系行政秘书工作职责

系行政秘书工作职责

l、调查了解全院行政工作的情况，向学院报送重要信息。协助

院领导处理好院的行政管理和后勤保障等事务工作。

2、草拟院行政工作计划、总结、请示、报告及其他全院性的规

章制度等文稿。

3、安排院务会议议程，做好会议通知、会场准备、会议记录等

会务工作。检查院务会议决议的执行情况。根据院领导的指示，安

排全院重要活动。

4、严格管理使用院公章，办理开具介绍信证明等手续。

5、接收处理各类行政文件和系内外有关单位的信函、电报、电话、通知，及时报院领导阅批，或交办有关人员承办，并做好催办、清退和归档工作。填写院工作日志和系大事记。

6、接待来学院的公务人员，妥善安排来信来访。

7、经常了解全院师生员工的工作、学习、生活的情况，根据情

况妥善处理，重大问题及时向院领导汇报，并提出处理意见。

8、协助院领导检查岗位责任制的执行情况。

9、协同其他秘书人员做好立卷归档、统计报表、对外事务等工作。抓好本院范围及责任区域的工作秩序、安全保卫、计划生育、

爱国卫生、公民义务等方面的工作。

10、完成院领导交办的其他工作。

一、高校院系行政秘书的工作现状

高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事

务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。

1、工作繁杂，专业知识综合性强

知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理论和实务知识;拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。

2、职业规划不清晰，执行力不强

细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。

院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作?首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。

二、院系行政秘书的角色定位及工作职责

院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。

1、行政事务的小管家

行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。

(1)人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。

(2)资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、

添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教

学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。

(3)经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各

项活动的费用。

(4)档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、

教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。

(5)其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、

学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、

报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资

格审核，保正毕业证书的准确印发。

2、院系内、外交流的协调员

院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。

(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。

(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，

需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务

工作的咨询。

(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职

员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能

部门布置的各项任务。

(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利

完成。

三、强化职业素养

1、良好的心态

院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理

紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观

地分析问题。

2、加强业务技能

加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。

(1)公文写作能力

公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正

所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修

炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文

结构、措辞，套用固定性用语。

(2)应变能力

即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘

书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出

援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排

兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教

师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治

疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向

学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课

教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身

心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的

应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，

做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正

常教学秩序和良好的教学质量。

(3)组织管理能力

组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法?在

管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分

配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等

学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只

有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才

能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的

目的。

(4)表达能力

表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书

要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情

的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书

一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，

直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言

表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。

(5)操作能力

操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的

自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推

动文件、宣传简讯的发布速度，节省纸质资源。

四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率

高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和

完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。

1、纵横结合建档工作法

从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学

方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师

个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料(身

份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等)，教

学信息(教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等)，教科

研成果(论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等)。纵横

结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，

加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。

2、自我培养

作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动

利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校

拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书

的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培

训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座;

浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒

暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化

知识修养。

3、完善培训制度

高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前

培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业

务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、

博士等方式提高文化素质;激励行政秘书发表学术论文，参与学院内

外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃

发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。

五、结束语

综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。