质量环境安全体系程序文件

广西南宁凤凰纸业有限公司

质量环境职业健康安全管理体系

QESP/NPPC-01~35-2005

程序文件版次：A

受控状态：受控

受控编号： 000

发布日期：2005－07－16 实施日期：2005－07－18

目录

1 目的

对与管理体系有关的文件进行控制，确保工作场所使用的文件为现行有效版本，保证文件的适宜性、充分性和有效性。

2 适用范围

适用于管理体系文件的控制，包括现行有效的外来文件。

3 职责

3.1 总经理负责管理手册和程序文件的批准和发布。

3.2 管理者代表负责对管理手册、程序文件的审核。

3.3 认证办负责组织管理手册和程序文件的编写和管理体系文件的管理。

3.4 生产技术部负责公司定型产品的技术性文件、图纸和资料的编制、发放、更改和管理。

3.5 研发中心负责公司新产品、新项目的技术性文件、图纸和资料的编制、发放、更改和管理。

3.6 企划部负责组织公司级管理性文件的编制、发放、更改和管理。

3.7 公司办负责公司各种载体文件、资料的档案管理工作。

3.8 各部门负责本部门内部使用的管理性文件及资料的编制、发放、更改和管理，并报企划部备案。

4 工作程序

4.1 文件的分类

4.1.1 质量环境职业健康安全方针和目标

4.1.2 管理手册

4.1.3 程序文件

4.1.4 技术性文件

4.1.5 其它管理性文件

4.1.6 标准及规范

4.1.7 记录

4.2 文件的格式和编号

各类文件的格式和编号按照《管理体系文件编写导则》的规定执行。

4.3 文件的编写和审批

4.3.1 《管理手册》由认证办负责组织编制，管理者代表审核、总经理批准。

4.3.2 《程序文件》由认证办负责组织编写，其相关部门负责人会审会签，管理者代表审核，总经理批准。

4.3.3 生产技术部负责组织相关部门编写定型产品技术性文件、设备操作规程以及原材料、产品的质量标准，经部门经理审核后，报总工程师批准。

4.3.4 研发中心负责组织相关部门编写和审核新产品、新项目技术性文件，总工程师批准。

4.3.5 公司级管理性文件由企划部编写，相关部门负责人会审会签，公司主管领导审核，总经

理批准。

4.3.6 部门（分厂）级的管理性文件，由本部门负责编写，部门负责人审核，公司主管领导批准。

4.3.7 通过文件审批，确保文件的充分性、适宜性，并确定分发范围。

4.3.8 所有文件送审时一律采用纸质稿件。

4.4 文件的打印、发放

4.4.1 经批准的公司级管理体系文件，交由公司办打印。部门级管理文件由各部门负责。

4.4.2 管理体系文件打印好后文件原稿及批准记录连同一份正文，交公司办移交档案室存档。

4.4.3 受控文件的发放由文件管理人员按文件批准人批准的发放范围发放文件。纸质受控文件均由发放部门加盖“受控”印章。

4.4.4 受控文件使用部门，应在《文件发放登记表》上签名领取。对受控文件要注有分发号，每份文件用不同的分发号，分发号由001起定部门、姓名定分发号发放，以便追溯。

4.4.5 受控文件不得随意复印，需要复印时，应由使用部门负责人、文件发放部门负责人审核批准。需要增发的，由使用部门书面提出申请。

4.4.6 电子受控文件在公司OA系统---公文管理系统---ISO文件管理上进行发放。发放的电子受控文件设置为不能打印、转发、下载。

4.4.7 需要发放部门级电子受控文件的报由企划部发放。电子管理性文件由企划部发放控制。技术性电子文件由生产技术部发放控制。公司电子版管理手册、程序文件的发放由认证办发放控制。

4.4.8 电子文件发放的签收实行收文人电子签名，并保存在电脑上，作为文件签收的依据。4.5 文件更改、换版与作废

4.5.1 文件需要更改，应由有关职能部门负责提出申请，填写《文件更改申请单》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。

4.5.2 文件更改申请的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

4.5.3 文件更改申请获批准后，由原文件编写部门进行更改，并报原文件审批部门（人）审批。如要由被指定的部门进行更改时，指定部门必须获得原审批部门所依据的背景材料，更改后的文件应作好状态标识，同时作好记录。

4.5.4 文件管理人员在文件更改时应注明更改次数和更改生效时间，并按原批准的发放范围发放更改后的文件，同时收回作废的旧文件，确保作废文件及时撤出使用现场。

对重要更改还应发放《文件更改通知单》告知文件使用人。

4.5.5 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版文件作废，换发新版本，以保持文件的完整、准确、清晰。

4.5.6 对需作资料保留或另作其它用途的作废文件，应加盖“作废”和“保留”印章，明确标识，不需要保存的由文件管理员填写《文件资料收（毁）登记表》经本部门负责人批准后，按《档案鉴定与销毁制度》执行。

4.5.7 工艺技术文件的更改按《技术管理制度汇编》中有关规定执行。

4 .5.8 电子文件的更改、换版、作废的手续按4.5.1、4.5.2、4.5.3执行，由原文件发放部门实施更改。并发放电子版《文件更改通知单》告知文件使用人。

4.6 文件的管理

4.6.1 各部门专职或兼职档案员，负责本部门职责范围内文件的登记、存档和管理，负责建立本部门《受控文件清单》，认证办应建立公司《受控文件清单》。

4.6.2 文件持有者应及时接收和妥善管理文件，保持文件的有效性。

4.6.3 直接引用的各类外部文件，由文件对口部门提出，公司分管领导批准后方可使用。

4.6.4 需临时借阅文件的人员，填写《文件资料借阅登记表》，经文件管理部门负责人批准方可借阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理人员收回。存档文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。

4.6.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理人员将破损文件按 4.

5.6 的要求处理。

4.6.6 当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续。文件管理人员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。

4.6.7 机要档案文件的管理按《保密管理规定》执行。

4.6.8 电子文件的管理

4.6.8.1 公司服务器上的电子受控文件(含ERP、OA数据库的数据)，由信息中心每月1日在硬盘上做备份，并将所备份的数据刻录到光盘上。

4.6.8.2 随着办公自动化的普及和应用，部门之间的文件资料传递多以电脑为途径，书面文件传递逐渐减少。电子文件传递过程中应采取适当的措施确保传递文件的保密及保护性。

4.6.8.3 备份的电子文件和关于电脑或应用软件的合同、协议等，定期交档案室保存。

4.6.9 管理体系文件持有者调离岗位，必须把所有文件交回发放部门。

4.7 每年管理评审之前认证办组织各有关部门对公司受控文件进行一次评审，并将评审意见反馈到认证办汇总，作为管理评审的输入。

4.8 外来文件的控制

4.8.1 外来有关政府、机构、单位的来文由办公室签收、登记、处理、归档和提供利用（各部门签收的，移交给办公室处理）。

4.8.2 外部提供的有关技术文件、标准、图纸、说明书等由相关部门接收后移交公司档案室归档，由档案室向相关部门发放。

4.8.3 法律法规的管理按《法律法规及其他要求管理程序》执行。

4.8.4 企划部每年组织质管部、安全环保部分别按业务范围负责核对管理体系所采用的国家法律法规、外来标准、文件是否为有效文件，并把核对结果报企划部，由企划部按时发布到管理体系运行所涉及的场所；生产技术部负责技术性文件、标准的核对，并把结果及时发布到管理体系运行所涉及的场所。

4.9 印章的管理

4.9.1 管理体系文件印章有“受控”、“作废”、“保留”三类，均归认证办管理。

4.9.2 各单位要使用印章，必须经认证办主任批准，在《用印申请台帐》登记后方可使用。

5 相关/支持性文件

5.1 《管理体系文件编写导则》

5.2 《技术管理制度汇编》

5.3 《档案鉴定与销毁制度》

5.4 《保密管理规定》

5.5 《职业病防治实施细则》

6 相关记录

6.1《文件编制审批表》

6.2《文件发放登记表》

6.3《文件更改申请单》

6.4《文件更改通知单》

6.5《文件作废通知单》

6.6《文件留用申请单》

6.7《文件资料借阅登记表》

6.8《文件资料收（毁）登记表》

6.9《受控文件清单》

6.10《工艺技术文件变更申请书》

6.11《工艺技术文件变更通知书》

6.12《用印申请台帐》

6.13《职业健康检查报告书》

6.14《职业健康体检结果汇总表》

6.15《职业健康体检台帐》

6.16《职业健康体检异常及处置台帐》

1 目的

用于识别适用于公司活动、产品和服务中质量、环境因素、职业健康安全要求的法律法规和其他应遵守的要求，建立获取这些要求的渠道，同时确定这些要求如何应用于公司的环境因素和职业健康安全，以保证公司管理体系在建立、实施、保持、改进中，充分考虑和持续满足法律法规和其他要求。

2 适用范围

适用于公司质量、环境因素和职业健康安全要求的法律法规和其他要求的获取、识别和更新。

3 职责

3.1 质管部负责质量法律法规和其他要求的获取、识别和更新。

3.2 安全环保部负责环境、职业健康安全（除特种设备管理、女工保护、交通安全、劳保用品和社会保险方面）法律法规和其他要求的获取、识别和更新。

3.3 人力资源部负责劳保用品和社会保险方面法律法规和其他要求的获取、识别和更新。

3.4 工会负责女工保护方面法律法规和其他要求的获取、识别和更新。

3.5 储运部负责交通安全管理方面法律法规和其他要求的获取、识别和更新。

3.6 生产技术部负责特种设备管理方面法律法规和其他要求的获取、识别和更新。

3.7 企划部负责适用的质量、环境、职业健康安全法律法规和其他要求的管理。3.8 公司办负责质量、环境、职业健康安全法律法规和其他要求的归档。

3.9 各部室分厂负责执行和实施公司适用的质量、环境、职业健康安全有关的法律法规和其他要求。

3.10 管理者代表负责适用法律、法规和其他要求清单的批准。

4 工作程序

4.1 法律法规和其他要求的内容

1）中国已签署的相关国际条约；

2）国家和地方与质量、环境、职业健康安全有关的法律法规；

3）国家和地方关于质量、环境、职业健康安全的有关标准；

4）区、市政府关于质量、环境、职业健康安全的规定、决定及有关文件；

5）区、市政府关于环境的发展纲要、规划目标及限期治理计划；

6）行业协会及上级主管部门对公司的要求；

7）质量、环境、职业健康安全的非法规性指南、自愿性环境标志等；

8）公司与政府机构、顾客、社会团体或非政府组织签定的与质量、环境、职业健康安全有关的协议；