投资管理有限公司档案管理制度方案

投资管理有限公司档案管理制度方案

为加强与规范公司内部档案资料的管理，根据本公司的实际情况，特制定公司档案管理制度。

一、档案管理部门：总公司设立档案室，档案室由总公司办公室领导管理，各单位可设置类似功能的资料室或资料柜，负责文件资料的收集和保管。

二、归档范围：总公司及各单位的下述资料：公司章程、规章制度、政策性文件，动产和不动产所有权证及债权凭证、营业执照、代码证、财务管理资料、验资报告、审计报告、评估报告、规划、年度计划、统计资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、契约、司法文件（含诉案全过程文书及判决书）、建筑建设项目方案（含图纸批文等）、工程预决算、决定书、通告、通知、各类（承包）合同、出租车公司挂靠管理合同、当票、维修合同、政府及其部门批准文件、上级机关来文及其它具有参考价值的文件材料；会计凭证、财务报表、会计账簿、银行账户、贷款合同

三、档案管理人员：由总公司及各单位指定专人专职或兼任，明确责任，保证原始资料及单据完整，涉及保密的档案资料必须保证安全。

四、文件归档规定及责任

1、各单位经办的文件资料应在该业务结案后转交总公司档案室归档，其归档责任人为各单位负责人；经办部门及单位视实际需要留存复

印件，特殊情况或因业务处理需要，原件必须由经办部门临时保管的，须经办公室主任同意办理借用手续，档案室则以复印件入档，并记载原件保管情况；各单位在档案资料未交总公司档案室归档前，应按本制度规定，收集整理，归类妥善保管，办结后送交档案室。财务档案由财务部门指定专人负责保管。

2、文件结案后移送归档时，按如下原则点收：

①检查文件资料的文本、附件是否完整，如有短少，应即追查补入；

②文件资料如需抽存，应有领导的签认；

③文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应退回经办部门补办；

④文件归档后应由收件人向原经办保管人履行签收登记手续。

五、档案分类、整理

1、归档文件的分类应遵循必要的逻辑规则，设置的类目要做到界限清楚，不交叉重叠，并要体现原则性与灵活性的统一。

2、归档文件应根据其形成的时间、部门按照年度——组织机构分类法分类，也可按照文件内容所反映的问题或“事由”将文件划分成各个类别，按年度——问题分类法分类。

3、归档文件按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列，并依据分类方案将案卷逐一编号、登记、造册，形成案卷目录。填写案卷目录

要认真、细致，力求做到全面准确地反映归档文件的特征，同时编制全引目录，以便于归档文件的查找。

4、档案编制档号时，一是要遵循惟一性原则，档号应批代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只能表示一个编号对象，在一本案卷目录内不能有重复的案卷号，在一个案卷内不能有重复的页（张）号。其次要遵循合理性原则，档号的结构必须与档案的分类体系相适应，档号应保持完整，不能随意减少某种代码，按流水顺序编号时不应用空号。三是要遵循稳定性原则，档号一经确定，一般不应改变。四是遵循简明性原则，档号应力求简明，做到易识、易写、易记。

5、以件为单位进行档案整理。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。来文与复文可为一件，其中外单位的来文与本公司的复文作为一件，简报一期一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件。重要文件须保留历次修改稿的，其正本为一件，历次稿（包括定稿）为一件。

六、档案保管期限

文件保管期限除政府有关法令及本企业其它规定外，按下列规定办理：

1、文书档案：

①永久保管：公司章程、股东名簿、董事会决议及股东会记录、规章制定、本公司法规政策性文件、处理重要问题形成的文件材料、重要会议的材料、政府机关核准文件、动产和不动产所有权状及债权凭证、工程设计图等核定需永久保存的文件。

②长期保管：一般工作问题的文件材料、一般会议的文件材料，各公司报送的重要报告、材料等，保管期限为16-50年左右，视各类档案的保存价值确定。

③短期保管：一般事务性的文件材料、会议材料，各公司报送的有关材料、报告等，保管期限15年以下。

2、会计档案：分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年.10年.15年.30年5种。各单位可根据实际情况报批后确定保管年限。

七、档案的保管及销毁

1、档案管理人员应随时清洁档案柜、架，维护档案清洁，并在必要时放置防虫剂，防潮防虫蛀腐朽。

2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料，若按规定需要销毁保存期已满的档案文件时，档案管理人员要登记清楚，编制“档案销毁清册”，报请公司领导审批，批准后方可销毁，并由公司指派监销专人监督销毁。审批清单、档案销毁清册永久存档。

八、档案的借阅与索取

1、董事长、总裁、副总裁、监事长、办公室主任借阅档案可通过管理人员办理借阅签字登记手续，直接提档。

2、各单位人员借阅档案时要经办公室主任批准，并办理借阅签字登记手续。

3、借阅档案必须爱护、保持整洁、严禁涂改、注意安全和严格保密，如确属工作需要必须复印的，属公司重大机密档案，必须经总裁批准方可复印，一般内部档案经办公室同意即可摘录或复印，均应办理签字登记手续。

九、本制度自公布之日起执行。

档案室建设制度

一、档案柜的排放与档案的上架顺序

1、档案柜应与窗成垂直角度，以免阳光直射并便于通风，所有柜均不能紧靠墙壁，柜之间主要通道一般应有1-1.2米的距离。

2、档案的上架顺序为：以每一组档案柜为单位，从左到右，从上到下排列。

3、安装档案柜的库房地面载重要求为每平方米800公斤。

4、档案柜标格式：

二、库房温度控制在14℃-28℃之间，湿度控制在45%-65%之间

三、硬件设施要求

1、房间条件：必须达到四室分开，即办公室、查阅室、独立的库房和荣誉室。

2、库房既不能顶天立地又必须满足预留10年的存档空间，还要达到恒温、恒湿和“八防”的要求：即有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫的措施。

3、必备的设施设备：铁质档案柜、除湿机、温湿度记录仪、灭火器、空调、电脑、扫描仪、档案管理软件。

档案保管制度

一、库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。

二、有符合要求的档案库房，配备标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。

三、保持库房整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置索引醒目、规范。室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。

四、严格按照“十防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。

五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。

六、库房和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。

七、各种门类档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存