公司文件控制管理办法
XXXXXXXXX有限公司XXXXXXXX. Co, Ltd.
文件更改历史记录Amendment History
1 、目的
为规范公司文件及资料的管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
2、适用范围
本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司及下属所有办事处规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。
3、定义
输出：文件履行审批手续后由各部门移交文控中心的过程。
归档：文件履行审批手续后可以移交文控中心的过程。
发放：输出的文件由文控中心统一盖受控标识章后分发到所有使用部门的过
程。
受控文件：被控制版本、使用场所、发放数量的文件。变更时须通知文件使用部门更换，并于作废时自使用场所回收或由使用场所专人销毁/隔离的文
件。受控文件包括如下：管理体系文件、技术文件。
非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。
文件：信息及其载体。
文件按类别分为三大类：管理体系文件、技术文件、外来文件。
文件按控制管理方式分为两大类：受控文件、非受控文件。
管理体系文件：程序文件，操作指导书、企业技术标准、记录表格，由
文控中心统一受控管理。
技术文件
产品技术文件：产品图纸、使用说明书、工艺文件及作业指导书，由
文控中心统一受控管理。
证书：上级主管部门颁发的型号核准证、产品第三方检测报告、各类
许可证，由文控中心统一归档管理。
外来文件
A）客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定技术要求而提供的技术规格书、检测标准及相关图纸等。
B）供应商技术资料，包括技术规格书、图纸等。
C）外来标准：国际标准、国家标准、行业标准。
D）国家及行政主管部门颁发的有关法律、法规要求。
外来文件的管理由责任部门填写《文件移交文控中心登记表》，提交文控中心统一受控管理。对有保密要求的需在登记表中注明，文控中
心单独存档，并限制使用权限。
4、职责和权限
4．1 由公司行政部成立文控中心负责统一管理。
4．2 公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归
档和保护文件、资料的义务。
4．3 实行集中与分散管理相结合的体制。由文控中心文档管理员负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
4．4 文控中心
4．4 .1 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理。
4．4 .2 负责提供在文控中心统一受控管理的文件的查/借阅服务。
5、工作程序
5．1 文件格式及编写要求按公司发布的相关要求编写
5．2 文件编号及版本标识
5．2．1 文件编号分类依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同
类中依序分为若干小类和案卷号。
5．2．1．1 按照资料保存的时间，永久：Y；长期：C；短期：D
5．2．1．2 按照资料的类型分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；文书档案：A；合同：B。
5．2．1．3 部门代号表如下：
5．2．1．4 受控文件Y表示；非受控文件N表示。
5．2．1．5 受控保密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP
5．3 文件编号示例：
受控文件：CF/DA-YOP-1801-001，各英文代号见上，编号表示为：
行政部发布于2018年1月份第一份长期并受控不用保密的文件，具体
表示说明如下：保存时间+资料类型/部门代号–是否受控–保密
级别–年份和月份缩写–当月第几份文件。
非受控文件：CF/DA-NOP-1801-001，各英文代号见上，编号表示为：行政部发布于2018年1月份第一份长期并不受控不用保密的文
件，具体表示说明如下：保存时间+资料类型/部门代号–是否受控
–保密级别–年份和月份缩写–当月第几份文件。
5．4 版本标识
文件的版本控制体现在版本标识、修改状态上。版本标识由A开始按文件发行次序顺序编排，修改状态由0开始，修改版本超过5后文件要升
级。例：文件如有版本产生，版本记录如：原始版本A0；第一次修改版
本A01；第二次修改版本A02；如此类推。
1）版本、修改状态紧随在文件编号之后，如有文件有履历栏，版本
修改状态可填写在履历栏。
2）部门内部文件不需要版本标识、修改状态。
3）产品设计输出文件、工艺文件只有版本标识，没有修改状态。版
本标识在文件会签栏中。
4）客户提供的文件和资料、外来标准沿用原文件版本，不另行变更
5．5 外来文件编号
5．5．1 客户提供的文件和资料由文控中心增加文件识别，沿用原文件编号，不另行编号。
5．5．2 供应商技术规格书由各技术部门转换为本公司文件后再编号，并执行审批程序，才可发布及存档。
5．5．1 外来标准和法律、法规沿用原标准编号，不另行编号。
5．6 文件的审批
在行政文控中心统一受控管理的文件必须按流程规定履行相关审批手续。5．6．1 文件的审批输出
5．6．管理体系文件：程序文件，操作指导书、企业技术标准、记录表格的审批流程。
纸质文件（部门编制人提供）审核（最高管理层/批准
（最高管理者/总经理）；
5．6. 技术文件的审批流程。
批准（部门经理）；
5．6．如多部门联合下发的文件还要由各相关部门负责人在会签处签字
5．6．执行纸质文件审批输出流程的文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控中心。
5．6．各部门输出文件到文控中心，均须填写《文件移交文控中心登记表》，办理文件输出移交登记手续。
5．7 文件归档管理
文件管理以方便查找、明确发放、回收、销毁的途径、受控有效为原则1）文件分类标识清晰，方便查找。
2）文件修改状态可识别，在使用场所为最新有效版本。
3）文件受控标识清晰，易识别，控制有效。
4）文件作废，若需保留，应进行标识并隔离保管。
5．7．1 纸质文件的归档管理
文控中心管理人员做好文件的分类、上架、标识、保管、保密工作，确保文件清晰、整齐、完整、有效、安全，避免丢失、损坏。
5．7．2 电子文件的归档管理
行政文控中心管理人员做好电子文件的分类，在贮存、传送、复制、管理电子文件的过程中必须确保电子文件的安全、有效、受控、信息完整，并
定期做好电子文件数据备份。
5．8 文件的发放
文控管理员对要发放的文件进行审核，并报分管领导签发，文控管理员将审批齐全的文件按公司规定要求进行排版、编号、发放及回收。
5．8．1 文件发放权责：文控中心负责对公司所有部门发放。
5．8．2 文件发放的原则：
5．8．对公司内的发放，由总经理审批文控中心复核后即可发放；部门文件由部门经理审批文控中心复核后可发放。
5．8．对外单位的发放必须由总经理审批后方可发放。
5．8．3 文件发放部门
1）管理体系文件由编制部门在《文件会签页》上的分发清单栏按文件涉及的职责部门确定分发部门，由文控中心统一发放。
2）产品订单文件由销售部发放
3）产品订单生产文件由生产部发放
4）产品设计图纸由研发部发放
5）客户提供的文件和资料由文控中心负责人审批指定发放部门。
6）客户技术规格书由文控中心统一控制发放。
7）外来标准及法律法规要求不对外发放，仅供查询、借阅。
5．9 文件发放形式
1）管理体系文件以纸质文件的形式发放。并做好《文件发放回收记录》2）产品设计图纸对工程部及工艺文件发放盖有受控章的纸档。
3）电子文件发放以E-mail或USB拷贝形式进行，以USB形式进行的同时履行签收手续，以E-mail形式进行的必须回馈信息是否已收到文件。
5．10 文件更改
文件更改由原文件编制部门指定人员负责实施，并且重新执行审批、输出、归档、发放流程。
5．11 文件作废及处理
5．受控文件发生更改或作废时，编制部门需书面通知文控中心。
5．纸质的旧版作废文件由文控中心统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文控中心加盖“作废文件”章后移至指定区域隔离存放，同时保存1年。作
废的技术电子文件要移至作废文件夹，同时需要隔离保存一年。
5．12 文件的更新
受控文件发生更改或作废时，新的文件由文控中心按文件发放流程进行发放和公告。旧的文件进行回收。
5．13 文件补发
5．文件补发只对发放有纸质受控文件的部门。
5．文件因破损不能指导生产使用时，按“以旧换新”的原则予以补发。
5．13 文件受控章的标识
文件受控章的标识只对纸质受控文件使用。
“受控文件”——管理体系文件的受控标识以及产品设计输出文件、工艺文件的
正式输出受控标识。
“试制文件”——产品设计输出文件、工艺文件的试制输出受控标识。
“临时文件”——产品设计输出文件、工艺文件的一次性使用受控标识。
“作废文件”——所有作废文件受控标识。
6、记录
6．1 《文件移交文控中心登记表》
6．2 《文件发放回收记录》
6．3 《Word 内部文件模版》
级等保,安全管理制度,信息安全管理体系文件控制管理规定
* 主办部门：系统运维部 执笔人： 审核人： XXXXX 信息安全管理体系文件控制管理规定 XXX-XXX-XX-02001 2014年3月17日
[本文件中出现的任何文字叙述、文档格式、插图、照片、方法、过程等内容，除另有特别注明，版权均属XXXXX所有，受到有关产权及版权法保护。任何个人、机构未经XXXXX的书面授权许可，不得以任何方式复制或引用本文件的任何片断。] 文件版本信息 文件版本信息说明 记录本文件提交时当前有效的版本控制信息，当前版本文件有效期将在新版本文档生效时自动结束。文件版本小于时，表示该版本文件为草案，仅可作为参照资料之目的。 阅送范围 内部发送部门：综合部、系统运维部、技术开发部
目录 第一章总则.................................. 错误!未定义书签。第二章细则.................................. 错误!未定义书签。第三章附则.................................. 错误!未定义书签。附件：........................................ 错误!未定义书签。
第一章总则 第一条为规范XXXXX信息安全管理体系文件的审批、发布、分发、更改、保管和作废等活动，根据《金融行业信息系统信息安全等级保护实施指引》（JR/T 0071—2012），结合XXXXX 实际，制定本规定。 第二条本规定适用于XXXXX信息安全管理体系文件控制过程和活动。 第三条信息安全管理体系文件是确保XXXXX信息系统正常运转形成的文书，用于阐述需保护的资产、风险管理的方法、控制目标及方式和所需的保护程度。 第四条网络与信息安全工作领导小组办公室负责组织XXXXX信息安全管理体系各级文件的编写、审核和归档；负责组织体系各级文件的宣传推广。 第二章细则 第五条体系文件的类别 信息安全管理体系文件可分为以下四级： （一）一级文件：管理策略； （二）二级文件：管理规定； （三）三级文件：管理规范、实施细则、操作手册等； （四）四级文件：运行记录、表单、工单、记录模板等。 第六条体系文件的编写
公司文件管理规定
公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使文件管理制度化，使各类文件规范、准确、及时、安全，以提高行政效率和质量，特制定本办法。 第二条各部室及各有关人员，对文件中涉及国家、政府或本公 司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。 第三条文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。 第二章发文程序 第四条拟稿 由具体承办人员拟稿，发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 第五条审核 由相关部门负责人及分管领导审核。 第六条签发 公司行政文件由总经理签发，其他文件由相关部门负责人签发。 第七条编号套红 有关领导审核批准后，由办公室统一编排发文字号并套红。 第八条发文
由办公室按文件注明的“报送”、“发送”部门，负责公文的发文工作，并请接收部门查收，按文件要求执行。 第三章收文程序 第九条签收 外来公文由办公室统一签收，填写登记在《外来文件登记表》上。写明各部门或个人收启的公文，签收后应主动送办公室登记处理。 第十条分文 办公室根据公文性质、要求，确定在办和阅批对象，填写公文阅办单。 (1)重要来文，由办公室主任提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。 (2)一般公文，直接转有关职能部门处理（承办）。有关产品质量、技术文件转质量部处理。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。 (3)参阅性文件，直接组织传阅。 (4)范围不明的文件，送领导审阅。 第十一条催办 分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。 第十二条结办 文件处理完毕，或已答复发文单位，即可结办归档。 第四章文件的立卷、归档与销毁
行政规范性文件制定和监督管理实施办法(最新)
行政规范性文件制定和监督管理实施办法 第一章总则 第一条为了加强行政规范性文件监督管理，保障自然人、法人、非法人组织的合法权益，推进依法行政，建设法治政府，根据《X省行政规范性文件制定和监督管理办法》等有关规定，结合本市实际，制定本办法。 第二条本市行政区域内行政规范性文件的制定和监督管理，适用本办法。 向本级人大常委会报送备案行政规范性文件，依据《X市各级人大常委会规范性文件备案审查办法》执行。 涉及重大行政决策的行政规范性文件的制定和监督管理，依据国家和省、市重大行政决策相关规定执行。 第三条本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章外，由行政机关或者经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称制定机关），为履行行政管理职能，依照法定权限、程序制定并公布，涉及不特定的自然人、法人、非法人组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用的公文。 制定机关的内部工作制度、人事处理决定以及对具体事项作出的行政处理决定等，不适用本办法。
第四条行政规范性文件的制定和监督管理遵循以下原则： （一）符合宪法、法律、法规、规章以及政策的规定； （二）保障和监督行政机关依法行使职权，切实保护自然人、法人、非法人组织的合法权益； （三）权责一致、程序规范、精简高效、民主公开、便民利民； （四）内容具有针对性和可操作性。 第五条市、县区人民政府对下级人民政府和本级人民政府派出机关、行政管理部门以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织制定的行政规范性文件进行监督管理。 市、县区人民政府行政管理部门对本部门管理的可以对外独立行使行政管理职能的单位（以下简称部门管理单位）制定的行政规范性文件进行监督管理。 第六条市、县区人民政府应将行政规范性文件的制定和监督管理纳入法治政府建设考核的重要内容。 第二章制定和公布 第七条下列机关可以制定行政规范性文件： （一）市、县区、镇人民政府； （二）街道办事处； （三）市、县区人民政府行政管理部门；
《公司规章制度管理办法》
《公司规章制度管理办法》 卓展百货集团规章制度管理办法 2008年8月29日发布实施 规章制度管理办法 一、目的 为保障公司规章制度的严密性、适用性、时效性和可行性，明确规章制度的制定、宣传、贯彻、执行、修订、废止的流程和要求，特制定本办法。 二、范围 本办法适用于以公司文件形式下发的各类制度性文件，包括各类章程、制度、办法、条例、规定、方案等(以下统称为规章制度)。 三、职责和权限 (一)总裁负责规章制度的批准和签发; (二)部门总经理、副总经理或总经理助理负责规章制度的审议; (三)部门总经理、副总经理或总经理助理负责本部门相关规章制度的起草、核定或审议等，并有责任、义务收集、听取相关信息和建议(包括来自下属的信息和建议); (四)全体员工有责任和义务为公司规章制度提供信息或提出合理化建议; (五)总裁办公室是规章制度唯一的发放和管理部门。 四、内容 (一)规章制度的制定 1、编制 (1)为明确某项工作要求，统一步调，提高工作效率和加强管理的严密性，各一级部门可按公司领导要求或按部门需要自行提出建立某项规章制度;
(2)编制规章制度时应做到内容充分、全面、适用，可操作性强，易于宣传贯彻和执行; (3)规章制度应结构清晰合理，表意清楚，不可带有不确定性语言; (4)规章制度应按本公司规定的统一格式进行编写; (5)规章制度在正式定稿发布前应注明“征求意见稿”字样。 第 1 页共 4 页 卓展百货集团规章制度管理办法 2008年8月29日发布实施 2、审批 (1)新制定的规章制度由拟稿部门报总裁办公室进行审核，避免工作冲突和制度的不连贯性; (2)各部门编制的规章制度草案统一交由总裁办公室向公司领导报审; (3)总裁办公室负责跟踪审批过程，并及时将领导审批意见反馈给责任部门; (4)规章制度草案按审批意见修改后应再交总裁办公室报公司领导复审，依此循环，直至公司领导批准发布为止。 3、发布 (1)各类规章制度统一由总裁办公室以公司文件的形式发布; (2)公司规章制度文本的统一格式为: , 页眉左侧标注规章制度标题;(小五号宋体字) , 页眉右侧标注规章制度发布实施的日期;(小五号宋体字) , 页码采用“第X页共Y页”格式;(小五号宋体字) , 正文标题采用小二号宋体字; , 正文采用小四号宋体字，行间距为25磅。 (3)总裁办公室应根据规章制度的适用范围选择相关部门以电子公告的形式进行发放;
公司文件管理制度_规章制度.doc
的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂 部名义发文。 （四）发文程式与要求 第十条 发文程式规定： 1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚； 8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发； 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印； 11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
文件资料有效控制制度
文件资料有效控制制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于：
公司文件管理办法74772
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。
办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊
浙江省行政规范性文件管理办法
浙江省行政规范性文件管理办法 第一章总则 第一条为了加强行政规范性文件管理，保障行政规范性文件合法有效，促进依法行政，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》《规章制定程序条例》《法规规章备案条例》等法律、法规规定，结合本省实际，制定本办法。 第二条本省行政区域内行政规范性文件的制定、备案、清理以及相关监督管理工作，适用本办法。法律、法规、规章另有规定的，从其规定。 第三条本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章外，由行政机关或者经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称行政机关）依照法定权限、程序制定并公开发布，涉及公民、法人或者其他组织权利义务，在本行政区域内具有普遍约束力，在一定时期内反复适用的公文。 第四条行政规范性文件管理应当贯彻执行党的路线方针政策和决策部署，坚持社会主义核心价值观，维护国家法制统一，保障法律、法规、规章的正确实施。 第五条行政规范性文件应当符合法律、法规、规章的规定，依照法定权限、程序制定。 行政规范性文件不得设定行政许可、行政处罚、行政强制等事项；不得违法制定含有排除或者限制公平竞争内容的措施；没有法律、法规依据，不得减损公民、法人和其他组织的合法权益或者增加其义务。 第六条县级以上人民政府应当加强对行政规范性文件管理工作的监督检查，建立情况通报制度。 县级以上人民政府负责备案审查的部门（以下简称备案审查部门）可以与党委、人大、司法机关的有关工作机构建立行政规范性文件管理工作衔接机制，形成监督合力，及时发现并纠正违法的行政规范性文件。 第二章制定 第七条下列行政机关可以制定行政规范性文件： （一）各级人民政府；
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
文件控制管理规范
文件控制管理规范 1、目的、编制、范围： 为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量 管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进 行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作 的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体 系的相关文件管理规定如下： 2.术语： 2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）； 2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准 化推进办公室； 公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收 数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。 2.3各类型文件含义： 2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。它一 般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。此类 文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理 体系所需的相互联系的过程和活动。上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。） 2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作 要求&规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。 2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体系的第四阶文件。
公司文件管理制度
公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
规范性文件管理制度
规范性文件管理制度 第一条为了促进依法行政，使本办起草制定规范性文件的工作规范化、程序化、标准化，根据有关法律、法规，制定本制度。 第二条本制度适用于本办起草制定规范性文件的工作。 规范性文件是指本办制定或联合其他部门制定的在全市范围内进行行政管理,规范人民防空工作的文件。 第三条规范性文件应当以“株洲市天元区人民防空办公室”的字样发布，根据内容使用“规定”、“办法”、“细则”、“规则”、“通告”、“命令”、“决定”等规范的名称。 第四条制定规范性文件必须遵守法律、法规、规章和国家政策规定，适应人防管理工作的客观需要，符合法定权限和程序. 第五条本局规范性文件的管理工作由办公室负责，主要内容包括: （一）组织起草调整规范性文件； （二）负责本办规范性文件的公布工作； （三）负责本办规范性文件的解释； （四）负责规范性文件的清理工作；
第六条下列事项，本办可制定规范性文件： （一）实施人防法规、规章的具体措施和方案，需要制定规范性文件组织实施的； （二）实施人防法规、规章的程序，需要制定规范性文件确定的； （三）调整本办机关对外的行政行为需要制定规范性文件的。 第七条规范性文件制定项目，由办公室拟定项目建议书后提交主任批准。 第八条制定规范性文件，应当深入调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见，注重本区的实际情况。具体工作由办公室负责。 第九条起草的规范性文件涉及公民、法人或者其他组织切身利益，有关机关、组织或者公民对其有重大意见分歧的，应当向社会公布，征求社会各界的意见。也可以举行听证会。 起草专业性强的规范性文件，应当征求有关机构及专家的意见。规范性文件的内容与其他部门工作关系紧密的，规范性文件草案应当进行会签，或者与有关部门联合起草。 第十条规范性文件草案在主任审批通过后，上报区政府法制办，由区政府法制办按照相关规定进行审查。
公司规章制度管理办法文件格式规定.doc
公司规章制度管理办法文件格式规定1 公司规章制度、管理办法文件格式规定 1.目的 为有效管理公司规章制度及规范规章制度的格式，对公司内各规章制度、管理办法建立统一格式，确保各部门编制的文件格式保持一致性。 2.适用范围 公司内所有部门编制的规章制度、管理办法等。 3.术语 3.1 规章制度：指公司发布的各项规范行为的制度。 3.2 管理办法：指公司发布的各项业务管理规定和管理办法。 3.3 规章制度、管理办法以下简称为文件。 3.4凡今后实施的各类鄂尔多斯市精恒汽车制造有限公司管理制度，简称为精恒汽车管理制度。 4. 职责 4.1 综合办公室负责文件格式的制定。 4.2 各部门负责本部门管辖业务的管理办法及管理标准的制定。
4.3 综合办公室负责对文件格式的核对、控制及归口管理。 4.4 文件的受控状态由质量部确定。 5. 管理规定与内容 5.1 文件格式由综合办公室编制、审核，总经理批准。 5.2 文件由封面格式（见附件）和正文构成。 5.3 文件封面由标题、文件编码、受控状态、发布日期、实施日期、公司名称组成。具体要求如下： 5.3.1 标题的字体为宋体一号字，加粗。 5.3.2 文件编码、受控状态、发布日期、实施日期的字体为宋体四号字，加粗。 5.3.3 公司名称的字体为宋体小三号字，加粗。 5.3.4 文件编号：JH / ZD XX - XXX 顺序号（001~999） 部门简称 制度简称 公司代码 5.3.5 受控状态：文件是否受控。 5.3.6填写发布日期和实施日期。
5.4 正文由页眉和正文构成，页眉由文件编码、标题、页码组成。 5.4.1 页眉的内容的字体为仿宋小四号字，加粗。 5.4.2 正文标题的字体是宋体三号字，正文内容的字体为仿宋小四号字。 5.4.3 正文内容由目的、适用范围、术语、引用文件、职责、管理规定与内容、业务流程（流程图）、考核与激励、附则等构成。根据实际工作拟写正文内容。5.5综合办公室印制与发放。 5.7文件内容如需更改，由原制定部门负责更改，并向相关部门下发《文件更改通知单》。5.8自文件发布起，各部门必须按规定格式编制文件，如发现不符合规定格式要求，视为无效文件，不得发布。 6. 业务流程 7. 附则 7.1 本规定由综合办公室起草编制。 7.2 本规定自下发之日起执行，原有规定同时废止。7.3 本规则由综合办公室负责解释。 注：文件编制与修改记录、文件封面模版、文件正文模版、文件更改通知单见附件。
公司文件管理规定流程和相关表格
公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录
规范性文件制定与管理制度
规范性文件制定与管理制度 第一条为了加强规范性文件科学管理,维护社会主义法制的统一,确保规范性文件管理科学化、规范化，根据有关法律、法规，结合我局实际，制定本制度。 第二条以局名义印发的规范性文件的制定与管理，均按本制度办理。 第三条本制度所称规范性文件，是指罗平县农业局在实施农业行政管理工作中，依据法律、法规、规章的相关规定，按照法定权限和规定程序制定发布的对公民、法人和其他组织具有普遍约束力或者涉及其权利、义务的规定、办法、细则等文件的总称。 第四条对农业行政管理工作中的某一方面进行部分或全面规定的规范性文件称“规定”；对农业行政管理工作中的某一项具体事务做出比较具体规定的规范性文件称“办法”；对法规、规章进行细化和延伸并具有实施性质的规范性文件称“细则”。 第五条规范性文件的制定应当遵循以下原则： （一）符合法律、法规、规章的有关规定，不得与其抵触； （二）符合党和国家的路线、方针、政策；
（三）从农业行政管理工作实际需要出发，实事求是； （四）不得自行设置行政许可、行政审批事项； （五）不得自行设定行政处罚； （六）不得与其他同级规范性文件重复或矛盾。 第六条局法规科负责全局规范性文件的审核和向上级部门的备案工作。审核的主要内容是： （一）规范性文件是否同法律、行政法规、地方性法规和规章相抵触； （二）规范性文件是否同国家、省、市的现行方针、政策相违背； （三）规范性文件相互之间是否矛盾； （四）规范性文件所涉及的公民、法人和其他组织的权利、义务是否合理； （五）规范性文件的制定是否符合规定程序及规范化要求。 第七条局机关各科室负责本科室主管业务范围内的局发规范性文件的起草工作；规范性文件内容涉及两个或者两个以上科室业务的，由局长指定主办科室，并组成各相关科室参加的起草小组进行起草工作。 第八条起草规范性文件包括文件草案和起草说明两部分。 规范性文件草案的内容一般应当包括制定依据和宗旨、
规范性文件管理办法
神农架林区行政机关规范性文件管理办法 第一章总则 第一条为规范我区行政规范性文件制定程序，加强对行政规范性文件前置审查和备案管理，保证行政规范性文件质量，维护法制统一，促进依法行政，根据《中华人民共和国立法法》、《国家行政机关公文处理办法》、《全面推进依法行政实施纲要》、《国务院关于加强市县依法行政的决定》和《湖北省规范性文件备案审查规定》等有关规定，结合本区实际，制定本办法。 第二条本办法所称行政机关规范性文件(以下简称规范性文件)，是指林区政府及所属部门(包括乡镇政府、林区政府组成部门和直属机构、办事机构、依法设立的派出机构和其他依法行使政府行政管理职能的机构)，根据法律、法规、规章和政策以及其他上位法(包括上级规范性文件)的规定，依据法定职权和程序制定的规范行政管理事务，公开发布并反复适用，在所管辖区域内具有普遍约束力的文件。 规范性文件分为政府规范性文件和部门规范性文件。 第三条本区规范性文件的立项、起草、审查、决定、公布、备案、解释、评估、清理，适用本办法。 行政机关的内部工作制度、人事任免和奖惩决定以及对具体事项作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力的文件，不适用本办法。 第四条林区政府法制办主管全区规范性文件的法律审查与备案监督工作，并具体负责政府规范性文件的法律审查和报送
林区政府备案的部门规范性文件的备案审查工作。 林区政府所属部门的法规科或负责法制工作的机构负责本部门规范性文件的法律审查工作。 第五条制定规范性文件应当依照法定的权限和程序。规范性文件的内容不得违反宪法、法律、法规、规章和政策的规定，不得违背上级规范性文件。 第六条制定规范性文件应当从实际出发，依法科学合理地规定公民、法人和其他组织的权利与义务、行政机关的权力与责任。 第七条制定规范性文件应当体现改革精神，有利于依法规范行政行为，有利于提高行政效能，有利于保障公民、法人和其他组织的合法权益，符合本区经济和社会发展要求。 第八条规范性文件不得设定下列事项 (一)行政许可； (二)行政处罚； (三)行政强制； (四)行政事业性收费； (五)限制或者剥夺公民、法人和其他组织的合法权利； (六)增加公民、法人和其他组织的义务； (七)法律、法规和规章规定的规范性文件不得设定的其他事项。 第九条规范性文件的名称可以使用“办法”(暂行办法)、“规定”(暂行规定)、“决定”、“实施办法”、“实施细则”、“意见”、“通告”等。
企业文件发布管理制度
公司文件发布管理制度 一、总则 1．为明确公司的决策流程、责任与分工，规范各类文件的发布、管理范围等，特制订本制度。 二、文件分类、内容与编号 2．有限公司董事会文件：文件头为： 主要发文内容包括但不限于： （1）有限公司领导的任免； （2）有限公司董事会决议、公告等。 3、有限公司文件：文件头为： 主要发文内容包括但不限于 （1）有限公司部门负责人的任免； XXXX 有限公司文件 司字20XX 年第（ ）号 XXXX 有限公司文件 董字20XX 年第（ ）号 XXXX 有限公司文件 司字200X 年第（ ）号
（2）有限公司管理制度等； （3）有限公司总裁办公会议决议； （4）有限公司各类报送材料等。 4．有限公司部门文件：文件头为： XXXX有限公司文件 营（研、人、财、行）字20XX年第（）号 （注：营/研/人/财/行：分别是营销中心/研发中心/人力资源部/财务部/行政部的简称）主要发文内容包括但不限于： （1）部门人员的任免； （2）部门公告、通知等。 三、文件的签发流程 5．有限公司董事会文件：由有限公司董事会办公室（或董事会秘书）起草，有限公司董事会审批，董事长签字后发布。 6．有限公司文件：有限公司总裁办公室负责起草，有限公司总裁办公会议讨论通过，总裁签字，加盖有限公司公章后发布。 7．有限公司部门文件：由各部门负责起草，部门负责人审批，报经分管领导审核同意，部门负责人签字，加盖部门印章后发布。 五、文件要求 8、一个事项一个文件。职责明确，流程清晰，文字简洁，可执行。 9、文件的格式以本文格式为准。文件标题为二号宋体加黑，正文为四号宋体。 10、文件必须注明印发日期、数量；报送单位（领导），抄送单位（领
文件控制管理制度
文件控制管理办法 1、目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信 息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。 2、适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。 3、一级文件：M—质量手册 二级文件：P—程序文件，H—Haccp规范文件 三级文件：W—部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等 四级文件：R—记录单、表单 其他文件：通知、公告、合同 4、管理职责： 1）一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。 2）三级文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。 3）通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。 4）合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。 5、文件编码： 1）新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。 2）一级和二级文件的文件编码: RT/**—**—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现） 年份如2018 流水号（填写01/02/03） M/P/H 瑞腾公司简称 3）三级文件的文件编码： RT/W—****—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现） 年份如2018 部门缩写代号+流水号
举例：公司行政人事部2018年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/W—XZ01—2018 部门缩写，填写如下： 4）四级文件的文件编码： RT/R—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现） 部门缩写代号+流水号 举例：公司行政人事部的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/R—XZ01 部门缩写，填写如下： 5）文件的版本号：文件的版本号无需在问题中体现，版本变更以数字0、1、2顺序排列，版本A/0表示第一版，当版本变更3次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。 6）页数：以数字1、2、3顺序排列，统一放在页面的右下角。 7）文件格式：文件每一页必须包括文件名称、文件编号、生效日期、版本号、页数，文件首页还必须包括编制、审核、核准及公司统一标识。 6、文件编写、修订、废止 1）文件编写：视实际需要由公司指定人员或部门负责人，以各类文件的标准格式依要求编写，经部门负责人核准后，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管 理制度交由行政部发行及控制）。 2）文件修订：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议部门填写《文件修订、废止申请表》经部门经理核准后进行修改，修改后的文件，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控 制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。 3）文件废止：由提议部门填写《文件修订、废止申请表》依职责规定上报总经办核准后，回收各相关文件交由总经办废止（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）；需做保留的， 经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。 7、文件的发放回收和标识： 1）文件的发放要求：由相应文件管控部门人员依需要填写《文件发放记录表》，经总经办批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，《文件发放记录表》标明文件名称、编号、
公司发文及文件管理制度
公司发文及文件管理制度 一、目的： 为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法： 1、公司文件产生的途径： （1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）； （2）因外部合作与交流产生的法律文件； （3）因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布 后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程： 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式： （1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密； （2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。
注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 （3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。 审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统； （1）文件编号原则： 首位：公司名称的缩写GYRT； 第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”； 第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；