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费用管理制度

费用开支审批管理规定

1、目的:

为规范公司费用管理工作, 指导、监督费用开支, 为公司各级部门各级单位提供费用控制依据, 特制定本管理办法

2、范围:

2.1 适用范围: 本管理办法适用于奥士总部各个中心、各个部门、各个分公司。

2.2 发布范围: 奥士总部各个中心、各个部门、各个分公司。

3、名词解释:

3.1 费用: 企业为销售商品、提供劳务等日常活动企业为销售商品、提供劳务等日常活所发生的经济利益的流出。费用具体有如下基本特征: 一是, 费用最终会导致企业资源的减少, 具体表现为企业的资金支出, 或者表现为资产的消耗; 二是, 费用最终会减少企业的所有者权益。

3.2 固定费用: 是费用开支在一定范围内, 其支出不随销售额的变动而发生变动的费用, 如: 人员工资( 除季节性用工外) 、折旧等费用支出。

3.3变动费用: 是费用开支在一定范围内, 其支出随销售额的变动而发生变动的费用, 如: 促销活动费、送货费等费用支出。

4、职责:

4.1 费用会计负责日常费用开支的审批、指导、监督、分析及上

报工作, 费用预算的组织、跟进、上报工作。

4.2 财务经理负责费用预算、费用开支的审核、指导、监督、分析、沟通工作, 完善公司费用管理制度。

5、作业内容:

5.1 费用控制的原则

5.1.1 费用对象: 公司所有的费用开支, ( 即:包括直接形成费用的开支以及先形成资产, 然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出, 主要是指涉及现金流的部分。下同)

5.1.2 费用管理的原则: 设立专门的费用账户对各项费用开支进行管理, 各项费用开支必须、且职能从此专用账户支出, 且此账户专门用于费用支出, 严禁支付其它任何支出。设立费用会计实行专人管理、分级监控。费用会计负责费用报表的报送、日常的费用监控以及月末的费用分析等工作。对于违反规定, 乱支乱用的, 费用会计必须拒绝签字支付, 逐级反映, 任何人不得干涉, 直至解决为止。财务经理对费用会计进行监督、指导、并对各项费用开支情况实行监控, 及时汇报费用项目的使用情况。

5.2 日常费用的控制

5.2.1 费用账户的日常管理:

A、公司所有费用开支必须且只能从费用专户支出,且此账户专门用于费用支出,严禁支付其它任何支出。(如:与供应商、客户等之间的结算支付, 此类结算应该在结算户支出, 具体说明, 参照结算管理办法)

B、所开立的费用专户原则上必须使用基本账户( 即: 能够提取现金) 。

C、用于费用开支的备用金应按照费用计划而且根据日常开支需要随时在费用账户中提取, 但: 备用金日存量不得超过10000元。如特殊情况, 必须报财务经理审批。

5.2.2 费用账户资金的日常拨付:

费用账户资金的拨付, 由结算户给予拨付, 实行”按月总额控制, 按周分次拨付”的原则。

5.3 费用控制的反馈与分析:

费用会计每月应做出费用汇总表以及费用进度表【格式后附】上报至财务经理处, 财务经理对各项费用以及总费用进行全面监控和分析, 同时上报给总经理和董事长。

5.4 费用的审批程序:

经手人持原始凭证所属部门经理负责人签字确认

费用会计审核签字确认财务经理签字确认

总经理签字确认出纳审核报销付款

费用会计、总账会计制会计凭证

【请注意: 原始凭证是指税务机关认可的发票、销货清单、费用明细、合同复印件、以及相关附件等。】

5.5 费用报销的要求:

5.5.1 报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据, 确实

无法取得正式发票的费用支出, 应由经手人说明原因, 附书面说明, 并由财务经理审核签字后, 方可用相同金额的其它金额的正规发票按公司规定制度报销。公司严禁无票报销;

5.5.2 原始凭证不得涂抹、乱擦、内容和项目必须齐全;

5.5.3 原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字, 手续必须完备;

5.5.4 费用会计要严格遵守费用报销制度, 认真审核各种凭证, 对不符合要求的凭证应当拒绝予以报销, 否则要承担责任;

5.5.5 费用报销严禁分拆, 属于同一项目、同一时间或同一性质的费用应当按照单笔费用报销;

5.5.6 费用报销经手人适用于从高原则。如:业务招待费, 在参加人员中, 应由其中最高级别的人员填制费用报销单报销。

5.6 费用的分类及核算要求:

5.6.1 促销活动费: 为组织促销活动而购买促销奖品、赠品以及印制、派送宣传单页等, 常规巨幅、报广喷绘、内场条幅及其它装饰品、返现金、促销活动道具制作费以及促销活动涉及的场地租赁费和雇佣临时人员的费用等。( 如果, 随着公司规模的不断扩大, 门店以及加盟商的增加, 我方给门店以及加盟商代理制作的促销活动费, 不在此科目核算, 会在以后的制度中不断完善和增加)

5.6.2 运杂费: 在商品、物品的采购、调拨等过程中支付的租车费、运输费、搬运装卸费等;

5.6.3 送货费: 为顾客和门店送货支付的租车费、劳务费、过路费