精神障碍康复点档案管理制度

精神障碍康复患者档案管理制度

第一章总则

第一条为加强单位规范化建设，建立健全档案管理工作机制，按照统一标准、规范建档、集中存放的原则，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指精神障碍患者康复工作中具有归档保存价值的所有文件资料，包括纸质文件、声像或电子资料以及实物等。

第二章分类管理

第三条档案实行分类归档原则。

(一）纸质文字档案

1-1归档范围

本机构在开展的各项工作中形成的具有查考利用价值的纸质文字材料，包括上级机关文件、本机构文件、相关单位的文件等均属归档范围。

1-2归档要求

1-2-1立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。

1-2-2立卷归档的文件一律要求原件，种类、份数、页数均应齐全完整，目录、标签按统一格式（见附件）。

1-3归档时间

每周定期进行一次此类档案的整理及归档工作。

(二）音像档案

2-1归档范围

本机构在开展的各项工作活动中形成的具有查考利用价值的音像材料，包括光盘、照片、剪报、画册、图纸等，均属音像档案归档范围。2-2归档要求

2-2-1照片、视频光盘等音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。

2-2-2音像档案必须清晰、完整。

2-2-3对有保存价值的音像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片、光盘归档时要与说明对应夹好。

2-2-4归档的音像档案必须是原版原件，按类分组。

2-3归档时间

音像档案应在拍摄录制完成后一周内，完成归档工作。(三）电子档案

3-1归档范围

本机构在开展的各项工作活动中形成的具有查考利用价值的电子文档及电子影响材料，包括工作文档、幻灯片、照片、视频、扫描件等，均属电子档案归档范围。

3-2归档要求

3-2-1归档的电子档案必须清晰、完整。

3-2-2重大活动的图片、视频等音像资料应有必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等，并对应放在同一文件夹内。

3-2-3归档的文件应做好文件命名，同类文件固定文件夹存放，文件

存放路径应遵循一定的逻辑顺序，便于保管和查找。

3-3归档时间

3-3-1重要电子档案应实时进行、随办随归。

3-3-2电子档案备份工作应定期完成，每周备份个人电脑文件，每年将重要工作数据刻录成光盘脱机备份保管。

3-3-3重大活动报道、图片及视频等电子档案应在活动结束后一周内发送办公室归档。

(四）实物档案

4-1归档范围

4-1-1本本机构获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；

4-1-2上级领导、相关友好单位在检查、交流活动中留下的影音照片等。

4-2归档要求

4-2-1应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。

4-2-2实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。4-3归档时间实物档案在其形成后一个月内，由所属部门完成登记归档。

第三章部门职责

第四条本机构办公室是档案管理的责任部门，下设兼职档案管理员，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，如因工作变动或因故离职，应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知办公室。

第五条对具有法律效力、政策法规等重要材料，应及时将原件交由办

公室存档管理。

第六条对涉及到精神障碍残疾人个人信息隐私部分资料应加强保密档案的管理和利用，任何人不得外泄利用。第七条对单位规定的重大项目中应当立卷归档的材料，各部门须定期向办公室移交，集中管理。第八条为便于档案可以随时调出查阅和使用，管理员应实施档案的动态管理，及时登记，对无故丢缺失档案而造成严重后果的，要追究责任。

第九条定期对档案进行检查，两年以上非常用档案可登记造册，打包统一交办公室存放。

第四章保管及销毁

第十条档案的保管期限为永久、定期两种。

永久保管的档案主要包括：

(一）上级部门制发的重要业务工作的文件；

(二）本机构制定的规章制度相关文件；

(三）本机构的重要会议、重大活动所形成的主要文件资料；(四）本机构重要合同协议、资产等级等凭证性文件资料；(五）重要业务与相关单位的来函、复函等；

非永久保存的档案保存期为10年。

第十一条档案销毁

(一）每年对超过保存期限的档案进行鉴定，对确无保留价值的档案进行销毁；

(二）对销毁档案的鉴定，应由机构负责人、存档部门及相关工作人

员组成鉴定小组负责鉴定工作；

(三）凡应销毁的档案应逐件登记造册，出具书面报告，批准后方可销毁；

(四）档案销毁要严格执行保密制度，两人以上监销，并在销毁清册上签名。