酒店团队协议书

1.5 协议书及公关资料

1.5.1 会议协议书

会议协议书

经协商，交流中心（以下简称甲方）与_________________（一下简称乙方）就____________________会议，大型宴会接待事宜达成如下协议：

一、有关规定：

1．乙方应于会议前____天确定与会人数、场地布置要求，宴会标准及用房数量等事宜。

2．乙方如在会议前____小时内取消或变更（人数、时间、地点），甲方将手场租费___%；宴会在___小时内取消或变更（人数、标准、地点、时间），乙方将承担全部责任，用房在___天内取消，甲方将收取一天的房费。

3．除在指定的地点可以挂横幅外，乙方不得在中心内其他地方张贴任何宣传材料，并不得在非指定地点擅自设立迎宾员。

4．甲方应与会议、宴会前一小时布置好会场。

二、会议计划：

1．乙方应将会议的有关要求准确及时地通知甲方。具体内容如下：

（1）会议名称：

（2）举办时间：从至

（3）与会人数______人，其中外宾____人，内宾____人。

（4）联系人姓名及电话号码：

（5）会议场租如下：

价格

__________会议室____________

__________会议室____________

__________会议室____________ 会议收费标准以每4小时为一场，不足四小时同样按一场时间收取租金。

（6）甲方向乙方提供租用设备如下：

白板/笔____块/只__________

投影仪(包括屏幕) ____架__________

立式话筒____只__________

无线话筒____只__________

台式话筒____只__________

幻灯机____台__________

横幅____条__________

其他___________________

（7）会场按_______型布置，布置主席台要求：

_______________________________________________________ _______________________________________________________ 设签到台若干张。

（8）宴会用餐

时间：___________________地点：___________________

标准：___________________人数：___________________

桌数：___________________最低用餐人数：________________ 主桌人数：___________________

主要酒水品种：___________________

场地布置要求（图形附后），菜单（附后）

餐桌收取服务费___%

自带酒水收取服务费___%

（9）普通用餐

早餐_____元人数______，________厅

午餐_____元人数______，________厅

晚餐_____元人数______，________厅

三、用房计划：

乙方在会议期间租用客房情况如下：

1．会议期间预留机动房间数不得超过总房间使用数目的3%，超出限度以外的房间应于报到当日晚18:00前退给甲方，否则按协议房价全额收取房费。

2．如因甲方实际情况未能满足乙方用房数量，甲方可酌情满足乙方加床要求，否则不予以加床。加床费______元/张/天。

3．如房间需委托摆放物品，收取服务费____%。

四、其他要求：

五、结账方式：

乙方应在会前____天到总台交付预定金____元或将支票、信用卡作为押金放在总台，会议结束后，到总台结账，多退少补。

本协议一式二份，双方各执一份，有效期自____年____月____日至____年____月____日止，未尽事宜，本着双方友好协商的原则进行解决。

甲方授权代表（签字）乙方授权代表（签字）年月日年月日地址：地址：

电话：电话：

传真：传真：

邮编：邮编：

银行账号：银行账号：

开户行：开户行：

1.5.2 团队协议书

团队协议书

国际学术交流中心（甲方）与___________________（乙方）就_____年____月____日至_____年____月____日期间的团队订房业务达成协议如下：

一、用房标准：

1

2

3．团队指6人以上（含6人）。

4．团队中由于性别产生的自然单间按团队房价的50%计算房费。

5．团队超过16人（含16人，甲方免费提供一张床，以此类推，但每团至多提供4张免费床）。

二、用餐标准：

早餐：

午餐：

晚餐：

三、预订取消：

1．乙方在团队到达交流中心15天前，向甲方提供团队客人名单、团名、用房数、团队抵离交流中心日期等情况。

2．乙方若有团队取消，7天前通知甲方，甲方不收费；若7天内（含7天），甲方收费如下：

5天前取消，收一天总房费的20%

2天前取消，手一天总房费的50%

当天内取消，收一天总房费的100%

3．取消预订客房日期以乙方发出的电函日期为准。

4．对于自然灾害或其他不可抗拒的因素所造成的损失，双方各承担一半的损失费。

5．如甲方不能提供已确认的住房，须负责为乙方联系同级交流中心。

6．乙方若取消订餐，或有变更。须在12小时前通知甲方，否则，甲方将按原预定的人数和标准收取100%

四、付款方式：

1．乙方应在预订房间确认时付给甲方总费用的50%，作为预定金（保证金）。

2．团队发生费用，每月结账一次。甲方在每个团队离中心后5天内，将账单寄出，乙方在接到账单后，如有疑问，3天内通知甲方。乙方在收到账单后，在当月内付清所有费用。

3．汇率按中国人民银行当日公布的浮动汇率比价计算。

五、协议效力：

本协议一式两份，双方各执一份。未尽事宜，双方友好协商解决，本合同有效期____年____月____日至____年____月____日止。

甲方：乙方：

代表：代表：

日期：日期：

地址：地址：

电话：电话：

传真：传真：

邮编：邮编：

开户银行：开户银行：

银行账号：银行账号：

AGREEMENT(GROUP)

(Party A) makes the agreement with ________________________(Party B), which is effective from _______to ______ on GIT/FIT reservation affairs.

1. ROOM RATES

(1)GIT （Group Inclusive Tour）Standard Room

Peak Season ( ) ________US$/RMB/Rm.Night

On Season ( ) ________US$/RMB/Rm.Night

Off Season ( ) ________US$/RMB/Rm.Night

(2)Extra Bed ________US$/RMB/Bed.Night

(3)National Guide________ US$/RMB/Bed.Night

(4)The above rates are applicable for GIT, not less than 6persons.

(5)One bed is complimentary for every 16 full paying persons persons subject to

a maximum of 4 beds.

2. FIT____________ US$/RMB/Bed.Night

(The FIT rate is subjective to 10% service charge.)

3. MEAL RATES

CHINESE WESTERN

Breakfast_______ US$/RMB/Person_______ US$/RMB/Person

Lunch_______ US$/RMB/Person_______ US$/RMB/Person

Dinner_______ US$/RMB/Person_______ US$/RMB/Person

4. RESERV ATION&CANCELLATION

(1)GIT information such as name, number, day-in, day-out etc. must be received 15 days prior to arrival.

(2)Should Party B inform Party A of the cancellations of its group reservation more than 7 days before arrival, nothing will be charged. Should cancellation occur 5 days before arrival, 20% of one night room rate will be charged.

Should cancellation occur 2-4days before arrival, 50% of one night room rates will be charged.

(3)100% will be charged if meal booking is cancelled less than 12 hours.

(4)Cancellation caused by natural calamities or other resistless and inevitable factors, 50% of loss will be on both sides.

(5)Same degree hotel will be offered if the confirmed rooms are occupied.

5. PAYMENT

(1)After confirmation 50% of the whole payment as deposit is required. After

checking out the other 50% will be paid within this month from receipt of invoice.

(2)The rate between US$ and RMB is based on the daily exchange rate from the Bank of China at the time of the day out.

Signed By

Party A: Party B:

Name: Name:

Title: Title:

Date: Date:

Account No: Account No:

Bank: Bank: