(行政管理)行政工作实行方案

行政工作实行方案

为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本方案。行政部工作主要包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、车辆管理,公司设备管理,订餐订房订票管理,报刊及邮发管理等。

根据企业行政部的基本职责和公司的基本现状我建议实行以下公司行政管理制度：

一、办公用品管理

1、公司各部门所须的办公用品由办公室统一购买，各部门按实际需要领用。

2、办公用品的申购主要集中在每月的25日——27日，办公用品的领取主要集中在每月的1日和16日两次，其余时间如须领取办公用品须部门经理或总监签字确认。

3、办公用品的领取必须填写办公用品领取一览表。

4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字确认。

二、打印,复印管理

1、公司所要复印的文档都应在行政部存档，未经行政部同意各部门不得私自打印和复印大量文件。

2、各部门所须复印或打印的文件，应由各部门主管进行统计申报行政部并作好登记，统一打印或复印应避免零星打印或复印。

3、如行政部发现需要打印或复印的部门未填写所须打印或复印的数

量或数量不符，除责成其重新填写外将限制该部门使用打印机，直至落实责任及相关处罚。

4、任何人不得利用公司利用公司机器复印或打印与工作无关的文件，行政部一经发现有权根据公司相关规章制度并通知人事部进行处罚。

三、印章管理

1、印章应由行政统一管理。

2、各部门印章由各部门指定专人负责保管，印章使用及保管应有行政部记录，不能委托他人代管。

3、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

4、任何印章的使用必须经总经理批准后才可使用。

5、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

6、公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

7、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

四传真收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。

2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。

五信件收发

1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。

2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。

3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。

4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。

5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。

6、业务部给客户发送信件或快递时应统一统计，然后上报行政部所要发送信件的内容及数量。

六公司设备申请

公司设备指的是凡价值超过30元人民币以上的物品

1、讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：

1.1.配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；

1．2.要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资金用在“刀刃”上；

1．3.要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。

2、具体流程:

2．1各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），填写办公设备申请表经部门主管签字同意后，抄送给行政部。

2．2行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。

2．3如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施；

2．4如果采取“购买”程序，行政部问清所申请设备的性能和价钱，填写采购清单，然后由申请人找总经理签字后方可购买。

2．5采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”“货比三家”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。

6．所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。

七．订餐,订房,订票

为方便公司全体员工，体现行政部的服务性。现将有关订餐、订票、订房的申请流程汇总如下：

1、各部门根据各部门的实际需要，提出订餐、订票、订房申请，并填写相应的申请表（内容具体详实），申报行政部上报总经理。

2、各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予行政部代办，在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款。

3、各部门承担在订餐、订票、订房时过程中由于自身失误带来的风险，例如承担退票费、退房费等。

4、订餐、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前2～3天知会行政部，订餐、订房一般提前1～2天）。

5、各部门申请不得提高出实际需要的要求。如经发现行政部有权根据公司的的相关制度通知人事部进行相关处罚。

八宣传品的管理

1、公司宣传品包括宣传彩页、公司简介和产品说明书等。

2、领用宣传品在5份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用物品一览表登记。

3、领用宣传品在5份以上的，须由申领负责人进行统计，由部门主管签字确认后，在宣传用品领用一览表登记后领用。

4、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门主管投诉及进行相关处罚。

5、宣传用品的领用要厉行节约，严禁浪费。

九会议管理

1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。

2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置。

3、公司任何部门主办的会议资料各自存档外还要由行政部整理、立卷、存档。

4.、会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。

十车辆管理

公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，应提前通知行政部做好车辆安排及调度。

公司以后有了自己的车辆还应设立以下制度和使用规则：

1、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。

2、公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。

3、“派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。

4、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。

5、行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报总经理查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时（指不正常）应及时查出原因。

6、如公司须私人用车需在不防碍公司用车的同时还要自理其他费用（如汽油费,过路过桥费,停车费,保养费等）。

十一设备维修管理

1、报修人员先将报修信息反馈给行政部；

2、行政部会根据购买凭据联系厂商，组织及时维修；

3、通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；

4、机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；

十二电话管理

1、电话为办公设备,使用。私事打市内电话不得防碍公务，并严重禁止长时间占用公司电话打私人电话。

2、禁止员工为私事打长途电话，一经发现违者除补交长途电话费外并由人事部给予人事处罚。确有急事者，应先请示部门主管。

十三电脑管理

1、电脑为办公设备，上班时间禁止查看私人网页,聊天，游戏等。

2、禁止浏览非法网页。

3、分配电脑负责人要爱护电脑，并做好电脑维护。

十四员工宿舍管理

员工宿舍是公司给员工的福利，要严格按照“豪门员工宿舍管理规章制度”和“豪门员工宿舍七不准”实行。

十五挡案管理

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。在行政部都要有备案存档。

2、挡案要坚决保密。

3、总经理、副总经理、借阅非密级档案可通过行政部直接提档。

4、公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，再通过行政部并办理借阅手续。

5、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案应由总经理助理或行政经理批准方可摘录和复制。

6、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

7、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司行政部批准后方可销毁。

8、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。