告中不得夹带请示事项。

8.7 要求上级单位批转的事项，应当代拟通知稿。

8.8 转发上级单位的文件，不必再同事报送上级单位。

9 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、符合、缮印、用印、登记、分发等程序。

9.1.1 符合国家的法律、法规及其它有关规定；如提出新的规定，要切实可行并加以说明。

9.1.2 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条例清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

9. 1.3 公文文种应当根据行文目的、集团的职权和与主送单位的行文关系确定。

9.1.4 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

9.1.5 国名、地名、人名、数字、引文准确。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和在文中作为词素的数字试用汉字外，一般使用阿拉伯数字；引用公文应先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。

9.1.6 用词用字准确、规范。文内使用非规范化简称，应当先使用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9.1.7 机构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；

9.1.8 应当使用国家法定计量单位。

9.1.9 起草公文应当采用公文用语。

9.2 凡送公司领导签发的公文均应先由办公室进行审核。公文文件由办公室统一编号。

办公室审核的重点是：

9.2.1 内容是否符合国家法律法规和其它有关规定；

9.2.2 是否确需行文；

9.2.3 拟稿单位是否为有关事项的主管部门；

9.2.4 是否符合行文规则；

9.2.5 是否需要上级单位审批；

9.2.6 行文方式是否妥当；

9.2.7 是否会签其他单位，如会签，是否准确体现了会签单位的不同意见；

9.2.8 公文体例、格式是否统一、规范；

9.2.9 公文发文稿各栏目填写是否准确、规范；

9.2.10 附件是否齐全。

9.2.11 经审核符合本办法要求的公文方可报送公司领导；不符合要求的公文，由办公室退回拟稿单位，并附核稿退文通知单，注明退文原因。

9.3 公文签发后，在正式印制前，办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

9.4 拟稿单位应全面负责公文的起草、审核、会签、印发、上报、送达和催复或催办，并填写《文件发出登记表》。

9.5 文件经部门主管审核后，交办公室主任、总经理、董事长审批，审批同意后，由办公室按公司行文规定发出。红头发文格式为标题为宋体二号，文件

编号为宋体小四号，正文及结尾为宋体四号。

9.6 一般的介绍信经办公室主任审核后即可发出。

9.7 办公室人员负责对发出的文件在当日完成登记，备份和存档工作。

10 所有文件的接受由办公室负责统一管理，办公室人员在接到文件信件，函件的当日填写《文件接受登记表》，交由办公室主任签字确认。

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

10.1 收到上级单位下发需公司办理的公文，由办公室根据部门职责，确定主办部门和办理时限，分送有关部门办理。

10.2 收到同级单位要求会签的公文，由办公室根据部门职责范围分送有关部门办理。

10.3 收到下级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核，审核的重点是：是否应由集团办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定，涉及其他单位或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对符合本办法规定的公文，由办公室根据来文内容和性质送有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

10.4 各主办部门收到办公室送办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。主办部门应及时与协办部门沟通，随时掌握公文办理过程中出现的问题。协办部门要积极配合。

标注“特急”、“绝密”的来文应由主办部门指派专人全程负责办理。

主办部门应在时限要求内完成来文办理工作。如在时限内完成办理工作确有困难，应当及时向来文单位和办公室说明原因，并重新商定办理时限。同时主办部门在送核公文时应附上延误的书面说明。对不属于本部门之前范围或者

不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由、

10.5 公文办理中设计其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调；如有异议，应报分管此项工作的领导协调或裁定；如仍有异议，分管领导须提出明确处理意见，报总经理最终裁定。

10.6 公文流转和签批要遵从“文不等人”的原则。各部门应在各级岗位建立健全A、B角协作制度，不得以经办人、负责同志出差、开会等理由延误公文的流转和签批。

10.7 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

10.8 送公司领导批示的公文或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办。要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

11 文件的打印、传真管理

11.1 文件的打印

11.1.1 办公室人员负责对公司文件的打印，办公室人员或办公部门需对文件进行打印的，填写《文件打印申请表》。

11.1.2 办公人员或办公部门对需打印的文件在《文件打印申请表》上注明机密级别，经本部门主管审批后，方可交由办公室内人员打印。

11.1.3 办公室人员按文件机密等级对文件予以备份保存，对于机密以上几倍文件不得备份保存，应在打印完毕后立即销毁，文件原件交由打印部门保留。

11.1.4 办公室人员有负责对打印内容保密，一旦发现办公室人员向外界泄露文件机密，按照公司规定，党务人事部对该人员提出处理意见，由总经理、董事长审批后进行处分。

11..2 文件的传真

11.2.1 办公室人员负责对公司文件的传真，办公室人员或办公部门需对文件进行传真的，填写《文件传真登记表》。

11.3 文件打印、传真的管理

11.3.1 办公室人员应在每月月末对当月的打印、传真的文件表单进行汇总整理，并交由办公室主任审核。

11.3.2 办公室人员对每月材料消耗统计后，并做好相应的台账登记。