XX公司工程建设项目合同管理实施细则

XX有限公司

工程建设项目合同管理实施细则（试行）

第一章总则

第一条为了规范XX有限公司（以下简称“公司”）工程建设项目合同的管理，保障公司的合法权益、商业机密和经济利益，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律规定，结合集团相关制度和公司实际，制定本实施细则。

第二条公司所属项目公司、子公司、控股子公司（含实际控制人）及其出资的控股企业（以下简称“建设方”）投资的工程建设项目均应遵守本细则。

第三条本细则所称工程建设项目是指新建、改建、扩建及其他类似工程项目等工程以及与工程建设有关的货物、服务。

第四条公司工程管理部负责做好工程建设项目合同管理的服务、指导、监督、考核工作。

第二章合同的依据、准备与谈判

第五条建设方合同归部门依据工程建设项目开展的进度，拟定需对外签订合同的种类及时间计划表，先报公司审批后再报集团工程管理部复核。同时，根据项目进展情况，建设方合同归部门依照计划表负责相应合同的准备工作。

第六条所有合同商务部分条款，由建设方合同归部门起草；技术部分条款由建设方工程归部门拟定；商务部分和技术部分完成后，由建设方合同归部门总稿形成合同征求意见稿。

第七条建设方合同归部门将征求意见稿交合同相关的部门会签，报公司上会审定作为谈判的蓝本。

第八条订立合同蓝本时需遵守国家的法律、政策及有关行政法规，遵循平等互利、协商一政、共同发展的原则。

第九条合同的内容、形式如征求法律顾问的意见，应将其意见反映到合同蓝本中。

第十条建设方合同归部门依据蓝本与相关当事人进行谈判，谈判时

间、地点由建设方合同归部门负责协商确定。合同谈判应由项目主管领导主持，建设方合同归部门负责人、项目经理参加，且谈判不宜少于三人。重大合同的谈判，由建设方确定合同谈判小组，合同谈判小组负责人负责合同谈判的全面工作，组织相关部门人员进行合同的谈判。

重大合同指符合《必须招标的工程项目规定》中招标范围和规模标准的合同。

第十一条合同谈判中应审查当事人是否具有民事主体资格，以及能证明当事人身份的有效证件，当事人履行合同义务的资格和能力的证书、注册文件等。

第十二条当事人若为委托代理人，必须取得委托人（法人）的委托证明，并根据其代理权限范围进行合同谈判。

第十三条法人委托代理人的主要职责

（一）在法人授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；需按合同计划表的时间完成相关合同的签约工作；

（二）对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；

（三）对于涉及到建设方重大利益的合同条款，需报请法定代表人审定，提出本人具体意见，并对所提意见负责；

（四）对所签订合同的全面履行具体负责，履行中若发现问题应立即上报建设方法定代表人，对发生的合同纠纷负责处理或协助相关部门处理。

第十四条在合同谈判中，应当着重审查对方的履约能力及信誉程度，对于履约能力没有保证的，应当要求对方提供担保，防止订立无效合同，确保所签订合同顺利执行，维护建设方利益。

第十五条参加合同谈判的人员应本着有理、有据的原则，维护公司的形象，保守公司的机密。

第十六条在合同谈判中，应重视如下内容

（一）标的；

（二）双方权利、义务及责任；

（三）数量、质量和时限；

（四）价款或酬金；

（五）履行的期限、地点和方式；

（六）结算方式；

（七）违约责任；

（八）纠纷处理办法；

（九）合同生效条件及有效期；

（十）其它需说明的内容。

第十七条对于重大合同，为确保建设方利益，可以设立担保。担保可采取履约保函和履约保证金两种形式；在被担保人不能履行合同的情况下，按履约保函的规定，由担保人承担连带责任，或没收其履约保证金。

第十八条采取非公开招标的，服务、设备（或物资）采购方面的合同，建设方应提供不少于三家供应商（具有相应的资质和生产能力），与建设方进行询价或谈判；专业分包的合同，建设方应提供不少于三家（具有相应的施工资质），与建设方进行谈判。

第三章合同签署

第十九条合同的签署必须按部门会签与正式签订两个程序进行。

第二十条合同谈判完成以后，由建设方合同归部门依照双方协商结果以及征求意见稿内容，形成正式合同文本。

第二^一条根据审批的整体招标方案，达到《必须招标的工程项目规定》中规模标准的正式合同文本，经建设方相关部门、分管领导、建设方法定代表人或其委托代理人审定、公司审核后报集团工程管理部审批。

第二十二条根据审批的整体招标方案，未达到《必须招标的工程项目规定》中规模标准的正式合同文本，经建设方相关部门、分管领导、建设方法定代表人或其委托代理人审定、公司审批。

第二十三条建设方应严格审核合同。公司工程管理部、集团工程管理部不定期进行专项检查。

第二十四条合同会签时，各部门应依照会签时间的要

求，尽快签署意见，不能影响合同的正式签订时间。

第二十五条合同会签的时间要求：

（一）一般的合同（价款数量较少，内容较少），应在一个工作日内签署；

（二）重大的合同（标的额巨大，内容繁杂；主要指主体施工合同、重大设备采购合同、重要材料采购合同），各部门应在五个工作日内签署。

第二十六条建设方合同归部门负责将正式合同文本会签资料、合同蓝本征求意见稿整理存档、封存；并准备正式合同文本。

第二十七条合同正式文本经当事人双方法定代表人或委托代理人签字并加盖公章后，作为正式合同存档。

第四章合同副本制作及发放

第二十八条各种合同的正本由建设方综合办公室、财务部门各存档一份，其余正本由建设方合同归部门保存。

第二十九条合同的副本，由建设方确认应发放部门，建设方合同归部门依照发放清单，制作并登记副本发放份数。

第三十条合同副本发放给部门负责人和项目经理，由其直接负责保管及使用，不得擅自复印。

第三十一条建设方合同归部门制作合同副本，应严格依照正本的顺序，不得错页、漏页，不能随意增加副本的份数。

第五章合同的借阅

第三十二条合同内容涉及到公司利益和商业机密，因此合同的借阅需征得建设方合同归部门书面认可。借出的正式合同，未经批准不得复印。

第三十三条建设方合同归部门应建立合同借阅台账，其它部门若需借阅正式合同文本，需经建设方合同归部门分管领导签字同意后，方可借阅。

第三十四条合同借阅一般在建设方合同归部门办公室进行，若需将正式合同文本带离，需办正式借阅手续。

第三十五条正式借阅手续需由有关部门提出借阅报告，由建设方合同归部门分管领导审核签字后，将正式借阅报告留建设方合同归部门存档，并办理借阅手续后方可。

第三十六条借阅的正式合同应保存完整不得损坏，并在规定的时间内归还，办理归还手续。合同归还时，应当面点收，检查合同的文本及附件是否完整，如有短少，应立即追查归档。借阅正式合同，不应超过一周，如工作需要延期归还，应办理相应续借手续。

第六章合同专用章的启用

第三十七条建设方对外签订的合同、协议，必须加盖建设方合同专用章。

第三十八条合同专用章由建设方综合办公室保管。

第三十九条合同专用章使用程序如下：

（一）建设方合同形成正式文本，并经各相关部门、分管领导、建设方法定代表人或委托代理人审定、公司审批后（见附件《合同签订审阅、审批表》），报集团工程管理部备案。

（二）建设方合同归部门将正式合同文件交建设方法定代表人或委托代理人签字。

（三）合同经法定代表人或委托代理人签字后，建设方合同归部门向建设方综合办公室申请加盖正式合同专用章，并对用印的合同名称、数量实行登记管理。

第七章合同的履行、终止、变更及解除

第四十条合同经双方当事人协商完成并经双方法人代表或委托代理人签字并加盖公章后，即有法律约束力。

第四十一条合同执行过程中，建设方各部门需严格依照合同的条款进行管理，确保合同如期、安全、全面地得到履行。

第四十二条合同的完成及相关工作的终止应以合同条款或法律规定为准。

第四十三条合同执行过程中，如发现条件、环境、市场等各种因素影响合同正常执行，建设方各相关职能部门应及时将问题向分管领导、建设方法定代表人反映；并依照法律顾问的意见、合同条款的相关规定及公司领导的指示，及时、合理地解决。

第四十四条在合同执行过程中，由于不可抗力因素，使得合同当事人无法履行合同；或经当事人双方协商同意，且并不因此损害国家和社会公众利益的，可以在建设方法定代表人批准、报公司同意后，依据国家相关的法律、法规及合同内的相关条款，以书面的形式签订变更协议或解除合同的协议。

第八章合同的归档、登记、统计和总结

第四十五条建设方合同归部门建立登记归档制度，负责合同的归档及登记。合同管理人员具体负责合同台帐的建立和管理。

第四十六条合同台帐应记载以下内容：序号、合同号、合同名称、签约单位、合同标的、合同金额、签约时间、履行期限、履行情况及违约、

变更、解除等事项。

第四十七条建设方合同归部门定期完成合同的统计工作，并交建设方领导审核。

第四十八条合同履行完毕后需将与合同相关的资料及时归档。合同档案的范围包括：合同文本、技术方案、有关合同往来的文本、信函、申报、电话记录、视听资料、营业执照复印件、授权委托书、介绍信、招标文件、投标文件及其它相关凭证、原件、复印件等。

第九章合同管理纪律

第四十九条建设方有关部门及合同的执行人员不得利用合同进行违法犯罪活动，不得以建设方商业机密牟取非法收入，损害国家、社会和公司的利益。

第五十条不得签订显失公平、损害建设方利益和形象的合同。

第五^一条不得在对方法定主体资格、合法身份和履约能力未进行相应级别评审的情况下，盲目签订合同。

第五十二条不得订立主要条款缺乏、形式条件不具备的合同。

第五十三条不得订立“君子协议”的头合同和不签名盖章的白合同。

第五十四条不得违反公司规定，擅自或超越授权范围签订无效合同，不得以部门或其它非法定主体资格名义对外签订合同。

第五十五条不得擅自变更、解除合同。（符合法律规定或合同约定的除外）

第五十六条不得在未签订合同的情况下结算。

第五十七条不得在未经法定代表人授权、未经法律审查或进行相应级别合同评审的情况下，对外签订合同。

第五十八条不得违反集团和公司规定使用合同专用章。

第五十九条对违反合同纪律的单位和个人，应批评教育，责令其改正；给建设方造成重大经济损失的，应追究责任人的经济、行政责任；有违法犯罪行为的，司法机关将追究其刑事责任。

第十章附则

第六十条本制度所指合同均为工程建设合同。

第六十一条建设方根据本制度及项目特点制定相应的工程建设项

目合同管理实施细则，报公司工程管理部备案。

第六十二条本制度由公司工程管理部负责解释，自发布之日起试行，试行期一年。

附：合同签订审阅、审批表（样表）

工程建设项目合同签订审阅、审批表

合同编号