采购组作业流程图

采购组作业流程

一、供应商开发流程；

流程说明：

1供应商调查：

凡由本公司层领导接洽或由经营课采购组寻找之有能力承制本公司原物料之供应商、代理商，均由采购组建立「供方基本情况调查表」，

并以已通过ISO 9001：2000、ISO14000质量认证之厂商为优先调查对象。

2供应商评鉴：

供应商(不含代理商)之评鉴由经营课采购组主办，负责协调评鉴日期及安排交通工具，而由采购、工程、品管…等部门人员执行。评鉴内容有:供方生产规模、生产能力、检测能力\品质保证能力、作业环境等,评估结果及判定结果记录于《供应商评估记录表》上。3供应商审核标准：

3.1客户指定之供应商。

3.2本公司供应商评鉴合格者。

3.3已通过ISO 9001：2000质量管理系统认证，或本国之其它产品认证，且样品已获本公司承认者。

4合格供应商

4.1合格供应商、代理商则由采购组登录于表单「合格供应商清单」中。

4.2经营课采购或相关部门应随时积极寻找第二、三候选供应商，以避免首选供应商不能满足我司生产需求时,第二、三候选供应商

能及时供应，提高我司的品质及效率。

A.候选供应商的选择具体依照1至3来进行评审。

4.3经营课采购人员得与原物料供应商签订：「品质协议」与「环保协议」。

5送样作业

供应商提供之样品由经营课采购依「采购控制程序」〔送样承认〕章节之条文办理。

6采购作业

6.1原物料采购，经营课采购人员依据「采购控制程序」辨理。

6.2供应商送交原物料至本公司后，由相关部门依据「产品监视与测量控制程序」进行质量检验。

7考核

7.1经营课（采购组）、品管课负责对供应商物料数量/品质/交货期/抱怨处理进行跟踪评估记录，并分周期性(每月一次)，不符合情

形的及时联络供应商，令其做出纠正预防措施，并对改善结果予以追踪记录，作为供应商不符合项纠正预防之依据。

7.2采购组采购人员每月对供应商之交货期、数量、配合度进行评分，品管课对供应商之交货品质情况进行评分，并记录于《供应商

月考核表》。

7.3对一个月内送货满5次或5次以上的供应商则予以考核，未满5次供应商则不予考核。

7.4经营课或品管课依据上述综合评定结果，每月通知合格供应商及本公司相关部门有关之考核结果。对于质量不合格之供应商，经

营课发出对外联络单要求供应商限期改善，一个月内如仍未看到改善结果，则请品管课协助辅导改善。

8奖惩

8.1原物料合格厂商之奖惩

A.经营课采购依据评核结果，对交货质量稳定、配合度良好、态度诚恳之供应商，继续交易并增加后续的订购量。

B.若考核评定为70分以下等，则由经营课采购或品管课知会供应商加强质量改善，并同时知会工程课或品管课/生产部，加强检验产

品。(加强季度评审供应商(采购,结合品管),按一个季度评估的结果将供应商分类A(优质量,交期优,配合好,),B类(质量合格,交期正常,配合尚可)C类(质量不稳定,交期不稳定,配合不好),上看板, 书面知会各部门对C类供应商的产品进行严格检查)

C.若辅导后改善效果仍不符合要求时，由经营课采购或品管课提出呈请总经理核准后，取消其合格供应商之资格，待其改善后再重新

申请评鉴。(如连续3月质量,交期无改善,品管课和经营课进行联合评估后,做出更换供应商意见,并有采购组重新寻找供应商,工程课,经营课业务组协助客户承认步骤)

9合格供应商之辅导与提升

9.1经营课采购人员依据「供应商月考核表」，质量水平未达70分以上之供应商，应要求品管课落实执行辅导作业；若供应商改善绩效

不佳时，得依前节〔奖惩〕条文办理。

9.2巳列入《合格供应商清单》之供应商，若尚未取得任何质量管理系统之认证，则品管课以对外「联络单」，函请其提出质量管理系

统认证计划，品管及经营课将其计划时程列为考核项目。

9.3已通过质量管理系统认证之供应商，我司经营课应组织相关部门，对其定时每年稽核一次, 如因质量等重大问题发生时,则由采购

立即组织相关部门对其考核,以便能时效性解决问题之所在.三个月未交易且无质量异常之厂商,采购组视情况该可不予安排稽核.

9.4我司为提升产品质量，应要求供应商对指定之配合事项，提出相关原物料的质量改善措施。若为我司客户书面要求改善时，供应

商更应无条件配合，以满足我司客户需求。

二、采购流程

流程说明：

1需求

1.1制造产品：订单评审记录表、送样承认。

1.2一般采购:各部门工用具、易消耗品采购及其它.

2生产排程单:

业务组收到客户订单将其转成<订单评审记录表>并进行需求试算.

2.1需求试算

A.重要且常用之重要物料，采购员应建立安全存量，项目管理，以提高生产效率（订单达标率）。

B.仓库组接到《订单评审记录表》后,依据订单的物料需求核算库存物料，若物料不足时，则依「请购单」注明请购单号、品名规格、数量、交货日期、供货商后提出请购。

2.2物料采购：

A.采购组采购人员依据「请购单」，并依据「合格供应商清单」指定采购之供应商，开出「采购单」并

注明厂商、单价，交期等后、再呈部门课长审批总经办核准。

3送样承认

3.1样品需求

A.工程课依据客户之需求提出样品申购交于相关采购人员.

B.采购按工程课要求寻找多家供应商提供样品及承认书，送工程课办理材料承认审核作业。

3.2样品承认:

工程课收到样品后，依据规格（外观、机构、尺寸、电性……等）进行各项检验，并判定结果.

A.若样品各项规格均合格时，将供应商之「承认书」或「规格书」，送交各部门课长签核后，送文管中心

办理发行。(下单前,将对供应商物料承认的规格书交到采购处由采购交给供应商核实,再进行采购)

B.若样品部分规格不合格时，工程课须在供应商之「承认书」或「规格书」注明原因，连同不合格样品

送交采购退回供应商，并可要求更换供应商或请供应商重新送样。

C.采购应将承认结果作好相关记录，以为日后采购之依据。

4一般采购：

各部门需采购机器设备、模具、治工具（注：与产品品质有关的需求）……等，则填写一般「请购单」，

呈课长核准后，送交采购组采购人员，据以办理采购事宜。

5询价、议价：

5.1询价方式

将材料料号、图面、规格等资料利用电话、传真、邮寄或e-mail等方式给厂商，请厂商报价提供[报价单]给采购。

5.2比价、议价原则

原、物料厂商报价时应有二家以上报价，附厂商[报价单]以利采购比价及议价，如能分析零件价格时，应分析出零件合理价位，这样才能和厂商议价时能有所依据，议价时应以最低报价采用，若有其它考虑因素，另行呈报。不能高于最低报价议价，须低于最低报价议价。

5.3议价频率

采购组每半年与厂商议价一次,或采购一定数量后与厂商另行议价。(由于原材料升跌可曾家议价频率)

5.4议价方式

议价方式可用面议或电话中议价方式，以争取时效为优先，必要时亦可会同相关人员一起议价。

5.5原材料单价异动裁核权限

5.5.1原材料单价异动如果是降价，由部门主管核准。

5.5.2原材料价异动如果是涨价，须签核至总经理核准。

5.6采购仪器设备、模具、治工具…等，则由申请部门之课长先进行询价，评估购案成立之可行性。(在由采购进

行下单采购)

6价格审核：

6.1原物料：

采购人员与供应商询价、议价后，将其供应商的「报价单」送交上级课长及总经办审核。

6.2机器设备、模具…等：

A.需求部门课长应先审查内容及文件是否完整、正确，再送交采购组办理第二次询价、议价作业。

B.采购组与供应商确认机器设备、模治具之功能与单价后，将一般「请购单」，并同[采购单」，送总经办

核准。

6.3消耗性用品、办公用品…等：

则由需求部门以一般「请购单」，送该部门课长审核后，再送交行政课，办理询价、议价事宜后，即订货。

7订货

7.1原物料

采购人员将「采购单」(连同仓库的请购单由课长核实,总经办批准后,签字确认后)，传送供货商，供货商确认交期、数量、单价无异议后签回；采购人员以电话再与厂商确认交期，如果需要变更，则在「订单评审记录表」之采购回复修订为协议日期(该交期用于判定供应商交货之准确率)。

7.2模治具、机器设备等

采购人员将总经办核准之「采购单」传送供货商，办理订货事宜。

8订单跟催：

8.1采购人员依据「采购单」指定之交货日期或与供应商另行议妥之交货日，填入「材料状况一览表」管

制交期。

8.2若供货商逾期未交货者，则采购人员以电话或亲临现场催交。

9订购变更

9.1原物料因故变更订购数量时，处理方式如下：

A.仓库及采购人员若发现物料超出生产部需求、安全存量、或需增加订购数量时，则必须请采购人员以联

络单的形式知会供货商(紧急情况时)。(同时系统运作后,要从系统中取消所下订单,从新下正确的订单)

B.供应商因故无法如期、如数交货时，采购人员采取下列办法：

1.以联络单形式通知第一供货商，减少订购数量。

2.填写[采购单」，传送第二供货商，请其交货，并知会相关部门。

3.依〔送样承认〕相关章节，寻找第三供货商，办理采购事宜。

9.2原物料因故变更订购单价时，处理方式如下：

本公司或供货商因故更改原订购单价时，采购人员应依〔价格审核〕章节办理。

9.3各部门因故需变更已申请之一般「请购单」时，由申请部门将原申请单收回作废，再依本程序相关章节

办理采购作业。

10进料检验：

10.1供应商应于〔应交货日〕当日交货，原物料均需检附相关的出货检验报告，送交品管课依「监视与测

量控制程序」办理进料检验作业。

10.2若进料检验判定不合格者，则由采购人员与供货商再次协议交货日，并加以管制。

10.3如经品管课检验不合格之材料（含制程中退回不合格之原物料），则由仓管人员填写「退货单」知会采

购人员，通知供货商取回；不合格品，则粘贴不合格标签，依「不合格品控制程序」办理。

10.4模具、设备、仪器…等，则由工程课或相关请购部门依据一般「请购单」办理验收、领用事宜(验收时

同样需要办理仓库验收手续,新设备检验手续,随同部门的请购手续交由财务审核付款,领用手续按仓库正常领用,仓库建账)。

12供应商管理

采购组依「供应商评审控制程序」，对供应厂商之交货状况、配合度以及质量进行评核管理。

13数据管理：

13.1采购人员将工程或品管课提供之规格、检验标准，如「工程图」、「原物料规格书」……等建文件管理。

13.2各项记录由采购人员依「记录控制程序」之规定办理保存。

核准: 审核: 制订:

三、请款流程及对帐流程

（1）、月结厂商的请款及对帐流程

流程说明:

1.采购组负责下达采购订单给供应商；

2.供应商接受采购订单,按采购订单交期交货；

3.供应商在每月28日前将对帐单与送货单及相关资料传真到我司采购组;

4.采购组在每月30日前与供应商完成对帐结果；

5.采购对完帐后并制作统一的应付明细报表,然后将资料及供应商帐单一起交至财务课

6.财务在次月3日前完成供应商对帐；

7.财务将审核OK的对帐单回签采购组,若NG返回采购组,由采购组重新对帐审查.

8.采购将财务审核OK后的对帐单(有财务人员签名)传真至各相关供应商;

9.要求供应商在收到确认OK的对帐单后,10-20日前开增值税专用发票至我司财务课签收,

10.采购组在每月21日前递交供应商月结付款申请单等资料到财务课;

11.财务课在每月23日前将月结付款申请单审核完毕并报总经办批准;

12.财务课在每月25日前安排月结供应商付款工作;

13.由财务课每月以书面形式通知采购当日领取支票之供应商;

14.采购员通知供应商过来收款.

15.采购在每月30日前向财务书面申请下月付款计划(月结供应商)

核准: 审核: 制订:

流程说明；

1、采购组负责下达采购订单给供应商；

2、采购组根据采购订单填写[预支货款审批单]交由部门课长审核及总经办核准；

3、采购员将核准后的[预支货款审批单]交财务课安排付款；

4、采购员通知供应商送货；

5、仓库点收货物后，通知IQC检验；

6、检验合格后，供应商收款。

核准: 审核: 制订:

四、快递费用控制

1．预支快递费：(主要用于倒付快地费)采购组采购人员每1号和15号根据经验及近段时间的物料需求，增写[借款单]，交由部门课长审核及总经办核准后，将其审批过的[借款单]交于财务课预支每周的快递费；

2．报销快递费：采购人员根据实际支付快递费情况，每月15日及30日下午制作出[快递费统计报表]交由部门课长审核及总经办核准后，再根据此来填写[报销单]，报销快递费；

核准: 审核: 制订: