展台搭建施工及展会服务方案

展台搭建施工及展会服务方案

2.1展会执行方案

2.1.1参展目标

首先了解展会参观者的大致情况，以及企业自身能投入多少资源。尔后制定出可量化目

标（便于用合理的评估机制监控展会的绩效）。

展会的可选择目标如下：

1）接触新客户；2）提升企业形象；3）与顾客互动；4）促销现有产品；5）新品发布；

6）获取竞争对手的情报；7）赶超竞争对手；8）提升士气；9）获取销售订单；10）接

触分销商等。

2.1.2 参展准备

1）参展产品

展品选择考虑的因素：

①种类；②数量；③主推产品；④销售价格；⑤打折规范；⑥摆放主次位置；⑦样机运转情况；⑧样机的运输；⑨布展及撤展时间。

2）确定展品的选择

①收集样品实物带数码相机下工厂收集典型样品实物，样品不求多，但求精。带不了的样品拍相片，做好样品的分类和编号，计下供应价格。

②建立商品档案将数码相机拍摄的商品图片导入数据库，然后，

看图补充商品其他详细描述，输入货源的价格、规格及各种基本信息（货号、颜色、规格、价格等），建立起商品资料库。

③批量制作所有样品的货号标签，打印到不干胶纸上贴于样品上。剪下每个编号的样品条码标签，贴到相关样品实物上。

2）参展服饰

直观形象是最有影响力的，参展人员是公司的代言人，展会期间应穿着正式、统一的服装，佩上公司统一的司标 logo。一方面可代

表公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重（选择引人注目的形象，西装是很好的选择；合身、配套的上衣或 T 恤衫也会引来潜在顾客

的询问和寻求帮助）。

3）宣传资料

宣传资料应内容详尽并增加一些快速的信息查阅和视觉亮点，不可太大、太重、介绍模糊或介绍庸长，赠送给主要客户和展览中的参观者。

宣传单张——十六开大小，是展会过程中企业向参观者派发最多的资料之一，上面应有简单的企业、产品和服务介绍。宣传单页的画面应尽量精美一些，纸张做得特殊一些。

宣传画册——宣传画册反映的是企业的综合实力和情况，信息范围相对于宣传单张宽泛一些，所以应“稳重一些”，在画面上以图文

并茂的形式进行介绍，在开本、工艺和装订方式等方面体现出强烈的个性。

4）关于礼品

展会过程中所派发的物品包括宣传册、礼品袋等印刷品，以及文具和其它小礼品。

纪念礼品，首先要具有一定功能性（如立体台历、拼图像框、漂亮的鼠标垫等等），其次需要好的做工和质量。最后打上企业信息。如纪念笔、便签本、透明小胶盒、台历日历、拼图、钥匙扣等。

礼品包袋，既然是礼品，要送就要送得体面、实用。做礼品袋，首先要漂亮，其次是礼品袋的材质和质量要有保证，最后打上企业信息。

注意事项：

手册、赠品及样品尽量不要直接摆放在桌上任参观者自动拿走后离开，而应由参展人员有目标地将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户。

5）展台设计

展位设计原则

①考虑展位利用率的最大化；②考虑人流心理及流向；③符合参观对象的审美导向；④考虑施工难度及成本因素；⑤考虑安全性。

展台设计要求：

①多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台需要布置得非常醒目，以吸引人们的注意力，还要能传达企业的某些具体信息。

②展会是发布新产品的好机会，企业的最新产品应当在展台上有所体现。

③在展会上划出一块远离公众视线的安静区域，这样可以方便潜

在顾客同销售人员私下讨论他们的要求，也可用做展台工作人员的休息场所。

6）参展人员

参展职员职责包括：布展、撤展，参展安全、后勤，传译（英文），展览资料的发放，

物品的运输、保管、分类、领取、统一回收等。尔后选择由谁去？几个人去？如何去？

7）人员培训

培训材料需编印成册，培训内容要有系统，培训内容和步骤可以分为如下三个部分：

①情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等，目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。

②展出介绍，包括展览会和展品情况。（展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆

时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介绍包括每一项展品的性能、数据、用法、用途、销售价格等）。

③技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。

尔后决定何时何地由谁培训怎样培训？

2.1.3开展前期的工作准备

1）展台的布置

建议：选用少量、大幅的展示图片，以创造出强烈的视觉效果。将图片在视线以上的地

方放置，并且使用大胆而抢眼的颜色，避免使用易融入背景的中性色彩，这样使展台从远距离便可突现出来。

2）前期工作准备

①前期工作准备包括工作安排、管理安排和行政安排。

A.工作安排。向展台人员布置展台工作（包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、以及后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出的目的。

B.管理安排。包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。

C.行政安排。包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。

②检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资料、宣传资料、贸易条款以及各设备工具等。

③展会后勤工作：确保展会所需的装备、陈设、促销材料以及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。

3）客户邀请与信息搜集

委派 1-3 名人员负责会前的客户邀请与信息搜集工作，职责如下：

①上门送请柬（最好直接送到决策者手中），并尝试邀请 10 到

20 个潜在的高端客户到公司的展台前参观展台，并准备一些较独特的产品作为礼物赠给邀请来的 10 到 20 位客户。

②到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。

2.1.4展期工作及人员安排

1）工作内容

①迎宾（1-2 人）：负责接待经销商进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和服务的范围。

②产品介绍员（1-2 人）：派发产品说明书，负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍，将有合作意向的经销商介绍给谈判员。

③谈判员（1 人）：重点讲解招商政策，负责大客户及重点经销商的深入沟通，统筹并调整招商策略。

④信息搜集（1-2 人）：参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。

信息资料包括：产品信息、市场信息、第三方信息、竞争对手信息。

资料不需见人就发，可有选择性地向意图客户发放资料，包括前来索要资料的行业客户。对于认真参观的客户，要具体介绍。

2）人员名单

迎宾（1-2 人）：

产品介绍（1-2 人）：

谈判（1 人）：

信息搜集（1-2 人）：

注意事项：

①专注于潜在客户，争取和潜在客户预约，并在展会后的 4 到 5 天内面谈或电话接洽。

②展会期间，每天工作结束时和员工开会，收集整理潜在客户的联系方式，并立刻跟踪

服务，确保当客户回到他们的办公室时，已经有公司产品的一份样品在等着他们了。

③保护好资源：准备的宣传资料，量大的，要求人人都有，比如宣传单页；重要的，要

收好，有选择性地发放，否则一窝蜂上来一下就没有了，也来不及重新制作，等后面几天的厂商来了，名片也没有了，资料也没有了，就不太好了。

④努力结交朋友，这些朋友可以是行业里的管理人员，可以是同行，可以是上游供应商、

或是下游、媒体的朋友，政府的人员等等，同行交几个朋友，同类交几个朋友，政府里面交几个朋友等等，多个朋友多条路。

2.1.5会后总结

展会的收尾工作内容如下：

1）总结意向客户量、成交量以及利润的实现情况。

2）会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会竣事后，收集到的客

户资料统一送交招标方，再由招标方负责跟进并安排展会的后续行动，后续行动可能需要一个月时间，如果有当地客户也去参展，也可边续

几天，去拜访他们。

2.1.6参展人员及展品统计

2.1.7展会工作流程

1）每日工作流程

7:30：早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物质8:30：准时到达布展地点

9:00--11:30：招商工作进展

11:30--13:00：负责人安排轮值午餐

13:00--17：00：招商工作进展

17:00：清理物资及时递交日总结报告，填写报表

18:30：自由活动，或根据公司安排其他工作

2）展示会中的接待步骤

①登记（到会客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等）

②现场演示

③介绍公司及产品背景

④展示其他样机

⑤将意向客户请至洽谈区促成成交

⑥如有客户当场签单，尽力渲染，制造高潮

⑦发放资料、礼品

⑧礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间

⑨到签到处记下客户意向及责任人

2.2展会场管理方案

展会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

为了使本次博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。

现场管理的原则：

◎找出可能出现的问题并作精密分析。

◎努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。

◎要有预案和预备力量。

①尽量利用服务链外包服务，进行监控。

②指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。

③对于重点工作，实行双重核查制度。

④对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。

⑤重视对临时人员的短期培训。

2.2.1系统的现场管理如下：

1）观众登记和入场管理

设观众登记处

①先登记的观众;

②现场注册的观众;现场注册的观众分成有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。

为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处设置了展览活动议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

2）展会现场广告管理

在本次展会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。

但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优

惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

3）对参展商的行为管理

主要工作依据是参展合同。在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

4）安全管理

展会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。

5）交通、物流管理

展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。

物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：

■一份相关联系人名单；

■场馆地图；

■现场交通规划草图；

■紧急情况应对计划；

■现场联络点，包括安全和志愿者。

6）餐饮管理

展会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

7）证件管理

通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。

为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

8）参展商和观众投诉处理

展会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

9）新闻管理

现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时

发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

10）知识产权保护工作

①主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

②基本原则：

?坚决反对利用展览侵犯知识产权。

?用证据讲话。

?被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。

?双方应在展后诉诸法律解决。

11）现场保洁管理

现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

12）展览会运输代理商管理

①运前：认真挑选运输商

②运中：紧密联系运输商

③进馆：迅速有序搬进场

④展后：妥善处理参展品

13）配套服务管理

在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。

14）专业观众入场管理

①填写登记表

②办理证件

③检查门票

④领取参观指南

⑤免费赠送或出售会刊

⑥参观引导

15）对专业观众的服务管理

①现场咨询

②商业搭对服务

③餐饮、休息和娱乐服务

2.2.2参加展览纪律

1）未经允许，不得私自脱离展位，特殊环境可向负责人请假。

2）主顾到展位三步间隔，必需微笑相迎。

3）有主顾在展位的环境下，不得占坐主顾欢迎位。

2.2.3参展人员的行为规范

1）真诚，对客户询问礼貌相待，不可挑拣，不是目标客户也要做好宣传工作。

2）耐心，客户的提问和关心越多，代表意象越大，但切记因过于热情而吓跑客户。

3）专业，对品牌与产品的定位，市场、消费心理分析和见解要专业客观，清晰的表达能力能让客户更好的判断品牌的市场价值。

2.3.4参展的注意事宜

1）预约客户：向公司现有及潜在客户发出邀请，同重要的客户约定见面时间，以加强业务联系，避免了展览会上自己的站台门庭冷落的情况，给目标买家留下较深的印象。

2）资料准备：资料是企业和产品形象的重要体现。产品目录应重视，给人以正规的印象。宣传材料的纸张及印刷应该力求精美，版式设计方便阅读，图片尽量完善、清晰。一定

要准备充足的名片。营销人员名片应以中英文印制，数量以每日100-200 张准备。

3）展台设计：应尽量突出本公司的特色，有一个主题。可以请专业的展览设计公司来做，效果会好一些。除非有特殊原因，不要将展台四周密封起来，否则会失去很多机会。

4）参展人员要求：参展人员应该了解公司的销售意图，熟悉本行业的市场行情，现场解说员应解释产品的功能性和作系统演示。人员着装要正规，最好佩上公司统一的司标。

5）保持联系人的统一：确保每个人递给客户的名片都是统一的，以方便潜在客户以后的联系。

6）胸牌：参展人员应戴在身体右侧，因为用右手与参观者握手

时，右肩会向前倾，这样胸牌就会靠近对方，引起对方注意。

7）甄别目标客户：在展会上，有些客人只是泛泛地了解一下，并没有对某一产品表现特殊的兴趣；但有些则会仔细阅读参展资料，并且会详细询问展品的性能、规格、价格等，

这时，就应该对后者提出的问题详细回答，并同时了解他所代表的公司、他的身份，再大力推销他们感兴趣的产品。无论意向如何，都应记录下对方的有关资料，以便日后联系。对客户的问题，需要实事求是地回答，不能搪塞或不置可否；对暂时回答不了的问题，应告诉客人原因和明确的回答日期。

8）巧妙应对报价：在展会上谈生意，对不了解的买家，可以稍后调查其公司背景、资信情况再做决定。展会上的报价有讲究，一般是统一报价，如有特殊需求，了解清楚后再

报价。

9）听取客户建议赢得潜在定单：有的客户虽然对现有产品没有落单，但对某一产品提出具体改进要求，或者提出建议希望二次开发，他们不仅是将来的买家，而且直接提供了

市场信息。只要这些要求满足起来并不困难，设法满足。

10）谁是你的潜在客户，准备搜集多少潜在客户的资料，要定一个目标量，这样才能考

虑要带多少人去，带多少资料去。在现场，要分辨哪些是潜在客户，哪些是来看热闹的，潜在客户一般会问什么问题，安排哪些人专门应付潜在客户，哪些人应付观光的人。

3、展厅布置施工方案

3.1工程施工组织总体设想

本工程我们的总体思想是：发挥自身优势，加强科学管理，配备充足机械，运用先进、成功的施工技术，确保整个工程高质量的按期完成，全面贯彻ISO9001标准，严格按《质量保证手册》要求运作。“业精于勤荒于嬉，行成于思毁于随”，我司针对本工程专门成立的项目管理班子作为一个有机的整体，各部门将充分履行职责，互相交流，互相协作，把责任心放在首位，以高度的敬业精神和团队精神，凭借精湛的专业技术，向业主交付一个质量优良的工程。

3.1.1本工程室内施工顺序及主要项目的施工方法

场地清理

场地放线

隐蔽管线布设

天花龙骨

墙面基层

天花饰面

墙面饰面

木制作及其余零星工程

天花墙面乳胶漆、油漆

楼地面工程

3.1.2本工程方案针对性及施工段的划分

1）本项目质量要求高、工期紧、全部施工45日历天结束，这种多工种、多单位同时穿插施工，必须采用大兵团协同作战的施工方法才能保质、保量按时完成。

2）室内装饰面积大，施工面多，需投入较多人力、工具，及机械；

3）时间紧，任务重，工序交叉頻繁,须合理安排调度。

4）质量要求高，施工难度大，交叉作业多，需采取安全保护措施，使工作配合更周密；

5）采用新工艺和新结构，改善外墙性能,同时为保证外观效果, 施工中需采取相关技术措施；

3.2施工现场布置

本工程现场临时设施及道路布置完全结合施工现场场地

空间来布置，在保证现场通畅的情况下充分合理的利用已有的建筑空间，将材料及人员住宿相关设施合理布置，做到互不干扰，同时也便于人员对材料的管理。另一方面，不同材料的仓储也不相同，具体布置详见图纸。

3.3施工进度计划及各阶段保证措施

3.3.1施工进度计划控制

本工程的工期为35日历天，质量目标是确保一次性验收合格。为保证按质、按期完成装饰任务，公司成立精干的项目经理部，从组织上起了保证。

施工进度的三级动态控制措施：

1）一级进度计划是业主要求的进度计划，二级进度计划是项目经理部根据业主要求制定的进度计划，三级进度计划是各施工作业队伍根据项目经理部要求制定的进度计划，这三个计划要求总体衔接、稳定平衡，通过信息反馈，对计划实施的全过程有效的动态控制。

2）编制确实可行的施工计划，同时还要有更具实践性的