会计信息化教学案例-14：存货核算案例

运用企业管理软件实现存货动态管理与控制

——苏州罗普斯金铝合金花格网有限公司信息管理案例

案例项目负责人：张瑞君

案例项目组成员：张瑞君殷建红（人民大学）

胡功勤（苏州罗普斯金花格网有限公司）

赵熙（北京用友软件股份有限公司）

降低存货成本是企业的第三利润源泉。对很多企业来说，存货是最大一笔资金，改善存货绩效会为企业产生显著的现金流量和提高赢利率。国内外企业对存货管理普遍给予高度的重视，越来越多的企业开始和正在通过信息系统对企业进行业务财务管理，希望在生产和销售环节中实现零库存。当前，存货管理信息系统正从信息处理和业务模拟型，转向管理决策支持型；系统所采用的管理模型，也正从静态模型，转向能够对存货进行动态监控的管理模型；从中发掘企业的第三利润源泉。本文在阐述存货管理理论沿革和现状的基础上，以苏州罗普斯金有限公司为案例，分析企业存货动态管理的思想，并提出如何将企业存货管理模式与管理软件相结合实现存货动态管理的解决方案。

1.存货动态管理和控制概述

1．1存货的概念及其重要性

存货是企业在经营过程中为销售或生产耗用而储备的资产，包括库存中、加工中和在途的各种原材料、燃料、包装物、产成品以及发出商品等。企业为了保证生产经营过程的连续性，必须有计划地购入、耗用和销售存货。

存货流转过程中，原材料和产成品占了极大的比例，因此，我们讨论的存货主要指原材料和产成品。

存货是一项重要的流动资产，它势必会占用大量的流动资金。一般情况下，存货占到企业总资产的30％左右，其管理、利用情况如何，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。在不同的存货管理水平下，企业平均资金占用水平差别很大，而实施正确的存货管理方法，通过降低企业平均资金占用水平，提高存货的流转速度和总资产周转率，将最终提高企业的经济效益。

此外，从市场营销的角度来看，存货作为企业物流的重要成份，其成本降低的潜力比任何其它市场营销环节要大得多，如企业物流成本占营销成本的50％，这其中的存货费用大约要占35％，而物流成本又会占产品全部成本的30％～50％；在美国，直接劳动成本不足生产成本的10％，并且还在不断下降，全部生产过程只有5％的时间用于加工制造，余下的95％时间都用于储存和运输。由此看来，降低存货成本已经成为“第三利润源泉”。在企业管理的其它环节成本降低潜力不大的情况下，在降低存货成本上下功夫已经是成本管理和企业管理的最终所向。

物流战略要以尽可能低的金融资产维持存货。存货管理的基本目的，是要在满早对顾客所承担的义务的同时实现最大限度的流通量。良好的存货管理政策是基于5个选择性的部署之上的，即顾客细分化、产品要求、运输一体化、时间上的要求，以及竞争表现。现对每一种选择作简短的讨论。

1.2存货动态管理和控制的内容

美国著名经济学家西蒙曾经提出：“管理就是决策”，存货管理也不例外，最重要的一环就是存货决策。但任何决策的科学性和有效性都是以信息为基础的，信息与决策已经成为不可分割的同一管理过程的两个方面，信息的完备程度与决策的正确与否息息相关。因此，存货管理应包括两个方面的内容，即存货的信息管理和在此基础上的决策分析。

1．2.1存货信息管理

企业的存货信息包罗万象，信息量十分大，而且种类庞杂，变动频仍。包括存货本身信息，如存货的种类、名称、数量、质量等，还包括与存货有关的业务信息，如存货的收发、盘点、运输等信息。如果没有科学合理的信息分类档案，很难做到有效管理。

1.2．2存货动态管理

决定与存货有关的业务如何进行。这包括进货的购进和发出的时间、地点，进货的种类、数量、质量等等。

手工处理方式下，企业在存货的管理上面临着较为复杂的局面，尤其是综合性的制造企业，管理的存货种类繁多、数量巨大、业务繁忙，管理人员每天往往被大量的单据、台账所淹没，无法实时准确地掌握存货信息，造成信息处理速度低，且容易出错，导致企业物流不畅，影响效益。这种情况下，企业对市场的存货供应和产品需求的变化反应迟钝，根本谈不上决策的科学性。

2.实现存货动态管理和控制的硬软件平台

作为生产民用消费品的罗普斯金公司，同样面临着原材料、产成品种类多、数量大、难以管理的问题。为了彻底改变传统手段管理存货的反映迟钝、效益低下状态、实现对存货的动态控制，提升管理价值，罗普斯金公司于2000年开始使用用友管理软件建立信息系统，将购销存链、财务等子系统中的所有信息汇集局域网进行管理，取得很好的效益。公司使用近20台计算机,分布在业务和财务的各个部门，用于处理日常业务和录入传递信息。根据公司组织结构的设置和管理需要，确定了如下的软件应用方案：

3.运用计算机实现存货科学管理案例分析

3.1编码设计的独到之处

编码设计是指将存货的大量信息按照快速、方便处理业务的需要，分门别类加以划分，并且给每一类存货一个包含级次信息的编码，给每一个存货一个带有所属类别的编号。如何设计存货编码，以及如何设计库存交易类型，对于科学管理存货、销售、采购以及财务资产

管理都有着至关重要的意义。

罗普斯金铝合金花格网有限公司设计和生产的铝型材因用途不同需要区分的种类非常之多，使用的原材料、半成品更是多不胜数；而且产成品随着客户个性化需求的不同（规格、尺寸、颜色）其产品的种类不胜列举。面对复杂的编码需求，罗普斯金铝合金花格网有限公司充分利用管理软件的功能，将所有存货分为6个层次的类别，并分别赋予数字编码便于标识和记忆，满足了管理要求。

3.1.1存货编码方案设计

在罗普斯金铝合金花格网有限公司存货种类繁多, 不仅包括原材料、零部件、包装材料，产成品，还包括半成品、外购件、工装工具、劳保用品、能源等等。特别是原材料和产成品，品种规格繁多。

例如: 一种类别的存货:“网料”包括：氧化、电泳、喷涂等品种；每一品种又分为：7MM/20MM/30MM等料别；每一料别又分为不同的型号：01网、02网、03网等；每种型号又包括不同的宽度和长度等尺寸等等。

为了正确存货核算和管理，必须给每一存货唯一一个编码。该企业结合存货的特点，将存货的型号、规格、尺寸等内容直接作为存货的编码的组成部分，设计了非常易读和易记

例如：存货编码：123001122200

当于存货核算和管理人员读到该存货编码时，马上就能够知道该存货的具体信息，即：该存货是花格网、电泳、30mm存货，其型号位01网，宽、长分别为：122和200。同时，存货的管理人员和使用人员，根据单据上的存货，马上就可以编制相应的存货编码。

3.1.2运用“自由项”达到扩展编码和细化存货核算和管理功能

在对存货的核算和管理中, 罗普斯金公司要求细化存货核算和管理功能：不仅要区分存货的类别、品种、料别、型号、宽度和长度外，而且要核算和管理到不同的颜色和硬度。例如各种花格网又分为不同的颜色:金黄色、银白色、香槟等。在上面存货编码的基础上，如果再加上一个颜色的级次和编码，会导致存货编码过于冗长和庞大，同时也不方便记忆。于是，罗普斯金公司管理人员仔细研究了管理软件，发现解决这类问题可以应用软件的扩充和灵活的功能设置—自由项，将“颜色”设置为一个“自由项”，将“硬度”设置为另一个自由项，如图2所示：

图2

图2

采用自由项后,仓库人员填写采购入库单、领料出库单，销售人员签订订单时，系统自动提醒录入存货“颜色”、“硬度”等信息。这样管理软件可以按自由项（颜色、硬度等）为管理者提供统计和分析信息。

3.1.3存货出入库类型编码设计

存货管理的主要内容之一是对仓库中的物料进行收发存的管理,管理者需要根据不同类型的出入库业务(采购入库、退料入库、销售出库等)及时、准确地了解其引起的各存货的出入库情况，了解各种类型的入库成本，掌握库存的动态变化信息。例如：当管理者得知，最近产品退货的事件时有发生，他要求财务人员对所有退货的产品，按数量和金额进行统计，并给出汇总结果。因此，为了满足管理类似的需求，财务人员和存货管理人员一起将存货出入库业务分成以下类型：

入库业务类型：对应单据：

采购入库——————————采购入库单

退料入库——————————其他入库单

产成品入库—————————产成品入库单

自制半成品—————————其他入库单

销售退货——————————销售退货单

调拨入库——————————调拨单

其他入库——————————其他入库单

入库调整——————————调整单

出库业务类型：对应的单据：

材料领用——————————领料单

采购退货——————————采购退货单

销售出库——————————销售出库单

产品自用——————————其他出库单

调拨出库——————————调拨单

其他出库——————————其他出库单

出库调整——————————调整单

此外，设置存货出入库类型还能为计算机生成自动转账凭证提供依据。

例如：出入库类型为：采购入库，那么定义其对方科目为材料采购，计算机便自动根据入库类型-采购入库相应的业务进行汇总，自动生成转账分录：

借：原材料

贷：材料采购

财务子系统根据这些转账凭证自动记账，实现财务与业务一体化。

3.2将存货管理从静态变为动态管理和控制

罗普斯金公司的经营特点是存货品种和规格繁多，数量巨大，公司月销售额可达2000万元，原材料、半成品和产成品的体积大，重量沉，搬运和清点的工作量大且困难。在手工处理方式下，企业对于存货的管理面临着较为复杂的局面，管理人员往往被每天大量的单据、台帐淹没，信息处理速度低而且容易出错，不但对外部市场存货供应和产成品需求变化反映迟钝，而且仅就企业内部而言，也不能随时了解各种存货确切的库存数量，导致库存管理严

重不善、影响企业销售和正常生产的连续性。

过去经常发生这样的事件：客户在销售科办理完开票、到财务科办理了付款手续，持提货单到仓库提货时却发现仓库里已经没有购买的产品，或库存数量不够发票数量。对于大宗进货的客户甚至会遇到更为尴尬的情况：一笔订单上的一部分货物已经装上车，到另一仓库提取剩余的货物时，才发现原来库存数量不足。由于这类客户不会因本次数量不够等着下次补发货，而是要求退货。企业必须把已经装车的货物卸下来，再到销售科办理退款手续。这个问题不但大大增加了仓库管理人员和装卸工人的工作量，而且破坏了企业信誉，带来客户的不满，给今后的销售带来很坏的影响。

罗普斯金公司解决方案是，用现代化管理工具—企业管理软件来帮助解决存货管理不善的问题。

1．销售过程中实时跟踪库存信息并指导销售

在管理信息系统中，所有库存信息集中在存货数据文件中并实现信息共享，采购、销售、财务等职能部门都能够实时在线了解存货信息。当销售部门通过销售管理子系统开具销售发货单或提货单时：可以随时参照仓库现有实际库存量，如图3所示；

图3

如果库存量不够用户采购数量可以暂时不开票；如果填写的发货数量超过了该存货的现有库存量，系统会自动给予提示，并且拒绝开出提货单；如果企业在系统中选择了“不允许零出库”设置，销售人员也开不出超过现有库存量的销售发票或提货单。如图4所示。

图4

这样，实现了在销售过程中的动态控制，避免了开票收款后，才发现库存不足或一部分货物装车后才发现库存不足又卸车的事件发生。

3、物流和资金流一致性动态控制

在手工管理时，财务帐和库存帐是独立的两本帐，每逢月末财务人员与库管员一起盘点对帐，结果常常是财务人员账簿上存货数量和金额与库存帐不能保证一致，在这个问题上浪费了大量的时间和精力，同时还使得物流信息和资金流信息远远滞后于生产管理的需要。

利用管理软件使物流和资金流保持一致，并进行动态控制：所有入库信息通过采购订单一次录入，后面所有相关的采购入库单、采购发票信息都依据采购订单得到，而不必重复录入。在用友管理软件的处理流程中，采购入库单代表物流信息，实物入库后，对采购入库单进行审核，系统会自动将入库单传送到存货核算子系统中，经过记账制单系统可以自动将该笔业务所产生的资金流信息传输到总账子系统，从而与财务系统实现数据的无缝连接和共享。与此同时，管理者可以根据其关心的重点内容来选择需要统计、分析和显示的字段，如图5 所示：

图5

在图5 界面中，管理者可以根据需要选择显示的内容和各种格式，系统便会根据管理者的需要提供数十种帐表。

这些帐表把管理者关注的热点内容披露出来，为物流和资金流的动态控制提供了有力的保障。

罗普斯金公司财务管理人员正是从管理软件中受益，财务人员从繁杂的记账、算账的劳动中解脱出来后，并重新定义其管理职能：从存货核算转变为对存货进行控制。作为一项制度，财务人员每天早上打开计算机提供的存货流水账，查阅账簿存货结存数据，如图6所示：

图6

并选择其中3、4种存货与库房实际的存货进行对比，发现有差错时，及时查找原因：如

果是出入库单据填写有误，则修改单据；如果是装运数量出错，则补充相应出入库和收付款单据等等。这样即保证了资金流和物流的一致性，又有效地保证了物流管理真实可靠。

3．管理者利用动态库存信息辅助决策

在罗普斯金公司，各级管理者每天都要查看各种存货分析帐表，加强管理和决策：

（1）存货明细帐：了解本会计年度各月份存货收发存的数量和金额的变化；按计划价法核算的存货本会计年度各月份的差异账，以及差异的汇总数据。

（2）出入库汇总表：了解某期间的出入库存货已记账、未记账、全部单据的汇总数据以及成套件、单件的汇总数据；按不同口径统计汇总数：例如按仓库汇总、按存货汇总、按入库类别汇总、按部门汇总、按供应商汇总、按仓库和入库类别汇总、按存货和入库类别汇总、按供应商和入库类别汇总、按部门和入库类别汇总，分析物流动态变化情况。

（3）入库成本分析表：统计分析不同期间或不同入库类别的存货的平均入库成本。

（4）ABC存货成本分析表：根据存货的价值和重要程度将存货分为ABC三类，并通过此表分析A类存货、B类存货、C类存货的存货水平。

（5）库存资金占用情况分析：利用此表分析库存资金占用规划、实际库存资金的占用额、以及它们之间的差额。

（6）暂估材料/商品余额表：提供统计明细账中暂估入库的存货的数量和入库成本明细，分析不同期间的暂估单据入库及报销情况。管理者通过察看库存台账，及时了解和掌握各种存货的出、入库和结存数量和金额。

（7）呆滞积压备查簿：管理者利用此表查询各仓库呆滞积压存货的收发存明细情况。

（8）库存分析表：管理者利用此表及时掌握存货在仓库中停留的时间、是那家供货商提供的货物、是那个部门、那个业务员采购的货物等。

总之，通过上面的帐表信息，管理人员充分利用信息进行高效的管理和决策。如果发现某种产品的库存数量连续几天没有变化，管理人员会调查原因，如果判断该产品有滞销的倾向，销售、采购等部门管理者会共同来分析滞销的原因：如分析是产品质量不好则改进质量；是市场需求变化，则及时安排减产计划；如果某种产品的库存减少很快，则判断该产品属于畅销产品，相关部门的管理者经讨论后，会马上安排增加生产的计划，以及时补充库存以保证销售的正常进行。

3.3批次管理与控制

罗普斯金公司以生产销售铝型材为主业外，也面向个人消费者、商店、公司加工订做特殊规格的铝合金防盗门窗、花格网门窗、气密门窗等，这些产品即使品种相同，在大小、长短、质地、颜色等方面还是存在细微的差别。以前用手工帐管理，只能按“大同”分类。因此，发错货不足为奇，就是客户在提货时也不易发现，直到安装时才发现；更麻烦的是，有时生产完毕放在仓库里，根本就没人来提货，时间一长，究竟是哪位客户订的很难查清，因为订做的产品规格各异，很少有要求完全一样的客户，于是只能成为废品，公司也只好来承担这个无辜的损失。为了满足企业管理的要求，进一步研究“用友财务软件”，公司设计了新的流程，把这些有特殊要求的产品管理得有条有理。

1．建立批次管理方案

从客户订货开始，就给这张订单产品设计一个专门的批次号，建立批次编码与存货的联结。

客户：。。。。商店批次：1111

产品 数量 价格

9032 1000 20000

9034 500 90000

在帐务处理、存货核算、成本核算时，将批次号编码与存货和仓库建立联接，同时，

通过批次号把订单、领料单、入库单、提货单、销售发票链接起来。

具体方法是：

给“特殊要求”的订单设置一个专门的批次号，该批次号与订做商品的各组成要素

都对应起来。

领料时注明批次号，以核算该张订单的材料成本；

入库时注明批次号，把该张订单分布在不同仓库的存货链接起来；

客户提货时，发货单上注明批次号，以准确出库，不易与类似产品混淆；

开销售发票、收取货款时也注明批次号，以分清哪张订单已完成销售全过程并清晰

货款回笼信息；

查询时，仍以批次号为关键字，计算机自动生成该批次管理所需的帐簿和分析控制报表，如实际成本、销售毛利、欠款、尚存仓库余额等等。

要求财务按每一批订单和销售员对回款情况考评奖金。

销售员：。。。。

批次 总金额 回款额 奖金数

1111 40000 30000 100

1222 4000000 8000 -2000

3.4建立严格的销售业绩考核制度

罗普斯金公司坚持“款到发货”的销售原则，尚若客户货款不足，提货则必须得到

经办业务员的认可，财务部与该业务员签定“收款协议”，由他负责在规定的期限内收回货款，违约则要接受经济惩罚。对于“特殊需求”的订单，则从签定订单起就与经办业务员挂起钩来，产品完工后，由经办业务员负责与客户交流信息，催客户提货、付款。销售完成、货款收回，业务员按比例提取奖金；反之，接受惩罚；给公司造成较大损失的，甚至除名。

公司严格按照销售子系统中提供的业务员销售统计表来考核销售员的工作业绩，并制定奖罚制度，这些制度制定和执行的依据就是软件提供的各种销售统计表、明细帐等。

图表如图7所示：

2－仓库２ 1－仓库1

N －仓库N ……

图7

一年来，企业运用软件存货管理信息系统，解决了原来存货管理中遇到的很多问题。一方面，通过发挥计算机信息处理速度快的优势，达到了节省人力、降低劳动强度的目的；另一方面，由于存货数据在销售环节和仓库间高度共享，从根本上杜绝了过去盲目开票、错

发货物的现象，提高了企业信誉，增加了企业效益。