办公室管理复习指导

办公室管理期末复习指导

试题类型举例

一、选择题

1．以下说明文秘人员工作方法以及应给予注意的事项。从这些事项中，请选出你认为最不适当的。( )

A．文秘人员要揣摩上司的情绪，并判断工作的未来发展，即使上司没有指示，也必须做好准备工作。

B．上司为管理者时，文秘人员应努力了解上司，但不能干预上司主要工作的经营管理。

C．文秘人员要经常注意不辜负上司的期望，也要注意周围有关人员的期望，并正确了解他们期望的是什么?

D．文秘人员应该注意的事项之一，就是上司通常都希望文秘人员能够守口如瓶，所以，为了不泄密，文秘人员最好是缩小交友范围。

E．为了使上司不必忙于处理杂务，文秘人员必须积极地去做不需上司亲自处理的工作。

二、案例分析

某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法妥当，为什么?

(1)按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。

(2)写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了!”

(3)没有马上去写信，而：是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢?在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗?”

(4)当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗?”

三、设计题

根据下面给出的材料及要求，填写“日程表”。

日程计划表

2002年1月20日（星期三）

上司今天的行动日程如上表。

上司9：30左右到公司上班，立即到董事长室开会，因此今天没有确认日程表及接受上司指示的机会，在这种情况下，上司于是交给文秘人员以下的六张便条：

年月日

要求：

1．先判断以上六项工作的优先顺序，并将它们填写在自己的笔记上。决定优先顺序要仔细配合上司的日程表，并注意轻重缓急去决定文秘人员的工作顺序。

2.在笔记上简单扼要地填写各种工作的处理方法，可以书写在笔记下方或特别注意事项栏内。

3．在思考处理的方法时，可以一边处理工作，一边查核工作的优先顺序，以及各项工作处理方法的追踪和完成，这样更有效率。

办公室管理复习提要

★办公室，一个常用的很普通的名词，却有着多种含义：

1．广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。

2．狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。

3．特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如：中共中央办公厅、上海市人民政府办公厅，中级的或基层的称办公室，江苏省昆山市人民政府办公室、三星公司办公室等。

4．专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。

★电视会议：是一项新兴的图象通信业务。它利用先进的技术将不同地点的图象信息(包括文件、照片和实物等)和声音信息互相传递。虽然双方远在天边，却可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。

★交互式电话会议：电话会议是一种方便、省时、高效的会议形式。单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码，即能参加会议，也可以同时发言、自由交谈。付费方式有会议主办方付会议租用费、通话费和会议主办方付会议租用费、会议成员自付通话费两种。

★卫星通信：是以卫星作为空间中进器进行的通信。它的特点是覆盖面积大，通信距离远；机动灵活，不受地面电路及地面位置的限制；此外，它还具有一点多址的广播特性，因此，卫星通信使用于广播电视、教育电视和远程医疗、数字信号传送和抗震救灾等重大活动中的通信工作。利用卫星通信地面站，开发其应用领域，可开展，临时或固定视频传送业务。

★办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

★办公室环境布置的目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。

★文员的工作顺序：计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。

★“优先顺序”处理工作：第一阶段，先将自己想做的：工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身白勺工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。

★文员管理时间的方法：定好目标，把想做或需要做的事情写下来；作出选择及按重要性的程序把目标排列出来；计划你的时间：对每一项工作作出安排，定好最后期限，使用日历、计划表、检查表等手段；把工作分配给助手去做，这样你就有更多时间处理重要的事情；学会谢绝浪费时间、无关紧要的不速之客；尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做；提供交流效率，避免重复对话和返工；避免和同事浪费时间、毫无意义的闲聊或争吵；想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务；第一次做一项工作时可以稍微慢一些，因为重新做一遍会花更多的时间；把可以同时做的事情集中在一起，比如，把所有要跑腿的事情放在一次做；开始工作之前要做好准备工作，这样就不会因为遗忘某事而致中途停顿；利用间隙时间计划一下将要做的事情，如不挂断电话等人时；根据你的体力安排工作，精力最充沛的时候做最难做的工作；简化工作，如用电子邮件代替打电话通知；利用好现有的技术（机器、服务）等，使枯燥而费时的手工操作变得轻松简单。

★我国文秘工作：主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。

★国际文秘人员工作：主要包括：以速记记下上司交待的事项；执行±司留在录音机中的吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话往来维持和外界的良好公共关系；替上司定约会并做好记录；按上司的口头或书面指示完成信函；在权限内按自己的意思发出信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；协助上司准备书面的财务报告、研究报告等；整理并组织好粗略的资料；替上司保管私人的、财务的或其他的记录；协助上司申报所得税及退税；督导一般职员或速记员；安排会议事务，并做会议记录或纲要；复印资料。

★我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理；通讯事务、电话、信函和邮件处理；执行上司交办事项；照料上司身边的琐事；接待宾客和员工的来访；记录上司指令及会谈、会议内容；打印文稿及表格；收集及整理各种信息；保管办公室设备及用品；外出办事，如银行、邮局、税务所等。