行政人事部门组织架构和岗位职责

图1-1 中小型企业行政人事部组织结构图

图1-2 大中型企业行政人事部组织结构图

按（图1-1）架构，中小型企业所需岗位及岗位职责：

<行政人事经理职责>

一、行政方面职责

1.协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；

2.协助参与并起草公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和各阶段工作目标分解；

3.负责汇总公司年度综合性资料，组织起草公司综合性的工作计划、总结、报告、指示等文件；

4.负责组织公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作;对文件中涉及的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理;

5.收集和了解各部门的工作状态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；

6. 负责宿舍、食堂、保卫工作管理制度拟定、检查、监督、控制和执行;负责对后勤、保洁工及保安的管理；

7. 监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖罚事宜。对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查；

8.负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动，开展年度总结评比和表彰活动；

9.加强部门之间的协调，为促进相互的团结做好工作；

10.负责与相关上级政府部门的联系，获取相关法律、政策信息，争取政策支持等工作。

二、人事方面职责

1. 负责公司人力资源工作的策划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度；

2. 负责制定和完善公司岗位编制，协助公司各部门有效的开发和利用人力，满足公司的经营管理需要；

3. 根据现有编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施；

4. 做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；

5. 负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订；

6. 建立并及时更新员工档案，做好年度及月度人员异动统计(包括离职、入职、晋升、调动、降职等)；

7. 制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施；

8. 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用；

9. 负责拟制公司薪酬制度和方案，简历行之有效的激励和约束机制；

10.制定绩效评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系更够落到实处，并不断完善绩效管理体系；

11.负责审核并按职责报批员工定级、升值、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞职、辞退等手续；

14.配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜；

15.定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完成；

16.其他突发事件处理和领导交办的工作。

<行政人事主管/办公室主任岗位职责>

1.统筹管理公司行政后勤服务工作：监督后勤工作的执行，并提出改进意见；负责公司行政事务的上传下达；负责公司的印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；负责各部门之间和领导之间的协调；负责公司总部的车辆调度；

2.统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作；

3.负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：负责会议场所的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项；

4.负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持、负责公司相关的公共关系建立、维护、保持；

5.负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，监督各部门有计划的安排用车，满足公司业务用车的合理要求；

6.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管；

7.完成上级交办的其它各项工作。

<办公室文员岗位职责>

1. 接听、转接电话；接待来访人员；

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；

3. 负责总经理办公室的清洁卫生；

4. 做好会议纪要；

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送；

6. 负责传真件的收发工作；

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记；

8. 做好公司宣传专栏的组稿；

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责；

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管；

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表；

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

<人事专员岗位职责>

1.负责全体员工的人事档案管理工作；

2.负责新进员工试用期的跟踪考核，晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料；

3.负责员工调查问卷的发放和收集，分析汇总调查结果，形成结论上报；

4.负责统计汇总，上报员工考勤月报表，处理考勤异常情况；

5.负责员工绩效考核资料的定期统计汇总，上报，并对绩效考核的方式方法提出意见和建议；

6.负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查，提供相应的报表和资料；

7.负责员工技能培训方案，技能测评的督导与跟进；

8.负责完成公司人事工作任务，并提出改进意见；

9.负责公司人事文件的呈转及发放；

10.负责草拟，解释公司的福利保险制度，组织办理入保手续，联络退保，理赔事务；

11.协助人事行政经理处理人事方面的其他工作；

12.协助招聘主管进行员工招聘的面试，负责报到及解聘手续的办理，接待引领新进员工；

13.工作对人力资源部经理负责。

<行政专员岗位职责>

1.负责固定资产、办公用品、办公设备及日用品的申购、入库和发放，并定期做好数据录入工作，及时更新数据；

2.负责定期对公司各类日常办公资产进行盘点、管理及维护；

3.负责公司部门间各类会议安排及通知工作，并进行重要会议的记录及归档；

4.负责配合上级组织、协调公司各类活动；员工福利统计申报及发放；

5.负责起草、修改公司各类报告，通知通告的拟发，各类证件的办理；

6.负责公司环境卫生、后勤工作的检查跟踪；

7.负责各类行政费用请款及核销申报；

8.负责酒店、机票预订申报及办理；

9.负责门禁卡的管理及通讯录的更新备份；

10.公司车辆管理（保险、油卡、ETC、保养等）；

11.其它突发事件处理和领导交办的工作。

<前台文员岗位职责>

1. 负责外来人员的接待和衔接工作；

2. 负责公司快递、信件、包裹的收发工作；

3. 负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作；

4. 负责公司文件、资料的下发、张贴及登记归档；

5. 维护和监督公司办公设施的正常运作和维护；

6.行政费用申报及结算（快递费、饮用水等）；

7.负责公司和公共区域卫生的监督；

8.负责公司花草的养护和保养；

9.负责监管员工每日考勤情况，月考勤统计；

10.负责各类假单的填写核对登记；

11.其它突发事件处理和领导交办的工作。

<档案管理员岗位职责>

1.档案工作人员必须具备一定的档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案的管理、收集、整理及提供利用等工作，并对本学校档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守；

2.负责文书处理工作，做好文件材料的登记、传递、收集、整理、组卷工作，做到及时、准确、安全。

3.负责管理本单位的全部档案，积极主动提供利用，编制科学、实用的检索工具和档案参考资料，提高检全率、检准率，为机关各项工作服务，并努力做好利用效果的反馈工作；

4.档案管理做到科学化、规范化、落实防潮、防蛀、防火、防盗、防光等措施，确保档案的完整与安全；

5.定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作，做到“帐物相符”；

6.承办领导交办的其它有关档案工作的任务。