档案馆档案数字化前处理工作研究

档案馆档案数字化前处理工作研究

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档案馆档案数字化前处理工作研究

●吴绪成宋刚陈黎周幼芬郑呜

内容摘要该文论述了档案数字化前处理

工作的性质,目标,所遵循的原则,组织模式,一

般流程等问题.

关键词档案数字化前处理工作研

究

一

,关于档案数字化前处理工作的性质,目

标,任务和作用

档案数字化前处理工作,是在对档案进行

扫描等数字化转换前进行的一种专业化技术准

备工作.总体目标是:确保档案实体整理科学

规范,数据着录齐全完整,扫描对象具体明确,

数字化信息经济实用.主要目标有5个:一是档

案价值的有用性;二是贮存信息的唯一性;三是

着录标引的规范性;四是文件编目的有序性;五

是案卷构成的完整性.基本任务有3个:一是开

展档案基础鉴定,分析并确定对哪些馆藏档案

进行数字化处理,对无需和不宜进行数字化处

理的档案进行选出和说明;二是开展档案系统

整理和修复,使档案的业务基础,档案的信息和

载体质量都达到档案保管和数字化处理的规范要求;三是开展档案的着录和标引,为建立规范化的档案信息数据库准备标准化的数据.

档案数字化前处理工作是在充分尊重前人

劳动成果的基础上,以适应于档案数字化要求为取向的一项兼具回顾性和开创性双重特征的专业性极强的重要业基础工作.其内容涵盖

档案鉴定,基础整理,技术修复,数据着录等多

个方面,是对馆藏档案基础业务进行的一次综合性和系统性的规范,必将对于促进档案保管和利用工作水平的提高发挥重要作用.

二,关于档案数字化前处理工作应该遵循

的重要原则

(一)突出重点,先急后缓.

由于馆藏档案数量巨大,而用于档案数字

化的资金和人力资源相对有限,在计划安排数字化工作时必须遵循"突出重点,先急后缓"的原则.哪些馆藏档案是数字化的重点呢?一般

应该是形成时间早,影响范围广,典型特点强, 使用价值大,利用频率高,保管期限长的馆藏档案.各档案馆应按照这个原则,编制完整的馆

藏档案数字化全宗计划表,分步骤按顺序组织开展档案数字化工作.

(二)统筹规划,"三个结合".

档案馆在组织档案数字化前处理工作时,

应该进行统筹规划,努力做到"三个结合".一

是把档案数字化前处理工作与馆藏档案保管期限鉴定工作结合起来,以便及时将其中真正具

有永久查考利用价值的档案列入数字化范围; 二是把档案数字化前处理工作与完善馆藏档案基础整理工作结合起来;三是把档案数字化前处理工作与破损档案的抢救修复工作结合起来.通过"三个结合"最大限度地实现档案数字化前处理工作的综合效益.

(三)确保质量,追求效率.

档案数字化前处理工作内容复杂,工序繁

多,对组织工作和人员素质的要求极高.在没

有做好充分的组织和技术准备工作之前,不宜仓促上马,全面铺开.因为档案数字化虽然是

大势所趋,非常重要,但资金投入量大,技术要

求高,任何人都既没有权利随意浪费国家宝贵的资金和人力资源,也无法承受因工作质量问题带来返工的沉重负担.始终都要把质量放在首要位置.信息社会的发展对档案数字化的要求十分迫切,而档案馆因为需要进行数字化处理的档案数量非常巨大,这在客观上要求档案数字化前处理工作必须追求高效率,尽最大可能,用最短的时间完成.

(四)坚持标准,实事求是.

档案数字化前处理工作必须坚持规范和标准,以满足档案数字化的要求,满足档案长久保管和利用的需要.但是国家有关档案工作的标准和规范的制定有一个历史发展的过程,各地在适用标准时,也必须讲究实事求是.一是对

新标准制定前后形成的档案要区别对待.对不同历史时期的档案要适用不同的标准.二是形式上的要求可以从宽,内容上的要求必须从

严.不同时期的档案在装具样式,目录格式,文

件排列和编号方式等方面允许存在不同;但同一

时期的档案在整理规范上必须保持一致;对

各个时期的档案着录一定要严格执行标准. 三,关于档案数字化前处理工作的组织模

式

目前各地存在的档案数字化前处理工作组

织模式主要有外包式,馆内临时专班式,内外组合式和专门机构式等几种主要形式.各种方式的利弊,具体分析如下:

雾iji妻萋誓鏊蕈薹季誊囊霉霪霎璧璧璧曼霎墼(一)外包式.

外包式——由档案馆以外的数字化专业公

司,通过与档案馆签订合同,采取对档案数字化前处理与数字化扫描等业务一并承包的方式, 组织开展档案数字化前处理工作.其优点是:1. 档案馆的组织工作最简单.省去了组织工作专班,招聘临时人员,开展业务培训,组织协调工作,处理繁琐业务和经常性资金结算等麻烦.2. 专业公司的工作流程更为顺畅.由于数字化前处理与扫描等数字化工作由同一个公司承担, 公司在安排人员,协调工作和统一技术方法上都更加简便和容易.3.有利于提高工作效率.

由于公司采取的是企业化的人事制度和组织管理方式,人员流动自主性强,工资制度和激励机制灵活多样,更容易调动人员的积极性,保持队伍的年轻化,更有利于提高工作效率.

外包式的缺点有:1.数字化公司往往缺乏

档案专家和长期从事档案专业工作的技术队

伍,档案前处理工作的质量很难完全达到要求;

2.由于数字化公司是以赢利为目标,在无利可

图的情况下,不愿也难以兼顾其它相关任务,加

上受到业务能力和工作职能的限制,几乎不可

能实现前处理工作的"三个结合",综合效益较

差;3.由于档案馆没有直接参与到前处理的具

体工作之中,因而不能及时发现问题,研究问题

和解决问题,档案馆在档案数字化方面的研究

水平也难以提高.

(二)馆内临时专班式.

馆内临时专班式——从档案馆内设相关机

构中抽调部分技术人员组成临时工作专班,组

织开展档案数字化前处理工作.其优点是:1.

工作上手快.专班中的多部分人员是长期从事

档案业务工作的技术人员,具有相当的档案专

业知识和业务工作能力,无需专门组织培训,在

统一工作标准后,可以立即开展工作.2.便于

积累,交流和总结工作经验,不断提高工作水

平.来自不同档案工作岗位的人员会从不同的

角度对档案数字化前处理工作提出不同的建议

和要求,通过有效地组织交流,能够比较快地总

结出视角多元,内容全面,切实可行的工作经

2

3

童蕈肇黉国兽.-"ll__;豢孝肇ll毒≥≥j鸶薹;≥专≥≥≥蠡蓊辫鬟鬻誊墓羹垂囊萋验.3,可以实现前处理工作的"三个结合".难免会影响到专班中技术骨干的稳定和高昂工

馆内临时专班式的缺点有:1.组织协调工作热情的长期保持.3.组织协调工作存在一定

作难,工作效率受到影响.来自不同处室的人困难.在一个处室中设立一个直接向局(馆)负

员,在不脱离原组织建制的情况下临时组合在责的专门性工作专班,虽然有利于提高工作质

一

起工作,由其中一个部门的人员牵头负责,组量与效率,但在编制计划与总结,组织协调工

织者管事不管人,根本无法进行正常的组织协作,请示,报告事项,统一规范业务,参与研究决

调.2.受外来因素影响多,工作班子极不稳策等工作中都会有许多不便和为难之处. 定.一来大家都有很强的临时观念,对工作难(四)专设机构式.

有长期计划安排;二来各处室在工作忙时,难免专设机构式——在档案馆中设立一个专职

会给已抽人专班工作的人员布置任务,客观上负责档案整理鉴定工作的机构,承担档案数字

影响专班工作正常开展.化前处理的所有组织和技术工作.这种模式将

(三)内外组合式.保持内外组合式的所有优点,克服其在组织协

内外组合式——由档案馆一个部门中的从调方面存在的不足,进一步提高工作绩效.

事整理鉴定工作的专职人员为主,与从社会上专设机构式的最大问题是,档案馆按统一

招聘的人员共同组合成档案数字化前处理工作部署完成机构精简任务不久,提出设立新的内

专班,组织开展档案数字化前处理工作.其优设职能机构是一件非常困难的事.

点是:1.工作质量好,效率较高.由于前处理工档案馆应该抱着对历史负责的态度,在全

作专班中有档案馆的档案专家和一批高素质的面分析利弊的基础上,根据本馆实

际,选择最为

专业技术人员作为骨干力量,有经过挑选和培有效的组织模式.

训,从社会招聘的青年人员作为主要劳动队伍,四,关于对馆藏档案数字化范围的控制

专班由一个职能部门负责组织管理,组织者既前处理工作对馆藏档案数字化范围的控制

管人又管事,能很好地控制住前处理工作的质涉及两个方面的内容,一是选择并确定馆藏档

量,产生较高的工作效率.2.能有效地实现档案中哪些档案应该列入数字化处理的对象;二

案数字化前处理工作的"三个结合",综合效益是在列入数字化处理对象的档案中选择并确定

好.由档案馆承担整理鉴定职能的部门组织开哪些文件需要进行扫描处理,哪些文件无需进

展档案数字化前处理工作,实现"三个结合"是行扫描处理.下面分别阐述.

一

件顺理成章的事.3.有利于培养技术骨干和(一)馆藏档案中进行数字化处理和不进行

提高档案馆档案数字化工作的组织和管理水数字化处理的档案范围.

平.常言道:"实践出真知,研究出专家."档案档案馆应该把具有长久普遍查考利用价值

馆在组织开展档案数字化前处理工作过程中,的档案列入数字化的范围.包括:1.列入国家

将培养出一批富有经验的技术骨干,甚至会造档案遗产名录的档案;2.列入地方档案遗产或

就出一批档案数字化方面的专家学者.馆藏珍贵档案名录的档案;3.本馆保存的党政

内外组合式的缺点有:1.组织工作相对复领导机关和其它机关及组织形成的具有永久保

杂.工作专班中既有正式职工,又有招聘人员,管价值的档案;4.中华人民共和国成立前旧政

还有返聘的老同志.组建班子,开展培训,人事权机构形成的记录社会和经济发展基本历史面

管理,资金运作等方面都比较麻烦.2.缺乏有貌的具有永久保管价值的档案;5.其它具有特

效的激励机制.在整个档案馆工作普遍比较轻殊查考利用价值的专门性档案.

松的环境中,档案数字化前处理工作专班的工下列档案原则上可列入不进行数字化处理

作是相对紧迫和繁重的.但是档案馆是国家事的档案范围:1.经鉴定后仍确定为长期保管的

业单位,物资和精神方面的激励手段十分有限,档案;2.短期保管的档案;3.未经整理鉴定的

其它档案.

(二)应该进行数字化处理的纸质档案中扫

描与不扫描的范围.

数字化处理后的档案应该尽可能减少重复

性信息冗余.根据从实践中研究取得的成果,一

般认为,已被确定为数字化范围的纸质档案中,

下列文件属于必须扫描范围:1.发文中的正本

文件(盖有印章或签名生效的文件)及其附件;

2.发文中没有正本文件的文件定稿;

3.有本级

党政领导人亲自批示和审改内容的文件底稿;

4.已归档文件中未被全文转发过的收文;

5.记

录有阅文,办文处理意见和签名的文件处理签;

6.处理历史事件和办理文件过程中形成的信

函,便条等各种形式的记录材料;7.登记表,报

表,会议记录等其它各种非公文格式的文稿.

非纸质档案和下列纸质档案文件可列入不

扫描范围:1.已经过缩微等技术处理的档案(可直接进行数字化转换);2.重份文件;3.有

正本文件的一般性发文底稿;4.已被其它文件全文转发,并与转发件(发文)排列在一起的被转发文件(收文);5.成批报表中内容相同的填

表说明;6.记录本等成册档案材料中的空白页;7.已建立有数据库的档案目录和备考表等.

五,关于档案数字化前处理工作的一般流

程

通过对大量的实践经验进行归纳,档案馆

档案数字化前处理工作宜按下面的流程顺序组织开展工作:

1.组建档案数字化前处理工作班子,明确

具体负责人;

2.制订档案数字化前处理工作规则,统一

工作标准;

3.编制档案数字化工作计划,有针对性地

安排前处理工作顺序;

4.按计划逐全宗逐目录调出档案;

5.检查是否进行过缩微等技术处理,确定

是否对其进行数字化扫描处理;

6.对已建立数据库的档案,进行数据核

对,纠正错误数据;

7.对破损严重的档案进行修复;

8.审查档案中是否有重要领导人亲自批

示和修改的文件底稿,做出标记和扫描说明; 9.剔除档案中的重份文件或做出标记及

不进行扫描的说明;

10.检查档案整理和编目质量;对不符合

要求的档案进行规范化技术处理;

l1.填写备考表;

12.编制该批次档案的前处理情况说明;

13.归还档案.

六,关于档案数字化前处理工作中应注意

解决的基本业务问题

档案数字化前处理工作涉及多方面的业

务,其中最应该注意解决的问题是下面的内容: 1.对长期保管的档案组织开展鉴定.对确

有必要调整为永久保管的档案做出变更保管限期的决定,纳入数字化处理的范围.

2.对成捆(含卷筒)保管的档案,可以立卷

的应组织立卷.新组织的案卷仍沿用原来的档号.一捆(含卷筒)档案组成若干卷的,应在原案卷号后编制副号.方法举例:1(1),1(2),1(3).

3.未编制张,页号或编号有误的,应进行

补编和更正.

4.未编制卷内文件目录或有漏编,错编现

象的,应根据档案实际重新编制或补充修正卷内文件目录.文件没有标题或标题不能揭示文件内容的,应自拟题名.对旧式文体格式的文件进行着录时,题名应概括"事由"和"文种"两部

分内容.对同一事由形成的若干份文件,提倡编制组合条目.

5.案卷中的重份档案应取出或做出标记

及不进行扫描的说明.

6.对严重破损的档案,进行修复处理.

7.对完全不能揭示案卷内容的案卷题名

应重新拟制;对案卷封面上的案卷题名与案卷目录不一致的,应以档案内容为依据进行统一规范处理.

8.对严重破损的卷皮,卷盒,组织更换.

(作者:吴绪成,武汉市,湖北省档案局(馆),邮编:430071)