公司文件管理规定

公司文件管理规定

1.目的和作用

公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。

2.管理职责

公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。

3.文件立卷归档管理

秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作：

3.1收集立卷文书材料。

应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保

留好底稿和正本。

3.2做好立卷类目的分类。

按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。

3.3拟定卷内文件保存价值。

按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。

3.4 科学、合理地排列卷内文件。

应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：

3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。

3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。

3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。

3.4.4 正文在前，附件在后。

3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。

3.5 文件装订成案卷。

定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。

3.6 文件移交归档。

文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。

4．文件的存放管理

文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作：

4.1加强文件安全性的管理。

4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。

4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。

4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防

损等方面的工作。

4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。

4.2 做好存放文件的分类工作。

4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知

性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。

4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。

4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正

式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余

存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，

收回时在表上注销。

4.3 做好文件的清退工作。

4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的

文件加盖清退签章。

4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种：

a. 随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清

退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。

b. 定期清退的文件。这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般半年

清退一次，也可年终一次性清退。

4.3.3 对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是要完

整，清退的文件不能有丢失和缺损。

4.4 做好文件的销毁工作。

4.4.1 公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作：

a. 上级下发的不需要归档立卷的文件。

b. 本机关制发的归档立卷后的余份。

c. 下级抄报的无存档价值的文件、材料。

d. 无归档立卷价值的内部刊物、资料。

e. 上级机关指定需销毁的文件。

4.4.2 对需销毁的文件，在清点时一般需在收发文记录薄上加盖“销毁”印签，并江清

缴出的销毁文件统一填写在销文登记表上。

4.4.3 在销毁文件前应将销毁文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的

鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。

4..4.4 秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件销毁后，监销人也在销

文登记表上签字。

5．阅文管理

根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。

5.1 文件的传阅管理。

5.1.1 总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员（可兼职），负责对文件的传

阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向。

5.1.2 对传阅文件实行登记制度，传阅人收到文件时，应在登记簿上填写签收，阅

完后把文件退回并注明。

5.1.3 阅文者不得将文件在同级之间横向传递，阅完后应退还文秘人员，由文秘人

员交给下一个传阅人。

5.1.4 为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以

提高文件办理的效率。

5.2 文件的借阅管理。

5.2.1 总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面具体要求，

文秘人员，又文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是

有利于企业而不是危害企业的。

5.2.2 借阅文件者应对文件负责，遵守以下纪律：

a. 保护文件不得丢失。

b. 借阅的文件不得翻阅，不得转借他人。

c. 做好保密工作，不得转借他人。

d. 爱护文件、注意清洁，不要弄脏。

e. 在规定的时间内，阅后退还。

5.2.3 本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，由秘书人

员掌握。但如借阅机密文件，尤其是在阅读范围之外的，必须经公司领导批准。

5.2.4 为单位人员借阅文件时，须持有介绍信，经总经理的特批方能办理借阅。

3.2.5 绝密文件只有董事长、总经理可以借阅，其他人员（指阅读范围内的人员）只

能指定地点或阅文室内阅读。

5.3 阅文室的管理。

5.3.1 对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物，应在

总经办专设的阅文室阅读，这样既能加强文件的保密管理，也有利于文件的利

用。

5.3.2 在阅文室内的文件要分级别存放，以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料。

5.3.3 阅文室的一些固定阅文者，由总经办发给“阅文证”，可以凭证进入阅文室。

其他人必须经领导审批，并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读，

不能随意翻看其他文件。

6．文件的复印管理

文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要。但是如不加强控制管理，就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。公司对复印文件的管理主要是以下方面的控制：

6.1 公司文件的复印由总经办统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到总

经办，并应填写复印登记表，然后才能复印。

6.2 各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关。

6.3 一搬文件资料的复印，经部门主管签字同意，即可交总经办复印。

6.4 机密文件资料的复印，须经公司分管的副总经理签字批准。

6.5绝密文件资料的复印，必须经总经理签字批准。

6.6需要公开发表的文件，同内部印发文件一样，也必须事前按以上条款的规定办理

审批手续。

按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。

6.7 文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求

执行。

应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：

7. 附件

附件一：公司文件资料利用管理程序图

附件二：公司文件目录表

附件三：文件传阅管理工作内容一览图

附件四：文件传阅单

附件五：文件借阅管理工作内容一览图

附件六: 文件借阅登记表

附件七：文件复印管理流程图

附件八：销文登记表

制表：年

公司文件目录表

类目：

月日

附件四：

文件传阅单

附加六：

文件借阅登记表

审批人：监销人：经办人：附件八：

销文登记表

年月日