内业档案管理制度

内业档案管理制度

中铁十二局集团有限公司开阳改扩建工程T2合同段项目经理部

第一章总则

第一条为了加强技术资料统一管理，根据管理处、总监办、项目部相关资料管理有关规定执行，特制定本办法，请遵照执行。

第二章内业资料内容

第二条主要基础技术资料管理范围

主要包括各级设计文件、施工图纸、标准设计图纸；有关协议、纪要；开复工报告、停工报告、施工组织设计、施工方案、技术管理制度、作业指导书、技术交底书；线路复测、施工控制网测量资料；试验和检测资料、混凝土配合比设计资料、工程质量验收资料；变更设计相关文件；施工技术总结、竣工资料；设计施工规范、质量验收标准、标准手册、科技情报资料、技术活动资料和其它技术资料（含影像资料）；其它技术管理相关资料等。

第三条测量类文件包括：测量仪器设备的鉴定证书，控制网测量成果及其审查、复查意见，结构物定位、放线、测量记录和审查或复查记录，设备基础、预埋件、模板的定位放线（及安装偏差测量记录）和审查或复查记录，以及其它一些相关原始测量记录和测量见证等。

第三条试验和材质检验类文件包括：试验检测资料、混凝土配合比设计资料、工程原材料和半成品的出厂合格证、出厂报告、进场验收签证及复验报告，试件的质量评定及抽样试验报告，混凝土拌和衡量称的鉴定证书等；

第四条主体工程、隐蔽检查验收类文件主要包括：主体工程的原始施工记录、检查记录、验收记录、质量评定记录及在验收过程中形成的会议纪要，施工人员的工程日志、相应隐蔽工程资料、施工照片及摄影等资料。

第五条质量检验类文件主要包括：施工过程质量控制检查记录、工程事故处理报告及处理技术方案、验收文件等。

第三章职责及要求

第六条内业资料是项目部技术管理行为的真实记录，在一定程度上反映了本项目部技术管理水平，应提高认识，高度重视。

第七条项目部成立工程内业资料管理小组，项目部总工程师负责全部内业资料管理，项目部工程部长负责监管督办，技术资料管理员负责整理归档保存。项目部指定专人负责资

料管理工作，督促和指导项目部的资料管理工作。

第八条项目部总工程师要把内业资料管理作为工程质量管理的重要任务来抓，经常过问和抽查此项工作，掌握其总体状况，帮助解决相关问题，杜绝弄虚作假现象。工程部长在总工程师的领导下，具体负责内业资料管理工作：

1、检查并处理各种原始记录和数据。

2、收集、整理产品检测、试验和验收的原始资料。

3、及时分析研究此项工作的进展情况和存在问题并向项目部领导汇报。

4、就此项工作做好与建设单位、监理单位的沟通和信息反馈。

5、指导专职技术资料管理人员及时、真实、准确和完整地整理内业资料，对重要数据

资料实行相互校核签认制。

6、检测试验、施工过程记录和检验批质量验收记录等必须与现场施工同步完成，不得

事后补做。

7、严禁伪造资料。

第四章工程内业资料的管理

第九条设立专门资料室

项目部设立资料室，配备精通业务的资料管理人员负责内业资料的接收、登记、分发及分类管理。资料室配备档案柜用于存放工程内业资料，档案柜应标明所存放的资料类别。文件档案盒内应建立目录，其正面、侧面应标明资料名称及档案盒号。对文件进行动态管理，并建立台帐：记录存放时间、存放档案盒号、归档部门、文件内容、借阅时间和借阅人及退还时间。

第十条实行不定期检查

项目总工组织相关人员不定期对内业资料进行检查梳理：资料管理是否有序，填写是否及时、签字是否齐全，是否存在弄虚作假现象，是否有严重差错、漏、缺等问题。

第十一条内业资料奖惩

为加强内业资料规范管理，对内业资料完成较差的人员进行经济惩罚，对内业资料完成较好的人员进行经济奖励，并同时对相应的主管负责人进行奖惩。做好建设单位每季度对内业资料进行检查考核的迎检工作。

第十二条按照不同的文件类别，建立相应的台帐，对施工过程中的每一细节进行登记。

第十三条影像资料管理作为资料管理的重要内容。施工照片和录像要反映施工全过程，资料要做好说明和标识并分类存放。对重、难点工程及关键施工工序，项目部应及时做好施

工全过程各阶段的影像录制工作，同时要认真剪辑整理，妥善保管。

第十四条完工交验资料

1、项目部工程部按照业主文件的要求做好竣工资料的编制工作。从开工建设起明确由项目部工程部部长、安全部和其它有关部门配合，并配备专人负责完整地收集、整理和管理工程验收资料，不得丢失。工程竣工资料整理存档份数应满足竣工文件管理办法。

2、项目部工程项目完工验收后，项目部联系监理单位审核。工程正式移交前，应按合同规定正确分清工程管理、维护和保养的责任，属我项目部责任范围的，项目部认真组织管理、维护和保养。同时项目部要指定责任人配合积极申报工作。

3、项目部自项目施工准备阶段起到工程移交时，逐步为积累工程档案资料：工程验收成果资料、工程施工业绩资料、施工技术及工程结算、经验资料。项目部随时收集、整理，并及时向归口管理部门移交。工程资料以纸质文件为主，同时提交电子文件（扫描件），电子文件与提交建设单位的纸质文件一致。

4、项目部工程项目正式通过竣工验收后一个月内，项目部向各级档案馆申请办理档案移交，项目部要在专题会上对该工程项目的施工过程、交验情况、质量安全与合同经营状况、施工技术简要总结、技术创新情况、工法总结情况、施工管理经验教训等进行介绍，对工程索赔情况、尾工结算、缺陷责任期、保函、质保金、人员留守、最终竣工验收及遗留问题进行交底，并正式向有关部门办理签字交接手续，完成竣工资料的移交。

5、项目部项目完工时，及时做出项目业绩评价，以备后序工程施工选择公司提供依据。第五章附则

第十五条本办法自发布之日起施行，由项目部资料室负责解释。

第十六条本办法内容如与管理处、总监办、国家法律法规等有关规定有冲突时，以上级相关规定为准。

第十七条内业资料档案管理网络图

第十八条内业资料档案管理制度

一、档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室负责本项目主体档案的管理，并对项目部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

二、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交、等有关规章制度。

三、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

四、指导各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

五、监督、指导本项目所属机构的档案工作。

六、各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归案时间定期交档案室集中管理。

七、档案工作应当尽忠职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第十九条专职资料员岗位职责

一、负责本项目的各种图纸、文件等档案的收集、管理，并登记造册，妥善保管。

二、负责项目内部与工程本身相关的文件和外来文件的收发、登记，及时传送相关人员查阅。

三、规范工程施工期间的各类图纸变更通知、工程合同及其它工程项目方面文件资料的收发、保管制度。

四、负责项目工程技术、管理资料及部分体系运行资料的收集和分类整理、编目保存，及时清理作废资料以免被误用，对其它方面的资料保管等均应符合有关档案管理规定。

五、每月月底对项目资料进行再次自检，发现不齐全的，应及时向技术人员催促并向技术负责人汇报，确保施工资料与施工进度同步。

六、发放的图纸、文件资料必须留原件一份，连同发放清单一起存档。

七、负责定期清理工程档案，合同、资质和相关部门审批原件，及时存档。

八、负责做好会议记录和收集保存好公司及相关部门的会议文件并进行整理、归档。

九、负责对晴雨表、施工形象进度图表的登记工作，保证准确、及时。

十、及时完成领导交办的其它工作。

第二十条内业资料档案保密制度

一、档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。

二、档案管理人员必须严格执行档案查阅借阅制度，履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

三、借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

四、任何人不许将档案内容泄露给物管人员，如有泄漏和公布档案内容者，应视情节轻重，按有关管理办法处理。

五、档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证。

六、档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房，明显处要有安全防火设备。

七、非档案人员，未经批准不准进入。

八、档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。

第二十一条内业资料档案借阅制度

一、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

二、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

三、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

四、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

五、珍贵的实物档案、重要的照片、底片等档案一律不借出。