财务报销制度版

贵阳联合英华节能科技有限公司

财务报销制度

文件编号：LHYH-MI-11-01

制定部门：财务部

制定日期：2017-11-01

版本/版次：A/2

页数：15页(不包含封面)

1 目的

为完善财务管理，严格执行财务制度，结合公司的具体实际，特制定本报销制度。

2 范围

2.1 适用于公司全体人员。

2.2 本制度中费用指所有销售费用及行政管理费用。有做出预算的费用明细优先采用，

在填写报销单时先填写预算费用明细再写具体报销事由、用途，具体包括：工资、业务提成（绩效奖励）、福利费、办公费、差旅费、通讯费+网费、快递费、业务

招待费、运输费、关务费、参展费、广告费、投标费、售后服务费、佣金、应收款保费、财产保险费、营销网站费、客诉费用、市外项目前期费、样品费、测试认证费、知识产权维护费（专利费）、协会会费、审计、认证费、咨询顾问费、评估担保费、维修费、招聘费、培训费、社保费、住房公积金、房租、水电费、折旧费、车辆费用、其他等费用支出。

3 权责

3.1 财务部：负责各类经济业务借款及报销、付款制度的拟定，并监督各部门及人员按

规定执行。

3.2 公司各部门经理以上人员: 负责按此制度审核下级报销及借款、付款的真实性、合理

性。

3.3 公司各人员: 按此制度规定如实填写相关单据报销或借款，并按报销程序执行。

3.4 副总: 负责此制度的审批。

3.5 总经理：负责此制度的核准。

4 作业内容：

4.1 暂借款及预付款审批

4.1.1 暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。借款时须

按借款单要求填列各项栏目，并按规定审批权限审批后，由财务部付款。特

殊事由出差（展会、会议或二人以上出差等）借款3000元以上者须有费用

预算单，并由部门经理借款和报销。

4.1.2 预付款是指因公司业务的需要，需预先支付的各项商品款、货物的款项，支

付此款项时，需由经办人按要求填写[付款申请单](见11-0A)，向财务部

出具采购申请单等材料，完备各项审批手续后，方可付款。

4.1.3 以上经济业务发生时，原则上尽量减少或者不领用空白支票，确实需领用空

白支票的，由申请人填写领用空白支票申请，写明申请理由、具体用途和对

应的供应商及开具支票的最高上限，申请书中应声明由于未按规定操作造成

的损失由申请人本人负责，比照预算外费用报销流程签批后由财务人员在支

票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票存根上签收，出纳复印留底。

支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。不得将空白支票交

给其他单位或个人，支票交给对方前领取人要拍照或复印把照片或者复印

件、复印件的扫描件交回或传送给出纳。作废支票须交回财务部留存。遗失

支票，领取人必须及时报告财务部并登报声明作废，若支票已被支付，领取

人要按被支付金额赔偿。

4.1.4 所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借付。确因业务需要而来不

及结清前账，必须向财务主管讲明原因，经同意后方可再借付。

4.1.5 经办人必须在出差返回公司两个星期内凭有效原始票据报销各项暂借及预付

款项。超出七天不结账者，财务部有权扣发经办人工资抵偿。如特殊情况时

提前向上级领导反应情况才可报销款项。

4.2 费用报销

4.2.1 费用凭发票、财政票据、境外单位或个人的签收单、其他有效合法凭证报

销，不得以收据或白条或用其他发票代替报销（特殊情况须事先经财务经理

同意才能报销支付），以上报销发票、财政票据等合法凭证的内容包括日

期、经济事项或商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或

财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，同一事项同

一面值发票必须连号（如偏远地区未能提供发票，使用其它发票代替说明情

况并经过上级领导审批），发票涂改、大小写不符、假发票、同一事项同一

面值发票不连号以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。

4.2.2 报销费用时必须填写费用报销单或差旅费报销单，所有单据要按性质（如差

旅费、招待费、销售费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必

须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和其他

补助在限额内填报。

4.2.2.1 汽车费用（不含个人汽车补助）：除提供相应发票外，还须提交派

车申请单、出车记录单等附件，作为财务审核的依据。所有报销单

据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。所

有票据必须错落有致地整齐粘在报销粘贴单的相应位置上。且粘贴

时应注意单据的粘贴位置，须将票据的有效信息（如时间、地点、

金额等）显示出来，否则视为无效票据，不予报销。

4.2.2.2 票据粘贴不得超出粘贴单的左边界及上边界。粘贴票据应注意票据

的厚薄均匀，左上角应留有适当的余量，便于凭证装订，及装订

后查阅。

所有报销单据必须用胶水贴牢，不得使用订书针、回形针等（可

抵扣专用发票的抵扣联除外）。

4.2.2.3 一般情况下，公司提供了补助项目的费用不得再报销同类或者类似

的费用。如遇特殊情况需报销的，应编制情况说明，列明时间、

事由等，逐级审批，待批复后，方可报销相关费用。

4.2.2.4 通常情况下，非生产性物质采购比照非生产性物质采购管理办法及

非生产性物质采购报销授权审批流程示意图的相关规定执行。比

如对于统筹采购的费用（或物品），如办公用品（行政人事部门

统筹）等，各部门不得自行购买，否则不予报销。如遇特殊情

况，需部门自行采购的，须经相关统筹部门同意后，方可购买。

采购回来的物品或货物，应及时通知相关统筹部门，并办理验收

入库手续，方可办理报销事宜。对于手续不全的报销单据，财务

部有权拒绝报销或者支付。

4.2.3 报销程序：比照费用报销及付款流程图试行规定执行

4.2.3.1 业务招待费用必须由分管部门经理签批，总额超过1500元的必须要总经

理或副总和财务主管审批。

4.2.3.2 公司各部门应于每年第四季度根据业务需要制定本部门下年度费用预算

并报财务部。财务部审查平衡后报公司总经理批准下达费用预算定

额。年度费用预算执行过程中，财务部将视情况对费用预算做适当

调整。

4.2.3.3 属预算外的支出和不宜执行费用预算管理的开支，必须提前向财务

部申请，由财务部根据审批权限审批或报批。

4.2.3.4 各部门报销有签字权的为正职领导。部门正职离岗时，可以授权部

门副职签字，并书面或者邮件通知财务部。如部门仅设正职单岗

或副职单岗而离岗的，报请公司副总或总经理签批。部门经理以

上人员签字模版要在财务部备案。

4.2.3.5 各部门正职本人业务报销须经公司分管部门主管签批；公司副总业

务报销须经公司总经理签批；总经理业务报销由总经理签批。4.2.4 公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限

批准后，在计划范围内列支。

4.2.5 办公用品的购置：由各部门根据需要和预算，编制采购计划报行政人事部审

核汇总，按审批权限批准后，由行政人事部按计划统一购买，并建立实物

账，详细登记办公用品的进、出情况。领用时，须填制领用单据，经部门经理签名批准后方可领用。

4.2.6 各部门在开支业务招待费之前，事前应经部门经理批准，如超过标准需经部

门经理以上批准，否则财务部不予报销。具体标准财务部会协同行政人事

部、销售部根据经济发展水平和物价指数等综合情况不定期做出调整。目前销售部业务招待费按客户类别进行管理，普通客户按人均不超过100元人民币额度据实报销，业务陪同人员算在内。重要客户按人均不超过200元人民币。其他部门接待客人按每人人均不超过100元为标准。报销招待费用200元以上的必须附结算清单（菜牌酒水等结算清单），否则财务部有权不予报销。招待费总额超过标准和人均标准超过标准的交际应酬费必须经总经理和副总审核签批后方可报销。招待客人时公司人数一般情况下不超过客人人

数，司机填写就餐补贴不得参与宴请，报销招待费用时须注明客人人数及我方参与人员姓名（在报销单据上用铅笔注明），报销单应列明报销部门、报销人、报销时间、费用用途及金额等事项，涉及到专门项目的费用开支在备注中用铅笔注明，并将相应发票粘在费用报销单后面。

在招待客户结束之后，若无特殊情况，部门经理级以下员工必须在两个星期

内，部门经理级以上（含部门经理）员工必须在一个月内，按实际发生招待费填妥完毕《费用报销单》，已贴列整齐的相关正式合法票据，按规定审批后送财务部审批报销。遇特殊情况，如报销票据不全等，须于实际发生招待费一个星期内，经公司总经理/副总经理审批后，办理报销手续。对于票据不全或其他不符合规定的招待费，财务部有权拒绝支付或报销。

业务招待费严格按照谁招待谁报销的原则执行，不得由他人或其他部门代报销。一经发现，财务部有权拒绝支付或报销，同时，将对当事人通报批评。

若有实际需要并经过公司总经理签字批准，经办人员可凭签批过的借款单向财务部预支现金以作招待之用。在招待客户结束之后的两个星期内，经办人员必须凭签字确认后的合法票据报销，并办理现金或银行转账的结算手续。

在多个部门交叉任职的人员，其招待费每次只能在一个部门报销，不得在不同部门重复或分拆报销。

财务部每月或者每季度会定期分析每个部门业务招待费的预算执行情况并向各个部门经理推送数据。

4.2.7 公司员工外出办事，原则上不能乘坐出租车。若确因工作需要须乘坐出租

车，要事先请示并经部门经理同意。所有的打的均须在报销单（或的士票背面）上注明原因及在的士票后面注明打的起始地点（使用APP网络叫车

时，应打印纸质电子发票），因特殊需要租用车辆或包车时，经总经理及副总知晓情况并签字方可报销；未列明原因和起始地点的财务部有权不予报

销。

4.2.8 所有车辆支出（油费、过路费、停车费、维修费、保险费等）必须由行政人

事部负责及本部门经理签名方可报销，油费必须注明公里数据，过路费必须注明路径。

如员工使用非公司车辆出差办事，可事先由行政人事部核定每公里耗油数，折算出每公里价格报财务部备案，其出差前由行政人事部确认公里数，出差后由行政人事部确认实际出差公里数后（私人用途除外），员工可以按1元/

公里的报销油费补助，不得按加油数报销。

4.2.9 所有需报销的各种原始单据，原则上必须在单据所填日期的两个星期内报

销。

4.2.10 物品采购报销须按公司ISO采购控制程序、库房管理程序、进货检验程序完

备审批手续后办理报销。

4.3 差旅费报销

4.3.1 目前一般标准见下表，另有规定或经公司领导批准同意除外。展会期间，由

行政人事部统一订房，可不受此限制，报销时由行政人事部经理签名，行政

人事部有义务为出差人员订房，并执行节约为先的原则，无行政人事部经理

签名确认的超标的房费一律不得报销。

4.3.2 出差报销必须附上经上级人员审批批准出差的出差申请单,未有此出差申请单

的一律不得报销.

4.3.3 出差住宿费和交通费经部门分管领导批准后报销，超过标准部分经过总经理

及副总经理批准后方能实报实销；伙食补助费实行包干的办法，个人不得另

报餐费，贵阳市内出差符合规定的按标准（中午12：30以后，晚18：30以

后可报销20元/餐）报误餐费，如出差期间的生活费是由公司统一支付，或

者出差由对方支付或请客人吃饭，则不得报销相应餐费补助。

4.3.3.1

住宿费凭住宿发票和住宿结算清单，在规定标准范围内按实际住宿天数（在交通工具上过夜的不算）计算报销，未经批准的超标准的超出

部分自理。住宿费标准是按二人一间标准来计算的，如二男则按标

准住一间，如一男一女则按各住一间。住宿费、交通费以实际发生

数与规定标准数两者间较少的金额报销，同时附上有关的住宿费及

交通费发票。住宿费除提供发票外，需一并提供酒店结算打印的住

宿结算清单，做为住宿发票不可或缺的附件。（如偏远地区条件限

制无法提供发票和结算清单，使用其它发票代替说明情况并经过上

级领导审批）

4.3.3.2 凡不符合乘飞机的人员乘座飞机的,报销时需由总经理或副总经理在

飞机票上签名确认同意乘座。`

4.3.4 差旅费报销的其他规定

4.3.4.1 差旅费报销必须用“差旅费报销单”作封面，规范填列所有明细项

目。差旅费报销必须使用“报销单据粘贴单”或同样规格的白

纸，将同类性质的费用归类并粘贴。

4.3.4.2 必须将原始单据从左至右整齐有序、错落有致的用胶水粘贴在“单

据报销粘贴单”上，同时将费用按差旅费报销单明细项目进行分

类粘贴，注明原始单据的张数，以便核实。

4.3.4.3 粘贴原始单据时，须在“报销单据粘贴单”的左端留有一定距离

（约一寸左右），避免装订线压盖住原始单据。

4.3.4.4 粘贴原始单据时，必须将单据的正面朝上，面对审阅者，不能将一

大叠单据堆粘一块，要做到粘贴均匀、厚度适中。

4.3.4.5 原始单据应折叠整齐，对不齐的原始单据应修剪整齐，但切勿数据

切掉，以便于辨认。

4.3.4.6 公司差旅费包括交通费、住宿费、出差补助和通讯等其他费用。对

出差人员差旅费实行“分项计算、定额控制、凭票报销、超支不

补”的办法。

4.3.4.7 员工出差前，必须填写《出差申请表》，并按照出差管理审批程序

获得相关领导的签字批准。

4.3.4.8 员工出差需借款的，《出差申请表》须一式二联，其中一联作为行

政考勤管理的附件，另一联作为报销的附件。

4.3.4.9 出差人员预借差旅费，应填写“出差借款预算单”；若申请出差宴

请费的，还应同时附上“招待费审批单”，经出差人员所属部门

正职审核签字后，送财务部审批。审批后办理借款手续。

4.3.4.10出差人员前次的借款未还清的，后面的借款不予批准，延误工作，

责任自负。欠款从当月工资中扣回。如前一次财务报销已提交相

关报销单据到财务部但还未审批完成，后续需要继续借款（或其

他项目需要借款），需要经过公司领导特批后才可继续借款（根

据借款金额大小按制度找相关人员审批）。

4.3.4.11员工出差返回公司后，若无特殊情况必须在两个星期内填妥《差旅

费报销单》，连同已经整齐贴列的相关正式发票、住宿清单，并

附上已批准的《出差申请表》、差旅费明细表等附件，办理差旅

费报销事宜。部门经理对其出差任务完成情况作出鉴定，并作出

是否同意报销的批示。财务部有权调阅出差报告。财务部若发现

报销手续不符合规定的有权拒绝支付或报销。

4.3.4.12 公司员工出差，须在《出差申请表》中先行确定地点、任务，天

数、人数及费用预算，以保证差旅费在年度预算定额内节约使

用。出差天数在三天内的由上级领导审批，三天以上含三天至一

星期以内的，由各部门正职批准，超过此期限的，报公司副总/总

经理批准。

4.3.4.13凡与《出差申请表》规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差

旅费不予报销，出现其他状况的由出差人员自己负责。因特殊情

况须改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具须经本部门经理

签署意见，副总/总经理批准后方可报销。未按上述程序经有关经

理签字批准的，不得报销。延迟的天数，按旷工处理。

4.3.4.14 随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按

特殊情况处理。公司职工与公司领导共同出差，财务部

将视具体情况确定报销标准；聘请公司以外的人员同公司职工共同出差办事，聘请人员的报销标准比照陪同人员的报销标准。

4.3.4.15 自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不报销市内交通

费。

4.3.4.16 趁出差或调动工作之便，回家探亲办事的，其有关费用均由个人自

理。其绕道和在家期间一律不报销出差伙食补助费、住宿费和市

内交通费等一切费用。出差人员到达目的地后，其住宿费用由接

待单位支付的，不得报销住宿费。出差人员到家庭所在地出差，

不报销住宿费。工作人员趁出差之便，事先经总经理/副总经理批

准回家省亲办事的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船

费，多开支的部分由个人自理。如果绕道车、船费少于直线单程

车船费的，应凭车船票按实报销。不给绕道和在家期间的出差补

助、住宿费等。绕道和在家期间按事假处理。

4.3.4.17 凡不符合乘坐飞机条件的人员，因公事紧急乘坐飞机的，应事前经

有关领导批准，否则超出规定的费用个人自理。

4.3.4.18 凡出差因公事支付的电话费均予报销，但必须将费用清单证明附

后。如是业务人员有话费固定补助的，则按每天10元上限报

销，如是公司提供手机的，随同人员和手机执有者都不得报销电

话费。

4.3.4.19 凡属正副总经理指定陪客前往外地考察参观者，事前经分管经理批

准后可提高出差标准，陪同宾客出差的人员，如果在食住行方面

已享受公费者，均不再享受住宿及生活补助。

4.3.4.20凡被外单位和个人邀请外地考察参观，或业务跟单的人员，其食宿

费已由对方负担的，均不再享受补助费。

1)到外地参加会议的人员，报销时须附会议通知原件，未附会议通知

原件的不予报销。如果会务费中包括了食宿费用，不再享受食宿

费用包干补助；如果会议费用中未包括食宿费用,每人每天伙食补

助标准按上述差旅补助标准执行，住宿费按实报销，会议期间不

报销市内交通费。