某公司纸质档案管理制度

档案管理制度

为使公司档案工作适应公司的发展，确保档案管理的连续性、完整性，特制定本制度

一、归档范围

公司在运营过程的各项工作活动中形成的全部档案总和，其构成以工程技术档案为主体，涵盖行政管理、财务管理、销售管理、人事及劳动工资管理、职工培训教育、后勤工作、会计等各方面。具体而言，公司在各项工作、活动中形成的各类文件材料，包括图样材料、文字材料、胶片、照片、录音、录相、影片等各种载体文件材料，其中具有查考利用价值资料均属于归档范围。

二、归档方式

1、公司档案由行政人事部集中统一管理，但根据公司具体情况，财会档案由财务部负责管理，工程技术图纸、资料由工程部负责管理，其管理办法按照档案管理的具体要求执行。

2、档案保管期限公司档案保管期限规定为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年，短期为十五年以内（含十五年），长期和短期保存的档案可根据情况确定具体的保存时间。

3、档案接收各部门对外联络、各方面工作、活动中形成的各种照片、胶片、录音、录相等声像材料，奖状、奖牌、奖杯、锦旗、各种证书、文件资料等实物均应系统整理，向行政人事部移交备案归档，行政人事部对接收的档案检查验收后按规定办理交接手续并予以存档。

4、归档立卷

行政人事部纸质档案按照附件2（纸质文件暂行分类方案）将相关类文件进行编号分类归档存放，如属新增类别则另行充实完善附件2 分类方案。归档的声像材

料用文字标出摄像或录音、录相的对象、时间、地点、中心内容和责任者。归档的奖牌、奖状、锦旗、证书等实物材料将其翻拍成照片，作为电子档案归档。电子档案归档标准及方法见附件（电子档案建立管理规范）。各部门纸质档案可参照行政人事部方法建立完善的资料存档

体系，电子档案归档按附件3 执行。

三、档案借阅

档案借阅分Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ四个等级，其中Ⅰ级档案需逐级审批直至总经理签字方可借阅，Ⅱ级档案需常务副总签字许可，Ⅲ级档案需分管副总签字许可，Ⅳ级档案由部门经理及行政人事部经理签字确认后方可借阅。

Ⅰ级档案包括公司未来发展涉密资料、公司对外联络重要文件、公司证件、法人代表相关资料；Ⅱ级档案包括非申请部门人事档案、非申请部门经办合同、职能部门往来文件、公司重要文件资料；Ⅲ级档案包括申请部门人事档案、申请部门经办合同、申请部门对外往来文件；Ⅳ级档案包括申请部门业务资料、申请部门提交计划/总结/感想。

公司各部门员工需查阅档案（本人人事档案不提供查阅）时，应填写档案使用申请审批表（附件1）办理借阅手续，根据档案级别签字审批结束后档案保管人员方可借出该申请档案。借出的档案、文件、资料、图书等必须妥善保管和爱护，不得丢失、涂改、损毁、抽页、剪贴、拆散，档案、文件材料不得复制或转借他人，员工借阅档案如需复印应在申请时备注说明，否则不得私自复印。

四、档案销毁

因档案保管期限已过或档案已失去保管价值，有必要清理销毁时，由行政人事部提出申请，常务副总签字审批后方可实施，应有至少两人监督参与销毁过程并签字确认。

附件1：档案使用申请审批表附件2：纸质文件暂行分类方案

附件3：电子档案建立管理规范

档案使用申请审批表部门：申请人：申请日期：

纸质文件暂行分类方案