第1章Word基本操作

第1章Word基本操作

Word是Microsoft公司专门用于文字编辑排版的软件，是目前Windows环境下最受欢迎的文字处理软件之一。本章主要介绍Word的基本功能、工作环境、文档操作的方法和技巧等。

在应用Word时，文档的操作方法是基础的知识，本章重点介绍文档的操作方法。1.1 Office简介

1.1.1 Office的发展历史

13年前，Microsoft公司发布了Office的第一个版本。在这个版本中，将当时广泛流行的、独立的应用程序（如Word、Excel和PowerPoint）集成到一个软件包中。但是，在这一版本中，这些应用程序之间缺乏集成性和提高生产力的工具。

Office在4.x和95版本时开始成熟。在Office 97中，增加了协作和Web功能，并采用了智能感知技术，统一了VBA开发平台，使Office在机构中获得巨大的成功。

随后发布的Office 2000进一步强调了Web协作、生产力、个性化和部署，并且设计了个性化菜单和工具栏，使菜单和工具栏根据用户的使用情况调整显示状态。

Office XP在保持原有产品功能的基础上，为用户提供了更智能的操作环境，更有效的控制方式。

Office XP的“智能标记”使用户可以快速地访问Office中的其他信息，“任务窗格”使用户能够更好地控制Office 的工作方式；语音识别技术使用户的工作不再枯燥无味。

Office 2003是微软公司最新推出的办公自动化软件，为用户提供了一个既开放又充满活力的新外观，用户可以通过任务窗格的提示来完成一系列的操作。

较以前的版本，它主要在4个方面做了改进：本地以及远程信息的管理和控制、业务

处理能力的增强、团体的沟通与协作、增强个人工作效率，它的操作环境更漂亮，操作更方便、稳定，兼容性更好。

1.1.2 Office 2003的组成和功能

Office办公自动化软件中包括了Word、Excel、PowerPoint等一系列应用程序，同时还增加了许多个全新的应用组件：Office InfoPath 2003、Office Live Meeting 和Office OneNote 2003，以及旨在进一步增强各组件功能间协同应用的Office SharePoint Portal Server 2003、Exchange Server 2003 和Office Communications Server 2003。

Office 2003的组成和各组件的功能如下：

●Word 2003 文字处理程序。可以编排精美的文档、插入图片、排版，方便地编辑

和发送电子邮件，完成编辑和处理网页等操作。

●Excel 2003 电子表格软件。在财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域

中能够高效地完成各种表格和图形的设计，进行复杂的数据计算和分析等。

●PowerPoint 2003 演示文稿制作软件。可以在文稿中设置各种引人入胜的视觉、听

觉效果，然后直接在计算机上或互联网播放。

●Access 2003 数据库管理系统。使用它可以实现对信息的保存、维护、查询、统计、

打印、交流、发布，还可以方便地与其他组件交流数据。

●Outlook 2003 邮件传输和协作客户端程序。它集成了日历、联系人和任务管理等

多种功能，支持Internet标准和Exchange Server的电子邮件。

●FrontPage 2003 创建、编辑和发布网页的应用软件。它可以在WWW上创建自己

的网页，还可以轻松在网页中插入电子表格、表单数据透视表、Java小程序、

ActiveX控件等。

●InfoPath 2003 适合公司和企业使用的应用程序。它可以使项目组和单位轻松地创

建和处理丰富、动态的表单，简化了收集信息的过程，并能带来增强的数据捕获功

能而且可以灵活地管理信息，使主要决策者看到正确数据来作出明智决定，减少重

复性的工作。

●OneNote 2003 处理便笺的应用程序。它能帮助用户捕获、组织和重用便携式计算

机、台式计算机或Tablet PC上的便笺，并为用户提供了一个存储所有便笺的位置，而且用户可以自由地处理这些便笺。同时，它将便笺的自由和灵活性与数字组合工

具的效率和强大功能相结合，从而使用户可以更高效地使用便笺和信息。

●Publisher 2003 完整的企业发布和营销材料解决方案。它可以帮助用户快速有效地

创建专业的营销材料，用户可以在企业内部更轻松地设计、创建和发布专业的营

销和沟通材料。

1.2 初识Word应用程序

1.2.1 Word简介

Word是Office套件中应用最广泛的组成部分，它不仅具有齐备的功能群组，还为用户提供了赏心悦目、生动活泼的工作环境。它的处理对象除了文字，还包括图形、图片、表格等内容。利用它可以编辑出图文并茂的文章、报纸、书刊或者因特网上的主页。

Word的主要功能有：

●友好的用户界面Word提供的用户界面非常友好，同时，在屏幕上编辑的对象样

式与打印机打印出的样式是一样的。它可以根据屏幕的尺寸和分辨率优化显示。新增的阅读版式视图能有效地提高文档可读性，隐藏不必要的工具栏；配备文档结构图和缩略图窗格，以便快速跳至文档的各个部分；自动在页面上缩放文档内容，以获得最佳的屏幕显示效果。

●强大的制表功能Word中的表格以框的形式插入在文档中，可以在表格内加入表

题、表头和表体。表体可以嵌入各种数据库文档，表元自动填充数据。表体具有自动跨页、多种表格斜线、自动排序、行列转置、字符表格自动转换等功能。可以在表元中输入文字、图像或对象。修改表格时，可以自由画线和擦线，表格可以整体自由缩放，表元可合并和分解，表格行高和列宽可灵活调整。

●标准化的模板与样式用户可以使用系统原有的或自定义的模板和风格化样式来

进行文档编辑。

●有效的文档保护文档保护可以控制文档格式设置及特定的内容，如可以限制格式

设置，有选择地允许某些用户编辑文档中的特定部分。

●并排比较文档并排比较文档可以同时滚动两篇文档来辨认两篇文档间的差别，无

需将多名用户的更改合并到文档中再判断两篇文档间的差异。

●预示效果的打印预览使用文档的打印预览可减少很多盲目的编辑工作。

●方便的自动功能Word提供的自动检查拼写和语法、自动更正、自动统计、自动

建立文档结构、自动编写摘要等自动功能。

●良好的兼容性Word有着良好的兼容性，可以直接读取以前各个版本的Word文

档，也可以直接读入写字板、超文本HTML等格式的文档。

1.2.2 基本操作环境

通常从“开始”菜单中启动Word。单击任务栏上的“开始”按钮，在弹出的菜单上依次选择“所有程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Word 2003。启动了Word之后，将显示出一个基本的Word窗口，如图1-1所示。其组成如图1-1所示。

图1-1 Word 基本窗口组成

标题栏

标题栏是窗口上边线正下方的一块条形区，用来显示窗口的名称，即应用程序名称；双击控制菜单框可用来关闭应用程序，单击控制菜单框可以打开控制菜单，用户还可以利用控制菜单对窗口进行移动、最大化、最小化、还原等操作；标题栏中的分别是应用程序的最小化、还原和关闭按钮。

菜单栏

菜单栏中列出应用程序的菜单名称，如文件、编辑、视图、插入等菜单，单击这些菜单名就会出现菜单列表。菜单是操作命令的列表，选择其中的命令便可以进行相应的操作。

工具栏

工具栏的使用相当简单，单击其中的按钮便会执行其对应的命令。

在工具栏的右边，如果出现符号，则表示此工具栏还有一些按钮没有显示出来，单击这个符号，将出现按钮列表，从中单击需要的按钮即可。

对于初学者来说，如果不知道工具栏按钮的作用，可将鼠标指针指向它，稍候，便会出现一个小提示框，指出其作用。

启动Word 时，一般只显示常用工具栏和格式工具栏，常用工具栏用于文档的一般操作，比如打开文件、保存文件等，格式工具栏用于调整文档的格式，如设置字体、字号等。

提示：Word 除了具有这两项工具栏外，还有其他工具栏，可以通过右键单击工具栏，

从中选择其他工具栏的名称显示它们。

控制按钮 菜单栏

工作区

状态栏 视图按钮

常用工具栏

Office 助手

标题栏 控制菜单框

格式工具栏 任务窗格

任务窗格

任务窗格是把Word中的最常用的任务操作组织在一起，放在文档的右边一起显示的窗格，在任务窗格中集成了平时最常用的任务操作，如“打开文档”、“新建文档”等。使用任务窗格是实现方便用户常用操作、简化操作步骤的有效途径。

任务窗格包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“共享工作区”、“文档更新”、“信息检索”等。

任务窗格名前面带有标志的为当前使用的任务窗格。要转换其他任务窗格可单击任务窗格右上方的按钮，然后在任务窗格转换列表中单击所需的任务窗格即可。如果要关闭任务窗格以获取更广阔的文档区域视图，可单击任务窗格上部条框中的按钮。

Office助手

Office助手是用来提供联机帮助的活动图标，单击它，可以根据当前编辑状态及时提出建议。右击则会出现一个快捷菜单，可以在其中选择其他的助手图标及隐藏当前的助手等。

工作区

在Word窗口中央位置是工作区，用户在工作区中输入文档、插入对象、制作表格等等。用户也可以改变工作区的颜色和背景。

视图按钮

用来在Word的普通视图、页面视图、Web视图、阅读版式视图和大纲视图中切换。

状态栏

在窗口的最底部，用来显示当前打开文档中插入点的页数、节数、位置、所在行、列和编辑的状态等。

提示：插入点是新的文字、表格或图像等对象的插入位置，在Word文档编辑区中会显示一条闪烁的竖条“”，这条闪烁的竖条就是字符光标。

1.3 文档操作

1.3.1 创建新文档

在Word应用程序中，有以下几种创建新文档的方法：

启动Word时，如果没有指定将要打开的文档，则在启动后将自动出现一个空白

文档。

●如果在操作过程中要新建文档，单击工具栏上的新建按钮（快捷键Ctrl+N），

此时将出现默认类型的空文档。

●选择“文件”→“新建”，在Word窗口的右边会弹出一个“新建文档”任务窗格，

如图1-2所示。在“新建文档”任务窗格中的“新建”选项组下单击“空白文档”

选项，将新建一个新文档。

图1-2 “新建文档”任务窗口

提示：快捷键就是可以直接从键盘上按下规定的组合键来执行菜单的对应命令的命令。

实际上，在Word中可以建立的不仅有文档，还有模板、Web网页等，如果要新建这些文件类型，选择“文件”→“新建”命令，在弹出的“新建文档”任务窗格中，用户可以根据需要选择创建空白文档、XML文档、Web网页或电子邮件等。

提示：Web网页的扩展名为“.htm”，它是intranet或Internet上，通过Web浏览器来查看其内容。Word可以创建一份新的Web网页，也可以将DOC文档保存为

HTML格式的文档。

1.3.2 打开文档

打开文档是调出已有的文档，并在窗口中显示它，方法如下：

（1）选择“文件”→“打开”命令（快捷键Ctrl+O），将调出“打开”对话框，如图1-3所示。

（2）在该对话框“查找范围”下拉列表框中选择要打开文档的路径，或者直接输入文档路径，再单击文档列表中要打开的文档，最后单击“打开”按钮。

另外，也可以单击工具栏上的打开按钮，将打开“打开”对话框，之后操作同上。

图1-3 “打开”对话框

提示：在文件和文件夹列表中，只列出当前所选文件类型下的文件，所以，如果在其中看不到所需的文件，则应当看看“文件类型”中的类型是否包括自己需要的类型，

如果不包括，则应当从中选择需要的类型。

提示：单击“文件”菜单，在其下拉菜单的下方通常会列出几个近期刚编辑过的文档名称。单击文档名或者输入该文档名左边对应的数字即可打开该文档。

1.3.3 切换文档

在Office 应用程序中，可以同时打开多个文档。在打开的多个文档中，只有一个是活动的文档。实际使用时经常需要在打开的文档之间进行切换，即使非活动状态的文档成为活动的文档，方法如下：

●打开“窗口”菜单，单击需要的文档名。

●单击任务栏上文档对应的按钮。默认情况下，打开的文档在任务栏上也将出现一个

对应的按钮，这样可以快速在文档之间进行切换。

提示：将鼠标指针指向任务栏上的按钮，将出现完整的应用程序和文档名，这样，可以查看任务栏按钮对应的应用程序或文档。

1.3.4 保存文档

首次保存文档

如果当前要保存的文档是未命名的新文档，步骤如下：

（1）选择“文件”→“保存”命令（快捷键Ctrl+S），或者保存按钮。

（2）此时将出现“另存为”对话框，如图1-4所示。其中，程序给出的默认文件名是高亮显示的，此时输入需要的文件名，如“学期总结”。

图1-4 “另存为”对话框

（3）在中间位置，通常列出系统默认的保存文件的文件夹My Document。如果不在这里保存，则单击“保存位置”列表框的下拉按钮，从出现的列表中选择文档要保存的驱动器。

（4）此时中间的列表框将根据上面选择的驱动器中包含的内容而变化，双击要保存到的文件夹，则打开此文件夹，并在中间的列表框中列出其中的文件夹及文件。

（5）如果选定的位置正确，则单击“保存”按钮，关闭“另存为”对话框并保存文档。Word文档的扩展名为.doc。

保存已经命名的文档

如果当前文档不是未命名的新文档，选择“文件”→“保存”命令或单击保存按钮，执行一次磁盘保存的工作，而不出现“另存为”对话框。

将当前文档换名保存

文档还可以改名保存，步骤如下：

（1）选择“文件”→“另存为”命令。

（2）此后的步骤与前面首次保存文档的相同，在此不再赘述。但要注意，如果要以另一种类型保存文档，则需从“保存类型”列表框中选择需要的类型。

注意：在文档中工作时，应当在一定的间隔（如10分钟）单击一次“保存”按钮或按Ctrl+S，将所做的工作保存到磁盘上，否则，如果遇到意外情况，如停电或系统

死机，自己的工作就可能会丢失。

1.3.5 关闭文档

关闭文档的方法如下：

●单击文档窗口的关闭按钮，此时关闭打开的文档，但并不关闭Office程序。

●关闭应用程序窗口，同时系统将关闭所有打开的文档文件。

●在菜单栏中依次单击“文件”→“关闭”命令。

1.4 查看文档

1.4.1 文档视图

文档视图也就是文档的显示方式，在编辑过程中，用户常常需要因不同的编辑目的而突出文档中的一部分内容，以便更有效地对文档进行编辑。

利用视图按钮，可以在普通视图、页面视图、大纲视图、Web 版式视图以及阅读版式视图之间进行切换，如图1-5所示。单击某个按钮，便将当前文档转换为对应的视图。

图1-5 视图按钮 还可利用“视图”菜单中的命令：“普通”、“Web 版式”、“页面”、“阅读版式”、“大纲”分别转换为普通视图、Web 版式视图、页面视图、阅读版式视图和大纲视图。

普通视图

这是一种最常用的文档视图，在这种方式中，只显示字体、字号大小、字型、段落缩进以及行间距等基本的文本格式，而不显示页边距、页眉和页脚、图形对象，它的页与页之间的分隔线是一条虚线。

提示：可以简单地认为对象是可以操作的事物，这里的滚动框就是一种对象，窗口、菜

单栏、工具栏、按钮等都可以视为对象，就像现实世界中的真实事物一样。如书

可以拿起、打开、移动，用户也可以对对象进行操作(如选择、移动)。

通常，使用普通视图时，编辑和对文本的格式化速度较快，用户可以在这种视图中快速进行输入和编辑，如图1-6所示。

普通视图

Web 版式视图 页面视图 大纲视图 阅读版式

图1-6 普通视图页面视图

页面视图是以打印格式来显示文档的内容，在这种视图中，不仅可以进行输入和编辑，而且可以看到页眉和页脚、页面边框等。通常在这种视图中进行排版等工作，如图1-7所示。在页面视图中，所有的编辑命令和格式化命令均可使用。

图1-7 页面视图

大纲视图

这是一种用来显示文档结构的视图，在该视图中，没有段落格式、分页、页眉、页脚和页边距和标尺，只有由不同符号和缩进表示的文档的各级标题和正文形式，用户可以在该视图中清楚地查看文档的各级结构，并且利用出现的大纲工具栏来快速地重新编排文档中的文本。

在大纲视图中，将文档内容分成几级显示，如标题1为第一级，标题2为第二级等等。在这种视图中可以查看文档大纲，而且可以轻松地将某级标题及其中的内容进行移动或复制，大纲视图如图1-8所示。

分页符

图1-8 大纲视图