06 文件分类、编码及版本管理制度

文件分类、编码及版本管理制度

1.目的

为规范公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。

2.适用范围

本管理制度适用于公司文件体系。其他公司参照执行。

3.文件分类

公司文件体系依照内容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。

4.1政策类

政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。

4.2制度类

制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规范自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规范和准则，包括管理制度、规定、办法等。

公司制度一般包括以下几个方面：

（1）人力管理制度。内容包括：员工守则及行为规范、岗位职责、岗位说明书、考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。

（2）安全制度。内容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。

（3）财务制度。内容包括：资金预结算管理、资金管理、现金管理、财务审批管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。

（4）行政制度。内容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆管理、食堂管理、保密管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。（5）业务部门制度。指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、行政等通用内容相关的一系列规范和准则。

4.3流程类

流程类文件是符合一定格式规范要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。重点强调时间性、逻辑性和规范、维护业务的标准化运作。包括流程、操作细则等。

4.4其他类

其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。

4.5说明

（1）手册是公司或部门按实际需求，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。

手册的内容不得与原有文件冲突。如《工管中心管理制度及流程手册》、《标准化建设体系管理手册》。

（2）表单模板是支持制度流程运作而预先设计好的标准化格式文件，或预先设定好的检查项目表，可直接在模板空白处填写或可按内容实施检查。要求与制度流程配套使用。

4.文件编码

4.1编码类型

（1）文件编码

指文件体系所有文件的编码。格式规范为“文件编码：xxx”，要求放在文件正文页眉处，居右，如图1所示：

（2）表单编码

指填写表单样式的模板产生的编码。格式规范为“表单编码：xxx”，要求放在表单上端右侧位置，如图2所示：

（3）手册编码

指由文件汇编成册的手册编码。格式规范为“手册编码：xxx”，要求放在手册正文页眉处，居右，如图3所示：

4.2编码规则

4.2.1编码元素规则

文件编码包括四大元素：类别码、范围码、业务别、序列码。表单编码可按需添加制表号。

（1）类别码

用于识别文件的类别。格式为一个大写英文字母，例如：M—手册、Z—制度、P—流程、F—表单。

（2）范围码

用于识别文件的适用范围。格式为两个大写英文字母，例如：AA—全公司、ZS—装饰、MQ—幕墙。

（3）业务别

用于识别文件适用的业务范围，要求归口到一级部门。格式为业务部门缩写名称拼音的前两个首字母。例如，企管部的缩写为“企管”，拼音首字母为“QG”，即作为其业务别。

若出现业务部门缩写首字母重复的情况，则已有业务部门的业务别不变，新增业务部门的业务别保留第一个大写字母，第二个大写字母按照26个英文字母（重复字母除外）的顺序编写。如，新业务模块的业务别根据规则应为“GG”，与已有的工管中心业务别重复，则将该新业务模块的业务别制定为“GA”。

（4）序列码

用于识别同类别、同范围、同业务文件的流水号。格式为两位数字，起始编号为“01”。涉及到项目管理人员的表单，表单编号中序列码格式可以为“角色名缩写-序号”，例如，项目经理：“项-01”；施工员：“施-01”；安全员：“安-01”；质量员：“质-01”；资料员：“资-01”；材料员：“材-01”；仓管员：“仓-01”；决算员：“决-01”。

（5）制表号

即填写表单的流水号。制表号现不作要求，各部门可按需选择填写，待后期信息系统上线，制表号将由系统自动生成。

表1 编码元素规则示例表

4.2.2编码结构

图4编码结构图

（1）文件编码：类别码-范围码-业务别-序列码

如，信息部《亚厦股份互联网访问管理制度》的文件编码为：Z-AA-IT-01；（2）表单编码：类别码-范围码-业务别-序列码-（制表号）

如，假定《采购计划表》模板的序列码为03，则其表单编码为：F-ZS-JC-03；

如，某项目部施工员使用的某表单的表单编码为：F-ZS-GG-施-01；（3）手册编码：类别码-范围码-业务别-序列码

如，标准化管理体系管理手册的手册编码为：M-AA-QG-01；

5.文件版本

版本号是版本的识别号，文件新建时为初始版本号，以后每次修订均须根据规则更新版本号。

5.1版本号格式

版本号格式为“Vx.y”（“V”为“Version”的缩写）。“x”为从“1”开始编号的整数，“y”为0~9范围内的整数，文件初始版本号为“V1.0”。

（1）“x”应用于范围较大的变更或者是结构性的变更，“y”应用于内容的小变化。

（2）“y”是在保持“x”不变（同一个大版本）的情况下才会发生改变，若本次“x”发生变化，“y”数值要置为“0”。

版本号要求体现在文件、手册正文页脚处，居右，格式规范为“版本号：Vx.y”，如图5所示：

图5版本号示意图

5.2版本号更新规则

文件/手册的版本号为“Vx.y”，内容只是小范围的修订，不涉及结构性根本性的调整，应将文件版本号中的“y”更新为“y+1”，“x”数值不变。如内容、结构等进行大的修订后，应将文件版本号中的“x”更新为“x+1”，“y”数值置为“0”。

6.附则

（1）未遵照本制度要求开展工作的管理人员按相关管理办法追责。

（2）本管理制度自发布日起生效。

（3）本管理制度由企管部负责解释及组织修订。

（4）记录的保存

（5）文件拟定和修订记录

7.支持文件

（1）《制度模板》

（2）《流程模板》

（3）《操作细则模板》

XX公司文件编号管理规定

广西桂平市中润地产顾问有限公司中润行通字第（2017）001号关于发布【锦洲·时代广场】营销中心《文件编号管理规定》的通知公司各部门：为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。特此通知广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日

报：总经理抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》一、目的对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。二、适用范围广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类

公司文件分为以下几类：合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。文件类别简称：

发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称凡是向外单位发文的都使用公司名义，发文单位简称为空白。对内发文的，按发文单位使用简称。公司名称统一用“中润”。 4、年份和顺序号 “年份”属于顺序号的一部分，“年份”记录文件发布的年份，“顺序号”记录该文件在当年发布的顺序。顺序号不区分文件类别，统一编号。 5、示例（1）策划部向锦洲公司申请费用：中润申字第【2017】×××号（2）行政部发布会议纪要：中润行纪字第【2017】×××号

常见物料分类及编码规则(DOC)

常见物料分类及编码规则密级：★高★版本：1.0 XXX 股份有限公司金蝶软件（中国）有限公司 2018年8月7日 2018-08-07

物料分类及编码规则公司所有物料（除固定资产外）实行三级分类管理，划分为大类别、小类别和品种类型，物料编码总长为15位，物料大类、小类、物料品种和物料规格型号之间用英文句号隔开。基本编码结构如下：物料规格（10位）物料品种类型（2位阿拉伯数字）物料小分类（2位大写英文字母）物料大分类（1位大写英文字母）一、物料大分类及其代码： 1、电子材料：用“T”表示电子材料是指以其电性能为主要应用的材料，根据公司目前应用情况看，包括：集成电路类、印刷电路板类、电容器类、电阻器类、电感器类、晶体管类、接插件类、稳压器类、变压器类、充电器类、开关类、电池类、电声器类、电位器类、磁珠类、数据线类和电线电缆类等。 2、光学材料：用“G”表示光学材料是指传输光线的介质材料，包括光学玻璃、光学晶体和光学塑料等光学介质材料，但不包括光电性能一体化应用的光电材料，例如发光二极管、氖灯、日光灯、显像管、液晶屏等光电类材料，该类材料归于电子材料类， 3、塑胶材料：用“S”表示塑胶材料是指以高分子合成树脂为主要应用的材料，包括ABS、PVC、PA、PS、PE 等塑胶料，但不包括光学与塑胶一体化应用的材料，以及用于产品包装的塑胶材料，例如有机玻璃、玻璃钢、吸塑盒等，该类材料归于光学材料类或包装材料类。公司目前应用的塑胶材料主要包括数码相机、车载摄像头、网络摄像头等产品的塑胶结构件，例如机壳，以及用于其他用途的PVC线管、塑胶工具、塑胶模具等。 4、金属材料：用“J”表示金属材料是指以钢、铁、铝等为主要应用的材料，公司目前主要包括数码相机、摄像头等产品使用的金属结构件，以及用于其他用途的角铁、金属线管、金属紧固件、金属工具、金属模具等。 5、包装材料：用“B”表示

企业管理制度-部门编号规定

淄博金卡陶瓷有限公司行政管理文件《部门编号使用规定》批准人：_________ 批准时间：_________ 部门编号使用规定

一、目的：为了在淄博金卡陶瓷公司（以下简称JK）更好的实行统一的编号管理办法，特制订《部门编号使用规定》二、适用范围：本程序适用于公司文件的编号管理。三、职责：战略文化部负责编写《部门编号使用规定》四、实施: 4.1管理手册（质量、环境、职业健康、安全环保）、程序文件、第三层次文件（作业标准、规定、指导书）、表格的编号规则为：JK-XX-XX； 4.2版本号A代表管理手册、B代表程序文件、C代表第三层次文件、D代表各生产管理岗位表格 4.3 W代表作业指导书、Q代表质量管理体系文件、E代表环境管理体系文件（包括消防）、Z代表职业健康管理体系文件、G代表岗位职责； 4.4部门代号及简称：部门名称-简称-代号总经办-ZJB-01 战略文化部-ZL-02 战略文化部行政-XZ-21 战略文化部人事-RS-22 财务部-CW-03 仓储部-CC-04 研发部-YF-05 安环部-AH-06 生产部-SC-07 生产部原料工艺科-YL-71 生产部喷墨工艺科-PM-72 生产部印花工艺科-YH-73 生产部制釉车间-ZY-74 生产部制粉车间-ZF-75 生产部一线车间-YX-76 生产部二线车间-EX-77 品质管理部-PZ-08 营销部-YX-09 品牌推广部-PP-10 4.5顺序号：所有文件的流水编号从01开始，所有文件的附件编号从1开始。

4.6记录编号规则实例：公司大写简称—版本号+部门— JK-C71-Q01（表示：金卡-营销部第三层次文件-质量文件01） 4.7公司下发的所有文件，经审核后下发到各个部门、职能科室后，第一负责人必须带领本部门人员学习，并将文件单独存放管理，有效期为三年。 4.8文件的表头样式及规格： 4.8.1公司所有文件统一使用“楷体_GB2312”字体书写； 4.8.2正文标题字号为“小三”加粗，文档字号为“四号”不加粗； 4.8.3公司文件落款为“二0一七年十月一日”加盖公章其余规章制度统一落款为“XXX科室”“2017年10月1日” 4.8.4公司所有涵盖体系文件的WORD版本表头统一为以下样式页眉样式：（JK-C75-W001：金卡公司制粉车间XX岗位作业指导书）页脚样式：（制粉车间隶属生产部，管理部门：生产部） 4.8.5其余行政管理文件、通知类文件不需要增加页眉和页脚。 5.说明：未涉及事宜将会在今后陆续补充，最终解释权归战略文化部。 2017年10月1日

物料编码管理程序及实施细则

文件编号：TJQ-WI-02-G-002 版本：A0 深圳市天基权科技股份有限公司新物料编码管理规定及实施细则批准：审核：订制：

1、目的为确保物料的采购、验收、领发、库存管理、盘点、记录等一切物料之活动均有物料编号，避免一物多名，一名多物或物名错乱的现象。进一步提高公司对物料的有效控制和管理，加速公司物流管理科学化、标准化和信息化。 2、适用范围本程序适用于公司内部有形的采购、生产、销售、消耗用物料以及治工具等物料，临时消耗性材料除外。 3、职责 3.1研发部：负责物料号的更改、删除申请； 3.2工程部：负责制定、审核、修改物料编码规则及物料编码； 3.3计划部：负责按照物料号进行申请采购物料； 3.4采购部：负责按照物料号进行采购申请及物料号更改、删除申请； 3.5物料部：负责按照物料号进行物料收发、作帐、管理及物料号更改、删除申请； 3.6生产部：负责按照物料号进行领用及购买申请； 3.7品质部：负责按照物料号进行产品检验。 3.8财务部：负责按照物料号进行财务管理。 4、管理规定新增物料编码申请 4.1.1填写“新增物料号申请单” 每当有新物料产生，即应赋予相应的物料编码。以下两种情况可不用填写“新增物料号申请单”，由工程部直接编制物料编码及更新物料总汇，并通知相关使用部门。 ※研发导入生产的新产品的物料，由研发部提供正确完整的物料名称及规格型号的物料清单，并提前至少1天给到工程部制作新物料编码。

※工程变更产生的新物料，工程部直接根据工程变更通知单制作新物料编码。其它环节产生的新物料，相关人员填写“新增物料号申请单”。 4.1.2执行编码相关人员将“新增物料号申请单”交工程部负责人申请编码。 4.1.3编码审核工程部主管对编码进行审核确认。 4.1.4电脑输入及备案编码获得批准后，工程部负责人需将新的物料编码输入电脑，更新物料总汇。更改/删除物料编码 4.2.1填写更改、删除物料号申请单物料编码一般不能轻易变动，如要修改必须先把所有该物料的记录（如库存、加工单、会计科目等记录中所有该项物料）统统清除干净。相关人员填写“更改、删除物料号申请单”。 4.2.2相关人员将“更改、删除物料号申请单”交工程部负责人，申请更改/删除物料编码。 4.2.3工程部主管对编码进行审核确认。 4.2.4工程部更新物料总汇。物料号的使用 4.3.1BOM、采购申请单、订单、入库单、送检单、领料单、转仓单、检验记录单、财务成本核算及售后服务均需有物料号。 “物料总汇”将采用网络共享的方式，由工程部负责修订和维护。 5、新编码实施细则新物料编码各部门需统一从2012年1月1日开始转换实施。

文件编号及格式管理制度

文件编号及格式管理制度 1. 目的确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。 2. 适用范围适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。 3. 术语和定义无 4. 职责与权限 4.1 总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理； 4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理； 4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。 5. 工作程序 5.1代号说明 5.1.1公司及部门代号说明代号由两位字母组成，其代号规定见下表：

5.1.2文件类别代号说明如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。 5.2文件编号及识别号编制规则 5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规定5.1.1执行。 522体系文件编号编制规则 5.221体系文件编号构成如下: 5.2.2.2 体系文件编号说明 a ）体：代表质量管理体系文件 b ）文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是IS09001标准4.2.1条款a ）-e ）类文件，用a-e 书写（a 代表质量方针、质量目标。 B 代表质量手册. c 代表程序文件. d 代表支持文件. e 代表记录、表单） c ） TYM 天津屹马汽车配件制造有限公司 d ） XX ISO/TS16949 : 2009 标准条款 e ） XX 文件序号，从 01-99 5.2.3体系文件识别号编制规则 5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下：文件序号过程条款文件类别体系文件缩写企业代号

金蝶物料编码规则

金蝶物料编码规则文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

金蝶物料编码规则包括：一、类、有、变、数、短、长、跳。一、求唯一通常情况下，只要物料的物理或化学性质有变化，只要物料必须要在仓库中存储，就必须为其指定一个编码，即通常所说的一物一码。比如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须编制不同的物料编码。二、分类别在编码时，一般会按一定的分类方式对编号进行分类，这样，在日常的查询或报表列印时，同类的资料才能排在一起，便于我们比较和汇总统计等。通常我们在对物料进行编码时，会按大类－中类－小类－流水号的形式进行编码，比如，第一码表示大分类，如成品，原材料，半成品等，第二、三码表示中分类，第四、五、六码表示小分类，最后是三位的流水号，通过这样的分类，我们可以保证相同类的物料在做统计分析时是可以排在一起的。三、勿有意我们在给客户辅导编码时，非专业性的人员通常都要求让编号反映某些意义，使得编号容易记忆或者可以望“字“生义，常常会将英文单词的

首几位或缩写字母编在编号上；再有，还要把物料的规格、尺寸等属性也要反映在料号中。在资料量不大时，这种编码方式的确可能比较方便，使用起来可能会比较符合使用者现时的习惯，但是当资料数量越来越大时，要记忆的东西太多了，实际上已经达不到当初设想的易于记忆的目的了，结果给后续新增编码造成很大的困扰，无法进行新增编码的编制。在很多企业中，常常就是为了要整理理出有意义的料号体系，而使得编号工作变得非常困难，经常会组织很多部门，来讨论如何才能将这些有意义的东西编到编码中去，耗费了大量的人力、物力和时间，经常是编到一半发现无法编制下去。比如，我们在编电阻的编码的时候，客户人员常常会要求将阻值、材质加到编码中，甚至将10的几次“方“也要加到编码中，以方便看了编码就知道电阻的阻值和材质。结果日后有新增的物料时，却发觉实在很难遵行原来的原则进行新物料的编号工作。其实，料号仅是物料的代码。是为了便于计算机系统管理，而给的一个编号而已。它可以不具备任何意义，就如我们的身份证号码一样。这样，即使有上万条物料，也可以在短短的两、三周内就完成所有的编号工作。在国外，有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予物料编号，而丝毫不会影响电脑作业的运行。因为在交易数量庞大的信息化作业中我们不需要也不可能去记忆每一个料号所代表的物料。我们要知道的只是料件的名称规格，而所有的资料在列印或显示时，名称规格都可以随着料号出现。

物料编码规则范本

物料编码规则范本综述本文仅对物料编码的设计思路进行简单介绍，并非2BizBox软件的强制要求，各企业应根据其自身情况灵活制定适合自己的编码规范。定义物料编码是计算机系统对物料的唯一识别代码。它是用一组代码来代表一种物料。物料编码必须是唯一的，即一种物料不能有多个物料编码，一个物料编码不能代表多种物料。物料的编码方案应简单、清晰，尽量不要把物料的属性含义放到编码中。原则本文设计的物料编码规则遵循以下原则： ?唯一性：同一种物料只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现一个物料多个编码，或多个物料一个编码的情况。 ?可使用性：编码的长度应在6-20之间，不宜过长，否则不易识别记忆

?规则性：编码应当是按照一定的编码原则编制出来的，并配合对描述进行规范。 ?可读性：物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料，但应当做到一看到物料就能够识别出该物料是属于哪一类的物料，可以考虑采用前段用分类码，后段用顺序码的方式进行编码。编码的使用者应当在较短的时间内对编码的方式有大致的了解；另外，应避免使用“i”、“O”、“Z”等容易与数字混淆的字母编码。 ?通用性：同一编码原则应能涵盖大多数物料，新增加的品种也能够适应 ?可扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。 ?效率性：编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。 ?兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容，这要求建立一个物料编码对照表，把客户、主要供应商的编码、本公司编码放在一张表内可以自由查询。 ?综合性：编码原则也应考虑与产品（BOM单）、生产、采购、货仓运作、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。编码示例

公司文件编号管理制度

xx公司文件编号管理制度 1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件

3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称公司全称：上海xx有限公司简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。

5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 (000-999) 日期代号(年) 部门代号文件类型企业代号 5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号

常见物料分类及编码程序

精心整理密级：★高常见物料分类及编码规则 XXX股份有限公司金蝶软件（中国）有限公司 11:22 AM 5/11/2020

物料分类及编码规则公司所有物料（除固定资产外）实行三级分类管理，划分为大类别、小类别和品种类型，物料编码总长为15位，物料大类、小类、物料品种和物料规格型号之间用英文句号隔开。基本编码结构如下： X．XX．XX．XXXXXXXXXX 包括：日光灯、显像管、液晶屏等光电类材料，该类材料归于电子材料类， 3、塑胶材料：用“S”表示塑胶材料是指以高分子合成树脂为主要应用的材料，包括ABS、PVC、PA、PS、PE等塑胶料，但不包括光学与塑胶一体化应用的材料，以及用于产品包装的塑胶材料，例如有机玻璃、玻璃钢、吸塑盒等，该类材料归于光学材料类或包装材料类。

公司目前应用的塑胶材料主要包括数码相机、车载摄像头、网络摄像头等产品的塑胶结构件，例如机壳，以及用于其他用途的PVC线管、塑胶工具、塑胶模具等。 4、金属材料：用“J”表示金属材料是指以钢、铁、铝等为主要应用的材料，公司目前主要包括数码相机、摄像头等产品使用的金属结构件，以及用于其他用途的角铁、金属线管、金属紧固相机类和玩具摄像头类等。 9、其他材料：用“Q”表示未归于上述类别的材料，则归于此类。二、物料小分类及其代码 1、电子材料小分类及其代码：

电子材料按其用途划分小分类：

4、金属材料小分类及其代码：金属材料按其用途划分小类：辅助材料按其用途划分小类：

7、产成品小分类及其代码：产成品按其类别划分小类： 1、集成电路品种类型及其代码：集成电路按其用途划分品种类型：

公司文件编号制度

公司文件编号制度 XXXX公司文件编号制度 CY-ZD-BG-2012-001 1. 目的: 有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转. 2. 适用范围: 适用于公司内部常用文件及表单记录文件的管理，不包括《员工手册》、《标准操作手册》、及《营运手册》等多方面全面性文字资料。 3. 文件编号原则: 文件编号要求: 3.1 一般文件编号由公司名称CY(用公司拼音最前一个字母大写)、文件类型(文件级别)、部门代码(用部门英文字母最前一个字母大写)、文件日期/文件名称代码(三到四个数字或字母)、文件编号/版本号(用三个数字/000~999表示)组成. 3.2 文件编号格式: 4. 标准文件类型代码及文件用语定义: 1、制度——ZD

要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。例如:《服装管理制度》、《吧台管理制度》、《寝室管理制度》 2、规定——GD 第1页共2页属于短期内适用的以规范标准的文件，适用性比较短，一般不针对公司所有员工，而是针对特定部门、岗位、流程而制定的标准执行文件。例如:《2011 年春节订餐规定》、《惠宾卡发卡规定》、《婚庆公司入场收费标准规定》等3、公文——GW 相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。例如:《关于XXX 通报》、《关于XXX通知》等。 4、方案——FA 进行工作的具体计划或对某一问题制定的规划，有一定的时间限制，可具体是实施细则，一般指活动方案、激励方案等，例如:《开业庆典方案》、《周年庆活动方案》、《2011年管理层激励方案》。标准作业表格——BG 5、公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格，例如:《入职登记表》《离职登记表》。 6、合同及协议等——HT 例如:宴席协议、公司租房合同、担保书 7、记录——JL 5. 部门英文代码如下: B——办公室 Y——营销部 Q——前厅部 C——厨政部办公室(行政中心、人力资源、采购部、后勤、财务中心)

ERP系统物料编码规则.pdf

ERP系统物料编码规则一、物料编码的原则编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理和识别，节省阅读、填写、抄录的时间与手续，减少错误机会的，因此，物料编码在应用文字、符号或数字上要力求简单、明了，并遵循简单性、完整性、单一性、分类展开性、一贯性、可伸缩性、组织性、适应计算机管理、充足性和易记性等原则。二、物料编码的意义 (一)物料编码的定义：物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。 (二)物料编码的意义： 1、增强所用物料资料的正确性。物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切活动均以物料编码为依据进行查核，因此物料数据更加正确。杜绝了一物多名，一名多物或物名错乱等现象的发生。 2、提高物料管理的工作效率。以编码代替文字的记述，使物料更加简便省事，从而提高物料管理工作的效率。 3、利于计算机的管理。物料管理在彻底推行物料编码之后,才能进一步利用计算机作更有效的处理, 以达到计算机系统管理的效果。 4、降低物料库存和成本。物料编码既有利于库存量的控制，又利于防止呆料的发生，提高管理工作的效率，从而减少资金的积压，降低管理的成本。

5、防止物料舞弊事件的发生。物料一经编码后，其记录正确而迅速，储存井然有序，可以减少物料舞弊事件的发生。 6、便于物料的领用。每一种物料均有正确的统一的编码，对用料部门的物料领用和仓库发料都十分方便。三、物料编码的规则（一）物料大类分类及编码规则根据财务核算和物流管理的需要，结合工作的实际情况，将现公司的所有物料分为九个大类, 每一大类又分为几个小类，小类之后又根据物料的属性、特征和使用状况进行分类。每一物料总的编码为12位，共分三层。第一层为第一大类占第1位，用物料名称第一个汉字的汉语拼音的第一个大写字母代替；第二层为第二类占第2、3位, 用两位数字01，02，03……99代替。第三层为细分类，占第4至12位，每一位可根据各种物料赋与不同的含义。（二）第一层和第二层的分类和编码 1、产成品（C）——摩前减(01) 摩后减(02) 轻型车前(03) 轻型车后(04) 微轿前减(05) 微轿后减(06) 其他车型(07) 其他(08) 2、自制半成品(Z)——摩前减(01) 摩后减(02) 轻型车前(03) 轻型车后(04) 微轿前减(05) 微轿后减(06) 其他车型(07) 其他(08) 3、外购件（W）——摩前减(01) 摩后减(02) 轻型车前(03) 轻型车后(04) 微轿前减(05) 微轿后减(06) 其他车型(07) 其他(08) 4、包装物（B）——包装箱(01) 塑料袋(02) 打包带(03) 打包

物料编码管理制度11.26

物料编码管理规文件编号:CO7777 编制:日期：审核:日期：批准:日期： 2015-11-23 发布2015-11-23 实施

凯极科技

1.0 目的为了在保证物料管理连续性的基础上，进一步完善物料的管理，以使所有的物料料号命名得到规和统一，特编写此规则，力求做到: 1.1 反映材料的主要特征； 1.2 能区别同类元件的不同物料； 1.3 易懂，易记忆 1.4 方便书写、记录和计算机输入。 2.0围适用于本公司生产所需物料，半、产成品的编码。 3.0 术语物料：是指公司原材料、配套件等与生产有关的物料的统称。 4.0 职责 5.0 文控中心负责公司物料的编码，确保不重码。 6.0 各部门负责审核所管辖物料编码的合理性，并批准实施。 7.0 各部门负责落实物料编码的管理制度。 8.0 工作程序 8.1 物料编码规则的基本原则及运作方式 8.1.1 编码应体现科学化、标准化、规化、合理化。 8.1.2 具备唯一性：所有物料均应按照本编码规则编制物料编码。每种物料的编码是唯一的。 8.1.3 可以扩充：适当留下可扩充之流水号，避免新增料号无法加入而致使料号重编。 8.1.4 反映重要属性：编码采用全数字编制，可根据一些特定物料的某些参数来制定编码反映其属性；原则上原料类不特地的去反映属性。 8.1.5 变动属性不纳入：属于部门、供应商、客户、员工等属性不纳入编码。物料编码中包含的含义只是一些不会变的属性。 8.1.6 物料编码在物料整个流程是不变的。 8.1.7 码长定为9 位，用阿拉伯数字表示，编码第一位不能为0 第二级编码至最后级编码起始为 0。 8.1.8 中间层级的分类中，出现全9 数字时，作为不能分类的物品的分类码，类别属性为其他。 8.1.9 物料代码的分配，统一由公司文控中心负责，并通知库房及时录入计算机系统。 8.1.10物料将以其编码为主体运作，各相关受控或不受控的文件、业务单据、BOM等均使用物料编码。 8.1.11 物料编码的大、中、小各类及明细可随公司的需要而增加，但不可删改。 8.2物料编码结构编码结构——由9位码构成

常见物料分类及编码规则

密级：★高★ 版本：1.0 常见物料分类及编码规则 XXX股份有限公司金蝶软件（中国）有限公司 2020年8月19日 2020-08-19

文件编号管理规定

Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/2 1.目的：为规范公司文件、表格的编写、修订、审批和管理流程，以确保文件的规范化和系统化，满足管理要求。 2.定义文件分类：公司文件分可控文件和非可控文件二大体系，可控文件按四级管理 2.1一级文件：管理手册；简述本品质系统如何满足国际标准要求。代号用QM表示 2.2二级文件：程序文件；规定何人，于何时，在什么地方做什么事。代号用QP表示 2.3三级文件：作业文件,包括工作指示或流程、作业指导书、车间管理办法、仓库管理办法、文件和资料编写导则、产品标识细则等,用WI表示 2.4四级文件：表单、记录，用以收集数据，传递信息，控制作业流程或证明及作业流程执行所留下的记录.代号用QR表示非可控文件分外来文件、其他行政管理公司发文及公司协议、技术资料等等。 2.5公司各部分代号如下：行政部---XZ 财务部---CW 办公室---BG 采购部---CG 生产部---SC 扣带部---KD 包装部---BZ 打磨部---DM 收发中心---SF 开料机---KL 钻床部---ZC 锣床部—LC 啤压部—BY 数控机床—CNC 工模部—GM 电加工—DJ 后勤部—HQ 例如三级文件—图纸管理规定文件表头可设置为图纸管理规定WI-JS-01 Date:14/07/01 文件版本A/0 Page 1/1 3.管理程序 3.1第一级文件（QM）编写管理体系手册由管理者代表或管理者代表组织编写，手册的格式不固定，但必须符合如下的要求： a、手册要参考ISO9001《质量管理体系要求》和ISO14001《环境管理体系要求及使用指南》编制； b、手册的编号为QM，由文控员进行统一编号。 c、手册有版本和生效日期的控制，其首次版本为A/0版，生效日期为手册发行日期； d、手册中使用的公司名称必须与注册名称相同； 3.2 第二级文件(QP)编写程序文件（QP）的编写程序文件由相关的文控员负责组织编写。必须符合如下要求：

文件分类及编码管理制度

文件分类及编码管理制度部门签字/日期 Department Signature/Date 起草人： Prepared by 审核人： Reviewed by 审核人： Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 批准人： Approved by 颁发部门Issued by 全环保部执行日期 Effective Date 替换文件Replaced For N/A 复审日期 Review Date 分发部门Distributed to

1. 目的规范公司EHS管理体系的各类文件编码规则。 2. 适用范围适用于公司EHS管理体系的各类文件编码。 3. 术语或定义 SMP（Standard Management Procedure）标准管理程序是用于指导安全管理工作的文件 SOP（Standard Operating Procedure）标准操作规程经批准用来指导安全操作、维护与清洁、环境控制等，安全生产活动的通用性文件E（Environment）环境 H（Health）健康 S（Safety）安全 DO（Documentation and Records）文件管理 PO（Policy and objectives）方针与目标 OR（Organization and Responsibilities）组织机构与职责 RM（Risk Management）风险管理 LI（Laws and Institutions）法律与制度 ET（Education and Training）教育培训 FPS（Facilities and Process Safety）生产设施及工艺安全 JS（Job Security）作业安全 DH（Dangerous chemicals and Hazard informed）危险化学品与危害告知 HG（Hidden dangers and Governance）隐患排查与治理 OI（Occupational health and labor protection）职业卫生与劳动防护 AM（Accident Management）事故管理 EM（Emergency Management）应急管理 PA（Performance Appraisal）绩效考核

物料批次管理制度

1、目的为了加强生产计划过程的管理，生产进度的追踪和对物料的退补换管理，同时为了使产品异常有更好的追溯性。 2、范围适用于公司的生产计划及物料准备过程，生产过程控制，物料及成品出入库，物料检验和成品检验等各生产管理过程。 3、定义 3.1生产单号：指在企业生产中，虽然原料和工艺相同，但是每一批投料生产出来的产品，在质量和性能上还是有差异的。为了事后追踪这批产品的责任，避免混杂不清，所以每一批产品都有相应的生产单号。 3.2批次：指的是同一种产品在一定时期内的生产序列号。 3.3批次标识：为区别不同批次而做的具有追溯性的标识。 3.4批次记录：对台帐、标签、各种单据中记载的具有批次追溯性的信息。3.5可追溯性：能对产品在制造过程中各种生产数据、记录情况进行跟踪的能力。 4、职责 4.1业务部门根据生产订单下达生产指令给PMC。 4.2 PMC负责根据生产指令原材料、配件、包装材料等物料。采购申请单必须标注该批物料用在那个产品上（生产单号）。 4.3生产部门根据PMC下达的图纸生产并负责落实生产过程中的批次标识。4.4仓库根据《成品入库单》上的信息和生产指令与相关部门对接并负责成品的储存、周转，同时做好相应的出入库记录。 5、实施程序 4.1在固定的生产周期内所得的质量均一的一组产品定为一个批次。一个批次要具有质量的代表性，并可通过批号查明该批的生产日期和检验记录，进行质量追溯。 4.2成品生产单号的编制：

（一）订单分类：用A、B、C代表订单级别，A代表有正式合同的订单，B代表样品，C 代表其他散件；（二）年份：16代表2016年，以此类推；（三）月份：从“01”到“12”递增，分别代表相应月份；（四）日期：从“01”到到“31”，分别代表相应日期；（五）系号：从“001”到“999”分别代表订单下单序号。 6、工作流程 6.1.1生产过程中用到的原材，配件等需填写《领料单》，仓库会根据《领料单》上的生产单号与采购申请单上的生产单号发放相对应的物料。生产合格的《成品入库单》上的产品编号，数量，生产单号与产品外包装上的标签内容一致。 6.1.2生产产车间按计划组织生产，领料、加工、转序要做到先进先出，批次清楚。每一批次附一个《工艺流程卡》随工序流转，卡上先后记录上物料名称、物料编码、生产批号、生产日期、生产批量、质量状态等可追溯批次的质量的信息。 6.1.3以黄、绿、红不干胶标贴区分待检、合格、不合格三种质量装态。完成品出来，检验完成后检验人员放置检验结果标识并记录合格数量。 6.1.4在产品上下工序交接时生产车间要及时填写《产品交接清单》，如客户名称、加工日期、产品生产编号、产品名称、交接数量、图纸版本、移交人、接收人等信息。 6.1.5出现不合格品后,将不合格品分离并按《不良品管理制度》处理，经返修合格的产品可纳入原批次。 6.1.6外协物料出厂时需填写《委外加工单》、《送检通知单》，需做好可追溯性标示。 6.1.7对于上一批次生产过盈物料在与现送货批次合并运输前应报质检进行批次合并并进行质量确认，质检确认后还需在产品的最大外包装上进行标识，即同一物料不同批次的状况需在送货的物料标示牌上进行体现。例如主控挡板送货100件，生产单号为A160802014的产品共95件，生产单号为A160802025的产品共5件，具体标示牌填写见以下示意图： 7、相关文件

文件编号及格式管理制度

文件编号及格式管理制度 1.目的确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。 2.适用范围适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。 3.术语和定义无 4.职责与权限 4.1总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理； 4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理； 4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。 5.工作程序 5.1代号说明 5.1.1公司及部门代号说明代号由两位字母组成，其代号规定见下表：

5.1.2文件类别代号说明如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。 5.2文件编号及识别号编制规则 5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规定5.1.1执行。 5.2.2体系文件编号编制规则 5.2.2.1体系文件编号构成如下： 5.2.2.2体系文件编号说明 a ）体：代表质量管理体系文件 b ）文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)-e)类文件，用a-e 书写(a 代表质量方针、质量目标。B 代表质量手册. c 代表程序文件. d 代表支持文件. e 代表记录、表单) c ）TYM ：天津屹马汽车配件制造有限公司 d ）XX ：ISO/TS16949：2009标准条款 e ）XX ：文件序号，从01-99 5.2.3体系文件识别号编制规则 5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下：企业代号体系文件缩写文件类别过程条款文件序号

常见物料分类及编码规则.doc

密级：★高★常见物料分类及编码规则 XXX股份有限公司金蝶软件（中国）有限公司 2020 年 4 月 8 日 2020-04-08

物料分类及编码规则公司所有物料（除固定资产外）实行三级分类管理，划分为大类别、小类别和品种类型，物料编码总长为15 位，物料大类、小类、物料品种和物料规格型号之间用英文句号隔开。基本编码结构如下： X． XX． XX． XXXXXXXXXX 物料规格（ 10 位）物料品种类型（ 2 位阿拉伯数字）物料小分类（ 2 位大写英文字母）物料大分类（ 1 位大写英文字母）一、物料大分类及其代码： 1、电子材料：用“ T”表示电子材料是指以其电性能为主要应用的材料，根据公司目前应用情况看，包括：集成电路类、印刷电路板类、电容器类、电阻器类、电感器类、晶体管类、接插件类、稳压器类、变压器类、充电器类、开关类、电池类、电声器类、电位器类、磁珠类、数据线类和电线电缆类等。 2、光学材料：用“ G”表示光学材料是指传输光线的介质材料，包括光学玻璃、光学晶体和光学塑料等光学介质材料，但不包括光电性能一体化应用的光电材料，例如发光二极管、氖灯、日光灯、显像管、液晶屏等光电类材料，该类材料归于电子材料类， 3、塑胶材料：用“ S”表示

塑胶材料是指以高分子合成树脂为主要应用的材料，包括ABS、PVC、PA、PS、PE等塑胶料，但不包括光学与塑胶一体化应用的材料，以及用于产品包装的塑胶材料，例如有机玻璃、玻璃钢、吸塑盒等，该类材料归于光学材料类或包装材料类。公司目前应用的塑胶材料主要包括数码相机、车载摄像头、网络摄像头等产品的塑胶结构件，例如机壳，以及用于其他用途的PVC线管、塑胶工具、塑胶模具等。 4、金属材料：用“ J”表示金属材料是指以钢、铁、铝等为主要应用的材料，公司目前主要包括数码相机、摄像头等产品使用的金属结构件，以及用于其他用途的角铁、金属线管、金属紧固件、金属工具、金属模具等。 5、包装材料：用“ B”表示包装材料是指用于产品包装的材料，主要包括包装箱、吸塑盒、胶袋、包装带、封箱胶纸、不干胶标签、防潮剂、合格证等。 6、辅助材料：用“ F”表示辅助材料是指构成产品实体的非主要材料，或辅助产品生产的应用材料，公司目前主要包括： UV胶、热固胶、酒精、锡膏、锡浆、清洗剂、无尘布、泡棉垫、双面胶、保护膜、钢网纸、胶水、锡条等。 7、自制半成品：用“ Z”表示自制半成品是指需要转入下一步骤继续生产且需要办理入库的工序产品，目前主要包括COB。 8、产成品：用“ C”表示产成品是指用于市场销售的完工产品，包括手机模组类、车载摄像头类、数码相机类

编号规则文件编号管理制度

【编号规则】文件编号管理制度1 内部文件及档案管理的制度一、目的有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。二、适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理 1、文件编号要素编号要素编码对照表（二）、文件的编写管理流程： 1、文件的起草、编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。 2、文件的审批 2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。 2.2技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审

定等责任人签字，由总经理批准。 3、由行政人事部负责统一编号、印制、下发。 4、发放 4.1各种文件应由董事长批准签发。 4.2按发放范围发放文件。文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号的文件。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到文件管理部门办理领用手续。 4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。 5、文件的更改 5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。 5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。 5.3文件换版和作废 5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。 5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加

06 文件分类、编码及版本管理制度

XX公司文件编号管理规定

最新物料编码管理办法资料

常见物料分类及编码规则(DOC)

企业管理制度-部门编号规定

物料编码管理程序及实施细则

文件编号及格式管理制度

金蝶物料编码规则

物料编码规则范本

公司文件编号管理制度

常见物料分类及编码程序

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