项目经理如何对项目进行管理与控制

摘要：

流程管理是项目管理的重要组成部分，而实施与控制过程最值得关注。本文主要讲述项目经理在项目工作中，运用工具严格进行流程管理的

重要性。从项目管理的观点看，用基于互联网的解决方案比用内部网

节省成本。

关键字：

项目经理，项目团队，项目计划、项目管理，流程，实施， ERP

前言

项目管理(PM)正逐渐被认为是公司管理的有效且有力的管理系统。特别是那些市场导向与技术更新快的公司与组织，用项目方式进行管

理不仅是维持与扩大市场份额的明智选择，而且也是公司的生存之道。甚至对那些以运营为主的公司，变化也不可避免，亦需要项目管理使

业务不断壮大。现状与发展趋势对项目管理的发展产生巨大影响，项

目管理趋向更多的知识。

而我个人赞同这样一种观点：“项目经理是干出来的，不是学出

来的；是带出来的，不是教出来的。一个人要成长为一名合格的项目

经理主要不是靠学，而是靠干，当然学也很重要。靠干，完全不学，

可以出项目经理。但靠学不靠干，是绝对出不来项目经理的。光干不学，有可能会出现的情况是，你的能力本来可以做一个大项目经理，

但现在可能只能做一个中的或者小的项目经理，因为你没有理论指导，有些问题可能处理得不够好，如流程规划与再造。

一、真正理解项目经理的角色

对项目经理角色的理解一定要避免两个极端，一种过分强调项目

经理的技术能力，认为项目经理应该是团队中技术最强的人，项目实

施中的任何疑难问题最终归集到项目经理，项目经理必须说“Yes”或“No”，否则就无以服众。另一种则过分强调项目经理的领导能力，认为项目经理首要任务是给他的组员端咖啡，协调大家之间的关系等。我认为项目经理首先应是有过类似本项目的项目实施经验，对ERP项目有一个清醒地认识，同时对该行业的相关知识有扎实的基础；对该ERP项目能够做出一个科学的、切合实际情况的实施方案，在必要的时候能够帮助自己的组员解决问题，但并不是说项目经理必须是任何技术问题都非常精通，比如对于项目的网络构架，项目经理可以咨询相关专业人员。但无论如何，项目经理都应该熟悉和了解项目中的每一项技术，只有这样才能全面掌握项目。其次项目经理应具有协调、组织的能力，能够调节整个项目团队的气氛，在遇到挫折时“升温”，在过分乐观时“降温”；同时应具有同项目单位进行沟通、协调的能力，为自己组员的项目实施做好环境的准备；在遇到关键或疑难问题时，能够通过各种途径找到问题的答案。

项目经理跟一般的职业经理人不同，它具有较强的专业性，一个不懂技术的人是绝对不能做项目经理的，项目经理应该是技术和管理的结合。

二、重视对项目组的管理，奖罚分明。

在ERP项目的实施中，必须建立一套切实可行的项目管理制度，特别是多方组成的项目团队，更是如此。只有这样，才能保证整个项目实施的有序进行。规范化而且切实可行的项目管理制度，必须因企业、因项目而异。一般而言，应是项目管理原理、企业/行业特点和项目规模/性质、企业开发文化/素质等各种因素综合的产物。同时要严格执行制度，做到奖罚及时、分明。在制度建设上一定要避免两种情况：一是无项目管理制度，仅凭个人经验实施项目管理；二是书生制度，照搬教条，纸上谈兵，束之高阁。

项目管理的核心是‘三角平衡’，即规格、成本、进度三个方面保持平衡。在大部分项目实施中，往往无法确立和实现项目成本的指标、考核和控制，资金的支配权往往不归项目经理，而由公司决定，这样导致公司与项目经理之间的责任不清，对于某些制度也无法贯彻执行，不能很好地实现项目经理负责制。

为了组建一个和谐的团队，项目经理必须充当队员的激励者、教练、活跃气氛者、维和人员和冲突裁决人。

另外，项目经理还必须注重不同岗位的后备人员的开发。在项目的实施过程中一旦出现队员辞职的现象，项目经理能够合理安排人员调动和接替；同时，便于队员在工作过程中形成竞争，以及合理安排期间性休假。

三、项目计划的辩证关系

几乎所有的人都知道项目的实施需要制定计划。制订良好的计划是项目成功的基础，而不是全部。项目经理与项目成员应有能力实施计划，使计划从纸上转成有形的交付品。计划比较好做，因为项目经理通常能控制核心组员及内部信息。项目经理可以让其项目成员通过培训与咨询，得到专业的方法，从而去想、去说、去工作，利用现成的流程与系统文件制订一套好的计划。

但即使对于经验丰富的项目经理，项目的实施也是一个挑战，要与内部人员，合作伙伴、供应商及承包商进行很好的合作。在具体操作过程中还是存在以下几种现象：一是项目计划的制定不够严谨，随意性大，可操作性差，因而实施中无法遵循（如项目计划过于粗略，落实不足），没有做到任务、进度、资源三落实。二是缺乏贯穿项目全程的详细项目计划，甚至采取每周制定下周工作计划的逐周项目计划方式，其实质是“项目失控合法化”。三是项目进度的检查（与进度计划比对）和控制不足，不能维护项目计划的严肃性。

再完美的计划也会时常遭遇不测，但并不表明我们不需要制定计划了。如果没有计划我们就失去了参照物。项目经理应该能够预测变化并且能够适应变化。经常做一些“如果——那么”的假设，避免安于项目现状，在项目发生变化时能够及时作出调整。计划总在变化，计划没有变化快，关键是计划能够跟上变化。

在项目的实施过程中，经常会将整个项目分成若干个小的项目，项目经理应有效的利用好时间，做到各个项目之间的有效、合理衔接，保持整体计划的合理性和连贯性。

项目计划粗细程度，是一个需要小心把握平衡的问题。越细则控制力度越大，但项目管理的成本越高；反之亦然。以国内目前的状况，个人看法，3个月以下的项目应细到人天，至少2～3人天；半年以上的项目，至少应到人周。

四、项目中的流程管理

流程规划与再造是公司提高运营管理的两个重要方面，实施ISO 认证是提高公司管理水平的途径之一。另一个方法是实施六个标准差(Six Sigma)管理，这是类似于商业流程管理的一套方法，在许多公司，如霍尼韦尔、GE和摩托罗拉等应用，创造了奇迹。ISO与六个标准差证实：在日常工作中使用标准化且优化流程，可使公司管理完善，减少偏差，提高效率。

流程是通过一系列相关工作产生结果，具有重复性。即使项目运作具有临时性特征，许多项目工作，包括变更、洽商、材料供应等，具有重复性，可以运用流程规划方法与相应工具有效管理。

在《项目管理知识体系指南》一书中，项目流程管理被定义为五阶段：

·启动-授权项目或过程

·规划-定义与确定目标，选择最佳行动完成目标

……

项目经理需要根据项目的类型、规模，组织成员结构等，制定简单实用的流程，保证沟通交流无障碍。

这里有两种合作情形：一种是各参与公司有不同的管理水平，有些具有专业项目管理经验、另外一些项目管理知识十分匮乏，很难短期成为专业人员。项目经理需要制定简单实用的流程，保证沟通交流无障碍。

另一种情形是项目的各参与方都具备丰富的项目管理技术。每个公司都有很好的流程，及经过很好培训的员工。在许多案例中表明，出色的项目经理并不保证项目一定成功。其挑战是如何严格地遵循复杂的流程并在一个小组内实行。这需要参与公司协调一致，建立一套有效的管理协调系统。

设立流程的目的是解决项目的核心问题：时间延误与成本造支。这两大问题可分解为如下几项：

·如何激励员工？

·如何将项目计划有效地与所有成员沟通，特别是远程项目管理？

……

考虑到这些问题，在目前项目中可以概况三个普遍问题：流程问题、沟通问题与人员问题。

流程问题：

·流程没有很好规划-ISO没被正确执行；

·遵循不一致的流程-依赖于人的技巧与意愿，努力程度-结果工作质量不稳定；

……

人员问题：

·花费很多精力在纸上实施ISO-虽然需要，但项目组成员感觉无味，做了许多不增值的工作，影响主要任务与技术工作的正常完成；

·过份依靠项目组成员的自觉性-人毕竟是人，不能过份依赖人的主观能动性；

沟通问题：

·花费太多时间沟通，了解问题与变更-在许多情况中，电子邮件与传真不起作用；

·不能了解最新的时间表与变更，结果缺少决策必需的信息支持；或者信息过时，按错误信息进行决策。

如何处理流程问题？

一种是凭借多年的项目管理经验，开发出类似如霍尼韦尔公司的“我的工程网”(https://www.360docs.net/doc/8112143217.html,) 的网上平台，来进行项目管理。“我的工程网”帮助项目经理利用系统化的、优化的方法并规划并实施流程。

“我的工程网”在设计流程中，有四个主要方面：表格、路径、权限与创建者。在流程中，表格是沟通方经常用到的，包括姓名、地

址、描述及意见、日期、地点及附件等信息。日常工作中，我们会用到多种形式的表格。

路径是流程流动次序，包括四个方面内容：

·谁处理这些表格？

·这张表格流经多少个步骤？

·每一步会通知谁？

·路径会按什么顺序走？

权限是保密问题，即谁可看哪张表格？创建者有权设计流程，或记录表格和流程中的所有活动。

另一种则是采用现有的工程项目管理软件，借签行业的业务惯例管理流程，来进行项目的监控及管理。

五、真正理解“一把手工程”

ERP项目的实施是一把手工程，这是公认的准则。很多项目在实施前期都强调“一把手工程”，并且运用的特别好，比如：由总经理召开会议、成立项目小组等等，但是往往在实施开始之后就不能很好地发挥“一把手”的作用，使得一把手工程变成了撒手工程。项目经理应该自始至终地发挥“一把手”的作用，应该定期地（一般为一个月）或在某项小的项目结束时将阶段总结呈递给“一把手”，并且进行简短的交流，听取“一把手”对于项目的看法，在必要时提议“一把手”召开会议。同时，对于项目经理所在公司的“一把手”也要定期进行汇报和交流，以获取支持、理解和资源的调配。

六、不要吝惜在培训上花的时间，进行二次、三次培训都不为过。

培训是项目实施的一个重要环节，目前国内单位（特别是大型国

营单位）的人员素质比较低，对于信息化的理解几乎等于零。所以我

们在进行培训时，应该分层次、分阶段的进行培训，不能期望一次培

训就能使单位的人员理解和掌握软件的操作。培训应贯穿于项目的始终，并且应做好适合用户水平的操作手册，必要时在单位内部网页上

做“常见问题问答”的栏目。一定要避免“客户理解太慢、太笨了，

我帮他做了吧”等想法和行为的出现。ERP项目是自己单位的项目，任何人都代替不了。

七、进行原型测试，做好一个理论和实践都可行的实施方案。

不管是培训还是计划都必须建立在一个可行的实施方案的基础上，否则即使你的方法再好，也不可能达到良好的效果。所以在实施之前，应该进行充分的系统分析和调研，充分听取各个层次人员的意见，多

方搜集资料，并且进行多角度的原型测试，在项目小组（包括ERP单

位方）同意的基础上，才进行实施和培训等计划的制定和执行。尽量

避免在实施过程中进行方案改变等情况的发生。

八、合理的降低客户的需求

任何软件都不是万能的，都不可能百分之百地解决客户地所有问题。在项目的实施过程中，应该实事求是地、明确地告诉用户那些是

软件做不到的。一些软件公司和实施人员不愿意和害怕把真象告诉用户，只想把企业原本正确的业务流程转变成本公司软件所规定的业务

流程，结果造成双方僵持。特别是一些软件程序上的毛病，更是不愿

接受用户的指责。其实，这完全没有必要。在不可能解决的问题上跟用户兜圈子，其结果只能是使用户对你造成误解，和对公司的不信任。

由于各种各样的原因，在企业的经营管理中总会有一些具有自己特色的东西，但是，企业难于在短时间改变现有的做法，这就需要软件的灵活性和实施的变通。当然，应该尽可能地使企业的行为合符有关的法规和惯例，这是最好的结果。

对待客户需求方面也应该讲求80/20原则，不能一味的降低客户需求，试想一个软件连客户百分之八十的需求都满足不了，还怎样要求客户放弃自己的需求。我们所讲的合理的降低客户需求，应该是在解决了百分之八十以上的基础上，或解决了企业主要需求的基础上，对于客户的一些特殊需求不预满足或解决。在项目的实施过程中，我们不能承诺能够解决客户的所有需求，如果一个软件能够解决客户的所有需求，那我们的实施也就不费力了，也就不需要讲求那么多的实施方法了，企业实施ERP也就不需要咨询了。

上述只是从不同的方面描述自己对项目经理的理解，当然在项目的实施过程中最重要的是实施成功，而不管你采取什么方法。项目经理应该根据项目的自身情况确定适合该项目的方案和实施策略。

参考文献：

①、《项目管理知识体系指南》

②、https://www.360docs.net/doc/8112143217.html,（我的工程网）