文件管理制度(拟稿)

文件档案管理制度

一总则

目的：为使公司的文件档案管理系统化、标准化、规范化，提高办公效率，特制定本制度。

范围：本制度适用于四川兴达明科机电工程有限公司所有文件档案管理。

二文件分类

公司内文书分类主要分为A类机要文件、B类重要文件、C类普通文件三类。

（一）机要文件（A类）

1.公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记

材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件；

2.公司董事会、经营层会材料，包括会议通知、会议材料、会议记录

（纪要）、会议决议及《任务督办书》等；

3.公司级年度工作计划、工作总结及相关材料；

4.财务类各种对内统计报表、各类单据；

5.公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等；

6.所有涉及保密工作的文件资料；

7.其他有所定义的机要文件。

（二）重要文件（B类）

1.外来文件：政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、各类标

准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等；

2.公司对外的正式发文，包括红头文件、请示汇报等；

3.与公司经营管理相关的各类统计报表；

4.合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等；

5.质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）、程序

文件、质量记录、作业文件等；

6.技术文件：技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、

任务书、协议书、验收标准、评审意见等。

7.行政类文件：规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等；

8.人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等；

9.公司内部会议相关材料：会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录

（纪要）、发放/回收记录等；

10.各部门的工作计划、总结等；

11.本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音

像资料等；

12.以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训

材料；

13.各种形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、会议记录（纪要）等；

14.公司内部培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。（三）普通文件（C类）

1.各部门非涉密呈批文件。

2.各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要）。

3.公司内部培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。

4.公司的简报、内刊。

5.公司购买的各类图书、报纸、杂志。

6.其他公司定义的普通文件。

三文件制作规定

凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。

（一）红头文件

1.红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文；

2.以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求，凡接到文件

的公司或部门应严格按照文件内容执行；

3.红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下：

3.1红头文件模板请参见附件MK/WJ-01《红头文件》模板；

3.2用纸要求：标准A4纸；

3.3字号要求：标题用3号宋体加粗，正文用4号宋体；

3.4文件要素标识：

3.4.1发文字号：由发文机构代字、年份和序号组成，用4号宋体，

居中排列。机构代字反映发文公司或部门的性质，如“明科司

发”是四川兴达明科机电工程有限公司发文，“明科系统部发”

是四川兴达明科机电工程有限公司系统部发文；年份置于六角

括号〔〕中，用阿拉伯数字标出全称，如2012年，不能简化

为“12”；序号是发文的流水号，保持1位虚位，如第01号。

3.4.2签发人标识：仅是在上报的公文中才出现。签发人姓名平行排

列于发文字号右侧。发文字号于行首居左空1字，签发人姓名

于行尾居右空1字，用4号宋体字。

3.4.3标题要求：一般由发文机关、发文事由和文种组成。标题用3

号宋体字加粗，可分1行或多行居中排列；回行时，要做到词

义完整（不能把完整的词拆开）。

3.4.4正文要求：是文件的主体部分，正文的内容要准确，鲜明、完

整地表达发文件意图、目的和要求。正文用4号宋体字，文中

数字、年份不能分行。

3.4.5附件要求：是正文内容的组成部分，与文件正文具有同等效力。

应在正文末尾下空1行，左空2字，用4号宋体字表明“附件”，

后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件应

与正文一起装订。

3.4.6成文日期：是文件生效的时间，是文件的一项重要内容。成文

日期和落款用4号宋体字。为了加强其准确性，成文日期要用

汉字（一二三四五六七八九〇）书写，例如二〇一二年四月十

五日。

3.4.7主题词：是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词

语。用4号宋体字，词目之间空2字，一般不超过5个主题词。

3.4.8文件发送：分为主送、抄送和抄报三种形式。主送，是主要收

受文件的机关，指上级部门向同级部门或下级部门发送文件；

抄送，是指除主送机关之外需要知晓公文内容的其他机关；抄

报，是下级部门向上级部门或领导发送文件。

（二）请示呈批文件

1.用于向上级领导呈报文件。一般情况下，向上级领导呈报文件时都

应以呈批文件的形式上报，若文字内容太多，或有表格等其他文件

时，则以呈批文件附件的形式上报；

2.《呈批文件》模板见附件MK/WJ-02《请示呈批文件》模板。（三）任务督办书

1.主要用于公司领导对各部门下达重要任务时使用；

2.承办部门应按照时间节点要求，将任务执行情况反馈至督办部门；

3.《任务督办书》模板见附件MK/WJ-03《任务督办书》模板。（四）其他文件格式

1.其他文件格式参照公司已经下发的格式要求执行；

2.若无具体格式要求，可自行确定行文格式。

注意：报公司领导的各类文件内容不得任意涂改。

四文件的收发规定

1.公司所有外来文件行政人力部指定专人负责收发、传递、登记及保管工作。

2.公司内部文件由各部门自行负责文件的收发、传递、登记及保管工作。

3.收文负责人在接受文件时应检查文件的完整性，对于不完整的文件应要求并督促来文单位/部门予以补齐。

4.收文负责人应将收到的文件及时交部门主管查阅，由部门领导视其重要程度决定是否报上一级主管领导审批。

5.对于需要向上一级领导呈报的收文，应由收文部门附《来文处理单》，向上一级领导呈报。

6.收文负责人应将收到的文件进行分类登记，设立专门的《收文薄》以备查。

7.《收文薄》中应注明收文日期、类别、来文单位、题目、需送达部门/个

人、签收人、移交人等基本要素。

8.接到与公司经营管理相关的外部来电，应在《重要电话接听登记表》上做

好记录，并与相关部门做好内容交接。

9.收文负责人应正确地判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。

10.收文负责人在传递文件至各部门时，各部门收文人员应在《收文薄》上

签收，并写明签收时间。

五文件的审批

1.各类须经过各级领导审批后方可执行的文件需先填写《请示呈批文件》。

2.根据文件牵涉范围提交各级领导审批。

3.领导对于不符合制作要求或有疑问的文件有权将其退回，各部门应根据要求重新呈报。

4.在文件呈报过程中，若相关部门或各级领导提出疑问，呈报部门应负责收集反馈信息，并将反馈信息以书面形式说明后，再向上一级领导呈报。

六发文

上级主管部门需以正式文件形式向下级或相关部门发文时，应遵循以下流程：（一）第一步：相关人员起草文件。拟稿人根据工作需要以公司或者部门名义拟制文件，文件起草完毕后，附《来文处理单》，交与部门主

管审核。红头文件发文采用《发文稿纸》。

（二）第二步：部门主管审核。部门主管对文件进行初审，审查文件内容是否与发文意图相吻合，并于发文稿纸上签写审核意见。

（三）第三步：办公室负责人复核。对文件进行再审核、校正，负责人应

认真查阅文件格式是否符合以及文字是否存在错别字等明显错误

和漏洞。检查无误后由拟稿人将文件打印出来，办公室负责人人在

发文稿纸上签写意见和建议并同文件呈报分管领导审核批示。

（四）第五步：公司分管领导或授权人审批通过后，拟稿人再根据拟发份数打印相应数量的文件，加盖公司公章，文件交由相关人员发送，

并归口于行政人力部存档管理。

七文件执行情况反馈

公司及部门对于需要定期反馈执行情况的文类、反馈形式及格式应明确做出规定，并严格按照时间节点统计完成情况，及时反馈给上级领导。

1.各部门内部的信息反馈流程由各部门自行确定。

2.由各部门向公司反馈的文件执行情况，必须经各部门负责人签字后报至公

司相应的督办部门。

八档案管理

1.公司应设置专门的档案室，对公司的机要文件、重要文件统一归档管理。

普通文件原则上由各部门自行归档管理。

2.非档案管理人员未经许可，不得进入档案室。

3.档案室要做好安全防范措施，确保档案的安全。

4.各部门尽量指定固定人员负责管理本部门的文件材料。

5.归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部在日常经营管理中所形成的

各种有保存价值的文件材料都要按本制度的规定，分别立卷归档。

6.文件呈报部门和各经办人应保证经办文件的完整性，各种附件一律不准抽

存。若有电子文档，应连同电子文档一起交至档案管理人员处存档。

7.文件承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，各类公文上的附件一律不准抽存。事情办结后及时交文件管理员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。8.凡以公司名义印发的文件（含正件与附件、请示批复、转发文件等）一律由行政人力部统一收集管理。

9.一项工作由几个部门参与办理的，在工作过程中形成的文件材料，由主办部门收集归档。

10.档案管理人员应及时将收到的归档文件按照档案类别予以存档，并在《归档文件登记表》上做好记录。

11.存档的文件材料均应齐全完整。在归档的每份材料中，应将每份文件的正文与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起，不得分开。

12.原则上存档的文件按年度归档。

13.存档的文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；其他文件材料依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

14.存档的文件应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角标注页号，背面有文字的在左上角标注页号。

15.存档管理员应将收到的存档文件按类目进行整理并编号，根据规定的格式逐件填写存档文件目录。

16.存档的文件在卷宗内应按目录进行排列，以便查找。

17.机要文件和重要文件一律存在保险柜或带锁的文件柜中。

18.保存期限。机要文件永久保存，重要文件保存十年，普通文件保存五年。

九借阅

1.借阅文件档案时，档案管理人员必须在《档案借阅登记表》上登记。

2.借阅机要文件（A级）必须填写《档案借阅申请单》，经总经理或其授权人签字批准后方能借阅。

3.借阅重要文件（B级）必须写《档案借阅申请单》，经各部门分管副总签字批准后方能借阅。

4.机要文件和重要文件的案卷一般情况下不允许带出公司，必须带离公司的，需经总经理或其授权人签字批准，并由其所属部门负责人负责监管。

5.借阅期限不得超过三天，到期必须归还，如果需要延期归还应办理续借手续。

6.借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则，公司将根据情节予以行政和经济处罚，若违反国家相关法律法规，公司将依法追究当事人的法律责任。

7.借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经有审批权限的领导批准，并由档案管理人员备案。

8.借阅的档案交还时，必须当面交接清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案主管部门领导及借阅人员所属部门领导，并根据情节严重性予以行政和经济处罚。

十复印件的管理

1.机要文件及重要文件的复印件必须由档案管理人员加盖复印件印戳，注明使

用范围、有效期等信息。

2.档案管理员负责对机要及重要文的复印，其余人员不得私自复印或留存。

十一销毁

1.保存期满后，对于没有必要继续保存的文件，应及时予以废除或销毁。

2.档案保管部门对保管期满，拟销毁的档案提出存或毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，由档案形成部门和档案管理人员共同鉴定档案，提出销毁或续存的初步意见，分别送档案形成部门领导进行初审。送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷的清册，必须经各部门分管领导签字同意方可生效。

3.经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

4.销毁档案必须指定专人负责。机要文件和重要文件档案销毁时，必须由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人必须签字以示负责。

5.档案销毁清册及有各级领导审批签字的书面报告必须立卷归档统一保管。

十二附则

1. 本制度由公司行政人力部负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

3. 相关表格