受控文件管理制度`

?????????????.公司文件编号LDH-XZ-101版本版次A/0

文件类别程序文件密级公开页码1/2文件名称受控文件管理制度 `生效日期

编制：复核：批准：

一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，

使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本

制度。

二、文件的编制：

2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号，编号分解为 L 代表刘，

D 代表德， H 代表华，岗位制度为部门的一号文件，101 为部门的第

一份岗位职责，管理体系为部门的二号文件，201为部门的第一份管

理体系。

2.1.1YJH-XZ-101 代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号，如第二份

岗位制度，编号为 YJH-XZ-102 以此类推。

2.1.2 YJH-XZ-201 代表刘德华行政人事部第一个规章制度的编号。（同上）

2.2版本版式 :

2.2.1A/0 A代表文件的版本， 0 代表文件的版次，每次修改文件版次逐级

递升为 1.2.3 ，以此类推，当版次升级为 9 后即进入 B 版，并以此类

推；

2.2.31/N文件页码符号， N代表本文件的总页数， 1 为本文件的第一页，

并以此类推；

2.2.3如文件页数较多 , 可使用 26 个字母依次往下编号 .

三、文件的分发：

1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。

2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放，发放的文件由人事文员统一

影印加盖受控章，以受控章上注明的日期为生效日期，分发到文件涉及部

门，文件的分发必须由接收部门人员签收。

四、文件的管理：

1、行政人事部发放的任何一份文件，都应完整保留原件，归纳并存档，所有

受控文件都属于公司的机密文件，任何部门或个人都不可私自影印、修改

或带出公司。违者记大过，

2、任何部门的受控文件，要小心保管，不可将文件内容传达非本公司人员。

五、文件的修改：

1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改，其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。

2、所用文件如在实行中有不足需要修改时，应经过各部门经理、主管会议决

定，确实不可行时，方可修改。

3、文件修改后，人事文员应立即将新文件发放到涉及部门，同时将修改后的

文件收回，并加盖更改章封存。