如何开一个有效的工作例会

如何开一个有效的工作例会

一召开工作例会的目的

?每天工作例会的目的

–确保项目经理全面了解各部门日常工作的开展情况及各项任务的完成情况，为有效开展项目日后的各项工作提供指南。

–确保各部门对每天的工作进行统计、分析和总结，促进管理人员培养良好的工作习惯、执行规范的工作流程。

–为增强各部门的沟通、交流和共享良好的工作经验和方法提供机会和平台。

二工作例会准备事项

?工作例会准备事项

–会前安排适当时间对当天工作进行整理，并按工作例会所要求的汇报内容逐项记入工作笔记中。

–参会前，对正在进行的、需管理人员进行监管的相关作业，应明确指定监管代理人，并明确告之其监管要求、监管重点及特殊情况下的处理流程。

–提前五分钟达到会议地点，或至少提前5分钟向会议主持人提出请假需求。

三工作例会时间及地点

?日常例会时间及地点

–工作时间：一般情况下,工作例会应安排在每天各部门工作结束之后。

–工作地点：一般情况下，工作例会的地点设在项目办公室。

?特殊例会时间及地点

–特殊时间：因特殊原因不能按正常时间召开工作例会时，由项目经理确定适宜的会议时间后，由办公室通知各与会人员。

–特殊地点：因特殊情况需要在特殊的场合召开工作例会时，由项目经理确定后，由办公室通知各与会人员。四工作例会参会人员

?日常例会参会人员

–项目负责人

–部门负责人

–办公室文员

?特殊例会参会人员

–日常例会参会人员

–公司或区域管理者

–主管以上岗位代理人

–部门业务骨干或与特殊事件有关的岗位人员

–客户

五工作例会流程

?日常工作例会流程

–开会时间到，项目负责人宣布例会开始。

–各部门负责人分别汇报当日工作情况。

–办公室文员汇报对相关事项的跟踪情况。

–项目负责人评价各部门工作情况并提出管理要求。

–与会人员提出补充性工作说明。

–项目负责人宣布例会结束。

?特殊例会流程

–按日常工作例会流程进行前五项内容。

–公司或区域管理者点评并提出管理要求。

–项目负责人提出补充性工作说明及要求。

–项目负责人宣布例会结束。

六工作例会内容

?部门主管应汇报的内容

–当天日检过程中发现的不合格情况及业绩考评情况。

–检查过程中发现的其它部门存在的问题点。

–对经理及其它部门交办事务的处理结果。

–需要其它部门配合的工作事项或提出的改善建议。

–需要项目经理支援的事项。

–客户反馈的相关信息。

–对上次日检发现问题的处理方式及结果。

六工作例会内容

?办公室应汇报的工作内容

–经理承诺的执行情况及各部门工作任务完成情况的跟进情况。

–各项资源的满足情况。

–客户对相关部门的投诉情况。

–工程维修作业结果的跟踪情况。

–记录会上项目经理下达的工作指令、各部门提出的资源需求包括各部门提出的配合需求。六工作例会内容

?项目负责人应说明的工作内容

–检查各部门作业情况所获得的不合格发现。

–拜访客户所获得的改进需求或投诉。

–对各部门当天工作情况进行评价并提出改进要求。

–明确回复相关部门提出的支援需求。

–给相关部门下达临时性的工作任务。

–对相关部门提出的配合需求进行判断和评价。

–传达客户或公司对相关工作的新要求。

–公告参会人员当天的业绩考评结果。

七工作例会注意事项

?工作例会注意事项

–不能按时到会时，应提前告之会议主持人。

–报告内容凡能使用数字表明的，均用数字表明。

–凡布置任务或回复完成时间，均应提出明确的日期及时间。

–凡未能完成任务的，均应当场说明原因。

–凡未完成任务的原因被判定为不合理的，均应对当事人进行相应的业绩考评。