办公室人员分工及工作流程与要求

办公室人员分工及工作流程与要求

1．办公室日常工作分工

办公室主要负责学校校务工作的管理、协调、传达、请示、汇报等。

（1）办公室干事的工作采取分工合作的原则，协助办公室主任搞好校务管理，具体分工如下：

办公室干事曾敏主要工作：大型会议及升旗仪式考勤；每周中学部工作计划的收集整理与发布；获奖喜报、校园网标题新闻及图片新闻更新；会议场地安排；会议室及接待室管理；校长办公室管理及校长办公会议纪要；车辆使用调度管理；公务订餐及学校部分公务活动的报账工作；食堂的临时餐费结账管理；公文流转管理；教育信息网网上公告管理、上级公告的转发与更新；会议及活动通知管理（校园网发布校内通知）；条幅制作、收集入库；中学部非指定专业部门负责的功能室管理；督促订报及报刊杂志的分发；安排制作学校通讯录；制作各类节假日通知及配合人事做好假期值班人员安排；工会、党务部分协助性工作。对外接待与联络工作；学校领导交办的其他临时工作。每周大事记由张姝负责整理发布。

（2）司机班人员（张延海为司机班负责人）的主要工作：根据办公室安排，负责学校日常公务活动正常出车；学校集体活动联络租车工作；负责学校车辆的管理与维护。

（3）档案管理员的主要工作：负责学校档案室管理；负责学校阶段性、永久性档案的及时收集与整理；根据工作需要为学校部门或个人提供档案查询支持。

魏菊梅的工作：上级重要文件（如批复、任命等）；校内形成的重要文件资料（如校内领导讲话、报告等文件、各种纪要、大事记等）；基本建设档案（包括总务招标资料等）；照片音像档案管理；年度（计划、总结、重要活动方案等）档案及其他。

廖军的工作：各级各类评估档案（省级评估、高中教学水平评估、绿色学校评估、课改评估等）及附件资料；各类检查（如教职工之家等）档案；校务公开（包括公示资料）；校内外印刷品分类归档；实物档案（包括荣誉室的管理）及其他。

2．相关工作流程及要求

（1）集会及升旗仪式考勤办法

由办公室负责全校性（含学部）集会和升旗仪式的考勤工作，原则要求全体

教职工不得缺勤，每缺勤一次扣除100元绩效工资。如因请假缺席会议或升旗仪式的，因事缺勤一次扣除50元，因病每缺勤两次扣除50元（因请假已经扣除绩效工资的除外）。

（2）文件（或通知）签发工作

上级文件（或通知）的签发：每天定时查阅教育局网上信息，负责登记督办，文件（或通知）先交办公室主任审阅，涉及单一部门的工作，直接将有批示的文件复印件签发相关部门，文件原件交档案室存档，重要的工作办公室主任要向校长汇报。文件涉及多个部门或部门不明确的，由办公室请示校长批示后，将有批示的复印件签发给相关部门办理，文件原件交档案室存档。各部门应将文件（或通知）要求的工作完成情况及时向办公室反馈。

校内会议通知：办公室负责拟发全校性（含学部）会议、活动的通知，负责拟发有校长参加的会议、活动的通知。其它由部门牵头召开的会议、组织的活动，由牵头部门负责拟发通知。

（3）周工作安排及大事记

由办公室提前两天（上周五前）向学校各部门领导征集工作安排内容，每周一向全校发布，将周工作安排上传至校园网，并公示。

请各职能部门安排干事负责将上周重要工作进行简要小结，于每周一交尚启顺，每周三前由办公室发布上周大事记，并将大事记内容上传至校园网。

（4）校长办公会议纪要制度

凡涉及学校财务制度、招标采购制度、安全责任制度、人事制度、教育教学管理制度等重大事项，由校长办公会议形成的决定，都需要办公室形成会议纪要，相关部门应严格按照校长会议纪要办理有关事项。

（5）会议室、接待室管理办法

需要使用会议室和接待室的，由使用部门提前向办公室提出申请，并做好登记，由办公室安排。使用完后，应随手关闭门窗，关闭空调、照明电源等，并及时通知办公室，由办公室负责清扫、整理。因使用不善，造成损失的，相关使用部门负责人应承担管理责任。

学校组织召开的会议，由办公室负责会场布置。其他部门组织召开的会议，由会议组织部门向办公室提出场地使用申请，并由办公室协调物业管理部门，协助会议组织部门做好会场布置工作。

（6）功能室管理办法

需要使用功能室的，由使用部门提前向办公室提出申请，并做好登记，由办公室统一安排。功能室使用完后，应随手关闭门窗，关闭空调、照明电源等，并及时通知办公室，由办公室通知物业管理部门对功能室进行安全检查和清扫。因使用不善，造成损失的，相关使用部门负责人应承担管理责任。

（7）用餐管理办法

工作人员临时就餐或个别加班就餐的应先提出申请，报办公室主任审批后，到食堂签字就餐，由办公室定期与食堂结账。集体加班就餐的，先按实际消费额缴费就餐，再由学校统一补助。外请工作人员有工作报酬的，原则上不提供免费工作餐。

因工作需要外出用餐，一律要请示校长同意，报办公室主任备案并安排落实。用餐部门要明确用餐人数，用餐标准，再由办公室根据部门申请，落实订餐饭店后，向相关部门负责人反馈信息。就餐结束后相关负责人务必在账单上签字注明部门及事项。

（8）教师集体外出管理办法

教师集体外出学习考察，需要向上级教育管理部门请示报告的，组织外出的部门应及时制定学习考察方案及相关安全应急处理方案交办公室一份，并提前（至少两周，毕业年级教师外出至少一个月）找办公室填写外出活动申请报告，经上级主管部门同意的，方能组织外出学习考察活动。涉及活动金额较大的，根据财务管理要求，要按要求及时组织招投标活动。

报账需要准备的资料：请示报告（有上级部门批复）或校长会议纪要（金额不大的）；学习考察活动邀请函或学习考察方案；安全应急处理方案；全体人员名单；学习考察活动合同书（学校领导签字、盖章）及招标书（三家以上投标，五人以上招标委员签字）；机票、发票等。

（9）车辆管理办法

学校司机及公务车辆统一由办公室管理和调度。部门用车，由部门负责人同意后尽量提前向办公室提出申请，由办公室安排车辆；文件传递用车，由办公室直接安排，每天时间相对固定（上下午各一趟）。非公务或特殊原因，不得使用学校公务车，未经办公室批准，司机不得私自出车。

因工作需要租用车辆的，用车部门应至少提前一周向办公室提出书面申请，领导审批后，由司机班长负责联络租车事宜。

车辆需要维修的，应提前告知办公室，并经司机班长审核签字，总务主任同意后，方可办理维修等手续。

（10）条幅制作管理办法

条幅制作由办公室统一管理。原则上，有上级部门参加的会议、活动，学校举行重大活动、召开重要会议可由办公室安排制作、悬挂条幅。

过去已有的条幅由办公室统一管理，能重复使用的尽量重复使用。

学校一般性、日常性会议、活动原则上不制作、悬挂条幅。需要制作条幅的，由部门向办公室提出申请，经办公室主任审批同意后制作。