会场和会议服务及座位多种排列方式

会场和会议服务及座位多种排列方式

会场即举行国际会议的场所，从狭义上讲，仅指会议厅室。但从广义上讲，它还应包括会议厅室外的办公和活动区域。会场安排得当与否对会议的顺利进行关系极大。

一、会场的选择

不同的国际会议对于会场的选择标准不同。一般地讲，策划者会认真考虑以下的因素：

一、要有充分的面积。会议厅室面积大小应根据与会人数确定。需要多少个厅室应按会议规模安排。对其他活动场所的要求也可视情况而定。但有一条总的原则，会场面积要充分。如果一个供考虑的会议地点面积过小，根本摆不开，恐怕它就不在考虑之列。例如，要举行一个2oo人的研讨会，某旅馆其他条件都不错，但最大的厅室仅能容纳100人，这个旅馆便不存在被选中的可能。但话也得说回来，如必须在空旷和偏窄之间作选择，许多会议组织者宁可选择后者。因为空旷会给人冷清的感觉，而偏窄则显得较为热闹。当然，过于拥挤，无立锥之地，也不可以接受。

二、活动场所应相互靠近。会议厅室是国际会议的主要场所，但办公及其他活动场所也不可或缺。如办公及其他活动场所都较远，会造成工作的极大不便。各个活动场所需相互靠近，是便于与会者的出席、服务工作的提供和安全保卫的实施。住所可稍离会议厅室，但秘书处办公室、小会议室、

休息室、咖啡厅，以及打字复印、电讯、急救等服务部门，应尽量靠近会议厅室。如不能在同一层，也应在同一幢楼里。

三、要有适当的现代化设备。某些旅馆的多功能大厅或学校的校园、机关的会议厅等都可用作国际会议的会议室，但不一定都具备国际会议所需的音响、同声传译和传真设备。如设备问题不能满意解决，国际会议恐怕也要易地举行。临时添购或租用是解决的途径，但势必增加费用，技术上也不一定有保证。国际会议组织者都倾向于选择能提供现成设备的场所。

四、要有合格的会场工作人员。每个国际会议都需要一定数量的会场工作人员，包括文书、翻译、接待、文印、管理等人员。这些人员应熟悉国际会议的程序，也要懂得外文。如果被选择的会议地点能提供足够数量的合格人员，它就有更大的被选中的可能。外语是个重要工具。如果语言不通，工作人员就难以同外国与会者交流，服务的效率就受很大影响。国际会议对直接在会议厅室内现场服务的官员要求颇高，有时国际机构也乐于在借用的基础上提供此类人员，但大量的一般性服务人员仍需由会议所在国提供。抽调有一定条件的人员进行突击培训，虽解燃眉之急，但长久之计还是要培养一批能召之即来的工作骨干。

五、会场附近应有配套的生活服务设施。除参加会议外，与会者还有生活需要。因此，就应有生活服务，包括饮食、

住宿、交通、银行、邮电、商店等。最好这些设施也靠近会议场所，价格合理，而且应多样化，以供选择。在经济不发达的国家里，服务及供应比较紧缺，不少人不理解多样化的重要性。如果在会场附近不只有一个旅馆，而是有两三个等级和价格不同的旅馆，而旅馆里不仅有中餐，还可供应西餐，旅馆外还有许多风味小吃店，这样的条件当然受欢迎。

六、有承办或接待国际会议经验。有无经验大相径庭。有经验，办起事来驾轻就熟，更受青睐。在改革开放中，大家都乐于把尚无经验的单位推到前面去经风雨，但在买方市场中，国际会议组织者却往往从自己的方便出发去考虑或选择，这就要求有关单位要善于学习。同时也应注意，为争取承办机会，要价不能太高，并且要形成和发展自己的特色。一锤子买卖的经营者是短视者，既损害国家声誉，又断送自己前程。

二、会议厅室

会议厅室是国际会议最主要的活动场所，应对它提出较严格的要求。确定会议厅室的首要考虑是面积大小要恰当，它取决于：

一、与会代表人数。10o人与2oo人所需面积显然不同，不能凑合。但这仅指经常出席会议的人数。开幕式和闭幕式往往另邀许多嘉宾，须另作安排。

二、座位的安排。加座位排得紧，所需面积便小，但国际

会议的座位一般不宜排得过紧。人员进出频繁（如需磋商、请示、联系等）是国际会议的特点之一。因此，必须为与会代表出入留出足够的通道。再者，是否为会议代表摆桌，也关系甚大。所谓摆桌，就是提供一个可以伏案书写和阅读的地方。如果摆桌，面积便约需扩大一倍。如面积有限，可仅为正式代表摆桌，也可限定每个代表团头排（摆桌）座位的数额。

三、额外坐席。除代表外，某些会议还允许观察员、记者出席并为他们指定专席。此外，国际会议通常还设有一定数额的旁听席，以供其他人员使用。确定会议厅室面积也应考虑这些因素。

四、工作人员。应为会议现场直接服务的秘书人员安排适当的桌椅和设备。有时，会场没有固定的同声传译设备，还需在会场内另建临时的工作室。

以上是确定会议厅室面积大小的基本因素。但每一个会议厅室的面积大小并非是绝对不变的。在有条件的地方，面积大小可用灵活方式加以变更。

一种情况是，设法将面积加以延伸或扩大。所谓延伸就是在附近另辟一个次会场，用电视机或扩音器把主会场的实况转播过去。所谓扩大就是把可以启闭的活动隔墙打开，使邻室或过道成为会场的一个部分。这两种办法简单易行，效果也不错。

另一种情况是，面积过大时设法把厅室缩小。当然，如果有活动隔墙，问题就较简单，把隔墙拉上就是了。即使在没有活动隔墙的地方，也可以用拉布幕的办法使厅室的后半部同会议厅室的使用部分隔开。被隔出的部分可用作休息室或其他用途。有时也可用灭灯的办法使不需用的部分保持黑暗，以突出厅室中的被使用部分。拉幕也好，灭灯也好，都是为了予会议参加者一种空间的紧凑感，以便更好地集中注意力。

不论变大变小，都是一种不得已的做法，其效果不如找到一个大小适当的场所。

三、附设场所及设施

除主会场外，国际会议常需要一些配套的附设场所。它们包括：

一、次会场。这是指大会进行期间并行召开的其他委员会所需的会场。这种次会场所需面积略小，其他要求则与主会场雷同。

二、小会议室。会议期间，主席团、委员会、秘书处等都需碰头讨论问题。这种会议一般人数不多，不可能也不宜占用会场，因而需要另准备可容纳1o人至20人的小会议室。所需间数及大小视会议规模而定。

三、休息室。开会前后或会议过程中，会议代表需略事休息。这种临时性的休息处可安排在会议厅室外的沙发上，也

可另辟休息室。如会议规模较大、层次较高，单独的休息室更是必要。这种休息室也可兼作贵宾室或代表工作室。

四、办公室。会议秘书处有许多部门和工作人员，应当视情况为他们分别准备办公室。秘书长等主要领导人应有单独的办公室。如果有常务会议主席也应为其另辟办公室。这些领导人的办公室可兼作会客室。如能准备套间，内室办公，外室会客，更为理想。

除会议室及办公室外，还应当考虑安排必要的辅助设施，包括：

为会议现场直接服务的打字、分发文件、翻译、资料、贮藏、复印、中心录音设施；

为代表个人服务的国际通讯设施及商业性的秘书、传真、复印设施；

为新闻媒介服务的新闻发布，记者工作单间和广播电视工作室；

供工作人员使用的休息室。

为代表及工作人员提供必要的工作场所是东道国的义务。例如，为1995年3月联合国社会发展世界首脑会议的召开，丹麦政府即耗巨资改建了一个会议中心。建成后包括一个可容纳200o人的会议大厅，一个可容纳1000人的会议厅，2oo 多套为各国首脑准备的办公室，一个可供300多名记者同时工作的大厅和近百套新闻工作间。

这些附设场所及设施也应当尽量邻近主会场，以便工作联系和节约往返时间。附设场所和服务设施邻近主会场的必要性，往往在会议的后期表现得更为突出。会议靠近尾声时，时间紧，活动频繁，许多人要马不停蹄地工作，应当为会议代表及工作人员提供最便捷的条件。

四、内外布置

每个会议场所都应根据国际会议的特殊要求进行内外布置。这种布置不仅是为了增加会议场所的美观和气派，更是为了体现会议的性质和主题，以及与会者的代表性和层次。

一、会名和会徽。会议厅室正面墙上应悬挂布板或木板（横幅），上印（贴）会议名称、会议日期及地点。布板或木板一般为深色，印字为白色，形成鲜明的反差，起醒目作用。会期及地点字体可略小，应居会议名称之后或之下。如会名等使用两种文字，两种文字可分别居上下或左右，以上方和右方为尊。有会徽的会议可在显著地位印（贴）会徽或所属国际机构的徽记。

二、旗帜。如系正式会议，应悬挂东道国和与会国的国旗及主办国际机构的旗帜。如旗帜较多，可采用旗杆竖悬方式。国旗的尺寸应一致。次序按国名第一个英文字母顺序自右向左（面朝观众）排列。东道国国旗和国际机构旗帜可置中间或两侧。会议厅室的楼外也应悬挂有关旗帜。如旗杆挂列成环形，应将东道国和国际机构的旗帜置于显著地位，也可悬

挂尺寸略大的旗帜以示区别。

三、名牌。这里指的是国家、机构、职务名称及个人姓名的标示牌。设置名牌的目的是：

1．显示某与会者所代表的国家或机构，

2．显示他（她）在会议中所担任的职务，

3．显示以个人身份与会者的姓名，以便其他代表、会议主持人及会议工作人员清楚地加以识别。

名牌一般用硬纸板或塑料制成，白底黑字，用正楷体大写字母印（写），应便于在桌上站立，并要有一定硬度以便代表举起，要求临时发言。名牌的大小长短应相同以求整齐划一。它上面的文字应保证绝对正确无误，不能把国名、机构名、人名写错，井力求简短易读。为此，有必要使用一些人所共知的简写，特别是国际机构的名称，如fao（世界粮农组织）、unesco（联合国教科文组织）、icrc（红十字国际委员会）等。个人姓名要写全名，一般不加职称。会议中担任职务的人员，如主席、副主席、报告员、秘书长等，其名牌只写职务不写姓名。临时出席会议的政府领导人，一般也只写职务，不写姓名。

名牌的置放，应视会议进行过程中人员变动的情况随时更改。开幕式和正式会议主席台上的名牌很可能是两个样。主席团选出后，有些代表担任了新职务，名牌就要添加。换牌的任务应指定专人负责，避免发生差错。

四、主席台。主席台多设于会议厅室正前方。正式的会议，主席台往往是一个高出地面的平台，左右两侧各有台阶，可供人员上下，标准高度约为40厘米。有时，会议利用现成的场地，例如，戏院、礼堂、体育场馆等。那时，主席台就不能不迁就现场的状况。一般地讲，主席台的平台不宜过高，离会众的距离也不宜过远。这主要是为了便于台上台下的沟通。对于以宣讲为主要形式的国际会议，沟通的要求不高，即使高台也能适用。但如果是讨论及审议性的会议，沟通甚为重要而频繁，对主席台的要求也高。

主席台上应有供会议主持人及其助手使用的长桌。长桌摆多少个座位，视上主席台的人数而定。除典礼性的活动外，台上人数不宜过多，一般为执行主席、秘书长、会议秘书等人。通过会议报告时，还应添加报告员及介绍报告内容的负责人的座位。

五、排座

国际会议与会代表及其他人员的座位有多种排列方式。选择哪种方式须视会议的内容、场地条件和参加人数而定。一般地讲，代表们都希望自己的座位能面对主席台，而且要居前、居中。但这些要求由于种种原因不能都得到满足。多种排列方式的出现，即是为了最大程度地适应会议的客观条件和满足代表的要求。以下就几种主要的排列方式做些介绍：

一、课室式

课室式的排列更适用于举行典礼式或宣讲式的活动。它的长处是：可以增加会议的严肃气氛并把代表的注意力吸引到主席台。它还可以最大限度地利用场地空间。场地小而人数多的会议多采用此方式。短处是：它有前后排之分，难以排座，而且前排往往挡住后排的视线，会议主席也不易看清后排代表的国名、人名标示牌。

二、马蹄式或“u”字式

这种形式在国际会议中使用较多。有些国际机构的会议厅室的固定座位即以马蹄式排列。它的长处是：每个代表都面向主席台，彼此互不遮挡。缺点是：马蹄形两厢代表同主席台成直角，会议主持人往往看不清代表的名牌。如“u”字形两厢长度较长，则尤为突出。代表要求临时发言时，往往需举起名牌。有的国际会议把代表的名牌斜放，这样便于主席识别，但其他代表观看不便，且名牌要多占代表桌面的空间，也容易滑动，出现排列不整齐现象。

三、圆桌式

这种排列方式，国际会议也使用较多。1992年的联合国环境与发展大会，与会人数达80o0人，都环桌而坐。有的国际会议厅室如联合国安理会的座位也固定成圆桌式。圆桌式的最大长处是代表及会议主持人的座位成环形，不分主次，可免去席位上下尊卑之争。相传“圆桌”方式是6世纪英国国王亚瑟为平息他的骑士们为席位高低主次的争执而设计

的。国际上通常说的“圆桌会议”就是指代表环桌而坐，没有礼宾顺序上的高低贵贱，因而更好地体现平等协商的原则，也常有非正式协商之意。有时圆桌式也可形成椭圆形，呈两个半圆形，或由互不连接的小桌摆成圆环。为充分利用空间，有的圆环开有出人口，会议工作人员可坐在摆于圆心的长桌旁工作。

四、天桥式

这种排列方式实际上是马蹄式的变种。不过它呈横宽形，因而更适用于宽形的会议厅室。在天桥式里，主席可与代表们共桌而坐。所有代表都可从不同角度面向主席。

五、“t”字式

“t”字式排列法有天桥式的优点，较适合于长狭形的厅室。部分代表的座位侧向主席。

六、正反“l”式

这一排列式是由两个正反的“l”形桌了对摆而成的。它的长处是：全部代表分两桌相向而坐，可以更充分利用会议厅室的面积，而且两桌断开，便于行走。短处是：代表侧向会议主持人。

七、群落式

这种排列方式较不正式，主席只能随遇而坐。更适合于分组讨论或社交活动。应当指出，以上各种基本排列方式，并非固定的模式，它们可随需要而变更。特别应当提及，七个

图案只是标出了会议主持人及主要代表的席位。代表助手、观察员、记者、旁听者、工作人员的座位均未列入。如何安排这些“后座”和“边座”，还应在基本排列方式的基础上加以设计。

六、装置与设备

同其他会议一样，国际会议的厅室也应有一套现代化的装置和设备，包括灯光、空调、音响、投影等。这些都是不言而喻的。在这里要讨论的是国际会议的特殊要求：

一、同声传译设备。除非会前商定使用某种共同的工作语言，国际会议通常都须有翻译。同声传译就是将会场上的发言（称为原声）同步译成其他几种语言，由代表通过耳机选听。同声传译省却了会场上的翻译，可使会议时间减半。

同声传译使用专用设备，并非每个可用作会场的厅室均备有。因此，能否提供同声传译是判定一个旅馆、机关、学校有否承办国际会议能力的一个重要标准。

同声传译设备有两种。一种是永久性的，例如一些国际会议中心或国际机构的会议厅室都装有此种设施。另一种是临时性的，即需要时临时安装，使用后可卸除的装置。不管是永久性的，还是临时性的，都需有同声传译译员工作小间、代表使用的话筒及接收传译的耳机。这些统由一个控制系统联结起来，由技术人员操作。

同声传译工作小间是个比较复杂的问题。这种小间应当是

封闭式的，以免翻译人员工作时声音相互干扰或干扰会场。但临时设置的小间往往封闭情况不佳。有的国际会议甚至不设小间，而是让翻译人员在会议厅室内的一边工作。这样就造成重大的声音干扰。一种语言应有一个工作小间。如会场中允许同时使用英、法、俄、中四种语言，即应有四个工作小间。工作小间还应使翻译能通过玻璃窗看到全场的活动，以便针对现场配合工作。

耳机是常令人烦恼的另一个问题。如同声传译是固定的设施，耳机有电线直接连到控制系统，声音清晰，效果较好。如是临时装置，便只能用以电池为动力的无线耳机。使用这种耳机，为了防止丢失，会议管理人员常要求代表履行“借”、“还”手续，比较费事，而且音量和音质往往较差，即使使用进口机子也不能例外。

二、扩音系统。国际会议中，回复、对话、辩论时有发生，因而代表使用扩音系统的机会较多，对电器的数量和质量也要求较高。扩音系统也有两种情况：一种是固定装置，另一种是移动装置。固定装置一般在两个席位间即装有一个。代表使用时只需把话筒朝自己的方向稍扭转一下即可。移动装置却是临时措施，一排座位只有一二个话筒，代表使用时需把话筒移到自己跟前，多少要费些时间，而且常有电线互相缠结和绊脚之苦。

多数台式扩音话筒使用前都有开启的问题，即按动电钮，

待亮灯后再讲话。这是为了避免全场数以十计的话筒都处于工作状态。台式话筒需于用毕后关闭，而恰好这一点容易被忽视。务请注意关闭话筒。要不然，你的窃窃私语就可能成为大众的传闻，或者进了秘书处的录音磁带。发言者常有不对准话筒说话的习惯，以致影响原音的扩音效果及同声传译的工作，因此，在国际会议上“对准话筒说话”便成了熟语。

除台式话筒外，有些国际研讨会也使用立式话筒。这种话筒多数置于听众席上，便于听众向讲演人、评论员提问或表示自己的观点。

三、电子计票装置。为节省计票时间和保证计票的准确性，自60年代中期以来，联合国系统开始使用电子计票装置。代表投票表决时，只需在自己的座位上按动分别表示“赞成”、“反对”、“弃权”的电钮，大厅屏幕上便会显示投票者的投票态度和“赞成”、“反对”、“弃权”的累计数字。此种装置不适用于秘密投票。

七、会议的现场服务

国际会议开会时，会场必须有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conferenceofficers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务（conferenceservice）的部门，对会议

官员有一整套严格的要求。

会议服务的业务包罗万象，这里仅举其要者：

一、会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等；

二、每次会议开始前，在进门处检查与会人员证件；会议开始后，将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室，将会议厅室的大门关上；

三、迎接嘉宾，引导代表等至指定席位；

四、记录会议的进行过程及代表的发言内容；

五、对要求发言的代表进行登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名，所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。

六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发，如稿件未到，可在主持人发言小结时分发，或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性，如代表系临时发言且有手稿，可在其发言后向其暂借，复制后随即退还；

七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料，供讨论时参阅；八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、（主持人用）木槌、投影设备等是否

均已符合要求；

九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话，以免干扰会场。

十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位；各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。

综上所述，会议官员负有广泛的任务，是会议顺利进行的重要保证，应当派遣训练有素，工作热情、细致的人员担任。会议官员间应有明确分工，由负责人统一调度指挥。他们都应在服务工作中保持不偏不倚的中立立场，不对争论的任何一方表示好恶。