房地产公司档案管理制度

珠海华发房地产公司

档

案

管

理

制

度

目录

第一章宝迪系统安装 (3)

第二章宝迪系统简易操作 (5)

第三章档案整理方法 (19)

第四章档案资料移交 (24)

第五章档案资料的借阅 (26)

第一章宝迪系统安装

1.根据公司领导有关要求与指示，为提高我司工程档案管理效能，规范工程档案与工程资料电子

文件的收集、整理、运用，保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、安全性，实现数字化办公，我司指定数字化档案系统：BD2006数字化档案管理系统（以下简称：宝迪系统）；

2.双击安装程序；

3.进入安装界面，按提示点击“下一步”及“确定”

；

4.在电脑桌面找到档案管理系统并双击；

5.当出现登录信息时，请按服务器名：172.1

6.9.2/登录名：SA/口令：空白

6.用户信息验证，如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入，若无，可用房地产公司公共

查询用户名（DC口令：123456）

7.点击窗口功能中的将网络版设置成

即已完成整个宝迪的安装及宝迪内网的设置。

第二章宝迪系统简易操作

一、界面导览

图2.1.1

1.[主菜单栏]：宝迪系统共有5个主菜单栏，分别是“系统”、“编辑”、“工具”、“年报”、“窗口”、“帮助”，每

个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。每个菜单项就是一个“特殊”交互式的功能命令。

2.[工具栏]：是由一组常用功能命令按钮组成，有些功能按钮带有下拉按钮。按钮功能和主菜单栏中的菜单项

的功能一样。

3.[档案类型区]：显示档案分类情况，包括一级分类、二级分类.....,如：“文书档案”为一级分类，“归

档文件目录”、“案卷目录”、“卷内文件目录”则是文书档案类的三个子类，即并列的三个二级分类。

4.[档案数据编辑区]：主要编辑选中的档案类型，档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显

示。

5.[窗口功能按钮栏]：主要显示“窗口”主菜单的内容，由于这些功能经常使用，而且功能项多，单独在‘窗

口功能按钮栏’显示，以便用户快速调用。

6.[窗口功能区]：显示‘窗口功能按钮栏’中的某一个按钮的功能操作项。

二、数据输入

数据输入是一个系统的基本的功能之一，宝迪系统可以设置个性化的输入方式。其操作参考“数据设计”。

1、操作步骤：

1) 在[档案类型区]用鼠标点击“资料室”前面的‘+’或者直接双击“资料室”，再点击“XX部”前面的‘+’或者直接双击“XX部”，再用鼠标单击“资料目录”；

2) 点击“编辑”主菜单的“输入数据”菜单项，弹出数据输入窗口；

3) 输入档案数据，输入内容：如“序号”、“日期”、“来文单位”、“工程名称”、“文件类型”、“文件编号”、“主体概要”、“收文单位”“经办人”...。

4) 单击工具栏中的“保存”按钮将数据存入系统；

2、电子文件管理

因为电子文件的文件格式和产生具有多样性，所以在电子文件管理方面，系统提供了两种管理方式，即通过[窗口功能按钮栏]的“图像”和“文件”；

[图像] 支持*.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，图片格式，通过下面三种方

式将图片格式的档案入库；

√纸质档案，通过直接联机扫描仪，将其扫描成电子文件，并“压缩入库”；

√对于已有的电子文件，通过“拷贝”、“粘贴”功能，复制到系统中，再“压缩入库”；

√通过“打开文件”，直接从系统外引入图片文件，再“压缩入库”；

[文件] 支持所有格式的电子文件，但是没有直接连接扫描仪的功能；

√在系统中选中要引入的电子文件，按鼠标右键选复制功能，再通过［文件］中的“粘贴”功能，将电子文件复制到档案系统中，最后选择“存入当前记录”；

√通过“打开文件”，直接从系统外引入文件，“存入新增记录”；

说明：

1.输入内容可以根据用户的具体情况而定；

2.电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入；

3.输入数据有两种输入方法，一种‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“资料目录”，再点鼠标右键，弹出

下拉式菜单，选中“数据输入”菜单项；另一种“快速引导法”，用鼠标点击［窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击“数据输入”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出输入窗口；

4.数据输入界面可以通过系统再设定，生成个性化的界面。

三、数据修改

宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求，分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改。

1、数据输入状态在输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“前一个记录”，“后一个记录”按钮来选择数据，修改后点击工具栏的“保存”按钮保存修改后的数据；

2、数据修改状态系统提供了专门的数据修改功能，必须将档案数据查出后才能修改；

3、操作步骤：

1）在[ 档案类型区]选中“资料目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“修改数据”菜单项；

2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；

3）选中要修改的文件，在点击工具栏中的“切换数据输入形式”按钮，开始修改数据，最后按工具栏中“保存”按钮；

说明：

1．修改数据还有两种输入方法，一种称之为‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据修改”菜单项；另一种称之为“快速引导法”，用鼠标点击［[窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击“数据修改”——“定制档案”——“房地产公司”

——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出输入窗口；

2．注意工具栏中“切换数据输入形式”按钮的切换方法，用鼠标点击即可；

3．输入查询条件比较简单，但是要学会灵活运用，用户在实际操作过程中一定要多操作。

四、数据删除

宝迪系统有两种方法能满足用户删除数据的需求，分别是在输入数据状态和数据删除状态下删除。

1、数据输入状态输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“切换数据输入形式”至浏览状态，用鼠标选中要删除的数据，然后点击工具栏的“删除”按钮即可；

2、数据删除状态系统提供了专门的数据删除功能，必须将档案数据查出后才能删除；

3、操作步骤：

1）在[ 档案类型区]选中“资料目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“删除数据”菜单项；

2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；

3）点击工具栏中的“切换数据输入形式”按钮使之为浏览状态，再选中要删除的文件，最后按工具栏中“删除”按钮；

说明：

删除数据还有两种删除方法，一种为‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据删除”菜单项；另一种为“快速引导法”，用鼠标点击［[窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击“数据删除”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出输入窗口。

五、数据查询

宝迪系统提供了非常强大的数据检索查询功能，如“直接查询”、“组合查询”、“定制检索”、“系统条件”等。简述如下：

1、直接查询

1）在[ 档案类型区]选中“归档文件目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“查询数

据”菜单项；

2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；

3）详细看文件，点击工具栏中的“切换数据输入方式”按钮，使之为卡片式来浏览数据；

直接查询进入方法：选择数据工作区中的选择直接查询属性页（如图2.4.1）。

图2.5.1

2、其他查询

1) 确定查询字段：在列表中，列出了数据表中的所有字段，对于字段较多，被隐含了，可通过滑动条进行选择。

2) 在下拉框内选择比较关系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范围。

3) 在输入框中输入比较值。

(为了查询方便、系统将以前用户定义的查询表达式存储起来，当需用以前的检索条件再次查询时，只要选择一下，不必再定义，可通过图标查找以前的表达式)

4) 选择图标，符合条件的记录就会在数据工作区中列出。

3、详细说明：

包含：当前字段中是否包含某个词，如文件标题包含“国家”这两个词。字段名选择正题名，比较方式选择包含，比较值输入“国家”。

等于：例如：查询文件页数为3的文件。字段选择文件页数，比较方式选择等于，比较值输入3。

范围：例如：查询文件日期在1964到1999年的文件。字段名选择文件年代，比较方式选择范围，比较值输入1964～1999。

大于：例如：查询年龄大于24岁的人。字段名选择年龄，比较方式选择大于，比较值输入24。

等于：例如：查询年龄等于24岁的人。字段名选择年龄，比较方式选择等于，比较值输入24。

小于：例如：查询年龄小于24岁的人，字段名选择年龄，比较方式选择小于，比较值输入24。

系统还提供了直接查询数据表中的前10条、前100条、全部数据的快捷方式。

数据表前十条数据的查询，方法：确定查询范围选择图标(查询全部) 或图标，系统会将数据表中的前十条数据列出。

数据表前一百条数据的查询，方法：确定查询范围选择图标(查询全部)或图标，系统会将数据表中的前一百条数据列出。

查询数据全部记录，方法：确定查询范围(全部记录)，选择图标(查询全部)或图标，系统会将数据表全部记录列出。

说明：

查询数据还有两种查询方法，一种为‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点击鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据查询”菜单项；另一种为“快速引导法”，用鼠标点击［窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击“数据查询”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出查询窗口。

六、数据打印

在档案管理实际操作过程中，经常要将输入系统的档案数据以各种形式的表格打印出来，宝迪系统具有非常强大的报表设计和打印功能，关于报表设计功能将会在专门的章节详细叙述，本节只讲将数据如何打印出来。

数据打印，本系统称之“打印编目”，基本原理是‘先查询后打印’，即将数据先查询出来，再进行打印。

1、操作步骤：

1）在[ 档案类型区]选中“资料目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“查询数据”菜单项；

2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；

3）点击工具栏“数据分析及打印”下拉按钮三角形，弹出下拉按钮菜单，再选择“打印编目”下拉菜单项；

4）在[窗口功能区]左边选择要打印的报表名称，如“资料目录”，然后点击功能窗口区的工具栏中的“打印”按钮预览；如图2.5.1

5）点击报表预览窗口中“打印”开始打印；如图2.6.1

打印按钮

报表名称列表

图2.6.1打印按钮

图2.6.2七、设置输入方式