干货 如何构建团队知识管理体系

干货如何构建团队知识管理体系

12月4日，印象笔记企业版携手麦客CRM、Teambition 在成都为大家带来主题为：《企业管理「具」变》的SaaS 专场活动，与大家共同探讨企业/团队如何结合工具开展管理变革与创新。以下是印象笔记市场总监陈加岗的演讲实录：陈加岗：感谢主持人的介绍，我今天非常高兴和Teambition 以及麦客举办这个活动，因为我们三个都能位置矢工作者提高工作效率，所以我们一起搞今天的活动。要想知识管理首先基本的问题需要解决。首先是知识是什么？为了今天的讨论我会这样定义知识，知识就是用来决策，并且能帮你解决工作和生活问题的信息。知识管理是什么？《你的知识需要管理》这本书有一些定义很适合我们今天的讨论，知识管理的定义就是说学习、分享、使用和创新知识的过程，目的是提升竞争力和工作效率。

我估计在座的人会带团队，这些问题你们的团队遇到吗？第一，团队工作需要的知识散落各处，比如手机微信上。第二就是团队如何有效沉淀知识，因为你作为知识工作者肯定要使用很多信息，我们首先可能需要积累这些知识。第三，团队工作需要的知识不能方便找到。第四，团队人员流动，如何防止团队知识丢失。有些同事走了，他会不会把他积累的知识同时代走，我们怎么能够防止这些知识丢失，这些都是

我们留意的，团队里边实现知识管理常见的问题。我们有很多用户都是用我们产品进行个人的知识管理，谁用印象笔记做个人知识管理的？可以举手。

观众：我工作和个人的知识都会在用印象笔记，工作上是比较零散的想法，自己需要思考的问题，比如说我的团队近期需要什么人，我可能会思考，包括团队近期需要做一些事情，可以不断察看它。陈加岗：这位先生你讲讲你用印象笔记是管理什么知识？观众：是个人和工作都有做管理，工作中除了有一些灵感，还做项目管理，比如规划一个产品的时候，是以每天日志的方式来写，比如今天先想到哪些点，然后有一个什么样的整体框架，然后后边又遇到什么问题，然后最后整个项目的记录在里边。个人上还有很重要的一点，就是做知识收集，浏览到好的网站和知识收集下来，方便自己回顾。观众：我们公司有很完整的知识管理体系，我们企业有几万人，所以我们会把显性的知识通过管理体系、流程，通过刚才写作的工具，会把这些经验固化下来，比如有些工具通过项目管理的技能，通过工具去把它协作起来，然后执行下去，而且是逐层执行下去。另外就是我们可能会通过很多的工作，我们会考虑到新的知识无法通过文件阐述，可能需要事中事前的交流，印象笔记我想可以解决我们这些问题。陈加岗：所以大家可以向一下，第一位每一天的灵感跟团队的问题就会记录下来，第二位是说把每天的商务管理，一些

日程一些框架记录下来，甚至自己把一些网页保存下来，这是我们很典型的知识管理的用法。但是如果想一想，这些用法如果在团队里边使用，就不止是一个人做这个事情，是整个团队一起做这个事情。比如第一个例子，比如说五个人把自己的想法记录下来，团队的问题记录下来，大家都很容易能够看到，是否我们更有机会可以一起去解决这些问题，甚至去发挥这些看法的潜力呢？印象笔记团队的知识管理切

入点就是这样。我们推进团队知识管理，其实是从个人知识管理做起的，这也是我们印象笔记企业版设计的理念。很多人知道印象笔记是一个个人的知识管理软件，甚至有些人会只是把它当作云笔记，但是基于印象笔记个人版的基础，印象笔记企业版是为中小团队打造的知识管理工具，刚才第三位讲到他们公司有几万人，我们可能不一定适合你们的需求，但是你们几万人的团队里边也有一些小团队的话，其实是非常适合用我们产品进行管理的。有些的不是说不想知识管理，大家都意识到意识管理非常重要，但是为什么做不了？因为很难在团队里边推进，因为有的人可能我没有时间，你还要干活，还有的是说我辛辛苦苦积累的知识，你为什么要我分享出来，这是我遇到的典型的问题。

我们的切入点就是从个人的知识管理开始，我们会建议团队先给你们团队成员一些简单的知识管理工具，比如印象笔记，去管理他们自己个人的知识，让他们自己个人采取，让他们

去了解到知识管理对于他们的作用是什么，是能够帮助到他们工作的。因为如果他们意识到这一点的话，他们就会更有可能，更愿意去参与到团队的知识管理里边，这也是我们认为比较有持续性效果的做法。我们也遇到一些情况，老板来定，所有人马上就要用这个工具做知识管理，但是我们发现会出现一些问题，比如有的老板把知识分享的数量、频率作为他考核的标准，这其实不是很自然的一个行为。我们也发现了，万一这个团队有变化，比如这个老板走了，离职了，这个知识管理就不能持续下去。反而就是说，如果我们从个人知识管理来讲，当每个人知道做知识管理这个事情对于他自己的工作是有用的，因为毕竟每个人都不希望自己去战斗，都是希望整个团队一起解决问题，如果整个团队一起做这个事情的时候，大家能对团队能力有所提升的话，知识管理的工作才能持续下去，这是我们的看法。如果解决了这方面的问题之后，如果大家决定好了，我们同意应该做知识管理，下一步应该怎么样部署？

部署之前我觉得需要解答两个问题，一个是What的问题，知识管理的名词听起来很酷，但是大家要了解知识管理的需求是什么。因为不同行业、不同公司、不同部门、不同业务的知识管理需求不一样。这是我在麦肯锡一个杂志上看到的，它基本会把行业里边不同公司知识管理的需求分四种，比如左下角是交易类型的知识管理需求，比如说我有一个航空公

司，一个票务中心，比如国航我打电话去订票，这个票务中心的这些同事，他们需要的知识是什么呢？其实他们需要的知识没有需要太多的创新，可能是有一个操作的步骤，按照这个操作步骤来做就行了，它也没有太多的协作，因为基本上一个人能够把整套操作流程理顺就能很好完成它的工作。所以大家可以看到它在左下角，在工作复杂性方面这是属于常规的工作，而不是更需要判断的工作。从协作的程度来看，它也是个人的工作模式，没有太多大家的讨论，当然也有一些不合理的顾客，他可能会找老板问怎么处理，但是很多时候他是可以个人做决定的。另外就是协作类型，我觉得很多人都是属于协作的工作模式，基于团队成员的专业知识和经验，通过沟通来挖掘知识，非标准化、隐性的知识，这些知识不好表达。比如一个广告公司要做销售方案，每个人可能积累了非常多的经验，但是这些经验不是这么容易可以用文字写下来的，可能是需要整个团队通过讨论出一个好的方案给客户。另外可能是一个投资公司，一个VC要投资公司，可能投资人都有不头的背景和不同的能力，你问他怎么投公司，他可能很难用文字很清楚告诉你他流程是什么样的，可能需要整个团队一起讨论开会而决定是否投这个公司，所以说这种知识需求可能更需要，不是常规工作的复杂程度，更需要一些判断，一些讨论，一些知识互相的交流，才能够把这个事情做好，并且它也更需要团队之间的协作。包括印象

笔记市场团队肯定就是协作类型的的工作模型。我们知识管理的需求是什么？比如在一个航空公司里边知识管理的需

求是说怎么能把操作步骤的手册让团队便捷访问到，这可能就是需求。但是印象笔记的市场团队可能不是这样，因为我们没有操作步骤，我的知识管理是希望很能找到这个团队以前做过的市场方案的内容，它的效果是什么，谁是负责什么，谁在哪方面有专场。如果我跟它的团队，因为我可能有些同事不是很熟悉，我希望能够通过我用的知识管理的系统能够很容易找到这些信息，我就可以直接去找他了，大家去讨论，再问他的意见做一个事情。不同类型的团队，不同类型的行业，其实他们知识管理的需求都会是非常不一样的，很需要各位想一想你们自己团队知识管理的需求是什么。

知识管理的流程，无论是个人还是团队都离不开这几个步骤，就是知识学习、知识使用、知识分享、知识创新，我们做这个的目的就是为了提升个人或者团队的竞争力，或者是它的业务能力，更有效率。我们往下可以一步步讲，就是我们整个团队可以怎么做到这几点？先说学习，学习知识我会怎么定义？学习知识我会认为它包含收集跟整理信息，并且收集信息之后，你要选择跟加工有价值的信息，把信息转化为知识的过程，因为我们现在也知道，每一天我们接触的信息超级多，微信上面的知识内容非常多，但是对于我们自己的工作有价值的内容不是那么多，所以有一个选择和加工的过程。

印象笔记我们帮助大家呢？在笔记本这个架构，尤其是企业版这块，有一个企业笔记本的东西，它跟个人笔记本有区别，如果是同事加里边，把信息放在里边之后，哪怕这位同事离开了，他放在这个企业笔记本里边的信息还是会留在企业里边。建立笔记本以后要共享给整个团队，大家就可以在里边收集跟整理信息了。

我们在上海的一家精品咖啡店，他们很有意思，他们用很多不同笔记本收集跟整理他们的知识，这个笔记本叫做产品资料查询，这个笔记本是分享给五六个门店的店员，他们知识管理的需求就是希望每个咖啡店的店员很熟悉他们卖的精

品咖啡的资料。比如第一条笔记是咖啡豆的产品资料，第二是2014年12月冬季热饮，这些东西都是免费客户、店员需要用到的信息，就是通过这种方式来做管理，笔记本的方式。他们也有一个方式叫做名片的笔记本，尤其销售的人很有用，他们会把接触的名片收集起来放在笔记本共享给整个团队，所以他们要谈合作的时候，要找某些公司的时候，大家都可以在这个笔记本里翻信息。这里边满足的知识管理的需求更倾向显性知识的需求，可以用文字很清楚的去表达的去描述的一些知识，这是他们的用法。

这是我们教育的案例，这是郑州的一个培训学校，帮助小朋友学英语的。他们做法是按课程，还有部门分笔记本架构，如果是参与私人班的资料分散放在里边，大家就可以很容易

访问到。很多不熟悉印象笔记的可能会问这和云盘有什么分别，我自己觉得跟云盘最大的差别是在于，我们能够做到图文并茂的效果，一条笔记里边你可以把不同的文件放在里边，甚至是预览，大家打开笔记的时候就可以很方便看到里边的信息。但是如果电脑上边用文件夹的方式管理知识做不到这样的效果，用网盘也做不到，因为网盘是一个个文件，你要一个个点开才能看到。

刚才齐俊元讲了硅谷一个很有名的创业者，就是Elon Musk，他讲了一段话很有意思。知识的体系结构类似一棵树。想要学习得快，就必须把主干和粗线条先学习扎实。因为后来的高级知识类似树叶，需要有主干的支持才能挂靠牢固。

印象笔记刚才说学习知识必须有一个整理的过程，印象笔记提供的解决方案一个是笔记本这块，另外两个是标签和笔记链接。可以理解笔记本是一个纵向的，分门别类，不同课程的内容放在不同的笔记本，不同门店的资料可以放在不同的笔记本，但是标签跟笔记连接是横向的方式。什么意思呢？标签可以从这个图看到，它是可以添加到不同笔记本里边的笔记，所以它把不同笔记本里边的笔记串起来，这样的话对于我们要查找一个内容的时候就很有帮助，因为有的时候我们一个内容不止是局限于一个笔记本里面，可能是会在不同的笔记本里面，但是因为加了一个标签，我是很容易能够找出来，这是第一点。

第二点，笔记链接，笔记链接基本是一个超链接，可以把不同的笔记连在里边，这样对于访问笔记可以快很多。这是一家上海的咨询公司，他们用很多不同笔记本整理不同的知识，比如说名片信息、财务信息，但是他们也有很多标签，因为刚才也说，比如说大家可以看到他们有手游营销，有智能手机的标签，这些标签可以添加到不同的笔记本里边的笔记，这样比如要找关于手游营销的案例，我点标签就可以出来，就可以很快。有些人可能会说，印象笔记整理知识的架构太简单了，只有笔记本、标签，好像不是很足够。但是从我们观察到的经验来看，太复杂的架构其实大家是不会用的，是很难推行下去的。你想想看，你每次可能要花额外的时间去归类，有些同事肯定长久就不愿意做这个事情，因为觉得实在太麻烦了。我自己的经验也是认为，整理知识的时间应该要比提取的时间少的，因为如果你整理知识的时间中间花一个小时，但是你提取知识的时间，通过一分钟就能找到，那你这一小时的信息是不值得的，所以我觉得无论你是什么架构也好，因为印象笔记企业版有一个好处就是非常弹性，你怎么整理都好。但是我节的这个原则很重要，你整理知识的时间不要多很长的时间，否则这个效率就肯定会降低不少。刚才提到显性知识跟隐性知识，所以我们讲完学习知识这方面之后，接着跟大家讲讲如何使用知识。因为知识如果没有使用的话，它一点价值都没有。刚才也说了我们有一种知识

就是显性的知识，就是说你可以很清楚的用文字表达出来，另外一种引进的知识可能是个人的一些洞察，还有个人的一些经验，不是这么容易能够通过文字的方式表达出来的。为什么要讲这个呢？我们先说显性知识，就是印象笔记企业板，我们可能跟其他产品区分的地方就是我们搜索能力应该是

同类产品最强的，不光是一般常规的关键字，标签的搜索，我们也可以搜索到图片里边的文字，这个图片里边的文字不止是印刷的文字，我们手写的文字都可以弄出来。你手写的标记少了之后，比如这里呈现这个效果，你是可以收出来的。另外就是我们跟谷歌一样，有比较高级的搜索语法，如果你保存的内容非常多的话，通过高级的搜索语法可以很快的把你需要的东西很精准的找出来，很多同类产品都没有，但是如果你信息很多的时候你要快的话，用这个是非常有效的。这是显性知识的案例，律师有非常多的资料管理需求，建纬律师事务所其中一个用法就很有趣，全国不同城市不同的法院诉讼费的退费要求都是不一样的，所以这是一个非常繁琐的信息。你想想看律师的时间其实是很宝贵的，如果每个人都要去记住不同城市不同法院退费的要求，那其他东西都不用干了，他们这个做法就全国各地不同发源诉讼费退费的流程跟信息全部扫描，扫描之后保存在笔记本里边，整个团队要查找信息的时候就很容易能够找到，就不用去记这些东西，可以把时间和经历放在真正对公司有价值的事情，这也是显

性知识管理很好的使用例子。

我们现在讲隐性知识，需要一个团队一起用印象笔记企业版才会体会到这个功能，比如这是内部专家，把整个团队加进去，大家就分享自己的内容，我们会基于你搜索的关键字给你推荐你公司、团队有谁，可能对你现在搜索这个领域也有了解，通过内部专家的功能就可以告诉你谁可能有你需要的隐性知识，你可以直接找他。我们有一个功能叫推荐内容，这也是比较智能的功能，你搜一个关键字的时候，或者是你在一条笔记的时候，比如说你在里边工作，我们会在底部自动推荐给你，跟你当前笔记内容相关的，在你企业架构的相关内容。如果这个内容对你有用，你一点开就可以去访问到这个笔记的内容，比如右边这个杨兰问卷调研，如果觉得这个内容有用就可以马上看的内容，这可以很好帮助你挖掘团队里边共享的知识。如果一个团队没有共享内容是搜不到的，但是如果团队共享内容放在印象笔记企业共享笔记本里边

是可以搜出来的。比如你不知道杨兰做过什么事情，你可能重复做了，但是通过这个功能就可以很方便知道杨兰以前做过问卷调研，他这个问卷调研可能学习到很多经验，我直接去问他，就可以把我现在要做的问卷做的很好，这也是比较常用的功能。

刚才讲的我觉得可以用这个图总结，如果你个人做知识管理，在你个人笔记本里边的内容可以是最里边的圈，这是已知的

内容，当你在团队场景里边，你知道谁做过什么项目，你想在印象笔记企业版里搜他们做过哪些内容，但是你知道他曾经做过这个项目，就是第二个圈子，就是你自己是不知道的，你不知道这个知识是什么，但是你知道谁曾经做过，我就可以搜索他的内容。但是最大的圈子，比如我想做一个问卷调研，但是我不知道公司里边谁做了这个事情，我自己对于这个领域也不熟悉，我通过印象笔记企业板可以把这些不知道的知识搜出来，如果要选择知识管理工具的话这是很重要的，因为如果你只能搜你知道的知识是没有用的，团队的知识为什么有用？就是大家的专场，大家的经验都不一样，通过知识管理工具可以发现和挖掘别人不知道的内容，但是对于你的工作是有用的，这就是团体知识管理工具很重要的东西。费曼技巧可以理解为把隐性知识转化为显性知识的过程。这是什么意思呢？刚才我们讲知识需要学习，知识需要使用，知识也需要分享。分享可以用什么方式来做？我觉得费曼技巧可以是其中一种方式，费曼技巧是什么？是获得诺贝尔奖的一个物理学家命名的，他就叫费曼。这个流程很简单，比如说要想一想，你有自己的一门知识，你怎么样来判断，你真是能够很好去掌握它的，你要把你自己的语言写出来，并且就好像你要交一个朋友，这一门知识。你能不能把这门知识讲清楚？跟你这位朋友讲清楚，如果你能够讲清楚的话，就代表你对这个知识有一个完全的掌握，费曼技巧讲的就是

这个意思。就是每一门知识你要分享出去，你要确保用简单的语言，就是对方哪怕对这知识没有任何背景，他也要能理解你讲的知识是什么。这个团队怎么实现呢？比如说一个团队完成一个项目之后，要求团队项目负责人在笔记里边总结他的经验，好像他要把这个经验交给另外一位同事一样，要讲清楚。比如有会议的时候，大家开会的时候，如果有不清楚的地方就会问这位同事，一直到这位同事能把经验讲清楚为止，这样对于团队的知识管理才有作用，这才是真正知识的分享。也有人可能会说我有一点担心，因为团队里边的人大家共享知识，万一出现情况，有些人不小心把这些东西删除了，或者是改了一些东西，我们怎么办？印象笔记企业版解决方案就是你共享每一条笔记，或者共享每一个笔记的时候，你可以选择你共享的权限，可以是读，可以是对方可以编辑，甚至编辑、共享，这可以比较简单解决分享权限的问题。

知识的创新，熊彼特是一个经济学家，他对于知识的创新定义就是说怎么能够通过原有资源的重新整合。大家想想看，我们现在在生活里边遇到的一些创新不一定是一个完全新

的东西，它其实是把已有的知识点连接起来，用新的方式连接起来，就是用新的方式呈现出来，或者应用在一个新的场景里边，其实很多创新都是这样的。我听过一个说法，知识就是一张网，意思是不同知识点连接起来用新的方式呈现其

实就是创新。乔布斯大楼就是他Iphone方面的创新，大家

知不知道其实触屏手机的开创者不是iPhone，其实是诺基亚，但是诺基亚并没有发挥这个新的知识把它做成主流的智能

手机。但是乔布斯能做到，他把当时最先进的各种各类的手机的技术整合起来，并且能够找到适合的人设计一个很好的硬软件，把体验做的非常好，最后大家记住的智能手机反而不是诺基亚，而是iPhone。知识的创新不是从零开始，反而知识创新是需要以前知识的积累作为基础，一定要这个基础才能创新。所以印象笔记做的事情就是说，方便大家把团队的知识汇总到一个地方，然后帮助大家更好收集整理，并且分享使用，并且能够基于这些知识创新。团队里边部署知识管理很难当成一个项目来做，它是一个持续性的过程，需要整个团队一起参与到里边，所以希望今天的分享能够帮助大家，大家要做知识管理大家也知道下一步应该怎么做，我也很乐意跟大家分享。谢谢大家！

印象笔记企业版作为一款简单、便捷的团队知识管理工具，提供无限量存储空间，不但能将散落于QQ、微信、邮件、

U盘、硬盘、文件夹里的团队资料汇聚于一处，还能快速和团队成员共享，并通过电脑、手机、平板等设备随时随地通过检索获取所需信息。印象笔记企业版｜团队知识管理更便捷微信ID：YXBJBusiness