职业学院学生档案管理办法

职业学院学生档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强学生档案的科学管理，做好学生档案的收集、整理、保管、使用工作，依据《高等学校档案管理办法》（2008 年教育部令第27 号），结合我校实际，特制定本办法。

第二条学生档案是学校按照培养全面发展的高素质人才的要求，记载学生在校培养过程中形成的学生个人经历、政治思想、品德作风、专业能力、日常表现内容的文件材料，是全面的考核、了解学生的重要依据，是学校学生教育、管理工作的重要组成部分。

第三条学校设学生档案室，配备一名学生档案管理员，负责全校学生档案的管理和维护。学生档案室在行政管理上归口学生处，业务上接受学校行政部门指导。

第二章学生档案归档范围

第四条本办法适用于我校高等职业技术教育学生档案管理。成人教育学生档案及非统招学生档案按有关管理规定执行。

第五条学生档案归档范围：新生档案（包括高中档案、大学录取通知书）和毕业生档案（包括大学生体检表、高等学校毕业生登记表、学籍表、毕业生学习成绩单、学生学籍变更材料以及在校期间受到的校级以上奖励、处分材料等）。

第三章学生档案管理员工作职责

第六条学生档案管理员负责对各系、有关部门学生档案材料的收集

和整理工作进行指导、督促、检查。

第七条学生档案管理员按照规定向学校有关部门和用人单位提供使用，并编制必要的检索工具，热情周到地为使用者服务。

第八条科学管理学生档案，遵守保密制度，加强防盗、防火、防潮工作，维护好学生档案的完整、准确与安全。

第九条做好新生档案的接收和毕业生档案的转递工作。

第十条做好遗留档案的保管、转递工作。建立《遗留档案登记簿》，做到出入清楚。

第四章部门学生档案管理职责

第十一条学校实行学生所在部门立卷制度。各形成学生档案材料的部门，一般在材料形成一个月内按要求把材料送学生档案室归档。

第十二条归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写。

第十三条各部门、各单位以及每位在校学生应重视学生档案管理工作，保证材料收集归档工作的顺利进行。材料归档后任何人不得擅自抽出销毁。严禁伪造、涂改、圈划、撕毁学生档案材料的现象发生，如有此类行为者将按档案法规追究责任，严肃查处。

第五章学生档案的保管与使用

第十四条因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，学校各部门工作人员及各系辅导员可凭胸卡登记后查（借）阅学生档案；因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案

的，必须持单位介绍信和本人身份证，经学生处审批，方可查阅档案材料；介绍信中须写明阅档人姓名、职务、查阅对象姓名、学号、查阅原因、查阅内容，原则上不允许将档案带出档案室。如必须借出使用时，要说明理由，经主管校领导批准，并严格履行登记手续方可借出并限期归还。

第十五条阅档时要注意保护档案，不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。如有此类行为者将按档案法规追究责任，严肃查处。

第十六条未经允许，不得擅自复制档案材料，因工作需要从档案中取证复制的，须经学生处审批同意，方可复制。

第六章学生档案的交接与转递

第十七条每年新生档案由各系派专人负责收集并按专业、学号顺序整理后，在新生入学报到后2周内到学生档案室归档。归档时应详细填写归档材料清单。

第十八条在规定期限内，未移交新生档案的，由部门（单位）负责人说明原因，无正当理由的在工效考核中给予相应扣分。

第十九条因保管不善造成学生档案遗失的追究直接责任人和部门（单位）有关领导责任。

第二十条新生入学报到结束后，未报到学生的档案移交学校招生办公室。

第二十一条学生取得学籍后，凡中途退学、转学或开除学籍，要求办理转档手续的，经学生本人申请，凭学校文件和有效身份证件，可将档

案自行带走。死亡学生档案由学生档案室销毁。

第二十二条学生毕业时，学生档案室在两周以内，按照就业指导中心的派遣方案，将档案转递到毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地人事局或人才交流机构。

第二十三条转出的档案材料如因特殊情况遗失，应与学生原所在系取得联系，并持所在单位档案丢失的证明书，经主管校领导批准后，方可重新建档。

第七章附则

第二十四条本办法自发布之日起实施。

第二十五条本办法由学生处负责解释。