备品备件管理规定

批准：

青岛啤酒（郴州）有限公司

Tsingtao Beer (ChenZhou) CO.LTD

管理规定编号：WI/19162

审核复审：

修订状态：0/D 初审：

编写：唐承华发布日期：2009.6.10

路径：IMS管理手册/二级文件/采购控制程序/三级文件

题目：备品备件管理规定

1、目的

通过实施本规定，对公司备品备件的计划申请、审批、采购、检验、入库、领料、退料、报废以及费用实施控制，以确保备品备件管理满足公司生产需求。

2、适用范围

本规定适用于《采购控制程序》文件中规定的第六、七类物质.但第七类物质的职责、权限及采购按《采购控制程序》规定执行。

3、职责和权限：

3.1工程部是备品备件采购申请的复核、费用控制、报废、安全库存、最高库存标准的归口管理部门；《采购控制程序》文件中规定的第七类物质计划汇总、编制、校验和管理的部门。3.2各生产部门是本部门备品备件采购申请的编制、验收、费用控制的执行部门和部门备件库管理和库存量信息反馈部门。

3.3生产部是负责对低于公司《在库管理表》内的备品备件进行采购申请的编制、采购、验收、补充；负责对各部门提报的备品备件月采购计划汇总、编制、采购、仓储管理（包括《采购控制程序》文件中规定的第七类物质）、一级库库存量信息反馈的部门。

3.4生产部是报废备品备件处理的执行部门和供应商管理部门；

3.5财务部是备品备件的招（议）标组织和价格控制部门。

4、定义

4.1一级库：是指公司级的备品备件贮存库。

4.2 五五堆放法: 将各种备件按五或五的倍数摆放，数量要准确无误,要做到“五五成行.五五成方，五五成串，五五成堆，五五成层”使备件叠放整齐，便于点数，盘点和取送。

4.3四号定位法：按“区号、架号、层号、位号”等四号对备件进行归类叠放并登记造册。

5、程序说明

5.1计划申请与审批：

5.1.1生产部每日10时前提报《备品备件收发存日报表》。（电子表格发放在“公司资源\生产

部\A报表、盘点表\A报表、盘点表\Ⅳ日报\C资材、备件\09配件日报”文件夹内）

5.1.2生产部仓管员每周一根据《在库管理表》、《备品备件收发存日报表》制定本周《采购申请表（备品备件）》，经生产部长审核，总酿酒师批准后，交生产部采购人员。仓管员严格依据《在库存管理表》中规定的库存标准，备品备件的数量控制在安全库存量和最高库存量之间。

5.1.3对不经常损坏（如更换周期在一年以上的）或贵重的配件，没有进行“最低安全库存量”控制的，由各使用部门备件计划员根据《备品备件收发存日报表》、《月生产计划》、《月度检修计划》、《在库管理表》，制定下月度《月采购申请表（备品备件）》；

5.1.4使用部门每月20日前提报《月采购申请表（备品备件）》，由使用部门长审核，工程部复核，生产总助批准后，统一交生产部。

5.1.5《月采购申请表（备品备件）》中物料名称、编码应与ERP系统中描述一致，如ERP系统中找不到相应物料名称和编码，应在《月采购申请表（备品备件）》内进行注明，由生产部采购人员在ERP系统中申请相应的物料名称与编码。

5.1.6紧急采购申请由使用部门长审核，工程部部长复审，生产总助批准后，交生产部执行采购。备品备件的紧急采购申请，包装部不多于3次/月，酿造部、工程部不多于2次/月，其它部门不多于1次/月。

5.1.7每年7月制定当年项目大修理费用《月采购申请表（备品备件）》。并在《月采购申请表（备品备件）》表中详细、准确注明备件产地、制造商、供应商、参考价格、现有库存量等。

5.2采购执行

5.2.1生产部采购员每周二前根据仓管员提报的采购申请，编制《备品备件申请表》，并经生产部采购主管及部长批准后，执行采购。生产部每月30日前根据各部门提报的采购申请，汇总编制《零星物质申请表》，并经生产部采购主管及部长批准后，执行采购。

5.2.2生产部采购员对《备品备件采购计划》的描述有疑惑时，应及时与仓管员或使用部门确认，确保采购合格的备品备件。因仓管员或使用部门的《月采购申请表（备品备件）》中的型号、规格、图纸等导致采购失误或带来损失，由仓管员或使用部门承担相应责任。

5.2.3新试用的备品备件，应依据批准后的《新选购备件试用计划》执行采购,并按程序进行试用数据跟踪。

5.2.4生产部在采购执行过程中，严格按招标价执行采购；如发现采购的备品备件价格有变

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动应及时报到物价委员会，以便公司采取对策。

5.2.5仓管员或使用部门不得直接与供应商联系采购。

5.2.6当备件出现问题时，生产部与供应商多次沟通无效时,由工程部与供应商协商解决。

5.3备品备件的检验与入库：

5.3.1仓管员提报采购计划的备件采购到厂后，由生产部仓管员在2个工作日内按照《采购申请表（备品备件）》的数量、规格、型号和质量标准完成对备品备件的检验。各部门提报采购计划的备件采购到厂后（仓管员应及时通知使用部门备件验收人员），由使用部门备件检验员(各部门设备管理人员或工程师)在2个工作日内按照《采购申请表（备品备件）》的数量、规格、型号和质量标准完成对备品备件的检验。

5.3.2采购的备品备件经仓管员或使用部门的备件检验员检验合格，由生产部开具《入库单》并经相关人员签字确认后方可入库；备品备件在验收合格后1个工作日内按仓储管理标准放入货架。

5.3.3备品备件入库后，仓管员应在1个工作日内将入库备件的名称、型号、规格、生产日期、数量、保质期和入库日期等在台帐及物料卡上记录清楚。为提高备件的可追溯性，需在物料卡上对入库的备件注明供应商。

5.3.4对于使用部门验收人员和仓管员验收不合格备品备件由仓管员书面通知工程部，由工程部组织采购员、使用部门验收人员等进行二次验收确认。经二次验收确认不合格备件，由采购员在5个工作日内进行退货或换货。

5.4仓储管理

5.4.1仓管员应将备件按通用件区与专用件区进行分区存放；通用件按轴承类、橡胶件类、阀门类等类别分区；专用件按机台进行分区存放

5.4.2备件的存放需按“五五堆放法”、“四号定位法”原则对备件进行存放、管理。

5.4.3备件库需保持干燥、清洁、卫生、无污染。

5.4.4各类备件的保存要求：轴承类及其他金属备件需进行防潮、防尘、防锈后方可上架保存；橡胶件类需进行避光、防潮、防尘处理后方可上架保存；电子元器件类需进行避光、防潮、防尘、密封后方可上架保存；

5.4.5账目管理：备件实物帐要日清日结，不得随意增减数字，串换帐页。仓管员每月进行一次盘点，保证帐、卡、物一致；并配合好公司进行的半年与年终盘点，协助核算员做出盘点表。

5.4.6各部门备件管理

5.4.

6.1各部门备件库管理参照本规定第“5.4.1--5.4.6”条执行。各生产部门库存资金控制范围为包装部1万元以内、酿造部0.5万元以内、工程部0.5万元以内。

5.4.

6.2部门备件库内存放的物品种类：日常使用易损件、一级库领用后未使用完的物料（暂存），更换下来可以再修复利用的物料、加工件成品以及可替代其它用料。

5.4.

6.3 各部门备件库内备件应建立动态管理的台账（含价格），并保证账、卡、物相符。5.4.7工程部每半年负责组织各部门根据备品备件采购周期、备品备件更换周期修订通用件及专用易损件的《在库管理表》，以明确备品备件的安全库存量和最高库存量。

5.4.8生产部负责对《备品备件收发存报表》内容每日更新，及时反映库存备品备件情况，同时将备品备件超出安全库存量和最高库存量等异常情况及时通知相关部门，以便共享。

5.5备品备件的领用及退料、质量反馈：

5.5.1备品备件领用

5.5.1.1所有备件均应遵循“先进先出”原则。

5.5.1.2正常工作时间内，使用部门根据实际维修需要，填写《备品备件领用申请单》，经相关人员审批后方可领料；仓管员根据审批后的《备品备件领用申请单》进行发货，无单不予发货；非正常工作时间内（周末及夜间），领料人填写《备品备件领用申请单》，经具有相关审批权限人员电话确认后方可发货，且由领料部门在次一个工作日内将《备品备件领用申请单》交相关人员审批后送至备件库仓管员。

5.5.1.3对单件价值在500元以上的备件采用“以旧换新”原则；若旧备件当日未拆卸下来，使用部门须在2个工作日内将旧备件交生产部。

5.5.1.4仓管员发货后，需在《备品备件领用申请单》上填写好货位和物料编码，第一联由交领料人存底，第二联仓管员留存,第三联由仓管员传递至收发中心开出《备品备件出库单》，由收发中心开票员于每周一及每月结账日将《备品备件出库单》及《备品备件领用申请单》第三联一并交各部门，由领料主管在《备品备件出库单》上签字确认。

5.5.1.5《备品备件领用申请单》审批权限规定：单件价值在2000元以下的，由使用部门相关主管批准有效；单件价值在2000元至5000元的，由使用部门部长批准有效；单件价值在5000元以上的，由使用部门部长审核、生产总助批准有效。

5.5.2使用部门在完成检修安装后，未使用完的备件必须在2个工作日内退回备件库，并办理相关退库手续；

5.5.3使用部门在检修安装过程中发现备件质量不合格的，应及时与工程部设备管理员及生产部采购员联系到现场确认，使用部门在2个工作日内填写《不合格备品备件处置单》，由使用部门交工程部鉴定,如属质量问题,报生产总助批示后,交生产部处理。非质量问题由工程部按《生产设备控制程序》相关条款进行处理。

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5.5.4仓管员对超过有效储存期未领用的备品备件，要在《备品备件收发存报表》中用红色标注。（电子元器件的有效储存期为12个月；塑胶件为4个月；五金件为6个月。）工程部每半年组织各部门对超过有效储存期的备品备件进行鉴定，以确定超过有效储存期备品备件是否报废。

5.5.5紧急采购物资在购回10个工作日内由采购申请部门领取，否则，生产总助依据生产部提报的资料，视情况确定是否考核采购申请部门。

5.6废旧备品备件管理执行《四废排放管理规定》。

5.6.1各部门废旧备品备件交生产部指定的废旧物质存放仓库，由仓管员进行管理，并建立废旧物质出入库台帐。

5.6.2对有修复利用价值的废旧备品备件由工程部统一安排调拨修复，修复的废旧备品备件经公司工程技术人员共同确认后，交各使用部门,原则上“谁修复，谁使用”。

5.6.3经公司工程技术人员共同确认后无修复价值的废旧备品备件，由生产部仓管员组织对其进行整理归类。原则上每年两次由工程部、财务部、生产部会同对其定量定价或招标定价后，交生产部处理。

5.7备品备件费用管理

5.7.1费用管理原则：实行定额控制，分项管理，专款专用。

5.7.2由工程部组织，会同财务部及各使用部门每半年对公司及各部门的库存总额、领用额等进行分析、回顾；并于每年12月份共同确定各部门费用指标、公司备件库费用指标、各部门备件库费用指标。

5.7.3费用项目分为：中小修费（含日常维修费）、项目大修费、工具费三部分，各使用部门在6月份报固定资产技术改造预算，其余费用项目在每年的9月份报预算，工程部审核，报财务部和生部总助复审，总经理批准。

5.7.4费用节超管理执行《设备管理绩效考评细则》以及公司成本、预算管理相关规定。

5.8备品备件供货方管理

5.8.1供货方的确定、评定：按《招（议）标管理规定》及《供方承包方管理规定》执行。

5.8.2价格监督：由财务部组织相关人员每月至少进行一次价格审核，并将审核结果上报总酿酒师和总经理。

5.8.3备品备件使用质量和更换周期规定：由工程部编制《备品备件质量跟踪表》。根据《备品备件质量跟踪表》跟踪产品使用质量、产品更换周期、产品更换部位等情况来综合评估供货方质量，确保备件质量。

5.8.4生产部严格按照物价委员会确定的价格执行采购，每月底前向财务部上报采购执行情

况。

5.9备品备件管理考核规定

5.9.1仓管员未按《在库管理表》要求及时补充备件的，考核仓管员20元/次；因缺少备件而影响生产的，考核仓管员100元/次；

5.9.2备品备件的紧急采购申请，包装部不多于3次/月，酿造部、工程部不多于2次/月，其它部门不多于1次/月，否则考核相应部门分管主管或部长50元/次。

5.9.3在采购执行过程中，严格按招标价执行采购，否则按超出招标价部分考核采购员。

5.9.4仓管员或使用部门指定验收人员未在2个工作日内完成对采购回厂的备品备件检验工作的，考核相关人员20元/次；因长期未验收而导致备件无法退货或换货的备件，备件单价在100元以下的，考核仓管员及使用部门责任人100元/件；备件单价在100元以上的，按备件的采购单价的80%考核仓管员及使用部门指定验收人员。

5.9.5仓管员无签字确认的《备品备件入库单》而将备件入库的，考核仓管员50元/次。

5.9.6仓管员未及时将备件入库及录入台账的，考核仓管员20元/项。

5.9.7对验收不合格需退货、换货的备品备件采购员应在5个工作日内进行退货或换货，逾期考核采购员50元/项；因长期未退货而造成无法退货的备件，备件单价在100元以下的，按备件原价50%考核采购员；备件单价在100元以上的，按备件原价20-50%考核采购员；5.9.8备件库未按“五五堆放”及“四号定位”原则管理及存放备件的，考核仓管员或使用部门50元/次。

5.9.9仓管员或使用部门未按各类备件的保存要求存放备件而引起备件报废的，备件单价在100元以下的，按备件原价50%考核考核仓管员或使用部门；备件单价在100元以上的，按备件原价20-50%考核仓管员或使用部门；

5.9.10各生产部门备件库存资金超出标准的，考核使用部门100元/次；

5.9.11仓管员未按“先进先出”的原则发货的，考核仓管员50元/次；

5.9.12领料人无审批的《备品备件领用申请单》或审批权限不符合规定，仓管员给予发货的，考核仓管员及领用人员各30元/次；

5.9.13非正常工作时间内发货，使用部门在规定时间内未将审批后《备品备件领用申请单》交备件库的，考核使用部门50元/次，仓管员20元/次；

5.9.14未使用完的备件必须在2个工作日内退回备件库，并办理相关退库手续，否则考核使用部门50元/次；

5.9.15一个季度内采购同一备件出现两次备件问题，考核采购员50元/次；

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5.9.16单件价值在500元以上的备件采用“以旧换新”原则，否则考核使用部门100元/次，考核仓管员50元/次。

5.9.17采购员错用或靠用物料编码，或同一物料使用两个不同物料编码时，考核采购员100元/次；

6、相关文件和表格：

文件: 《采购控制程序》《设备管理绩效考评细则》《四废排放管理规定》《不合格品控制程序》《供方承包方管理规定》《招议标管理规定》《生产设备控制程序》

表格:《月采购申请单（备品备件）》《在库管理表》《采购订单》《不合格备品备件处置单》《备品备件质量跟踪表》

备品备件采购、验收、入库流程

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