公文复印件的法定效力与归档价值文档
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近期，通过业务讲座、通过电子邮件，笔者常常被在实际工作第一线的同行反复咨询一些问题。这些问题道理不深，在基层文件和档案工作中却很有普遍性，值得问，也值得答。以下便是其中两例。
某单位就某问题向上级机关写了一份请示，结果收到上级机关一份复印件。从该复印件上可见，这是上级机关对于该请示机关的原件批回，即在原请示文尾空白处仅批有“同意”字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关印章后，将请示原件复印，原件留在上级机关存档，复印件代替批复发回原请示机关执行。在实际工作中，这样的行文很常见。
问题：这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？
这样的复印件不具备正式公文的法定效力。有的单位规定“在加盖原拟文单位正式公章后的公文复印件可以作为正式公文使用。”这样的规定语义含混，与《国家行政机关公文处
理办法》（以下简称《办法》）的规定有一定距离。在《办法》第四十八条规定“公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。”这一简单的解释在面对文书处理实际工作的复杂情况时需要明确以下几点：
首先，本案中的上级机关对下级机关请示采用了原件批
回方式来处理。这种办文可行吗？为了简化程序，提高效率，上级机关对下级请示原件批回是文书处理工作中历来就有的一种简易行文方法，是可行的。问题在于本案中的上级机关将原件批回文件的复印件下发给请示机关执行，复印件作为正式批文使用却缺乏必要的认证和相应的标志，显然会使办文初衷大打折扣。
其次，本案中的复印文件上已经批有“同意”字样，而
且加盖了上级机关印章，是否就可以作为正式公文使用了呢？回答是否定的。本案中下级机关收到原件批回的请示仅为复印件，具有批示和印章原始痕迹的原件并未真正“原件批回”。从公文稿本角度看，复印件仅仅属于副本，一般不具备公文正本的法定效用。作为副本的复印件要同公文正本一样具有法定效力，需要经过认证。在实际工作中，目前通用的认证方式有两种：
一是通过对原件进行技术性处理并注明翻印机关，对直接翻印下发的公文副本进行认证。即在不违反公文发放范围规定的前提下，通过简单的技术性处理，保留原文眉首和主体部分的原状，取掉文尾落款处原发文机关的印章标志，在版记部分的印发说明栏注明“xx机关xx部门xxxx年x月x日翻印”，发放范围栏中注明翻印文件发放范围。经此认证，翻印机关对翻印文件的文字内容的准确性负责，翻印文件在法定的发文范围内可作为正式公文执行。由于在允许的范围内直接将文件翻印下发可以代替层层照抄照转的转发性文件，眼下不少地方、部门的公文处理工作细则中都将此行文方式明文规定为精简文件的措施之一。
二是通过在文件上加盖复印机关证明章，对要作为正式公文执行的一般复印文件进行认证。即在复印件上由有权机关加盖“复印件与正式文件内容相符合”等字样的专用印章，如工商行政管理部门在合同上加盖“合同鉴证章”，档案部门履行开具档案证明的法定职责时在档案文件复印件上加盖“档案证明章”都属于此类认证。由于更多的机关单位并没有这样专门的证明章，还可采用另外的方式认证。如复印机关可以在复印文件上加盖本机关印章以为鉴证。本案中将请示原件批回的上级机关，就应该将有关领导批有“同意”，并签上姓名和年
公文管理规定
公文管理规定 为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。 一、党政机关公文种类 根据“条例”规定，公文种类分15种： 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 二、行文规则 行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则： 1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限： （1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。 （2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。 （3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。 （4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。
文件收发管理办法
文件收发管理办法 1 目的 规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。 2 范围 2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。 2.2 外发文件，指由公司发出的文件。 2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。 收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 收文处理程序 3.1 收文 (1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。 (2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 (3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。 (4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。 （5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理 （6）按文件密封等级要求，做好保密工作。 3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。 3.3 批办 办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。 3.4 承办 办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。 3.5 传阅 对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。 3.6 催办 对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。 3.7 办复 对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 3.8 借阅 (1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
判断题--公文写作 吉林大学
1：凡必须得到上级机关批准和指示后才能办理的公务，都可用“请示”行文。 正确错误 2：发文机关应当写全称或者规范化简称 正确错误 3：我国法定的公布性文件包括通知和通告 正确错误 4：启示是一种公告性质的用来说明情况或提出请求的文书，其使用范围受到限制，种类较多。（） 正确错误 5：公告和通告行文时，都要写上主送机关。 正确错误 6：会议通知的繁简程度，与规模无关。指示性通知亦称布置工作的通知 正确错误 7：请示可以一文一事，也可以一文多事 正确错误
8：公文中的词语应含义确切 正确错误 9：以下公文属批办工作对象的是确无规定处置方案的业务性公文和《中共中央关于印发<中国共产党党校工作暂行条例>的通知》。 正确错误 10：会议纪要和会议记录是一回事 正确错误 11：选用公文文种，主要依据规范性工作关系、职权、行文目的和要求 正确错误 12：衡量一个企业是否经营得好，主要应从这样一些方面考察：其一，是否人尽其才；其二，是否有正确的经营方针；其三，是否有强有力的领导班子（）。 正确错误 13：意见的正文由开头、主体两部分组成。 正确错误 14：对某一项行政工作做出比较具体的规定，称“规定” 正确错误
15：会议纪要和会议记录是一回事。 正确错误 16：为了维护政令一致，凡下行公文内容涉及其他机关的职权范围时，行文前应与其协商一致。（） 正确错误 17：报告和请示的相同之处在于行文方向一致、标题构成相同、报送要求一样、签署形式一样。 正确错误 18：条例一般由标题、正文和符文组成。（） 正确错误 19：简报是机关内部使用的一种简要工作报告，常用的名称有工作简报、情况反映、内部参考和信息快报等。 正确错误 20：根据文件来源，在一个机关内部可将公文分为收文和发文。 正确错误 21：发文机关应当写全称或者规范化简称
公司公文管理规范
公司公文管理规范
**公司公文管理规范 一、目的 为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。 二、适用范围 本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。 三、定义 公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括： 1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、 指导书、会议通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。 四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签 发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经
理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。 五、管理制度 1.公文的常见种类 1.1请示 请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告 向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见 用于对重要问题提出看法和处理办法, 用“意见”。 1.4通知 批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度 对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规 定”、“办法”或“制度”。 1.7决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式 2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印 章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为 1.5倍行距。 2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧 装订。 3.公文的编号 3.1以公司名义下发的文件编号
公文处理及归档管理办法
公文处理及归档管理办法 第一章总则 （一）为使公司日常办公的文件处理规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》，同时结合公司目前运作的实际情况，制定此办法。 （二）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节，应做到急件随到随办；有时间限制的文件，应如期办完。 （三）办公室是公司公文处理工作的综合部门，其主要职责是组织、协调全公司的公文处理工作。负责统一收文、分送、催办和以公司（含办公室）名义发出的各类文件的核稿、印制、发送、归档工作，以及机要文件、简报、资料的传递管理和部分文件的承办工作。 （四）各部门按职责分工对口办理有关公文，具体负责承办公文的办理、协调、拟稿、审稿、会稿、校稿、分发、确定办结和所办文件立卷归档工作。 第二章收文 （一）送公司的所有文件、资料，由办公室签收、拆封，并按规定编号、登记。 直送公司领导或各处室的信件，分别由办公室或各处室拆封。其中需纳入收文处理的文件交公司办公室统一编号、登记，按规定程序办理。 各部门、各单位的抄送件和简报、信息资料、情况反映等，不纳入收文登记。 （二）收文登记内容：收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、收文份数、秘密等级、紧急程度、处理情况。 （三）各承办处室应建立本部门内部的收文等级制度，明确人员专管或兼管（包括运转的管理） 第三章收文处理
（一）各类收文由办公室签注拟办意见，原则是： 1.中国中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府文件，按阅文规定传阅。 2.市委、市政府交办件，市级有关部门的主送件，由办公室提出拟办意见后，原件存档，复印件分送公司领导批示后交有关处室直接办理。 3.各部门、各单位的抄送件，重要的分送公司领导，一般的送有关处室阅，并留一份存档。 4.简报、资料、情况反映等，由办公室直接分送公司领导或有关处室阅处。 5.除特殊情况外，公司领导不受理未经办公室登记、批注公文。 （二）各部门承办的文件中，需送公司领导批示的，由办公室统一分送；领导批阅后，由办公室推送到各部门。 （三）办公室送领导批示的文件，领导批示后由办公室登记后分送各有关部门； （四）有关部门接到批示后，应及时处理，采用口头、电话或以函复来文单位，办理结果应及时向公司领导汇报，并报办公室备案。 （五）办公室对批示文件办理情况定期催办，防止漏办和延误。 第四章发文处理 （一）发文要严格把关，凡能口头或电话答复的事项，不要行文答复；凡能用便函答复的事项，不发正式文件。 （二）拟稿应本着“谁主办，谁拟稿”的原则进行。特别重要的文件由公司领导亲自主持研究，明确拟文主要观点、意见和办法，由承办部门组织专人拟稿，相关部门负责向拟稿人提供文件初稿和有关资料。 （三）为保证拟稿质量，拟稿前要认真查阅有关政策、法律、法规，核实事实，将有关意见协商一致。拟稿时要切实注意行文关系、公文种类和公文格式的正确、规范，用语贴切、精炼，切忌大话、空话、套话，并恰当地确定密级与缓急程度。 （四）承担部门负责人必须对文稿从政策、法规、文字体式等方面进行认真审查、把关，并签署意见。对修改较多的，应责成拟稿人清稿。涉及其他部门的，承办部门要交相关部门传阅，主动征求意见。各有关部门要切实负责地对相关内容审查把关，并在传阅栏签署意见、姓名和日期。
公文收发管理制度
公文收发管理制度 为加强对公文收发文的管理，特制定本制度： 一、文件收文管理 单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。 （一）公文的签收呈办 、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。 、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。 、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。 、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。 、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在 个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在 个工作日内办结。 、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。 （二）公文的保密。
对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。 （三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。 二、公文发文管理 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。 、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。 、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。 、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。 、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。 、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。 、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。 、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办
收发文件管理制度.doc
收发文件管理制度4 收发文管理制度 为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。 一、收文 凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容： 1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。 2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。 3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。 4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。 二、发文 以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容： 1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、
发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。 2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。 3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。 4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。 5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。 6．用印。正式文件加盖公司印章。 7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。 附：1、《公文传阅单》 2、《文件发文单》 山东鼎盛精工股份有限公司 2018年6月12日 公文传阅单 文件发文单鼎盛司发【】号
机关公文文风刍议
机关公文文风刍议 摘要：文风是公文撰写者的政治观念、思想作风、道德品质、写作动机、写作态度等在写作活动中的综合体现。机关公文要树立马克思主义的优良文风，在准确鲜明、平实得体、简明生动等方面下工夫，进而充分发挥公文在依法行政、处理公务中的重要作用。 关键词：公文写作；文风；修养 每一篇公文都体现一定的文风。文风是公文撰写者的政治观念、思想作风、道德品质、写作动机、写作态度等在写作活动中的综合表现。《尚书·周书》中所说的“辞尚体要，不惟好异”、《论语》中所说的“质胜文则野，文胜质则史”、《文心雕龙》所说的“辞人好奇、言贵浮诡”等等，所论及的都是文风问题。 1942年，毛泽东在《反对党八股》中指出：“要使革命精神获得发展，必须抛弃党八股，采取生动活泼新鲜有力的马克思列宁主义文风。”[1]（P517）机关公文的文风应准确鲜明、平实得体、简明生动，才能充分发挥公文的领导、规范、教育和沟通的社会功效。 一、表达的准确性 公文是“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”[2]是用以处理公务和解决实际问题的一种文体。公文语言准确，才能为解决实际问
题，提高工作效率提供方便。 准确性来自于实事求是的思想作风。毛泽东在《改造我们的学习》一文中分析得很透彻：“这种结论，不是甲乙丙丁的现象罗列，也不是夸夸其谈的滥调文章，而是科学的结论。这种态度，有实事求是之意，无哗众取宠之心。”[3]（P759）可见，要写出问题提得准确、道理说得准确、文字用得准确的公文，就必须深入实际，调查研究，掌握辩证唯物主义的分析方法。切忌理论脱离实际，闭门造车，夸夸其谈。怎样做到表达准确呢？ 第一、正确领会国家法律以及党和政府的方针政策；第二、用词恰当，造句符合语法，判断推理符合逻辑；第三、注意表示时间、范围、数量、程度、条件、主次等方面词语的运用；第四、忌用模棱两可和容易产生歧义的词语。 二、思想的鲜明性 鲜明性包括思想内容的鲜明、表达形式的鲜明，表达形式的鲜明是服从服务于思想内容鲜明的。思想内容鲜明指公文观点鲜明，行文目的一目了然。表达形式鲜明指公文结构单一明晰，语言简洁明快。要达到鲜明性的要求，应该做到两点： 一是狠刹“长空”风。毛泽东曾尖锐批评篇幅冗长而内容空洞的文章是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”，要“赶快扔到垃圾桶里去。”[3]（P71）邓小平在南巡讲话中指出：“长篇的东西是少数搞专业的人读的，群众怎么读，要求都读大本子，那是形式主义的，办不到。”又说：“周总理四届人大的报告，毛主席指定我负责起草，要求不得超过五千字，
公司文件管理规定参考
公司文件管理规定 1.目的和作用 公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。 2.管理职责 公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。 3.文件立卷归档管理 秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作： 3.1收集立卷文书材料。 应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保 留好底稿和正本。 3.2做好立卷类目的分类。 按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。 3.3拟定卷内文件保存价值。 按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。 3.4 科学、合理地排列卷内文件。 应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是： 3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。 3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。 3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。
3.4.4 正文在前，附件在后。 3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。 3.5 文件装订成案卷。 定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。 3.6 文件移交归档。 文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。 4．文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作： 4.1加强文件安全性的管理。 4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防 损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作。 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知 性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正 式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余 存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记， 收回时在表上注销。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的 文件加盖清退签章。 4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种：
公司公文管理规定
公司公文管理规定 第一条目的 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。 第二条定义 是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。 第三条使用公文的种类 公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。 第四条公文格式 从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件 适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、内部通告 适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要 适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 4、工作报告 适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。 第五条处理公文的表格 公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。 第六条公文密级 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。 第七条公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。
公司公文管理规范.doc
xxx公司公文管理规范1 公文管理规范 为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。 第一章目的和原则 第一条目的 一、建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。 二、提高工作沟通的效率。 三、保证工作信息传递中的准确性、严肃性。 四、明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。第二条原则 一、简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。 二、明确责任，强化分工协作的原则。 三、传统公文手段与现代媒体相结合原则。 四、与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。 第二章范围 第三条本规范的适用范围为大宗农产品交易所全部所属单位。
第四条本规范所指公文包括如下内容： 一、由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、 会议纪要、规章制度及重要通报、通知； 二、各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等； 三、董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件； 四、交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版； 第三章公文形式 第五条请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。 第六条报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。 第七条指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。 第八条通知：传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项, 批转或转发公文,用“通知”。 第九条批复：答复下级请示事项时，用批复。 第十条通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。 第十一条决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大
公文档案管理
1.2.12.3 公文档案 1.2.12.3.1 档案借阅 功能介绍:可对档案进行借阅申请，查看审批中，审批通过，不通过，以及已归还和未归还的档案。 所在位置:[公文管理]→[档案管理]→[档案借阅]。 界面介绍 1.借阅申请 注，可绑定流程，绑定方法：系统管理→业务引擎→公文档案借阅→启用。 公文档案借阅→??
Caution: Some letters were intendedly removed from the document because It was created by TRIAL version of Softany CHM to DOC converter. To get rid of this, please purchase the product. 1.2.12.3.2 档案管理 功能介绍对收发文或者著录的档案进行查看或查询。 所在位置:[公文管理]→[档案管理]→[档管理]。 界面介绍
Caution: Some letters were intendedly removed from the document because It was created by TRIAL version of Softany CHM to DOC converter. To get rid of this, please purchase the product. 1.2.12.3.3 档案整理 功能介绍:对发文或者收文列表里档案进行著录,或者归档,删除。 所在位置:[公文管理]→[档案管理]→[档案整理]。 界面介绍
1.著录 可对档案整理中新增加一个著录信息。 2.归档 对发文列表或者收文列表里的已走完的流程进行归档。
公文格式管理办法
ZYHT冷轧技术 公文处理办法 第一章总则 第一条为使公司的公文处理工作规化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，以《国家行政机关公文处理办法》为指导，结合公司实际，制定本办法。 第二条企业的公文，是企业在经营和行政管理过程中形成的具有法定效力和规体式的文书，是公司依法经营和进行公务、商务活动的重要工具。 第三条公文处理指公文的办理（收文、发文）、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条公文处理必须严格执行国家法律、法规及公司的有关规定，确保企业商业、技术秘密的安全。 第六条公司各单位、各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第七条公司综合管理部是公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作并负责指导各单位、各部门的公文处理工作。
第二章公文种类 第八条本公司的公文种类主要有：决定、通知、通报、通告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 （一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通知。适用于批转下级单位的公文，转发政府主管部门和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位周知或者执行的事项；任免人员。 （三）通报。适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）通告。适用在一定围公布应当遵守或者周知事项。 （五）报告。适用于向上级单位汇报，反映情况，答复上级单位的询问。 （六）请示。适用向上级请求指示批准。 （七）批复。适用答复下级单位的请求事项。 （八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （九）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 （十）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
公文复印件的法定效力与归档价值
公文复印件的法定效力与归档价值 近期，通过业务讲座、通过电子邮件，笔者常常被在实际工作第一线的同行反复咨询一些问题。这些问题道理不深，在基层文件和档案工作中却很有普遍性，值得问，也值得答。以下便是其中两例。 【案例一】 某单位就某问题向上级机关写了一份请示，结果收到上级机关一份复印件。从该复印件上可见，这是上级机关对于该请示机关的原件批回，即在原请示文尾空白处仅批有“同意”字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关印章后，将请示原件复印，原件留在上级机关存档，复印件代替批复发回原请示机关执行。在实际工作中，这样的行文很常见。 问题：这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？ 【评析】 这样的复印件不具备正式公文的法定效力。有的单位规定“在加盖原拟文单位正式公章后的公文复印件可以作为正式公文使用。”这样的规定语义含混，与《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）的规定有一定距离。在《办法》第四十八条规定“公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。”这一简单的解释在面对文书处理实际工作的复杂情况时需要明确以下几点：
首先，本案中的上级机关对下级机关请示采用了原件批回方式来处理。这种办文可行吗？为了简化程序，提高效率，上级机关对下级请示原件批回是文书处理工作中历来就有的一种简易行文方法，是可行的。问题在于本案中的上级机关将原件批回文件的复印件下发给请示机关执行，复印件作为正式批文使用却缺乏必要的认证和相应的标志，显然会使办文初衷大打折扣。 其次，本案中的复印文件上已经批有“同意”字样，而且加盖了上级机关印章，是否就可以作为正式公文使用了呢？回答是否定的。本案中下级机关收到原件批回的请示仅为复印件，具有批示和印章原始痕迹的原件并未真正“原件批回”。从公文稿本角度看，复印件仅仅属于副本，一般不具备公文正本的法定效用。作为副本的复印件要同公文正本一样具有法定效力，需要经过认证。在实际工作中，目前通用的认证方式有两种： 一是通过对原件进行技术性处理并注明翻印机关，对直接翻印下发的公文副本进行认证。即在不违反公文发放范围规定的前提下，通过简单的技术性处理，保留原文眉首和主体部分的原状，取掉文尾落款处原发文机关的印章标志，在版记部分的印发说明栏注明“xx机关xx部门xxxx年x月x日翻印”，发放范围栏中注明翻印文件发放范围。经此认证，翻印机关对翻印文件的文字内容的准确性负责，翻印文件在法定的发文范围内可作为正式公文执行。由于在允许的范围内直接将文件翻印下发可以代替层层照抄照转的转发性文件，眼下不少地方、部门的公文处理工作细
公司文件管理制度
公司文件管理制度 1．0 总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3．0 收文的管理 3．1 公文的签收 3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3．2 公文的编号保管 3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3．3 公文的阅批与分转 3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特
归档文件和企事业单位管理文件归档整理方法
归档文件和企业事业单位管理文件 归档整理方法 一、基本概念 1．归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2．归档文件整理 将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。 企业事业单位的管理文件材料即党群管理、行政管理、经营管理、生产管理这四类文件材料适用于此方法整理。科技文件即产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器这四类文件材料不适用于此方法。 3．件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，但也有不同的，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文（请示）与复文（批复）为一件。二、整理的基本要求 1．整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2．质量要求
归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件应为一份原件，不保存多份。 三、整理的步骤 文件收集→分类（分年度、分问题、分期限）→排列→编号→装订→编目（录入目录）→装盒→放备考表 1．文件收集 机关事业单位按照《本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，企业单位参照《国有企业文件材料归档范围》和《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，制订本企业的文件材料归档范围。结合各单位的具体情况，把握“以我为主，兼顾其他，宁多勿漏”的原则进行收集。 本单位：红头文件 白头文件 外单位：与本单位有关系的 与本单位职能没有直接关系，但要贯彻执行的注意文件的齐全、完整、手续完备 2．文件分类 把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。 我们一般采用“年度—问题—保管期限分类法”，即先区分年度，再分问题，最后分保管期限来分成若干小类。 （1）分年度：以文件最后的落款时间来确定（个别没有时
公文管理制度最新版
公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。 第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。 第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。 第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第五条凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。 第二章公文种类 第六条公司常用公文种类主要包括： （一）决定：用于对重要事项作出决策和安排。 （二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。 （四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重
要情况。 （五）报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。 （六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。 （七）批复：用于公司回复有关单位的请示。 （八）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。 （十）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。 第七条公文按照行文方向分为： 上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。 下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。 第三章公文格式 第八条规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。 （一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 公文按机密程度可分为以下几类：
(完整版)公司文件收发管理制度
收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
单位文件归档管理办法
局文件材料归档和不归档范围 一．归档的文件材料的范围 凡是反映工作、活动的依据或形成的具有查考、利用价值的文件材料均属归档范围。 上级机关的文件材料 1．上级机关召开的需要贯彻的会议的主要文件材料； 2．上级机关发布的需要本局贯彻执行的文件材料； 3．上级领导考察、检查本局工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料； 4．上级机关转发本局的文件材料。 （二）本局制发的文件材料 1．本局机关党组会议记录； 2．本局关于加强党工团工作的有关材料； 3．本局机关党委年度工作计划、工作总结； 4．本局党员花名册、统计年报表； 5．本局党工团奖惩材料； 6．本局召开的局长办公会议记录、局务会议记录； 7．本局的年度工作计划、总结； 8．本局编印的信息材料； 9．本局向上级部门的请示、报告和上级部门的批复文件； 10．本局组织沿革、大事记、重要活动的声像材料；
11．本局与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料； 12．本局处理人民来信来访的文件材料； 13．本局的机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制等材料； 14．本局先进工作者文件材料及有关人员处分材料； 15．本局制订的工作职责、办公制度、条例、规定通报等文件材料； 16．本局年度工作安排； 17．本局干部培训、专业技术职务评定材料； 18．本局内部科级干部任免及干部呈报表、考察报告材料； 19．本局和直属单位干部职工录用、转正、定级、调资、干部职工离休、退休、专业技术职务评定、职务聘任等文件材料； 20．本局和直属单位干部职工花名册，劳动工资、干部统计年报表； 21．本局经费使用、财务管理方面的文件材料； 22．本局财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料； 23．本局承办的房屋维修方面的有关材料； 24．本局管理的房屋租赁协议、合同等材料； 25．属于本局管理的房屋产权证； 26．建设项目的申请、报告、批复； 27．建设项目审批表、建筑许可证、定点图；