XX区办公室机要文件管理制度

XX区综合办公室机要文件管理制度

为进一步加强机要文件管理，参照《濮阳市人民政府办公室机要文件管理制度》，结合工作实际，制定本制度。

一、范围

机要文件是指由XX区综合办公室机要人员送领导阅知和批办的公文、资料及刊物。包括中共中央、国务院、中央办公厅、国务院办公厅、省委、省政府、省委办公厅、省政府办公厅、市委、市政府、市委办公室、市政府办公室等印发的文件、资料、刊物。

二、办理程序

机要文件的办理包括签收登记、承办、传阅和催办、借阅、保管、清退环节。

（一）签收登记

1．对收到的机要文件要逐件清点文件份数，检查编号，核对无误后签字。

2．机要文件签收后应详细登记文件编号、来文单位、文号、密级、份数、标题、收文时间、分发范围及份数等主要信息。

（二）承办

1．签收登记后的机要文件，要及时加《XX区综合办机要文件处理笺》，一文一笺，呈办公室主任签批。

2．根据办公室主任意见，及时呈相关领导阅批，并详细记录每份文件的去向和送阅时间，绝密级文件应当在符合保密要求

的场所，由机要人员径送领导同志阅批，并及时收回。

3．党委机要文件及属于全局性的政府机要文件采用传阅形式，呈党工委书记、综合办主任、副主任等领导阅。属于专业性的政府机要文件，呈管委会分管领导同志阅示。

（三）传阅和催办

1．严格控制机要文件的传阅范围和传阅周期。文件的传阅要按照办公室主任签批意见或有关规定进行，不得擅自扩大或缩小传阅范围。机要人员传阅文件要及时、准确，不得漏传、误传。随时掌握机要文件的传阅去向和进度，及时查看，并提醒领导阅文。

2．根据办公室主任签批意见，机要人员将机要文件及时送有关领导传阅。领导同志阅批后由机要人员及时收回，经检查无误后依次传阅，或依据签批意见进一步办理。

3．领导同志在机要文件上作出批示，需有关单位办理的，需将领导批示同公文原件复印后通知有关机要人员登记领取。复印件视同原件管理，原件留存归档。涉及机密、绝密级的公文，不准复印，通知有关单位负责人到综合办阅文。

4．要及时准确落实领导批示，掌握机要文件的批办情况，督促承办单位按期办结。

（四）借阅

1．借阅一般机要文件，须经分管机要工作的副主任同意，并履行借阅手续。借阅涉密文件，须经办公室主任同意，履行借

阅手续后，在综合办阅文。

2．借阅机要文件，要在借阅登记本上详细登记借出时间、文号、文件标题、文件编号、份数、用途、借阅人姓名及单位。

3．借阅文件的单位，应当严格遵守保密规定，妥善保管，确保安全。不得私自复印、翻印、随意摘抄文件内容，不得在文件上涂改、勾画，保证文件整洁完整无缺。

4．归还机要文件时，机要人员要认真检查核对，经双方确认无误后，在借阅登记本上登记归还时间。

5．组织阅读、传达或者以其他方式使用机要文件，应当在符合安全保密要求的场所进行，并严格限定知悉范围。

（五）保管

机要文件应当存放在符合安全保密要求的文件柜中。做到公文入柜、出门落锁。

（六）清退

1．按时做好清退工作，每年年底全部清退，逐份清点，认真核对，确保文件不丢失、不漏退。

2．任何个人、相关科室不得私自销毁、留存涉密机要文件。

三、管理及保密责任

机要人员要严格遵守保密法律、法规、规定、制度和保密纪律，增强保密观念，提高保密防护技能，防止失泄密事件的发生。

机要文件使用和管理人员应严格遵守有关保密规定。不得在无保密措施的电话中交谈机要文件内容；不得在亲属、朋友和其

他无关人员面前谈论机要文件内容；不得在无保密措施的设备和网络上复印、传输、处理机要文件；不得携带机要文件前往与工作无关的场所。

XX区综合办公室对机要文件管理定期自查，主动配合有关部门开展机要文件安全保密检查。对违反规定、情节轻微的，给予批评教育，责令限期整改；情节严重的，依法依纪追究责任。