ERP采购管理设计与运作

ERP采购管理信息系统的设计与运作

企业在应用基于ERP的采购管理信息系统时可以根据一定的业务顺序进行：

1、确定优选供应商，建立供应商资源

运行ERP下的采购管理系统时首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细(品种、价格、供应期、运输方式等)，资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。供应商资料是采购子系统的基本资料。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的

评审并合格后才能作为许可采购的供应商。

2、生成采购申请

根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长(有的进口件要半年以上的采购周期)，因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定物料的中期或长

期采购申请。

3、生成用款计划

生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务对

用款计划进行确认之后反馈意见给采购部。

4、下达订单

根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下

达采购订单。

5、采购订单跟催

采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，

形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对

供应商给予支持。

6、、结账与费用核算D结账付款工作

应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费

用的分摊。计算出物料的采购成本。

7、采购订单结清

在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付

款结清的方式处理。也可以进行强制结清。

9、系统基础数据维护

采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设

置。对这些数据应及时加以维护。

10、采购子系统运作带来的效益

采购子系统的实施可以给企业采购部门的管理工作带来显着的变化与改善，主要

表现在以下几个方面：

(1)提高采购工作效率。例如。催促已下订单的时间可以从实施前占总时间的50%，

下降到12%。日常查询库存的时间也可以大大减少等。

(2)流程变革带来的效益。例如：通过采购订单，可以直接完成验收货物、发票录

入等工作，并且简化了所有数据的查询。这些都会带来流程效益。

(3)较少文件流转。提高处理信息的效率。

(4)提高业务人员素质。有统计表明，实施ERP后，采购业务人员的工作时间分配会发生较大的变化。业务人员研究工作来寻求降低成本的时间从28%增加到36%，而总的采购成本可以下降5%。这就说明实施ERP系统会提高采购人员的工作效率和素质。

(5)提高基础管理工作水平。采购业务的规范性将得到加强。采购部门管理人员将

有更多的时间抓业务培训、供应商开发等基础管理工作。

定义、符号、缩