原始凭证规范管理

原始凭证规范管理

原始凭证的规范化管理是会计工作中一项重要的基础工作,基础不扎实,会严重干扰和影响正常的会计工作和社会经济秩序,本文从原始凭证管理中存在的主要问题入手,对原始凭证违规违法的主要表现形式进行了归纳分析,并对原始凭证的规范化管理的主要措施进行了研究和总结,对加强原始凭证的规范化管理具有较好的指导意义。

原始凭证是指经办业务的部门或人员在经济业务发生或完成时所取得或填制的载明业务情况的书面凭证,是用来记录经济业务的实际或完成情况,明确经济责任,据以记账并具有法律效力的凭证。原始凭证是会计基础工作的起点,它的的主要作用就是作为财务部门收款、付款或结算的依据。正因为它具有这个特殊的作用,一些不法分子就把目光瞄准了它,几乎大部分经济案件都与原始凭证有关。有些单位出于一些特殊目的提供虚假的会计信息,也基本上是先从原始凭证下手的。所以会计工作的规范必须从原始凭证开始。

一、规范原始凭证管理的必要性

原始凭证的规范化管理是会计工作中一项重要的基础工作,它直接影响会计工作质量乃至整个经济工作秩序。近年来,原始凭证失真和违规违法的情况时有发生,其违规违法的形式和手段也在不断的变化和更新,不仅给国家和人民的财产带来严重的经济损失,而且,也能严重地腐蚀一批意志薄弱的党员干部和从事管理工作的有关业务人员,因此,加强原始

凭证规范化管理显的尤为迫切,原始凭证规范化管理的措施亟待加强。

二、原始凭证违规违法的主要表现形式

从原始凭证产生的过程看,其违规违法的主要形式有以下几种:

1、篡改或销毁原始凭证。如篡改或销毁收费票据、单位往来收据等。

2、使用非正式收据,把所得款项化公为私据为己有或建立小金库。

3、虚购物品。指单位没有购买任何物品或者根本没有发生的费用,通过关系开来发票到单位报销的行为。

4、虚列支出。如虚列人员工资,假造实际不存在人员的工资发放单而套取现金。有的单位经常采用这种方法作为小金库的一项资金来源。

5、大头小尾。指发票联上多开数量和金额,在存根联上开实际发生数,到单位报销套取差价。

6、张冠李戴。私人或外单位的发票拿到本单位报销。

7、移花接木。把一些不能报销的费用,开成能据以报销的项目,如有些违法人员常常把娱乐活动,甚至是在外搞违法活动的费用开到餐费发票中列入业务招待费中报销。

8、重复报销。指撕下已报销的原始凭证再次报销侵吞公款。

9、发票填写不规范、不完整。有的购物发票没有数量和单价,只有总金额;有的发票商品名称一栏中只有笼统的类别,没有具体商品的品名,如:办公用品、卫生用品、劳保用品

等;住宿发票不写天数、人数、房价,只有总金额;有的没有印章,如财政部门的监制章、财务专用章或发票专用章;有的无原单位名称、无收款人或没有开票日期等等。这类发票往往是有问题发票。

10、审批手续不全或冒名模仿笔迹。一般原始凭证都需三人(经办人、审批人和批准人)签字才有效,但有的发票只有一人或二人签字;更有甚者,弄来购物发票等模仿审核人、批准人的字迹套取现金。

11、使用过期作废的发票。近些年财政部门对发票管理的力度加大,对有些发票规定了使用期限,但有些单位对未使用完的发票继续使用。对行政事业部门的发票也进行了多次改版,但有的单位不按规定仍然使用改版前的发票。

从上述简单的列举,我们不难发现,原始凭证在一些人的手里成了非法经营、非法获利的工具,虚假凭证、违规凭证充斥在经济活动中,不仅严重扰乱社会经济秩序,也严重地腐蚀着相当多的干部,给腐败行为滋生蔓延提供了温床。

三、规范原始凭证的主要措施

为了防止和杜绝原始凭证中出现上述问题,同时也为了提高会计信息质量,避免给国家和单位造成不必要的损失,必须着力加强原始凭证规范化管理,具体可以从以下几个方面着手:

1、切实加强有关法律法规的宣传和学习,健全内部管理制度。现在社会上有些人仍对财会工作存在一些偏见,好像《会计法》只跟会计人员有关,财会工作就是会计的事。其实单位领导和全体干部职工都应学习和遵守《会计法》,通过学

习使他们理解支持会计人员的工作,自觉监督、抵制、检举违法会计事项、虚报浮夸、出具虚假原始凭证等不法行为,更好地维护社会经济秩序。同时,要根据《会计法》的要求,制订适应本单位特点的财务管理制度,特别强调对原始凭证的管理,规范原始凭证的各个管理环节和操作细节,使有关人员掌握有关原始凭证的管理规定。

2、尽快提高财会人员的综合素质。财会人员是原始凭证规范管理的主体,财会人员没有很好的专业素养,绝对难以做到规范的要求,所以,谈规范必须提高财会人员的综合素质。财会人员要求文化程度高,业务能力强,而我国的会计队伍庞大,现有会计人员二千多万,但会计人员的知识结构、学历结构和业务水平偏低的现象还比较突出。为了适应新世纪的需要,当务之急就是要尽快提高财会人员的素质,加强培养和培训工作,逐步形成一支业务合格、素质较高的会计队伍。有了高素质的会计人员,就如同设置了一道阻止经济犯罪的防护墙,一方面会计人员自己不涉及虚造原始凭证,不参加经济犯罪,另一方面对外来原始凭证就具备了孙悟空般的“火眼金睛”,一旦有虚假原始凭证出现,也能及时发现,并及时地采取相应措施,避免给单位或国家造成损失。

3、改革原始凭证审批的程序。有些单位办理原始凭证报销审批程序是先将原始发票送交单位分管财务的领导审批,再到财会部门报销。这种做法的弊端是经常会出现领导签字报销后,会计人员在记账时才发现原始凭证有问题必须纠正的现象,使得财会人员处理起来就会很被动、很尴尬,不利于财会人员提高工作质量和效率。因而,原始凭证审批程序应

进行纠正。具体做法是:所有原始凭证应先由经办人送交主管会计或指定懂财务的审核人员审核,确认原始凭证的合法、真实、完整无误后,由审核人员签字,交经办人找分管财务的领导审批签字,再到财会部门进行报销。这种作法既增加了审核人员的责任感,有利于维护财经纪律,又减轻了领导的审核负担,可以大大减少违法违纪现象的发生。

4、严格审核原始凭证,把好审核关。只有认真严谨地对原始凭证进行审核,才能把违规违法的原始凭证拒之门,把好了这个会计工作的第一关口,违规违法的原始凭证也就没有了用武之地,可谓“一夫当关,万夫莫开”。所以财会人员应加强学习,努力提高对原始凭证的鉴别能力至关重要,下面就原始凭证的审核方法提供一些参考性建议:

①审发票的单位名称。一看所填单位名称与本单位名称是否相符,防止把私人或其他单位的购物发票拿到本单位报销;二看发票的名称与经济内容是否相符,如销售商品的发票不能开成收据;三是看发票内容与售货单位的经济范围是否吻合。

②审发票的票面。一看有无涂改的痕迹,可防止把他人的发票拿来报销或小数改大数。二看发票的背面。发票背面虽无内容,但由于发票大部分是复写的,因而,发票联的背面一般都有复写的印痕,如果没有,应追查原因。

③审发票的数字。看发票的数量与单价的乘积是否正确,合计数有无差错,总金额大小写是否一致。

④审发票所开的物品价格。看与以往所购同种物品是否相当,如相差很大,应及时查明原因。

⑤审发票的开出时间。看是否有同一经济内容、同一金额的发票在相近时间内出现,防止出现重复报账的现象,另外开发票时间与经济活动时间是否一致。

⑥审发票的编号。看发票有无连号现象,防止非本人的车票、住宿费发票等拿来报销。

⑦审发票的印章。一看有无财税部门的监制章;二看有无售货单位的财务专用章或发票专用章;三看有无经手人、验收人或证明人的签章。

⑧审发票的印制日期。看是不是作废的发票又拿来重新使用

⑨审发票的备注。看发票的内容是否符合备注的规定或说明。

总之,原始凭证的规范化管理是全社会都必须重视的一项财会基础工作,尽管由于原始凭证产生的复杂性给规范化管理带来一定的难度,但是只要所有的财会人员和相关的业务人员都能严格按国家政策执行,加强学习和宣传原始凭证管理工作的重要性,尽快提高自身的综合素质,严把原始凭证的审核关等,原始凭证管理的规范化并不是一件难事。