某公司文书档案管理实施细则

北京分公司文书档案管理实施细则

第一章总则

第一条为规范通号工程局集团北京分公司（以下简称“分公司”）文书档案管理工作，统一文书档案工作标准，充分发挥文书档案的作用，根据国家档案局《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》、《中国铁路通信信号股份有限公司档案管理办法》、《中国铁路通信信号股份有限公司文书档案管理实施细则》（办公函〔2011〕5号）和《通号工程有限公司文书档案管理实施细则》（通京工程办公【2013】70号）的相关要求特制定本细则。

第二条本细则适用于分公司及各部门、项目部。

第二章文件材料的收集、归档

第三条文书档案,是指企业在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。

第四条文件材料的收集归档工作,应纳入各企业工作计划,纳入领导工作议程，纳入部门的职责范围和文书处理人员（含兼职文书人员）的岗位责任制。

第五条各部门、项目部在其职能活动中形成的应归档的文件材料，必须由文书处理人员收集整理,及时向档案部门移交归档，不允许承办部门或个人分散保存。分公司应建立文件材料归档责任追究制度，不按要求归档、造成文件材料丢失的应追究当

事人或部门的责任。

第六条分公司各级文书处理人员在文件材料收集、整理、归档时，应做好以下工作：

（一）按照归档范围，将需归档的文件材料收集齐全、完整；

（二）对归档文件进行价值鉴定，确定保管期限；

（三）确定文件材料的秘密等级，绝密文件应单独存放；

（四）按照文件材料之间的联系和特征进行分类整理。

第三章归档范围

第七条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，应列入归档范围（见附件1）及时归档。

第八条归档文件材料的来源：

（一）本企业内部形成的文件材料；

（二）本企业所属或派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;

（三）本企业引进项目、外购设备附带的文件材料；

（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

（五）本企业参与的合作项目,合作企业按要求应向本企业提交的文件材料；

（六）本企业执行、办理的外来文件材料。

第四章归档要求

第九条归档文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。

第十条归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件归档后不得更改。

第十一条外文或少数民族文字材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

第十二条电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存，即反映同一内容而载体不同的文件材料要保持其一致性（纸质、电子文件一致）。

第十三条归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。

第十四条归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十五条两个以上企业合作完成的项目，由主办企业保存

全套文件材料，协办企业保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其规定执行。

第十六条分公司各部门、项目部应设立专（兼）职档案（文书）管理人员，该人员将所属部门、项目部应确保归档文件材料的收集整理完整、准确、齐全，整理完毕并编制移交清册，向分公司档案管理部门移交。重要的文件材料移交时应编制归档说明。分公司档案管理部门接收时应全面检查归档文件的质量。

第十七条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第五章归档时间

第十八条管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。

第十九条电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第二十条分公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

第二十一条分公司各指挥部、项目部工作终止、机构撤销之前，应将机构存在期间形成的有参考利用价值的文件材料整理立卷移交分公司档案管理部门保管。

第二十二条下列文件材料应随时归档：

（一）变更、修改、补充的文件材料；

（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（三）企业产权变动过程中形成的文件材料；

（四）其他临时活动中形成的文件材料。

第六章归档文件的整理

第二十三条归档文件按照全宗整理，一个企业在工作活动中形成的全部档案是一个全宗，同一个全宗的档案不得拆散，不同全宗的档案不得混在一起。划分档案全宗的原则是：（一）行政上可以独立行使职权，能够以自己的名义单独对外行文的单位；

（二）财务上是一个独立的会计单位，可以单独编制预、决算或财务计划的单位；

（三）设有专门的人事机构或管理人事的干部机构，有一定的任免权的单位。

第二十四条一个全宗的全部档案，应根据档案的来源、产生时间、内容和形式，分门别类，区分不同的保管期限，进行科学分类，系统排列。归档文件可以采用保管期限--年度--机构或年度--机构--保管期限等分类方法。同一全宗应保持分类方案的稳定。

第二十五条件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（如定稿过厚不易固定可单独为一件）；正文与附件为一件（如附件数量较多不易固定可各为一件）；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开（但须标识相互存放的位置）；没有批复的重要请示可视为一件。

第二十六条固定

（一）归档文件应按件固定，每件可加装首页纸。固定时,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。批复在前，请示在后。人事令等可合并固定。

（二）归档文件的固定方式和用品的选择,以保持整齐、完

整、安全，不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。

第二十七条分类

（一）归档文件采用以下两种分类方法：

1．年度一保管期限一机构分类法；

2．保管期限一年度一机构分类法；

在一个立档企业内部只能采用一种分类方法。

（二）文件排列的顺序应按党、政、工、团、其它。行政部门中机构排列顺序，可按照本企业机构序列表的规定（或习惯）排列，综合性部门在前，业务部门在后，不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆，党委(总支)与纪检委形成的文件必须分开。联合行文，定稿由主办部门归档，其它部门归正本。业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件,由负责起草的部门归档。

（三）归档文件的年度，以文件签发日期为准。跨年度形成的文件归入办结年（跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年）；规章制度类性文件归入公布（批准）年；工作报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿，来文与复文等作为一件时，文件的日期应以固定时排在前

面的文件日期为准。

第二十八条排列

（一）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。

（二）没有文号的文件，如：会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。

（三）同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级有文号的文件在前，无文号的文件在后。其它文件按不同级别排列。

第二十九条编号

（一）为固定归档文件在全宗中的位置和排列顺序，文书处理部门应对归档的每件文件编室件号，并在每件文件上加盖归档章式样见（附件4），填写全宗号式样见（附件3）、年度、保管期限、机构、室件号。档案部门填写馆件号和盒号。

1．全宗号：工程局集团下发给分公司的立档企业代号。

2．年度：归档文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2014”；

3．保管期限：归档文件的保管期限（永久、长期、短期）或代码（永久1、长期2、短期3）。

4．机构：分公司内部组织机构的名称（或规范化的简称）。

5．件号：文件的排列序号。室件号：文书处理部门编写的

文件排列顺序号。

6．馆件号：档案进馆时档案部门根据档案变动情况编制的件号。

7．盒号：档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。

（二）归档章盖在归档文件首页（首页纸或文件处理单）上端的空白位置，填写各栏项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖（一般用红色印泥加盖印章，用兰、黑色填写或加盖内容）。

第三十条编目

文书处理部门应依据归档文件分类方案和编号顺序编制归档文件目录。

（一）归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文编目，来文标题用〔〕表示。归档文件目录式样见（附件5）设置盒号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号等项目。

1．盒号（解释同前）；

2．件号（同室件号）；

3．责任者：文件的制发部门，即文件的发文或署名者。联合发文时应将所有责任部门及责任者照实抄录，填写责任者时，应使用全称或通用简称，不能使用本公司、本部门等含义不明的简称。

4．文号：文件的发文字号，由机关代字、年度、顺序号组

成。转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加〔〕注明。

5．题名：文件标题。附件、被转发文件的题名及文件字号可加“〔〕”抄在正文标题下，文件有副标题的，在正题名能够反映文件内容时，副标题一般无须抄录，文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题，外加“〔〕”号。有的正件题名不能反映附件内容，可在正件题名后抄录附件题名外加“〔〕”号。

6．日期：文件签发日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2012年08月08日，填写为：20120808。

7．页数：指每一件归档文件的总页数（来文与复文为一件时，应填来文与复文的累加页数），文件中有图文的页面为一页，文件处理单为一页，大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的页面数计算。原文没有页数的文件，应用铅笔加编页数，正面页编在右下角，反面负编在左下角。

8．电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名。

9．备注：注释文件需要说明的情况。

10．机构：解释同前。

11．电子文件载体号：电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写。

（二）归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。归

档文件目录封面式样见（附件6）设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

（三）归档文件目录及封面采用横式打印。

（四）一个立档企业的归档文件目录在汇总时，可按本企业归档文件分类方案进行固定。

（五）为查找方便，应编制归档文件目录索引式样见（附件7）。在每页归档文件目录及封面右上角编制页号，将每个立档企业内部组织机构文件的总件数及归档文件目录所在页号填入归档文件目录索引内。

第三十一条装盒

归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。

（一）档案盒

1．档案盒的外形尺寸为 310mm＊ 220mm（长＊宽），盒脊厚度为20mm、30mm、40mm 等式样见(附件8)。

2．档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊（底边）设置全宗号、年度、保管期限、机构、室件号、馆件号（室、馆件号填写盒内文件起止件号，中间用“一”号连接）、盒号等项目式样见（附件9、10）。

3．档案盒封面应标明全宗名称（即立档企业名称全称）。

（二）备考表

备考表式样见（附件12）放在盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

1．盒内文件情况说明。填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

2．整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

3．检查人：档案部门负责检查档案质量的人员姓名。

4．日期：归档文件整理完毕的日期。

第三十二条移交

（一）文书处理部门将以件为保管单位的归档文件装盒后，填写盒脊相关内容，按盒移交给档案管理部门，档案管理部门经过整理（统一填写脊背内容）、编目（汇总归档文件目录）、按分类方案排列上架，提供利用。

（二）文书处理部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制“移交清册”式样见（附件11），并附归档文件目录，一式两份，双方点收并检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。

第七章档案的保管和统计

第三十三条保管期限的划分：

文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种，永久为50年以上，长期为16～50年，短期为15年以下。对本企业、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存;对本企业在较长时期内有利用价值的档案，列为长期保存;对本企业在较

短时期内有利用价值的档案，列为短期保存。介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律从长，详见附件2。

第三十四条档案密级的划分：

属于国家秘密的文件资料，应按规定标明密级（绝密、机密、秘密），确定保管期限。属于企业商业秘密的文件资料，如重大科研成果、发明创造以及试验、生产的配方和工艺诀窍、审计报告等，应由文件形成部门标明并确定保密期限。保密期限届满的，自行解密；保密期限需要延长的，由原确定密级和保管期限的部门决定；在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保管期限的部门或者上级机关应当及时解密。

第三十五条文书档案的保管：

（一）分公司档案管理部门应建立必要的制度，增添必要的设备，采用科学方法，做好档案的保管工作，保护档案的安全，延长档案的寿命。具有永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制，并在备考表上注明。各部门、项目部有责任将所属文书统一按照档案管理的相关要求进行保管，按期整理并提交档案管理部门；

（二）档案库房是保存企业机密的重地，必须设在安全地点，结构坚固，室内保持适当的温度和相对的湿度（温度一般为14～24℃，相对湿度为45～60％），有防火、防盗等“八防”设施和措施。档案库房应有专人负责管理，实行定期检查和清点制度，并做好平时记录。

第三十六条档案工作人员调动时，必须在离职前将所管理的档案数量和状况交待清楚后办理交接手续。

第三十七条文书档案的统计：

档案统计工作是档案管理的一项基础工作，分公司档案管理部门必须建立登记和统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁及编研开发等情况进行登记和统计。年末需编制、填写本企业文书档案年度统计表和历年统计表，对统计数字必须认真核实，并按规定向上级机关报送档案统计年报表。

第八章档案的利用

第三十八条档案工作人员应了解本企业的历史和业务，熟悉所保管的档案情况，主动开展档案利用工作，编制检索工具，如案卷目录、归档文件目录、全宗介绍等，提高查找效率；应协同有关部门，编制组织机构沿革、大事记、文件汇编、专题资料、专题目录等资料，为分公司各项工作服务。

第三十九条档案管理部门应根据上级有关规定和分公司档案的具体情况，制定档案查阅、摘抄、复制等制度、办法，严格借阅手续，处理好保密和利用的关系。

第四十条绝密档案，调阅部门必须指定专人借阅，持有介绍信，说明借阅理由，经本企业主管档案工作的领导批准，方可借阅。

第四十一条调阅本部门档案，可持有效证件借阅；调阅其他部门档案，需经主管档案工作的领导批准。党委、纪委形成的

档案，除形成档案的部门利用外，其他单位、部门借阅时必须持单位介绍信，经形成档案部门的负责人批准。

第四十二条借阅档案资料，一般只限在档案调阅室或办公室查阅，如有特殊情况需要借出时，须经主管档案工作的领导批准，办理借出手续，借出的档案不准带至办公场地以外的地点和公共场所，不得让无关人员翻阅。

第九章档案的鉴定和销毁

第四十三条鉴定档案要用历史的、全面的、发展的观点，正确分析和鉴别档案的价值，准确划分档案的保管期限：（一）鉴定某一部分档案时，应以档案部门为主，由形成部门人员参加，组成鉴定小组；全面鉴定时，应成立专门鉴定委员会；

（二）鉴定人员要按照文书档案保管期限表，对档案进行直接、具体地审阅，把握文件所记述、说明的事情、事件、问题的真实性，文件作者、名称的可靠程度，产生时间、外形情况以及全宗内档案完整程度，进行综合分析，不能简单地根据档案的目录、文件的标题来划定保管期限；

（三）鉴定工作要坚持保存从宽、销毁从严，孤本从严、复本从宽的原则;

（四）鉴定工作要做到存、毁恰当，手续清楚。凡是经过变动的案卷或文件，都应将剔出文件的内容、鉴定时间、经手人姓名等，在盒内备考表上如实注明。

第四十四条对已经超过保管期限的文书档案进行鉴定、销毁：

（一）对改变保管期限继续留存的档案，要编造目录，插入相应的年度；

（二）对确无保管价值的需要销毁的档案，写出鉴定工作报告，编造销毁清册和销毁目录，经形成档案的部门复审后，报请档案形成部门的分管领导审批销毁；

（三）销毁档案时要有两人以上进行监销，并在销毁清册上签字；

（四）鉴定工作结束后，要将鉴定工作报告、销毁清册、目录等，列入当年的档案内长期保存。

第十章档案的移交

第四十五条分公司的档案不得任意分散、转移和销毁。每年上半年内，文书档案形成部门必须按时向分公司档案管理部门移交上一年度形成的全部档案。由移交部门填写归档文件移交清册、归档文件目录一式两份，交接双方盖章和经办人签字后各存一份。

第四十六条临时机构（如工程指挥部、项目经理部、办事处等）和驻外机构所形成的档案，在机构撤消后必须指定专人进行整理，按隶属关系向分公司档案管理部门移交。

第四十七条企业或机构在撤销、合并以及名称变更或者发生其它重大事项变动时，其档案材料应由原企业按规定整理。如

撤销，应向上一级档案管理部门移交；如合并，应向上一级档案管理部门指定的企业移交。

第十一章附则

第四十八条本实施细则由综合部负责解释。

第四十九条本实施细则自印发之日起执行。

附件：1.文件材料归档范围

2.文书档案保管期限表

3.分公司档案全宗号表

4.归档章式样

5.归档文件目录式样

6.归档文件目录封面式样

7.归档文件目录索引式样

8.档案盒封面式样

9.档案盒盒脊编号式样1

10.档案盒盒脊编号式样2

11.归档文件移交式样

12.备考表式样

13.文书档案管理流程图

附件1

文件材料归档范围

一、党群工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

（二）党组织建设、党员和干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。

（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。

（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。

（二）企业治理结构（包括董事会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。

（三）企业董事会、监事会和经理层的活动。

（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。

（五）法律事务，纪检监察，公证工作。

（六）审计工作。

（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

（八）职工教育与培训工作。

（九）医疗卫生工作。

（十）后勤福利，住房管理。

（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。

（十二）外事工作。

三、经营管理工作形成的文件材料

（一）企业改革，经营战略决策。

（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。

（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动，清产核资。

（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。

（五）企业信用管理，形象宣传。

（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关调查等。

（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

（八）物资采购、保存、供应和流通。

（九）经营业务管理，服务质量管理。

（十）境外项目管理。

（十一）招投标项目管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

（一）生产准备、生产组织、调度工作。

（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。（三）能源管理。

（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。（五）生产安全，消防工作，交通管理。

（六）环境保护、检测与控制。

（七）计量工作。

（八）标准化工作。

（九）档案、图书、情报工作。

五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

A 工业企业

（一）产品的市场调研、立项论证、设计。（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。（三）产品的检验、包装。

（四）产品的销售与售后服务。

（五）产品鉴定、评优。

（六）产品质量事故分析及处理。

B 非工业企业

（一）业务项目的研发与形成。

（二）业务项目的经营

（三）业务项目的保障与监督。

六、科学技术研究工作形成的文件材料

（一）科研项目的调研、申报立项。

（二）科研项目的研究、实验。

（三）科研项目的总结、鉴定。

（四）科研项目的报奖、推广应用。

七、职工个人管理形成的文件材料

（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。（二）职工的鉴定、考核。

（三）职工的专业技术职务评聘。

（四）职工的奖励与处分。

（五）职工的工资、保险、福利待遇等。

（六）职工的培训与岗位技能评定等。

（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。

八、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。