装修招标采购方案说明

69号租赁住房项目装修招标采购方案

第一章招标采购项目简介

一、招标采购项目概况：

项目位于杭州市江干区城东新城。项目东南侧为杭甬高速绿化隔离带，西南侧为源聚支路，北侧为同德路，东北侧为天聚府住宅小区。总建筑面积约15.8万平方米，由3幢有机结合的U形板楼以及6幢点楼组成。1#、3#楼为45方公寓式户型，2#楼设有45方公寓户型及65方两室两厅户型。4#5#6#7#9#为一梯四户（2套65方，2套95方），8#楼为一梯六户（2套95方，4套65方）10#楼为商业(展示、接待)。具体情况详见招标人提供的工程图纸。

二、采购工作依据

依据国家有关法律法规及EPC总承包合同规定进行物资采购工作,保证各项工作依照法律法规及合同条款进行,依法保障业主和各相关方的合法利益

《中华人民共和国合同法》

《中华人民共和国招标投标法》

《中华人民共和国招标投标法实施条例》

《公司物资(设备)集中采购管理办法》

《公司合同管理规定》

《公司项目管理手册》

《供方与采购管理办法》

三、招标采购工作目标

按照设计部、工程管理部、技术质量部及甲方提出的清单和技术要求进行物资采购,确保物资采购进度满足工程进度要求,物资质量满足业主的技术要求,并保证采购全过程的安全。

第二章装修材料采购工作的总体流程及资源配置

一、采购工作的总体流程

为了确保项目招标工作的顺利实施,在项目筹备阶段,根据项目总进度计划进行招标策划,结合项目实际进展情况招标。作为EPC总承包单位,我方通过合理地制定招标管理办法及招标管理细则等来确定招标工作管理流程,以招标制度建设和项目廉洁建设等来保障评标委员会对拟分包单位评价的客观性和准确性,合理、优质地筛选分包单位。

招标管理工作与工程管理、设计管理、成本管理等密切相关,在招标工作的实施过程中,由招采管理部组织,协同其他相关部门完成招标工作。具体采购工作流程图如下：

采购工作的总体流程图

二、 项目部及精装部采购资源配置

作为EPC 项目，精装部招采物资需要通过业主方审核封样后才可以实施采购。采购经理全程监督检查精装部物资采购过程，做好过程控制，并及时向业主方汇报最新材料招采进展状况。

1、采购资源配置

EPC 项目部成立招采管理部,负责工程物资招标、采购工作的具体实施监督和管理工作。招采管理部配备商务经理一名,招采经理、招采主管、合约管理等。配备电脑、汽车等资源,确保招采管理部日常工作正常开展,确保工程物资正常供应。

2、精装部采购资源配置

精装部成立招采管理部,负责精装工程物资招标、采购工作的具体实施和管理工作。招采管理部配备商务经理一名,招采经理、材料副经理、精装设计、项目采购员、商务成本员等。配备电脑、汽

车等资源,确保招采管理部日常工作正常开展,确保工程物资正常供应。

第三章 装修材料采购工作计划

附件二：

招采总计划表

第四章招标采购采取措施

采购阶段为工程建设提供物质基础，采购费用在项目总投资中所占比重一般为50%~60%。因此，在项目采购阶段对采购组织、招标、进度、质量等进行严格控制，是实现整个项目管理目标的重要环节。根据以往经验我司招标采购经验，需要从以下几方面着手采取措施做好装修材料招采工作：

一、组织保证措施

组织保证一直都是招标采购的一个关键制约因素，应当完善组建招标、评标组织保证的建设。成立在商务经理领导下，工程部门、材料部门、造价部门自上而下流程重组管理模式，提高采购决策的效率和质量，同时实现决策、执行和监督三权的分离。

二、规范化招标文件措施

招标采购的技术工作中最为复杂的就是编制招标文件，招标文件的质量直接关系到采购活动的成败。其作用：一是便于供应商根据明确的需求做出实质性的响应，二是利用规范的标书，能促使供应商逐步熟悉这种方法，采取更加重视的态度参加投标。

三、规范化招标采购流程措施

1、招标采购是一项系统工程，政策性强，涉及面广，管理复杂，应做到管理制度化。实践表明，规范企业招标行为，不能只靠人的觉悟，根本的途径是制度，用制度去约束和规范行为，既能令广大供应商信服，又使企业自身提高采购质量。

2、相关部门在此工作中的职责。

工程部门将需要招标的材料采购需求计划，提前交给材料采购部门，需有技术规格、型号、计划使用时间等。

材料采购部门根据工程部/项目部报请的招标、采购需求计划编制招标、采购活动请示，并提名招标主持人，上报商务经理审批。

商务经理审核招标、采购的必要性，并授权招标主持人。

招标主持人根据商务经理的批示，开始准备招标工作，编制招标方案，并负责招标方案的各级报审；

材料采购部门根据招标结果编写定标报告，并组织定标报告的审核工作，材料采购部门在定标报告经过各级评审无异议后，上报商务经理负责复核定标报告，开始下一步组织合同的签订工作。具体评审格式见附件一：合同评审表。

3、工作流程化

工程部提前60 天以上将需要招标设备或材料计划提交材料采购部门；材料采购部门7天内根据工程部/项目部报请的招标、采购需求计划编制招标、采购活动请示，并提名招标主持人，上报商务经理审批完毕；招标主持人根据商务经理的批示，开始准备招标工作。10日内编制完成招标方案，并负责招标方案的各级报审；

四、品牌管理措施

杭州市场针对品牌管理较为严苛，品牌一旦提前确定并且被代理备案，就引起材料局部区域垄断，丧失议价权。因此材料采购备案成为我司材料采购过程中的突出问题。针对以上问题，我司经多次会议商讨，决定采取以下措施进行品牌管理：

1）严禁材料供货商在材料送样过程中针对品牌进行提前备案，针对不合要求的品牌及供货商及时提前警告，并将严重违约供应商清除出采购序列，保障良好的采购环境。

2）采取先定产品再定品牌的原则。先定产品规格、尺寸、颜色、型号等缩小产品范围，再根据产品要求品牌进行公开招标。

采取以上措施，即保障产品满足甲方及设计要求，又让市场产品充分竞争，同时我司可以获得最优性价比的产品。

五、进度控制措施

根据施工总进度计划建立采购总控制计划，确定各个时间节点，并根据各个关键节点建立进度控制预警机制，进行重点动态控制。

1）、采购作业期限进度控制

采购经理对采购物资的作业程序分别设定采购作业期限，结合实际情况逐项为每一个采购作业程序设定所需时间。每一控制要点阶段完成后，将实际完成日填入“采购进度控制表”，并填入下一阶段预定进度。当遇到逾期末完成的采购作业，需要由采购人员提出预警，如果采购状态影响工期，则需要召开专题会议，提出补救办法，以便及时采取相应措施。

2、询价、谈判进度控制

采购进度控制需根据请购部门的物资需要日期，严格监督采购人员询价、谈判进程，确保不延误采购时间。

3、订购进度控制

订购进度管理工作包括订单的跟催等。如根据采购合同或订单催促供应商发货，并追踪货物运输情况;跟催相关部门对样品的确认结果并在规定日内回交供应商等。

当采购物资出现质量问题时，还需要协助采购人员与供应商进行沟通，及时补救。

4、交期进度控制

交期进度控制主要目的就是确保交期，是在必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。

交期进度控制需要采购人员将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。并预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货之方式进行。及时跟进与确认每日应到物资，记录及核查物资账目。

六、质量控制措施

1、物资采购质量管理控制的具体措施

1）从供应商的角度进行管理

要综合考虑供应商的技术水平和质量指标,通过对物资供应单位进行严格的把关,要求供应单位具有一定规模、有诚信、产品质量符合国家标准及行业标准,技术领先,售后服务全面周到,具有长期合作性。供应单位的入围把关至关重要,只有这样,才能将不合格物资的供应单位拒之门外。在保证采购物资质量的环节中是非常重要的一环。

2）从需求计划进行严格的审核

对采购物资质量进行把关,需求计划所需物资是否与生产实际要求相符合,如果上报的物资的规格,质量等级及到货时间与生产实际要求不相符合,采购到货的物资不能按要求使用,也会导致物资使用的质量问题。

3）从采购计划上进行管理

采购计划严格按照各使用单位上报的经过审核的需求计划来进行制订,只有保证采购计划的物资规格、型号、性能、特性与需求计划相符, 才能保证下一步采购合同的合理订制, 才能保证物资供为所需。

4）从合同制订及执行上进行管理

在合同起草上依据物资需求及采购计划,同时与供应单位及使用单位就所购物资的规格型号、性能、特性进行反复的沟通和交流,达到供应单位确实能按合同要求进行供货,并保证所供应物资的时限和质量,对供应单位的物资制造及供应进行跟踪。

5）从物资到货入库及超市物资检验上进行严格的把关物资到货后尽量能最大限度入库,走入库出库程序,在物资入库检验上严格按照标准进行验收入库,对不合要求的物资进行责任追究,将不合格物资杜绝于库房之外。

6）从物资仓储的角度进行保证

对于必须有库存的物资,在库存管理上进行严格管理,保证库存物资的存储条件,避免变质和最大限度地降低损耗,对于物资的存储使用上要有合理科学的标准,根据生产及实际情况确定合理的最低库存,另外对库存进行日清月结永续盘存,保证物资的库存质量和使用寿命。与此同时,从物资的出库领用上进行管理,保证先进先出,后进后出的原则,不能让使用单位只领用新到货的物资,而将早进库的物资不予出库使用,如果这样,势必造成旧物资的积压,影响物资供应链上的正常流转,造成物资质量问题。

7) 加强对使用单位的物资使用情况的信息跟踪和反馈管理

对使用中一些物资的使用规律和使用特点进行研究,提出解决措施及有效的控制方法,在采购中加强管理。这要求采购部门相关人员与使用单位加强沟通,深入基层掌握第一手资料。

8) 通过与供应单位的互相交流来加强管理

让物资供应单位了解企业文化和管理理念,以及掌握企业的物资供应规律和原则,让供应单位与企业一起共同发展。

附件一：

合同评审表

日期：2018年月日