收据管理

四、收据管理

1、分类与使用范围

1)收据分为：①房友圈代收款专用收据；②电商退款凭证。

2)房友圈代收款专用收据：主要用于收取客户团购费。收据一式三联，第一联为存

根联，第二联为客户联，此联须加盖我司的收款专用章，在放款给客户时“客户

联”要收回。第三联为记帐联，此联须在放款时作为放款依据提交财务部。

3)电商退款凭证：公司代收款项的所属关系发生转移或放款时，交易双方所签的凭

据。电商退款凭证由客户签名并按指模以示确认。

4)以上收据均由案场人员开具，并必须确保款项收妥后方能开出。

2、印制及领用

1)收据由公司统一印制，财务部设专人管理收据。

2)各项目不得使用自购收据，所有的收据必须由运营人员统一到财务部签领，由驻

场经理再向运营部签领。

3)各项目每次只能领用二本收据（代收款收据及电商退款凭证各一本）

4)整本用完后方可领用新收据，旧收据在佣金结转后的5个工作日内到财务部核销。

5)整本用完而收据红联并未全部收回的情况，拿齐存根联给财务核实后，方可领用

新的收据。

3、收据使用

1)启用整本收据前应逐联检查，若发现有缺漏页、重号等现象，应及时向财务部收

据管理人员说明，并换取新收据。

2)严禁将收据带出项目开具，特殊情况下需要带出项目开具的，报批部门负责人及

房友圈运营部后，由案场主管带出，且每次只允许带出一份。

3)收据必须序时连号使用，不能跳号、漏号，各项内容必须真实、完整、字迹清楚，

全部联次一次性如实开具，注明收付款方式，大小写金额一致，不得涂改。

4)项目领用时，运营人员须将编制好的《房友圈专用收据使用情况表》打印给驻场

经理，并告知其日常管理办法，驻场经理须根据要求记录收据使用情况以备运营

人员核对。

5)代收款收据客户联收回后需区分情况分别注明“收回”和“作废”的字样。

a)如不慎填写错误，一式三联均需写上“误填作废”字样或盖“作废”印

章，作废的收据应联次齐全，不得涂改、挖补、撕毁；

b)交易完成后，需将开出的收据红联收回后才能开出发票，收回后在客户

联上注明“收回”字样或盖“收回”印章。如客户不慎将收据遗失，要

求客户填写《遗失收据证明》。

c)开具收据后如发生退款，应收回原收据客户联，在客户联上注明“收回”

字样或盖“收回”印章并写明原因。

d)如因客户其他原由，需要重新开具收据，需将原收据客户联收回，在客

户联上注明“收回”字样并写明结转至新开收据的号码。

4、收据核销

a)收据在送至财务核销前，运营人员应检查收据的使用及录入情况，确

保作废的收据需一式三联齐全；如客户不需要发票，运营人员同样要

在当月底最后一个工作日前开出发票，并将发票与收据的存根联夹在

一起注明核销。

b)对银行入款与开出收据金额不符的，其差额部分由收据开具人负责，

理清后方可核销。

c)收据使用完及时交回财务部，由票据管理员审核后注销有关登记，并

可领用新收据。对未按规定使用的收据，不予核销。

d)收据交财务部核销后应要求收据管理员签收，运营人员应将该签收记

录存档备查。

5、管理失当

1)未按要求跟进管理签收表和使用情况表内容

若运营人员未按要求核对跟进签收表、使用情况表内容，导致收据管理缺失的，将对运营人员计1次个人考核不合格记录。

2)未经许可私自调用收据，将对双方驻场经理各处以50元/次罚款，两次以上视情况加重处罚。

3)遗失收据

a)如代收款收据遗失，必须获悉后当日上报公司并以公司名义在报纸上刊登遗失声明，遗失声明需注明其编号，刊登费用由相关责任人自行承担；如遗失电商退款凭证，遗失人填写遗失证明的同时，必须通知客户补签以作退款凭证；

b)公司还将根据实际情况对其责任人进行相应的处罚，具体措施如下：

经查明是因运营人员保管失职而造成的遗失，属于运营人员工作失职，公司作书面

通报批评处理，两次以上将视情况从重处罚；

经查明是由于驻场经理对收据保管不当而造成的遗失，属于驻场经理工作失职，处以罚款100元/份，两次以上将视情况从重处罚；

c)如因其它特殊原因（非人为控制）造成的遗失，则免予处罚。其刊登遗失声明的费用由公司承担；

d)遗失收据，必须向公司递交遗失证明或已刊登遗失声明的报纸复印件后方准予核销；

e)须退款或换开发票的情况下，因客户原因造成红联遗失，由客户出具遗失证明以作凭证；

4)若发生将收据用作其它用途的情况，公司将对经手人保留追究法律责任的权利。